Tối ưu Không gian làm việc số thông minh với các giải pháp SaaS
Bài viết đi sâu vào lợi ích, thách thức và kinh nghiệm thực tiễn khi triển khai các giải pháp SaaS liên kết để xây dựng một không gian làm việc số hiện đại.
Mục lục
Trước đây, việc trình một kế hoạch hay phê duyệt một công việc tại văn phòng là một quá trình phức tạp và tốn thời gian. Nhân viên hành chính phải thực hiện nhiều bước thủ công như soạn thảo, in ấn và trực tiếp trình ký. Tuy nhiên, với sự phát triển của các giải pháp SaaS, mọi thứ đã trở nên đơn giản hơn. Chỉ với vài cú click chuột, nhân viên có thể hoàn tất các thủ tục hành chính một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Đây là một trong những lợi ích rõ rệt của việc chuyển đổi số văn phòng mà nhiều doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam đang áp dụng. Không gian làm việc số cho phép các doanh nghiệp áp dụng phương thức làm việc mới hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả giao tiếp cũng như phối hợp.
Bài viết này sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những phương pháp tối ưu hóa việc sử dụng các công cụ SaaS để giải quyết tốt hơn bài toán kinh doanh, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra một môi trường làm việc số linh hoạt.
Doanh nghiệp cũng cơ hội tìm hiểu sâu hơn về lợi ích, thách thức và kinh nghiệm thực tiễn khi triển khai các giải pháp SaaS liên kết để xây dựng một không gian làm việc số hiện đại. Đồng thời, Rikkei Digital cũng muốn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng một digital workplace framework phù hợp với công nghệ và nguồn lực của tổ chức, từ đó giúp đạt được các mục tiêu trong tương lai .
Bài viết cũng làm rõ lý do tại sao Lark Suite là một giải pháp toàn diện và lý tưởng cho các công ty muốn tích hợp công nghệ vào trong toàn bộ quy trình của tổ chức, tập trung mọi hoạt động giao tiếp & phối hợp trên cùng một nền tảng. Rikkei Digital sẽ đóng vai trò tư vấn, hỗ trợ các doanh nghiệp tiến nhanh trên quá trình chuyển đổi số, tạo ra một không gian làm việc số nhanh nhẹn, hiệu quả và bền vững.
Doanh nghiệp cần có một chiến lược tốt hơn để quản lý các phần mềm SaaS
Không gian làm việc số ngày nay không có một điểm đến hay quy định cụ thể nào cả. Thay vào đó, nó sở hữu một vài đặc điểm rõ ràng như: ngày càng số hóa và phản ứng nhanh chóng tr ước các vấn đề; ít phụ thuộc vào vị trí địa lý hay không gian; liên tục thích ứng với nhu cầu số hóa mạnh mẽ của doanh nghiệp.
Song song với đó, để doanh nghiệp thích ứng nhanh với sự thay đổi này, việc quản lý các phần mềm SaaS hiệu quả cũng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
SaaS không chỉ là một công cụ, mà còn là một nền tảng giúp doanh nghiệp tăng cường kết nối, hợp tác và làm việc thông minh. Nhờ SaaS, doanh nghiệp có thể giao tiếp và phối hợp liền mạch, tương tác trong thời gian thực và xây dựng các quy trình tự động. Nó cũng giúp tập trung và phân tích dữ liệu, cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn dựa trên dữ liệu.
Tuy nhiên, không phải tất cả doanh nghiệp hay các bộ phận đều có cùng mục tiêu. Mỗi bộ phận đều có những yêu cầu riêng về công cụ và quy trình làm việc. Ví dụ, đội ngũ Marketing cần các công cụ để sáng tạo nội dung, quản lý mạng xã hội và phân tích dữ liệu, hiệu quả chiến dịch; đội ngũ Sales cần các công cụ CRM để quản lý khách hàng; đội ngũ Kế toán lại cần các công cụ liên quan đến nghiệp vụ kế toán, lập hóa đơn, phân tích và báo cáo. Nhiều doanh nghiệp hoạt động trong các ngành có quy định nghiêm ngặt như chăm sóc sức khỏe và ngân hàng.
Tin vui là các ứng dụng SaaS có thể được tùy chỉnh và tích hợp với các công nghệ hiện có. Các tổ chức có thể tận dụng những ứng dụng này để đảm bảo sự kết nối liền mạch giữa công nghệ, quy trình và con người, từ đó thúc đẩy thành công trong kỷ nguyên số. Tuy nhiên, quá trình này cũng thường gặp phải một số thách thức:
-
An ninh dữ liệu: Khi ngày càng nhiều nhân viên làm việc từ xa hoặc sử dụng thiết bị các cá nhân, bảo mật dữ liệu trở thành mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Nhân viên thường mang theo thiết bị chứa thông tin nhạy cảm. Vấn đề đặt ra là làm sao để đội ngũ IT luôn có thể đảm bảo rằng những thiết bị này đáp ứng yêu cầu bảo mật của công ty. Trước nguy cơ rỏ rỉ thông tin không thể tránh khỏi, các doanh nghiệp cần đầu tư vào các giải pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của mình.
