Hướng dẫn nhanh về quyền truy cập thư mục
Mục lục
I. Giới thiệu
Có hai loại thư mục Doc, thư mục cá nhân và thư mục chia sẻ. Sắp xếp tệp thành các danh mục bằng cách đặt chúng vào thư mục cá nhân của bạn, vì vậy sẽ thuận tiện hơn khi quản lý và truy xuất chúng. Đặt tệp trong thư mục chia sẻ giúp chia sẻ nhiều tệp dễ dàng hơn.
Bằng cách điều chỉnh cài đặt quyền của các thư mục được chia sẻ, bạn có thể quản lý hàng loạt quyền của các tệp trong thư mục để quản lý quyền nội dung tập trung hiệu quả.
II. Thư mục cá nhân
-
Thêm Tài liệu : Thêm Tài liệu vào thư mục cá nhân của bạn. Nó sẽ không ảnh hưởng đến quyền của Tài liệu trong thư mục đó.
-
Xem và chỉnh sửa quyền : Trong một thư mục cá nhân, chỉ chủ sở hữu của thư mục có thể xem và chỉnh sửa thư mục.
-
Thay đổi thành thư mục chia sẻ : Khi cộng tác viên đã được thêm vào thư mục cá nhân, thư mục sẽ tự động trở thành thư mục chia sẻ (để biết chi tiết về quy trình và thay đổi quyền, vui lòng xem bên dưới).
III. Thư mục dùng chung
1. Tạo một thư mục chia sẻ
-
Trực tiếp tạo thư mục chia sẻ : Ở góc trên bên phải của trang chủ Tài liệu, nhấp vào Mới > Tạo thư mục mới . Nhập tên và mô tả của thư mục mới. Sau đó, Mời cộng tác viên và nhấp vào Tạo để tạo thư mục chia sẻ mới của bạn.
Lưu ý : Nếu không có cộng tác viên nào được mời, thì thư mục được tạo sẽ vẫn là một thư mục cá nhân.
-
Thay đổi thư mục cá nhân thành thư mục chia sẻ : Trên danh sách thư mục, ở bên phải thư mục bạn muốn chia sẻ, hãy nhấp vào ... > Chia sẻ và mời người dùng hoặc nhóm Lark trở thành cộng tác viên. Làm như vậy sẽ thay đổi thư mục cá nhân thành thư mục được chia sẻ. Nếu Gửi thông báo được chọn, thì người bạn đang mời sẽ được thông báo.
2. Quyền cộng tác viên trong một thư mục
-
Có thể quản lý :
-
Có thể sửa đổi và loại bỏ cộng tác viên với chế độ xem, chỉnh sửa và có thể quản lý quyền.
-
Có thể quản lý cài đặt quyền của thư mục và tất cả Tài liệu trong thư mục.
-
Có thể xóa các thư mục được chia sẻ, di chuyển các thư mục con được chia sẻ và di chuyển và xóa bất kỳ tệp nào trong thư mục.
-
Có thể xem và chỉnh sửa nội dung của Tài liệu trong thư mục.
-
Lưu ý : Chủ sở hữu của thư mục cũng có thể quản lý quyền và chủ sở hữu có thể chuyển quyền sở hữu của thư mục. Cộng tác viên không phải là chủ sở hữu của thư mục nhưng có thể quản lý quyền, không thể chuyển quyền sở hữu.
-
Có thể chỉnh sửa :
-
Có thể xem và chỉnh sửa Tài liệu và nội dung của Tài liệu trong thư mục.
-
Các quyền khác, bao gồm chia sẻ, sao chép, tạo bản sao, in, tải xuống, xuất và nhận xét tùy thuộc vào cài đặt quyền của thư mục.
-
-
Có thể xem :
-
Cộng tác viên có quyền xem chỉ có thể xem tệp và nội dung trong thư mục.
-
Các quyền khác, bao gồm chia sẻ, sao chép, tạo bản sao, in, tải xuống, xuất và nhận xét tùy thuộc vào cài đặt quyền của thư mục.
-
3. Thêm cộng tác viên
Chuyển đến thư mục được chia sẻ và nhấp vào Chia sẻ ở bên phải. Tìm kiếm người dùng hoặc tên nhóm và chọn loại quyền bạn muốn cấp. Sau đó nhấp vào Xong hoặc Gửi để chia sẻ quyền tương ứng với người dùng mục tiêu. Cộng tác viên cũng sẽ được cấp các quyền tương ứng cho các thư mục con và tài liệu con của thư mục.
4. Quản lý cộng tác viên
-
Chuyển đến thư mục được chia sẻ. Trong danh sách thư mục bên phải, bạn có thể xem ảnh hồ sơ của mọi cộng tác viên. Nhấp vào biểu tượng quản lý cộng tác viên biểu tượng bên trái để xem tất cả các cộng tác viên của thư mục này.
