Các mẹo Lark cần biết
-
Chế độ xem phòng họp hoàn toàn mới: Tìm đặt phòng họp dễ dàng hơn.
-
Xem tính khả dụng của các thành viên và lời mời trong một cuộc trò chuyện: Loại bỏ nhu cầu hỏi nhiều lần; xác định thời gian giao tiếp một cách nhanh chóng.
-
Tìm và đặt phòng họp: Hệ thống thông minh, quy trình đơn giản.
-
Tạo lịch công khai: Chia sẻ tiến độ dự án và các mốc thời gian chính.
-
Theo dõi các lịch khác: Theo dõi nhiều thông tin sự kiện.
-
Đặt múi giờ theo lịch: Hỗ trợ du lịch nước ngoài và cộng tác giữa các múi giờ.
-
Đồng bộ hóa lịch của bên thứ ba: Đồng bộ hóa với các lịch khác để giảm sự cố do chuyển đổi lịch. Không bao giờ bỏ lỡ một sự kiện một lần nữa.
Lưu ý: Nhấp vào văn bản có siêu liên kết bên dưới để tìm hiểu về các bước chi tiết cho các tính năng tương ứng.
I. Tạo và chỉnh sửa sự kiện
Tạo sự kiện và mời người tham gia
Khi bạn tạo một sự kiện, bạn có thể linh hoạt đặt chủ đề, thời gian, địa điểm, người tham gia và các thông tin khác. Bạn có thể trực tiếp tìm kiếm và chọn thành viên nhóm hoặc nhóm trên trang chỉnh sửa sự kiện và mời họ tham gia sự kiện.
Thêm tệp đính kèm sự kiện
Bạn có thể thêm các tệp có liên quan vào sự kiện, chẳng hạn như thông tin dự án, bảng dữ liệu và bản trình bày. Người tham gia sự kiện có thể trực tiếp xem và tải xuống các tệp này để cập nhật thông tin liên quan.
Tìm và đặt phòng họp
Quản trị viên có thể định cấu hình thông tin tài nguyên phòng họp cho các nhóm trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Sau khi cấu hình, các thành viên có thể nhanh chóng tìm và đặt phòng họp miễn phí trên trang chỉnh sửa sự kiện. Nếu họ cần giao tiếp và phối hợp, họ có thể xem trực tiếp người đặt phòng họp và bắt đầu cuộc trò chuyện chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Gửi/trả lời lời mời sự kiện
Sau khi chỉnh sửa sự kiện, bạn có thể gửi lời mời sự kiện tới những người tham gia trong khi lưu sự kiện. Những người tham gia nhận được lời mời có thể nhanh chóng trả lời Có, Không hoặc Có thể. Bạn có thể xem phản hồi của người tham gia trong chi tiết sự kiện.
II. Cá nhân hóa cài đặt lịch
Đặt giờ làm việc
Bạn có thể đặt giờ làm việc cá nhân của mình, ví dụ: 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Sau khi đặt những cài đặt này, khi các thành viên khác bắt đầu lời mời tham gia sự kiện ngoài giờ làm việc của bạn, họ sẽ được nhắc "Khoảng thời gian đã chọn nằm ngoài giờ làm việc của người tham gia. Họ có thể không tham gia được."
Đặt múi giờ lịch
Bạn có thể linh hoạt điều chỉnh múi giờ trên lịch khi đi du lịch nước ngoài hoặc nếu bạn cần cộng tác với nhóm của mình ở các múi giờ khác nhau. Bạn cũng có thể thêm cùng lúc nhiều múi giờ phụ khác nhau để dễ dàng xem giờ địa phương ở các vùng khác nhau.
Đặt lời nhắc sự kiện
Bạn có thể đặt thời gian nhắc sự kiện tùy theo nhu cầu của mình, ví dụ 5 phút hoặc 1 giờ trước khi sự kiện bắt đầu để bạn có thể chuẩn bị trước.
Đặt chế độ hiển thị lịch và sự kiện
Bạn có thể linh hoạt đặt chế độ hiển thị của lịch và thông tin sự kiện riêng lẻ là Riêng tư, chỉ hiển thị là Bận hoặc Công khai.
