Quản trị viên | Đặt giới hạn về số lượng khách tối đa của sự kiện

Mục lục

Chỉ quản trị viên chính và quản trị viên có quyền quản lý Lịch mới có thể sử dụng tính năng này. Quản trị viên phải sử dụng phiên bản Lark 5.19 trở lên.

I. Giới thiệu

Khi số lượng người tham dự sự kiện tăng lên, nguy cơ thông tin bí mật có thể bị rò rỉ cũng tăng theo. Để giảm rủi ro này và đảm bảo trải nghiệm tốt cho người tham dự, quản trị viên có thể kiểm soát số lượng người tham gia sự kiện bằng Bảng điều khiển quản trị .

Đặt giới hạn số lượng khách : Việc phê duyệt sẽ được yêu cầu đối với các sự kiện có số lượng khách nhất định. Quy trình và điều kiện phê duyệt có thể được tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của tổ chức bạn.
Cấu hình danh sách cho phép : Các thành viên hoặc phòng ban được chỉ định có thể được thêm vào danh sách cho phép, điều này sẽ cho phép họ tạo hoặc chỉnh sửa các sự kiện mà không bị giới hạn bởi giới hạn số lượng khách. Điều này làm cho việc mở rộng quyền linh hoạt hơn.

II. Các bước thực hiện

Với tư cách là quản trị viên, hãy truy cập Lark Admin và trong thanh công cụ bên trái, nhấp vào Lịch > Cài đặt sự kiện để xem trang khách trang.

1. Đặt giới hạn số lượng khách

Chuyển đổi công tắc bên cạnh Giới hạn số lượng khách và menu sẽ xuất hiện. Chọn số lượng khách tối đa, từ 0 đến 5.000, sau đó Cấu hình quy trình phê duyệt . Sau khi hoàn tất, nhấp vào Xác nhận để bật tính năng này.

Khi giới hạn khách được bật, các thành viên sẽ yêu cầu phê duyệt để tạo hoặc chỉnh sửa sự kiện có số lượng khách cao hơn giới hạn.

Lưu ý: Theo mặc định, tính năng này bị tắt.

1.1 Chỉnh sửa giới hạn

Nhấp vào số trong hộp bên dưới Điều kiện phê duyệt, thay đổi số lượng khách tối đa, sau đó nhấn Enter trên bàn phím của bạn hoặc nhấp vào bất kỳ khoảng trống nào trên màn hình để cập nhật giới hạn.

1.2 Cài đặt quy trình phê duyệt

Theo mặc định, người phê duyệt sẽ là người giám sát trực tiếp của người tổ chức sự kiện và người quản lý cấp hai. Nếu bạn cần sửa đổi quy trình phê duyệt, bạn có thể thực hiện việc này khi bật tính năng hoặc bằng cách nhấp vào Đặt quy trình phê duyệt. Người phê duyệt sẽ nhận được thông báo từ bot phê duyệt Lark khi có sự chấp thuận đang chờ họ chú ý.

Thông tin cơ bản

Trong Thông tin cơ bản, quản trị viên có thể đặt biểu tượng, tên, mô tả và nhóm cho yêu cầu. Họ cũng có thể đặt xem yêu cầu có xuất hiện trong Nơi làm việc hay không; cấm quản trị viên công ty, quản trị viên ứng dụng phê duyệt và quản trị viên phụ quản lý quy trình và dữ liệu; và chọn quản trị viên quy trình.

Lưu ý: Tùy chọn Ai có thể gửi yêu cầu này không thể sửa đổi.

Thiết kế biểu mẫu

Trang này không thể được chỉnh sửa.

Thiết kế quy trình

Người quản trị có thể đặt lại quy trình làm việc phê duyệt và người phê duyệt trên trang Thiết kế quy trình trang. Để tìm hiểu thêm về thiết kế quy trình, hãy nhấp vào Hướng dẫn sử dụng ở góc dưới cùng bên trái.