-
Nhấp vào danh sách quyền thả xuống tương ứng với từng thành viên. Chọn Có thể quản lý , Có thể chỉnh sửa , Có thể xem , Đặt làm chủ sở hữu hoặc Xóa để điều chỉnh quyền của từng cộng tác viên đối với tất cả Tài liệu của thư mục và các thư mục con của nó.
5. Chia sẻ bên ngoài
Mời cộng tác viên (chia sẻ thư mục với các liên hệ bên ngoài cụ thể)
Lưu ý : Để chia sẻ thư mục với các thành viên bên ngoài tổ chức của bạn, trước tiên bạn cần thêm chúng làm liên hệ của mình trên Lark. Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập Thêm liên hệ bên ngoài .
-
Nhấp vào Chia sẻ . Trong hộp nhập Mời cộng tác viên nhập, nhập và chọn tên người dùng hoặc tên nhóm.
-
Chọn có chọn Gửi thông báo và sau đó nhấp vào Gửi hoặc Hoàn thành để chia sẻ trang với các liên hệ bên ngoài được chỉ định.
Bật chia sẻ liên kết (đặt các thư mục hiển thị cho bất kỳ ai có liên kết)
Nhấp vào Chia sẻ > Chia sẻ liên kết và chọn Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem . Nhấp vào Xác nhận để cho phép bất kỳ ai có liên kết xem thư mục. Nhãn bên ngoài sau đó sẽ xuất hiện ở bên phải tên của thư mục.
Lưu ý :
-
Quản trị viên Lark phải cho phép chia sẻ tệp với người dùng bên ngoài trên bảng điều khiển quản trị . Để tìm hiểu thêm, bấm vào đây .
-
Người dùng có có thể quản lý vào thư mục sẽ cần phải đi đến phía bên phải của trang của thư mục và nhấp vào Chia sẻ > Cài đặt và chọn Cho phép truy cập bên ngoài vào thư mục này .
6. Chia sẻ liên kết
-
Nhấp vào Chia sẻ ở bên phải của trang và bật Chia sẻ liên kết để ngay lập tức cung cấp cho Xem hoặc Chỉnh sửa quyền cho tất cả các thành viên nội bộ.
-
Bạn cũng có thể chọn Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem để thư mục hiển thị cho bất kỳ ai trên Internet.
-
Sao chép liên kết trong thanh địa chỉ của trình duyệt của bạn hoặc nhấp vào Sao chép liên kết để sao chép liên kết và chia sẻ nó qua một cuộc trò chuyện Lark.
7. Chia sẻ mã hóa
Bạn có thể chọn chia sẻ được mã hóa khi chia sẻ một thư mục. Người dùng bên ngoài tổ chức chỉ có thể truy cập thư mục bằng liên kết và mật khẩu được cung cấp cho họ. Tuy nhiên, người dùng trong tổ chức sẽ không cần mật khẩu để truy cập thư mục.
-
Nếu Bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập không được bật: Nhấp vào Chia sẻ > Chia sẻ liên kết và chọn Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem . Nhấp vào Xác nhận > Đặt mật khẩu .
-
Nếu Bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập được bật: Nhấp vào Chia sẻ > Đặt mật khẩu hoặc nhấp vào biểu tượng liên kết mã hóa biểu tượng.
8. Di chuyển thư mục
Nhập My Space . Chọn hộp kiểm nhỏ ở bên trái của thư mục, nhấp vào Move to folder ở dưới cùng và chọn các thư mục bạn muốn di chuyển.
Lưu ý :
-
Chỉ những người dùng có có thể quản lý vào thư mục mới có thể di chuyển nó.
-
Quyền của các thư mục con và tài liệu trong thư mục đã di chuyển cũng sẽ thay đổi. Cộng tác viên của thư mục gốc sẽ không thể truy cập bất kỳ nội dung nào đã được di chuyển. Nội dung đã di chuyển sẽ kế thừa cài đặt quyền của thư mục mới.
-
Bạn cũng có thể click ... > Di chuyển đến thư mục ở bên phải để di chuyển thư mục.
9. Xóa thư mục
Chỉ những người dùng có có thể quản lý vào thư mục được chia sẻ mới có thể xóa nó. Trong danh sách thư mục được chia sẻ, hãy nhấp vào ... biểu tượng ở bên phải của thư mục và chọn Xóa .
10. Chuyển quyền sở hữu thư mục
-
1. Chủ sở hữu của thư mục có thể vào My Space , chọn thư mục mục tiêu, nhấp vào Chuyển quyền sở hữu và tìm kiếm người dùng mà họ muốn chuyển quyền sở hữu.
-
2. Kiểm tra Cũng chuyển quyền sở hữu các thư mục con và tài liệu của tôi , sau đó nhấp vào Chuyển ở góc dưới bên phải.
-
3. Một lời nhắc sẽ xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận chuyển quyền sở hữu. Đợi đếm ngược 5s trên bộ đếm thời gian kết thúc rồi nhấp vào Xác nhận chuyển .