-
Quy trình riêng biệt & Tích hợp hệ thống: Các tổ chức cũng phải đối mặt với thách thức trong việc tích hợp hệ thống đang được sử dụng tại doanh nghiệp. Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có quy trình làm việc riêng, dẫn đến việc sử dụng nhiều loại phần mềm khác nhau, gây ra sự thiếu hiệu quả trong quy trình kinh doanh, cùng với việc trùng lặp dữ liệu và thiếu chia sẻ thông tin. Việc kết nối chúng lại với nhau đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và nguồn lực.
-
Hỗ trợ CNTT từ xa: Khi môi trường làm việc phân tán ngày càng gia tăng, đội ngũ IT ngày càng gặp khó khăn trong việc hỗ trợ thiết bị và công cụ phần mềm từ xa. Điều này bao gồm việc cấu hình từ xa các cài đặt phần mềm và thiết bị.
-
Thiếu dữ liệu dân chủ hóa: Dữ liệu là tài nguyên quý giá cho quá trình xây dựng không gian làm việc số. Nhân viên cần truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Trong thời đại dữ liệu dân chủ hóa, người dùng cần những thông tin có thể thúc đẩy hành động để đưa ra quyết định sáng suốt.
Để thành công, các doanh nghiệp cần xây dựng một nền tảng công nghệ linh hoạt, cho phép nhân viên làm việc hiệu quả bất cứ khi nào và bất cứ nơi đâu. Đồng thời, cần đảm bảo rằng dữ liệu được bảo mật và các quy trình làm việc được tối ưu hóa.
Tại sao việc thiết lập Framework cho Không gian làm việc số lại quan trọng?
Các tổ chức trên toàn thế giới đang áp dụng các chiến lược cho không gian làm việc số khác nhau. Những chiến lược này nhằm:
-
Tăng cường sự tương tác của nhân viên
-
Giới thiệu các công cụ hợp tác tiên tiến
-
Tích hợp các ứng dụng kinh doanh hàng đầu
Việc triển khai framework cho không gian làm việc số giúp các công ty xóa bỏ những rào cản trong giao tiếp và hợp tác hiệu quả. Tuy nhiên, cần phải hiểu rằng chuyển đổi số không phải là câu chuyện diễn ra trong một sớm một chiều. Một không gian làm việc số muốn triển khai thành công cần phải phù hợp với mức độ trưởng thành số (hạ tầng công nghệ) và nguồn lực của doanh nghiệp, đồng thời đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Hệ sinh thái các công cụ khác nhau trong một Digital Workplace Framework:
.png)
Các yếu tố quan trọng trong chiến lược triển khai Không gian làm việc số hiệu quả cho doanh nghiệp
Trong thời đại số, cách làm việc của chúng ta đang thay đổi một cách nhanh chóng. Doanh nghiệp cũng nhận ra tầm quan trọng của việc xây dựng một không gian làm việc số hiệu quả, nơi mọi người có thể kết nối, hợp tác và sáng tạo một cách dễ dàng. Một không gian làm việc số không chỉ là nơi tập trung các công cụ công nghệ, mà còn là nơi nuôi dưỡng văn hóa làm việc hiện đại, linh hoạt và hiệu quả.
Vậy, làm thế nào để xây dựng một không gian làm việc số thành công?
.png)
Một khía cạnh khác trong quá trình xây dựng khuôn khổ cho không gian làm việc số trưởng thành chính là khả năng tích hợp dữ liệu giữa các hệ thống SaaS cơ bản, từ đó giúp nhân viên làm việc một cách hiệu quả hơn. Hệ thống sau khi được kết nối sẽ giúp các quy trình được tối ưu hóa hơn, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
Để đạt được những mục tiêu trên, doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp như:
-
Tự động hóa quy trình: Giảm thiểu các công việc thủ công, giải phóng nhân viên để tập trung vào các công việc sáng tạo hơn. Điều này có nghĩa là trao cho nhân viên nhiều quyền tự chủ và kiểm soát hơn trong công việc của họ. Bằng cách "dân chủ hóa" doanh nghiệp số, các tổ chức có thể nâng cao khả năng ra quyết định của nhân viên và giúp họ giải quyết các vấn đề kinh doanh bằng dữ liệu. Như vậy, quyền lực của tự động hóa sẽ được đặt vào tay những người có khả năng sử dụng nó một cách hiệu quả nhất.
