Triển khai Lark Rooms

I. Giới thiệu

Lark Rooms kết hợp phần mềm phòng họp, hỗ trợ phần cứng và dịch vụ không cần lo lắng để cung cấp các giải pháp doanh nghiệp toàn diện giúp các cuộc họp diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Để triển khai Lark Rooms, bạn cần liên kết ứng dụng Lark Rooms với một phòng họp thực, sau đó ghép nối nó với ứng dụng Lark Rooms Controller.

II. Các bước thực hiện

1. Sự chuẩn bị

• Đảm bảo tất cả các thiết bị được kết nối và bật nguồn.

• Chuẩn bị bàn phím và chuột có dây USB cho quá trình triển khai.

• Kiểm tra để đảm bảo rằng máy tính chủ và máy tính bảng có cùng cài đặt múi giờ, ngày giờ và ngôn ngữ.

• Nếu phòng họp có hai màn hình, hãy kiểm tra xem chúng có đang ở chế độ mở rộng hay không, trong đó một màn hình hiển thị lịch trình và màn hình còn lại chỉ hiển thị hình nền.

2. Cài đặt ứng dụng

Cài đặt Lark Rooms trên máy tính chủ và cài đặt Lark Rooms Controller trên bộ điều khiển (máy tính bảng).

3. Liên kết phòng họp

3.1 Liên kết phòng họp với ứng dụng Lark Rooms

Cách 1: Quét mã QR

Mở ứng dụng Lark Rooms và quét mã QR bằng điện thoại di động có tài khoản Lark có quyền triển khai. Chọn phòng họp bạn muốn liên kết và chạm vào Liên kết. Sau khi phòng họp được liên kết, màn hình trong phòng sẽ hiển thị mã ghép nối gồm 6 ký tự.

Cách 2: Nhập mã truy cập

Mở ứng dụng Lark Rooms, nhấp vào Nhập mã truy cập và nhập mã truy cập được tạo khi định cấu hình quyền triển khai phòng họp. Chọn phòng họp bạn muốn liên kết và nhấp vào Liên kết. Sau khi ghép phòng họp thành công, màn hình trong phòng sẽ hiển thị mã ghép nối gồm 6 ký tự.

3.2 Trên bộ điều khiển: Ghép nối Lark Rooms và Lark Rooms Controller

Mở ứng dụng Lark Rooms Controller trên bộ điều khiển. Sau khi liên kết một cuộc họp, hãy nhập mã ghép nối gồm 6 ký tự được hiển thị trên màn hình trong phòng.

Lưu ý: Nếu thông báo bật lên "Bộ điều khiển" muốn tìm và kết nối với các thiết bị trên mạng cục bộ của bạn xuất hiện trên bộ điều khiển, hãy chọn OK để hoàn tất quá trình ghép nối.

4. Kiểm tra giao diện

Sau khi ghép nối xong, bộ điều khiển sẽ hiển thị ngày giờ, tên phòng họp và lịch trình trong ngày. Cuộc họp mới, Tham gia bằng ID cuộc họp và Màn hình chia sẻ cũng sẽ hiển thị. Màn hình phòng họp sẽ hiển thị tên phòng họp, ngày giờ, mã chia sẻ và lịch trình trong ngày. Kiểm tra xem thông tin hiển thị trên hai thiết bị có giống nhau không.

5. Kiểm tra phiên bản ứng dụng

Trên bộ điều khiển, chạm vào biểu tượng cài đặt ở góc trên cùng bên phải và chọn Giới thiệu. Kiểm tra xem phiên bản chính xác của ứng dụng Lark Rooms và ứng dụng Lark Rooms Controller đã được cài đặt chưa. Nếu phiên bản không chính xác, hãy xóa ứng dụng và cài đặt phiên bản chính xác.

