Định hình tư duy giao tiếp và phối hợp trên Digital Workplace

Dưới tác động kép của đại dịch và kỷ nguyên số, tư duy giao tiếp và phối hợp tại các doanh nghiệp Việt Nam trong tương lai sẽ chứng kiến những thay đổi lớn liên quan đến công nghệ và khả năng thích ứng của người lao động.

Mục lục

Những xu hướng nổi bật như tầm quan trọng ngày càng tăng của cộng tác quốc tế linh hoạt, nỗ lực đào tạo của doanh nghiệp trong việc nâng cao năng lực làm việc số của nhân viên, hay việc triển khai ngày càng rộng rãi mô hình làm việc linh hoạt thông qua các nền tảng làm việc số,… sẽ chiếm ưu thế trong thời gian tới.

Trước bối cảnh đó, song song với việc xây dựng không gian văn phòng và môi trường làm việc mới mẻ và phù hợp với xu thế kết nối - cộng đồng - toàn cầu hóa, doanh nghiệp cũng cần phải quan tâm đến quy trình đào tạo, nâng cao kỹ năng số cho người lao động, mà khởi điểm là xây dựng tư duy giao tiếp và phối hợp trên digital workplace.

Giao tiếp và phối hợp trên digital workplace là gì?

Giao tiếp và phối hợp trên digital workplace là phương thức làm việc có ứng dụng công nghệ số, tập trung vào việc gia tăng trải nghiệm, hiệu quả công việc và tăng cường giao tiếp, phối hợp giữa các phòng, ban và thành viên trong tổ chức.

Khác với phương thức làm việc truyền thống, giao tiếp và phối hợp trên digital workplace đòi hỏi doanh nghiệp và mỗi cá nhân phải tự xây dựng được cho mình tư duy và bộ kỹ năng số cần thiết để thích ứng nhanh với những thay đổi của công nghệ, đồng thời tận dụng công nghệ vào trong công việc thay vì phụ thuộc vào biến số này.

giao tiếp và phối hợp trên digital workplace là gì

Giao tiếp và phối hợp trên digital workplace nhiệm vụ tất yếu của mỗi doanh nghiệp, thuộc mọi ngành nghề

Đây được coi là nhiệm vụ tất yếu của mỗi doanh nghiệp, thuộc mọi ngành nghề trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ hiện nay, nếu không muốn bị thụt lùi so với phần còn lại của thế giới.

>> Xem thêm: Ứng dụng của digital workplace trong quản trị nhân sự thời đại số

Thực trạng giao tiếp và phối hợp trên digital workplace tại Việt Nam

Công nghệ có sẵn tưởng chừng như một miếng bánh lớn có thể dễ dàng nuốt trôi, nhưng trên thực tế lại không có nhiều doanh nghiệp làm được điều này.

Không khó để nhận ra sự khác biệt giữa kỳ vọng và thực tế của việc triển khai digital workplace tại các doanh nghiệp hiện nay, khi mà nguyên nhân phần lớn đến từ quá trình chuẩn bị, xây dựng lộ trình đào tạo để hình thành đội ngũ nhân lực số còn yếu kém.

Khó khăn trong giao tiếp trên nền tảng số

Giao tiếp trên nền tảng số được coi là một yếu tố quan trọng, đóng vai trò như một cây cầu giúp kết nối mọi người trong nội bộ tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hoá như hiện nay.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp vướng mắc trong việc tối ưu hóa quy trình giao tiếp nội bộ trên các nền tảng số, với các nguyên nhân thường gặp như:

Sử dụng các ứng dụng giao tiếp mà không có sự nghiên cứu kỹ lưỡng từ trước về các ứng dụng đó.
Không đánh giá được ứng dụng dựa trên mục tiêu sử dụng và năng lực triển khai của tổ chức.
Sử dụng chồng chéo các ứng dụng khác nhau theo phong trào và xu hướng thị trường mà không có đánh giá và góc nhìn từ doanh nghiệp.
Không đào tạo nhân viên có đủ kiến thức và năng lực số để áp dụng triển khai vào công việc
Không đặt ra những quy định về giao tiếp khi triển khai

....

Những nguyên nhân trực tiếp trên có thể dẫn đến sự hỗn loạn trong việc truyền tải thông tin, gây ra sự mất tập trung trong công việc khi nhân viên phải liên tục check tin nhắn trong nhóm chat chung dù không liên quan tới mình; hay riêng việc kiểm soát luồng thông tin được lưu truyền trong tổ chức cũng thật khó khăn đối với những nhà quản lý.

