Sử dụng tiện ích Số sê-ri

I. Giới thiệu

Tiện ích Số sê-ri là một trong những tiện ích biểu mẫu có sẵn trong Phê duyệt. Nó hỗ trợ quản trị viên thêm các quy tắc chỉnh sửa tùy chỉnh trong bảng điều khiển. Khi ai đó gửi yêu cầu, hệ thống sẽ tự động tạo số thứ tự cho một biểu mẫu dựa trên các quy tắc đã được thiết lập. Điều này cho phép các tổ chức nhanh chóng tìm và theo dõi các biểu mẫu để lưu trữ nhất quán và quản lý theo tiêu chuẩn.

Ví dụ về kịch bản:

• Yêu cầu bồi hoàn: Sử dụng nhất quán các số sê-ri ở định dạng "Tên+Ngày+Số". Ví dụ: "BX20221101001." Điều này sẽ cho phép nhân viên tài chính nhanh chóng tìm và theo dõi dòng tiền để hoàn trả.

• Hợp đồng dự án: Sử dụng nhất quán các số sê-ri ở định dạng "Ngày+Số+Tên dự án." Ví dụ: "Dự án 20221101001Dahai." Điều này làm cho các hình thức nhất quán và hồ sơ chuẩn hóa liên quan đến các dự án.

II. Bước

Định cấu hình tiện ích Số sê-ri trong bảng điều khiển

1 - Thêm tiện ích Số sê-ri

Quản trị viên có thể mở Quản trị phê duyệt để tạo phê duyệt mới hoặc chỉnh sửa phê duyệt hiện có. Bên dưới Thiết kế Biểu mẫu, bấm hoặc kéo tiện ích Số sê-ri để thêm vào biểu mẫu.

Lưu ý: Tiện ích Số sê-ri có thể được thêm nhiều lần, nhưng hiện không thể thêm vào tiện ích Chi tiết hoặc được chỉnh sửa bởi người phê duyệt hoặc nhà điều hành.

2 - Thiết lập tiện ích Số sê-ri

Bạn có thể thiết lập tiện ích Số sê-ri nếu cần trong cột cài đặt ở bên phải.

Sử dụng tiện ích Số sê-ri trong các yêu cầu

Khi ai đó đưa ra yêu cầu, hệ thống sẽ tự động tạo số thứ tự cho biểu mẫu dựa trên các quy tắc được thiết lập. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và theo dõi yêu cầu cũng như quản lý kho lưu trữ.

Ghi chú:

1 - Số sê-ri được hệ thống tạo tự động và không thể chỉnh sửa.

2 - Bạn có thể tìm kiếm các biểu mẫu trong Trung tâm Phê duyệt bằng số sê-ri, bao gồm cả số sê-ri ẩn.

3 - Số sê-ri sẽ được giữ nguyên trên các phê duyệt bị từ chối hoặc thu hồi. Nếu một phê duyệt đã được phê duyệt bị sửa đổi hoặc thu hồi, số sê-ri sẽ vẫn nhất quán.