III. Tổ chức các cuộc họp hiệu quả
Xem tính khả dụng và lời mời trong một cuộc trò chuyện
Khi bạn cần tổ chức một cuộc họp với các thành viên trong nhóm, bạn có thể xem trực tiếp sự sẵn sàng của mọi người trong lịch thành viên nhóm trong một cuộc trò chuyện, để nhanh chóng tìm thấy khoảng thời gian rảnh chung để tạo sự kiện cuộc họp. Bạn cũng có thể chia sẻ một sự kiện với nhóm chỉ bằng một cú nhấp chuột mà không cần phải quay đi quay lại để xác định thời gian họp một cách hiệu quả.
Phím tắt thẻ sự kiện
Khi bạn nhấp vào một sự kiện trong lịch, một thẻ hiển thị chi tiết sự kiện sẽ xuất hiện. Đây là thẻ sự kiện. Trên thẻ có 3 phím tắt:
-
Tạo hoặc tham gia nhóm họp chỉ bằng một cú nhấp chuột: Nhóm họp là nhóm được tạo cho một sự kiện cụ thể, bao gồm tất cả những người tham gia sự kiện.
-
Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp video bằng một cú nhấp chuột: Nhấp để gọi thoại và video với những người tham gia sự kiện.
-
Tạo hoặc xem biên bản cuộc họp bằng một cú nhấp chuột: Nhấp để chuyển đến Tài liệu mặc định là mẫu biên bản cuộc họp. Những người tham gia sự kiện có thể chỉnh sửa nó một cách cộng tác.
IV. Sử dụng nhiều lịch
Lịch toàn nhân viên
Quản trị viên có thể tạo lịch toàn nhân viên cho nhóm và định cấu hình phạm vi đăng ký. Thông tin sự kiện trong lịch sẽ được hiển thị trong lịch của các thành viên trong phạm vi. Điều này thuận tiện cho việc chia sẻ thông tin sự kiện cho tất cả nhân viên, chẳng hạn như sắp xếp kỳ nghỉ và các bài giảng trước công chúng.
Lịch công cộng
Lịch công khai là lịch mà tất cả các thành viên trong nhóm có thể tìm kiếm và đăng ký. Người đăng ký có thể xem tất cả các chi tiết sự kiện trong lịch. Bất kỳ thành viên nào cũng có thể tạo lịch công khai khi cần, giúp dễ dàng đồng bộ tiến độ và chia sẻ thông tin với các thành viên khác.
Lịch phòng họp
Đặt phòng họp được hiển thị trong lịch phòng họp. Điều này giúp người tổ chức cuộc họp thuận tiện xem và lên lịch đặt chỗ trước.
Đăng ký Calendar
Bạn có thể tìm hiểu về lịch trình của các thành viên khác, các mốc quan trọng của dự án và trạng thái phòng họp bằng cách đăng ký lịch này.
-
Theo dõi lịch của các thành viên khác: Điều này giúp bạn dễ dàng xem lịch của những người khác và tìm thời gian để nói chuyện với họ.
-
Đăng ký lịch công khai: Ví dụ: lịch dự án công khai. Điều này giúp dễ dàng tìm hiểu về tiến độ liên quan và các mốc thời gian quan trọng.
-
Theo dõi lịch phòng họp: Thao tác này giúp bạn dễ dàng kiểm tra tình trạng đặt phòng họp.
V. Đồng bộ hóa với các lịch khác
Bạn có thể tích hợp và đồng bộ hóa Lịch Lark với các lịch khác để giảm các sự cố do chuyển đổi lịch có thể khiến bạn bỏ lỡ các sự kiện.
-
Đồng bộ hóa với lịch hệ thống nội bộ.
-
Đồng bộ hóa với Lịch Google.
-
Đồng bộ hóa với Lịch trao đổi.
Ngoài các tính năng trên, Lark thậm chí còn có nhiều chức năng nâng cao hơn và các cách thức thông minh để giúp bạn quản lý lịch trình của nhóm một cách hiệu quả. Tại sao không thử nó nhỉ?