Giao tiếp nội bộ chưa hiệu quả là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc và chi phí vận hành của doanh nghiệp. Những trở ngại trong giao tiếp nội bộ cũng là nguyên nhân dẫn đến từ mệt mỏi, căng thẳng cho các nhân viên cũng như tới không khí làm việc trong tổ chức. Bởi vậy, làm sao để sự tương tác giữa các nhân viên luôn được đảm bảo thông qua các nền tảng số luôn là nỗi băn khoăn của các doanh nghiệp.

Những vướng mắc trong quy trình phối hợp

Cũng giống như giao tiếp, quy trình phối hợp cũng là nhân tố sống còn đối với việc vận hành doanh nghiệp. Phối hợp tích cực giữa các phòng ban trên nền tảng làm việc số giúp đảm bảo chất lượng, tiến độ và hiệu quả trong công việc.

Quy trình phối hợp - nhân tố sống còn với vận hành doanh nghiệp

Tuy nhiên, quy trình phối hợp tại các doanh nghiệp hiện nay vẫn mang nặng tính truyền thống:

Sự tương tác giữa các đội nhóm thường là các tương tác trực tiếp, dẫn đến việc tốn nhiều thời gian, chi phí, đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hoá và làm việc từ xa đang là xu hướng hiện nay.
Các dữ liệu của doanh nghiệp thường chưa được số hóa thống nhất trên một hệ thống chung, mà thay vào đó là được lưu trữ bằng các văn bản tài liệu trên giấy hay lưu trữ trên máy tính riêng của từng cá nhân hoặc mỗi phòng ban riêng lẻ.

Những trở ngại và vướng mắc trên đã gây ra không ít khó khăn cho doanh nghiệp khi muốn tổ chức một quy trình phối hợp số hoá thực sự.

Điều quan trọng vẫn là đào tạo, gia tăng nhận thức cho nhân viên và xây dựng quy định, quy tắc triển khai cụ thể. Kiên trì với lộ trình đó sẽ là cơ sở giúp doanh nghiệp triển khai phối hợp thành công trên nền tảng làm việc số.

Tầm quan trọng của việc xây dựng tư duy giao tiếp và phối hợp trên digital workplace

Doanh nghiệp cần hiểu rằng, để triển khai thành công digital workplace trong nghiệp vụ vận hành, áp dụng công nghệ không thôi là chưa đủ.

Bản chất digital workplace được cấu thành nên từ 5 yếu tố, bao gồm:

Con người, tư duy & văn hóa làm việc (mindset)
Công nghệ (toolset)
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực (skillset)
Quy trình và quy định
Dữ liệu

Trong đó, xây dựng tư duy giao tiếp và phối hợp trên digital workplace nằm trong yếu tố cuối cùng, yếu tố con người & đào tạo, một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của việc triển khai nền tảng làm việc số trong doanh nghiệp.

Xây dựng tư duy giao tiếp và phối hợp trên digital workplace

Một khi đã hình thành được tư duy giao tiếp và phối hợp trên digital workplace, doanh nghiệp có thể:

Gia tăng hiệu quả công việc: thông qua các công cụ số hỗ trợ lập kế hoạch, thiết kế tài liệu, quản lý & khai thác dữ liệu,... giúp nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả trong thời gian ngắn hơn, từ đó gia tăng hiệu suất.
Thúc đẩy hợp tác và đổi mới: Giao tiếp và phối hợp trong cùng một bối cảnh, với những con người có cùng tư duy với nhau sẽ tạo điều kiện cho các thành viên trong tổ chức dễ dàng chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và ý tưởng, từ đó thúc đẩy sự đổi mới và cộng tác liên tục trong mỗi cá nhân, phòng ban.
Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và tích cực: Quản lý phân công công việc, theo dõi tiến độ và xử lý phê duyệt tốt hơn sẽ là tiền đề cho một quy trình vận hành chuyên nghiệp. Nhân viên tương tác và hỗ trợ lẫn nhau dễ dàng hơn sẽ tạo cảm hứng tích cực trong công việc, tạo điều kiện cho các thành viên phát huy tối đa năng lực và sáng tạo.
Tiết kiệm chi phí, từ đó nâng cao lợi nhuận: Xây dựng được bộ kỹ năng số cho nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí đi lại, tổ chức các cuộc họp, chi phí thuê nhân sự,... từ đó tối ưu nguồn lực, gia tăng lợi nhuận.

Các bước xây dựng tư duy và định hình phong cách giao tiếp và phối hợp trên digital workplace

Mục tiêu của việc xây dựng tư duy và định hình phong cách giao tiếp và phối hợp trên digital workplace là đưa công việc của mỗi cá nhân và tổ chức lên một tầm cao mới, giúp họ dễ dàng thích ứng với những thay đổi nhanh chóng của thị trường và công nghệ.

