Chia sẻ Docs và mời cộng tác viên

I. Giới thiệu

II. Các bước

Chia sẻ bảng điều khiển

• Mở rộng bảng Chia sẻ : Nhấp vào Chia sẻ ở góc trên bên phải của giao diện Tài liệu.
• Bảng chia sẻ : Trên bảng Chia sẻ, bạn có thể thêm cộng tác viên, sửa đổi quyền của cộng tác viên, xóa cộng tác viên, bật chia sẻ liên kết, chia sẻ Tài liệu thông qua các cuộc trò chuyện, WeChat hoặc mã QR, mã hóa Tài liệu được chia sẻ và đặt quyền nhận xét, chia sẻ hoặc tải xuống cho Tài liệu.

Chia sẻ Docs trên giao diện Docs

1 Sử dụng bảng chia sẻ của Docs

• Nhấp vào Chia sẻ ở góc trên bên phải của giao diện Docs.
• Trong Mời cộng tác viên , nhập và chọn các danh mục cộng tác viên khác nhau bao gồm người dùng , nhóm trò chuyện hoặc nhóm động .
• Ở bên phải hộp nhập liệu, chọn Có thể xem , Có thể chỉnh sửa hoặc Có thể quản lý cho quyền cộng tác viên hoặc đặt cộng tác viên làm chủ sở hữu tài liệu.
• Trong bảng điều khiển, thêm nhận xét và chọn Gửi thông báo để gửi thông báo hệ thống cho cộng tác viên mới.
• Nếu bạn không muốn gửi thông báo, đừng chọn Gửi thông báo .

2 Chia sẻ khi @ nhắc đến người khác

• Nếu người bạn @ đã đề cập không có quyền đối với tài liệu, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, bấm Có nếu bạn vẫn muốn chia sẻ.

3 Chia sẻ tài liệu được đề cập

• Trong một tài liệu, nếu bạn đã đề cập đến bất kỳ Tài liệu nào khác, bạn cũng có thể chia sẻ chúng với những người khác.
• Khi chèn tài liệu mà bạn muốn chia sẻ, hãy nhấp vào nút Chia sẻ nút trong cửa sổ bật lên để truy cập danh sách cộng tác viên. Sau đó kiểm tra để chọn các thành viên bạn muốn chia sẻ tài liệu. Bạn cũng có thể chọn gửi gửi thông báo bằng cách chọn hộp ở góc dưới bên trái.
• Khi di chuột qua tiêu đề của một tài liệu được đề cập, nút Chia sẻ nút cũng sẽ xuất hiện.

Chia sẻ tài liệu trong một cuộc trò chuyện

• Sao chép một liên kết tài liệu.
  • Phương pháp 1 : Sao chép liên kết trang web trên trang Docs.
  • Phương pháp 2 : Click... Ở bên phải của một tài liệu trong danh sách trên trang chủ Docs và chọn Copy Link .
• Gửi liên kết vào một cuộc trò chuyện riêng tư hoặc nhóm để tự động cấp quyền đã chọn cho các thành viên trong cuộc trò chuyện.
  • Nếu thành viên đã là cộng tác viên tài liệu, quyền hiện có của thành viên sẽ được hiển thị trong cuộc trò chuyện.
  • Nếu bạn chia sẻ tài liệu với người dùng khác lần đầu tiên, người dùng được cấp quyền xem theo mặc định.
• Nếu bạn có quyền chỉnh sửa cho tài liệu, bạn có thể chọn cấp quyền cho các thành viên trong chế độ xem trò chuyện hoặc quyền chỉnh sửa. Để cấp quyền quản lý, hãy mở tài liệu và chọn Có thể quản lý trong bảng Chia sẻ.

• Đối với tài liệu nhúng, nhấp vào Cấp quyền truy cập ở cuối thẻ. Sau đó chọn tài liệu bạn muốn chia sẻ hoặc chỉ cần chia sẻ tất cả bằng một cú nhấp chuột.

Chia sẻ tài liệu trong Trang chủ

• Trên trang chủ, nhấp vào... bên phải tài liệu.
• Nhấp vào Chia sẻ , tìm kiếm tên người dùng hoặc tên trò chuyện nhóm và chọn quyền bạn muốn cấp.
• Nhấp vào Hoàn thành hoặc Gửi để chia sẻ tài liệu với người dùng hoặc nhóm trò chuyện đã chọn.
• Người dùng mục tiêu sẽ được thông báo rằng bạn đã chia sẻ tài liệu với họ bằng thông báo hệ thống. Nếu bạn không muốn gửi thông báo như vậy, đừng chọn Gửi thông báo .

Sửa đổi quyền của cộng tác viên Tài liệu

• Trên giao diện Docs, nhấp vào Chia sẻ ở góc trên bên phải.
• Nhấp vào ảnh hồ sơ ở góc trên bên phải của bảng Chia sẻ để chuyển đến danh sách cộng tác viên.
• Ở bên phải tên cộng tác viên, chọn quyền của cộng tác viên: Có thể xem , Có thể chỉnh sửa , Có thể quản lý hoặc Đặt làm chủ sở hữu (Bạn chỉ có thể chuyển quyền sở hữu khi bạn là chủ sở hữu tài liệu).

Xóa cộng tác viên

• Phương pháp 1 : Chọn Xóa khỏi danh sách quyền cộng tác viên.
• Phương pháp 2 : Di con trỏ ở bên trái tên của cộng tác viên và nhấp vào nút màu đỏ Xóa nút xuất hiện.

Chia sẻ Docs với người dùng bên ngoài

Chia sẻ tài liệu qua liên kết

Mã hóa tài liệu để chia sẻ

III. Câu hỏi thường gặp

• Nếu bạn không phải là chủ sở hữu tài liệu, bạn không thể chuyển quyền sở hữu.
• Cộng tác viên tài liệu là tất cả người dùng bên ngoài chỉ có thể có quyền xem hoặc chỉnh sửa..

1. Quản trị viên phải cho phép chia sẻ tài liệu với người dùng bên ngoài trên bảng điều khiển quản trị. Để tìm hiểu thêm, bấm vào đây .
2. Cho phép chia sẻ bên ngoài cho tài liệu .

3. Cho phép các thành viên nội bộ thêm cộng tác viên .

4. Cho phép các thành viên bên ngoài thêm cộng tác viên .