Cài đặt khác

Trong Thêm, quản trị viên có thể chỉnh sửa quyền của người gửi, sao chép người phê duyệt, cài đặt người phê duyệt, cài đặt chuyển và tùy chọn thống kê hiệu quả.

2. Danh sách cho phép

Quản trị viên có thể thêm các thành viên hoặc phòng ban được chỉ định vào danh sách cho phép, miễn cho họ khỏi giới hạn số lượng khách.

Nhấp vào Định cấu hình ở bên phải của Danh sách cho phép để thêm thành viên / phòng ban. Quản trị viên có thể tìm kiếm theo tên thành viên, địa chỉ email, số điện thoại hoặc ID người dùng hoặc thêm toàn bộ tổ chức hoặc nhóm người dùng cùng một lúc. Sau khi hoàn tất, nhấp vào Xác nhận ở góc dưới bên phải.

Lưu ý: Quản trị viên chính nằm trong danh sách cho phép theo mặc định.

Nếu bạn cần xóa một thành viên hoặc bộ phận khỏi danh sách cho phép, hãy bấm Định cấu hình, xóa thành viên / bộ phận khỏi danh sách, sau đó bấm Xác nhận .

III. Thiết lập hoàn tất

Hồ sơ về các thay đổi của quản trị viên đối với giới hạn số lượng khách, điều kiện phê duyệt và danh sách cho phép có thể được xem trong Nhật ký quản trị .

Khi các thành viên tổ chức không có trong danh sách cho phép đang tạo sự kiện, nếu họ di chuột qua biểu tượng thông tin ( i ) ở bên phải của Khách , một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện cho biết Quản trị viên đã đặt giới hạn x . Một cửa sổ cho biết Số lượng khách đã đạt đến giới hạn x sẽ xuất hiện nếu thành viên cố gắng thêm nhiều khách hơn mức cho phép.

Nhấp vào Got it để đóng cửa sổ bật lên. Hoàn tất việc nhập thông tin sự kiện và nhấp vào Lưu ở bên phải của tiêu đề sự kiện. Khi sự kiện đã được tạo, hãy quay lại trang chỉnh sửa sự kiện để thêm nhiều khách hơn. Nếu số hiện vượt quá giới hạn, một cửa sổ sẽ xuất hiện với nút Yêu cầu phê duyệt nút. Hoàn thành biểu mẫu yêu cầu và nhấp vào Gửi để yêu cầu phê duyệt để thêm khách.

Lưu ý : Nếu các thành viên chưa được mời tham gia sự kiện cố gắng nhập thông qua thẻ sự kiện được chia sẻ, mã QR hoặc liên kết, họ sẽ không thể tham gia sự kiện nếu đã đạt đến giới hạn. Lời nhắc sẽ nêu Sự kiện này được giới hạn cho x khách và số này đã đạt được. Liên hệ với người tổ chức sự kiện để tham gia cuộc họp .

IV. Câu hỏi thường gặp

Đối với các sự kiện định kỳ, tôi có cần yêu cầu phê duyệt cho khách thêm mỗi khi sự kiện vượt quá giới hạn không?

Không, bạn chỉ cần yêu cầu phê duyệt cho khách thêm khi bạn tạo sự kiện lần đầu tiên.

Khách bên ngoài có bị giới hạn số lượng không?

Có.

Nếu một sự kiện được chuyển giao cho một thành viên khác, yêu cầu thêm khách có cần được chấp thuận lại không?

Không.

Tôi có cần yêu cầu phê duyệt lại nếu tôi sao chép một sự kiện không?

Sao chép một sự kiện không sao chép khách mời. Có hai tình huống có thể xảy ra sau khi sao chép một sự kiện để tạo sự kiện mới:

Nếu người tổ chức sự kiện là quản trị viên chính hoặc nằm trong danh sách cho phép, họ sẽ không cần yêu cầu phê duyệt.
Nếu họ không phải là quản trị viên chính và không có trong danh sách cho phép, họ sẽ không thể sao chép khách mời của sự kiện và sẽ cần yêu cầu phê duyệt.