Do vậy, để làm được điều này, doanh nghiệp cần:

Xác định mục tiêu và giá trị cốt lõi: doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và giá trị cốt lõi mà mình hướng tới, từ đó đưa ra các quy định và hướng dẫn cụ thể cho nhân viên để bước đầu hình thành tư duy giao tiếp và phối hợp trong tổ chức.
Lựa chọn digital workplace phù hợp: Các doanh nghiệp nên lựa chọn các nền tảng làm việc số phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động, cũng như nhu cầu phát triển và đặc điểm của tổ chức. Ngoài ra, doanh nghiệp chi phí và nguồn lực cũng là những yếu tố mà doanh nghiệp cần cân nhắc đến khi áp dụng các digital workplace đó vào trong vận hành.
Tạo ra quy tắc chung: Để đảm bảo giao tiếp và phối hợp hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một bộ quy tắc giao tiếp chung, bao gồm cách trình bày thông tin, kênh giao tiếp, ngôn ngữ sử dụng, thời gian phản hồi và tần suất giao tiếp. Quy tắc này giúp nhân viên hiểu rõ mong đợi của tổ chức và đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp và phối hợp.
Đào tạo kỹ năng giao tiếp và phối hợp: Một lộ trình đào tạo chi tiết, huấn luyện chuyên sâu về kỹ năng giao tiếp và phối hợp với sự tham vấn trực tiếp của chuyên gia sẽ là cần thiết trong giai đoạn chuẩn bị này. Doanh nghiệp cần coi trọng quá trình đào tạo bởi đây sẽ là tiền đề cho đội ngũ nhân lực số vững mạnh sau này.
Xây dựng văn hóa và môi trường cộng tác, thấu cảm, sáng tạo cho nhân sự để họ cảm thấy an tâm khi chuyển tiếp và làm việc trên digital workplace, tránh trình trạng mơ hồ, không biết mình có đang làm đúng hay không.
Khuyến khích sự hợp tác và chia sẻ thông tin: Song song với việc đào tạo kỹ năng, để tạo ra môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự hợp tác, doanh nghiệp cần khuyến khích nhân viên chia sẻ thông tin, kiến thức và kinh nghiệm, đồng thời tôn trọng ý kiến đóng góp của mọi người.
Đánh giá và cải tiến liên tục: Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá hiệu quả giao tiếp và phối hợp trong tổ chức sau khi áp dụng digital workplace, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến và điều chỉnh phù hợp.

>> Xem thêm: Rikkei Digital giúp doanh nghiệp Việt tận dụng lợi thế của digital workplace

Lark Suite - Nền tảng làm việc số All in 1

Có thể thấy rằng, digital workplace là hạt nhân quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số và các doanh nghiệp hiện nay đều đang dồn sức trong cuộc đua tìm ra nền tảng phù hợp với tổ chức của mình. Larksuite - Nền tảng làm việc số All in 1 do ByteDance phát triển sẽ là một lựa chọn đáng lưu tâm. Thông qua việc tích hợp tất cả các ứng dụng giao tiếp và phối hợp trên một nền tảng duy nhất, Lark giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả giao tiếp và tiết kiệm tối đa chi phí và nguồn lực.

Thêm vào đó, Lark Suite là nền tảng mở, với khả năng tùy biến và mở rộng không giới hạn, dễ dàng tích hợp với các công cụ bên thứ ba mà doanh nghiệp đang sử dụng, hoặc các ứng dụng được thiết kế riêng cho bài toán của doanh nghiệp.

lark suite nền tảng làm việc số all in one

Lark Suite đã được triển khai thành công tại nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên thế giới, trong đó có không ít doanh nghiệp tại Châu Á nói chung và khu vực Đông Nam Á nói riêng, với văn hóa làm việc có phần tương đồng với các doanh nghiệp Việt Nam, sẽ là minh chứng đáng tin cậy cho các doanh nghiệp Việt khi tiếp cận và triển khai nền tảng này.

>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Lark Suite cho người mới bắt đầu

Tạm kết

Công nghệ không ngừng thay đổi đồng thời mang tới cho các doanh nghiệp cả cơ hội và thách thức. Nổi bật trong đó là sự phổ biến ngày càng tăng của việc ứng dụng digital workplace trên toàn cầu và Việt Nam. Bên cạnh những triển vọng, doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong việc định hình cho nhân viên tư duy và phương thức giao tiếp và phối hợp trên digital workplace, đòi hỏi một lộ trình nghiên cứu, tham vấn, đào tạo và triển khai toàn diện.

Tự hào là đối tác tư vấn triển khai đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, Rikkei Digital đã có kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp triển khai Lark, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như migration, onboarding, đào tạo, invoice, hóa đơn, thanh toán,... Quý độc giả có những câu hỏi cần được giải đáp về chuyển đổi số nói chung và Lark Suite nói riêng, vui lòng liên hệ với chúng tôi để nhận sự tư vấn từ các chuyên gia.