6. Chọn thiết bị âm thanh và video

6.1 Thiết lập thiết bị bằng Lark Rooms Controller

Nhấn vào biểu tượng Cài đặt ở góc trên bên phải của ứng dụng để chọn và xác nhận các thiết bị micrô, loa và camera được sử dụng trong phòng họp.

Cài đặt âm thanh

Nhấp vào Âm thanh để điều chỉnh cài đặt micrô/loa của bạn. Bạn có thể điều chỉnh âm lượng micrô/loa, kiểm tra micrô/loa và chọn thiết bị micrô/loa của mình.

Nhấp vào Bắt đầu bên cạnh Kiểm tra loại bỏ tiếng vọng để kiểm tra xem micrô hoặc loa của bạn có thể loại bỏ tiếng vọng hay không.

Bạn cũng có thể bật Cài đặt âm thanh nâng cao, cài đặt này sẽ cho phép xử lý loại bỏ tiếng vọng âm thanh.

6.2 Thiết lập thiết bị trực tiếp trong Lark Rooms

Nhấp vào nút Cài đặt ở góc dưới bên phải màn hình trong phòng họp để vào trang cài đặt cho phòng họp, micrô, loa và camera.

Lưu ý: Bất kể âm thanh và video của phòng họp được đặt trên bộ điều khiển hay trong phòng, cài đặt sẽ được đồng bộ hóa theo thời gian thực và cài đặt mới nhất sẽ ghi đè cài đặt trước đó.

7. Bật truy cập có hướng dẫn

Chúng tôi khuyên bạn nên bật Truy cập có hướng dẫn trên iPad để giữ cho ứng dụng Lark Rooms Controller luôn mở và ngăn mọi người vô tình thoát khỏi ứng dụng.

• Để thiết lập Truy cập được hướng dẫn, hãy đi tới Cài đặt > Trợ năng > Truy cập được hướng dẫn, sau đó bật Truy cập được hướng dẫn. Chạm vào Cài đặt mật khẩu, sau đó chạm vào Đặt mật mã truy cập được hướng dẫn.

• Để bắt đầu phiên Truy cập có hướng dẫn, bấm ba lần vào nút Trang chủ và nhấn Bắt đầu.

• Để kết thúc phiên Truy cập được hướng dẫn, hãy bấm ba lần vào nút Trang chủ, sau đó nhập mật mã Truy cập được hướng dẫn.

8. Đặt màn hình luôn bật

Chúng tôi khuyên bạn nên đặt màn hình luôn sáng để đảm bảo hoạt động của ứng dụng ổn định. Bạn có thể làm điều này bằng cách làm theo các bước dưới đây:

Đối với các thiết bị chạy iOS 12 trở về trước

• Cài đặt > Màn hình & Độ sáng > Tự động khóa > Không bao giờ.

• Truy cập Cài đặt > Cài đặt chung > Trợ năng > Truy cập có hướng dẫn và bật Truy cập có hướng dẫn và Tự động khóa màn hình gương.

Đối với các thiết bị có iPadOS 13 trở lên

Truy cập Cài đặt > Trợ năng, bật Truy cập có Hướng dẫn và đặt Tự động Khóa thành Không bao giờ.

9. Tách phòng họp

9.1 Tách khỏi máy tính để bàn

Mở Lark Rooms, nhấp vào Cài đặt ở góc dưới bên phải > Tách khỏi phòng họp này. Các thành viên có quyền triển khai phòng họp có thể quét mã QR bằng ứng dụng dành cho thiết bị di động của họ hoặc nhập mã truy cập để hoàn tất xác minh và tách phòng họp.

9.2 Tách khỏi Bộ điều khiển

Chuyển đến Bộ điều khiển phòng Lark, nhấp vào Cài đặt chung > Hủy liên kết khỏi phòng họp này. Các thành viên có quyền sắp xếp phòng họp có thể quét mã QR bằng ứng dụng dành cho thiết bị di động của họ hoặc nhập mã truy cập để hoàn tất xác minh và tách phòng họp.