-
4. Sau khi chuyển quyền sở hữu hoàn tất, Trợ lý Tài liệu sẽ cung cấp cho bạn thông Quyền sở hữu được chuyển thông báo.
Lưu ý :
-
Nếu bạn không chọn Cũng chuyển quyền sở hữu các thư mục con và tài liệu của tôi , thì chỉ quyền sở hữu thư mục sẽ được chuyển và quyền sở hữu các tài liệu và thư mục con bên trong thư mục sẽ không được chuyển.
-
Chỉ chủ sở hữu thư mục mới có thể chuyển quyền sở hữu thư mục. Việc chuyển quyền sở hữu thư mục cho người dùng bên ngoài không được hỗ trợ.
-
Bạn cũng có thể click ... > Chuyển quyền sở hữu ở bên phải của thư mục để chuyển quyền sở hữu của thư mục.
11. Mở rộng quyền
Nếu bạn phải chia sẻ một phần của thư mục con hoặc tài liệu con của thư mục với người dùng không phải là cộng tác viên của thư mục cấp mẹ hoặc nếu bạn muốn nâng cấp quyền của một số thành viên nhất định, thì bạn có thể làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào Chia sẻ ở bên phải thư mục con bạn muốn chia sẻ. Trong danh sách cộng tác viên, thêm cộng tác viên hoặc nâng cấp vai trò của cộng tác viên (ví dụ: bạn có thể thay đổi quyền chỉnh sửa của thành viên thành Có thể quản lý).
12. Hạn chế quyền (mã hóa nội dung thư mục cụ thể)
Khi bạn cần hạn chế quyền của một thư mục con hoặc một tài liệu trong thư mục, bạn có thể làm theo các bước dưới đây:
-
Mở danh sách cộng tác viên. Bạn có thể xóa cộng tác viên hoặc hạ cấp vai trò của cộng tác viên (ví dụ: quyền có thể được thay đổi từ Có thể quản lý thành Có thể chỉnh sửa hoặc từ Có thể chỉnh sửa thành Xóa ). Sau đó, nhấp vào Xác nhận trên cửa sổ bật lên.
Lưu ý : Trong trường hợp này, thiết đặt quyền của thư mục cấp cha sẽ không còn được áp dụng cho thư mục, có nghĩa là những thay đổi đối với quyền của thư mục cấp cha sẽ không ảnh hưởng đến quyền của thư mục này.
-
Để khôi phục quyền của tệp về bình thường, như trong để áp dụng quyền của thư mục mẹ theo mặc định, bạn có thể đi đến trang Quản lý cộng tác viên trang, nhấp vào Khôi phục ở góc trên bên phải, sau đó nhấp vào Xác nhận trên cửa sổ bật lên để khôi phục cài đặt quyền.
IV. Câu hỏi thường gặp
Làm cách nào để chỉnh sửa tên và mô tả của thư mục?
Chuyển đến thư mục bạn muốn chỉnh sửa. Sau đó, nhấp vào biểu chỉnh sửa tên và mô tả biểu tượng ở bên trái tên của thư mục để chỉnh sửa tên và mô tả của nó.
Nếu tôi di chuyển Tài liệu vào một thư mục được chia sẻ, thành viên của thư mục sẽ được cấp loại quyền nào?
Khi bạn di chuyển Tài liệu đến một thư mục được chia sẻ, quyền cộng tác viên của thư mục sẽ tự động được áp dụng cho Tài liệu.
Lưu ý : Cả hai người dùng có có thể quản lý vào thư mục chia sẻ và người dùng có có thể quản lý vào Doc sẽ có có thể quản lý đến Doc di chuyển.
Tại sao tôi không thể chia sẻ một thư mục bên ngoài?
Vui lòng xem xét các yếu tố sau khi khắc phục sự cố:
-
Quản trị viên Lark phải cho phép chia sẻ tài liệu với người dùng bên ngoài trên bảng điều khiển quản trị. Để tìm hiểu thêm, bấm vào đây .
-
Người dùng có Có thể quản lý vào thư mục sẽ cần nhấp vào Chia sẻ > Cài đặt và chọn Cho phép truy cập bên ngoài vào thư mục này .
Ai sở hữu Tài liệu và thư mục của một nhân viên đã chấm dứt hợp đồng?
Nếu nhân viên không chủ động chuyển quyền sở hữu hoặc xóa Tài liệu và thư mục của họ, quyền sở hữu các Tài liệu và thư mục này sẽ tự động được chuyển cho người quản lý trực tiếp của nhân viên trong tổ chức. Để tránh mất tệp, chúng tôi khuyên bạn nên chia sẻ Tài liệu và thư mục liên quan đến việc chuyển giao cho người kế nhiệm và đặt người kế nhiệm làm chủ sở hữu của các Tài liệu và thư mục này.