-
Cải thiện quy trình: Kết nối các ứng dụng khác nhau để tạo thành một hệ thống thống nhất, giúp thông tin được chia sẻ một cách liền mạch. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ sử dụng một hệ thống tập trung để cải thiện các quy trình, giúp nhân viên và các nhóm kinh doanh vượt qua những thách thức mà họ đang gặp phải.
-
Tích hợp: Nhiều doanh nghiệp hiện nay phải đối mặt với tình trạng các quy trình làm việc bị tách rời và sử dụng hàng trăm công cụ khác nhau. Đây chính là cơ hội để triển khai một không gian làm việc số tích hợp. Thay vì phải mở tới 10 công cụ khác nhau để thực hiện công việc hàng ngày, nhân viên chỉ cần truy cập vào một trung tâm tích hợp duy nhất như Lark Suite.
-
Chuyển đổi chậm mà chắc: Những đổi mới trong không gian làm việc số không nhất thiết phải diễn ra nhanh chóng và mạnh mẽ để có hiệu quả. Dù là trong việc hợp tác theo thời gian thực hay phân công công việc, các tổ chức có thể từ từ giúp nhân viên tận dụng các công nghệ đám mây, đồng thời loại bỏ những rào cản "truyền thống" cản trở sự hợp tác giữa các nhóm.
Tóm lại, việc xây dựng một không gian làm việc số không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp có thể cạnh tranh trong thời đại số. Bằng cách đầu tư vào công nghệ, đào tạo nhân viên và xây dựng một văn hóa làm việc phù hợp, doanh nghiệp sẽ có thể đạt được những kết quả vượt trội.
Lời khuyên: Hãy trang bị cho nhân viên những kiến thức và kỹ năng cần thiết để làm việc hiệu quả trong môi trường số. Xây dựng một văn hóa làm việc khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo và hợp tác.
Cách ứng dụng các sản phẩm SaaS trong việc thúc đẩy năng suất Không gian làm việc số
Nhiều doanh nghiệp thuộc các ngành khác nhau đã được hưởng lợi từ sự phát triển của các mô hình dựa trên đám mây và SaaS. Khi ngày càng nhiều công việc chuyển từ hệ thống tại chỗ sang đám mây công cộng, việc kết nối giữa các ứng dụng SaaS trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong không gian làm việc số.
Một trong những thách thức lớn mà các tổ chức phải đối mặt là tạo ra sự liên kết giữa các ứng dụng SaaS khác nhau để nâng cao hiệu quả công việc và năng suất. Chẳng hạn, các doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình làm việc bằng cách kết nối hệ thống CRM với các công cụ ERP của họ.
Ngược lại, những tổ chức không thể kết nối các ứng dụng đám mây sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội thị trường và khả năng tiếp cận khách hàng. Bằng cách tích hợp nhiều ứng dụng SaaS, doanh nghiệp có thể tự động hóa việc truy cập dữ liệu, tiết kiệm thời gian và giảm bớt các công việc thủ công. Ví dụ, doanh nghiệp sử dụng Lark có thể dễ dàng sử dụng song song với một phần mềm data warehouse hay phần cứng là một công cụ chấm công vật lý.
Một số lợi ích chính của việc kết nối ứng dụng SaaS trong không gian làm việc số:
-
Cải thiện khả năng hiển thị: Doanh nghiệp hiện đại thường sử dụng nhiều ứng dụng và tài sản được lưu trữ trên đám mây. Một giải pháp tích hợp giúp cải thiện khả năng kiểm soát và theo dõi các tài sản này.
-
Tăng năng suất thông qua tự động hóa: Bằng cách kết nối các công cụ SaaS, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất làm việc bằng cách giảm thiểu các công việc thủ công như nhập dữ liệu. Điều này cho phép nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao hơn, từ đó nâng cao mức độ gắn bó trong công việc.
-
Tối ưu quyết định kinh doanh: Một hệ sinh thái SaaS được kết nối giúp cải thiện việc chia sẻ và hợp tác dữ liệu giữa các bộ phận khác nhau. Ví dụ, thông tin từ hệ thống CRM có thể hỗ trợ việc ra quyết định trong quy trình kinh doanh. Nói cách khác, kết nối SaaS có thể giúp dân chủ hóa dữ liệu trong tổ chức. Đây chỉ là một số lợi ích của việc kết nối SaaS nhằm nâng cao hiệu quả và giải quyết các thách thức trong không gian làm việc số.
>> Xem thêm: Triển khai SaaS: Giải mã những quan niệm sai lầm phổ biến và chiến lược thành công cho doanh nghiệp
Lời khuyên hữu ích cho các doanh nghiệp trong chiến lược triển khai các giải pháp SaaS
Để tận dụng tối đa sức mạnh của các giải pháp SaaS trong không gian làm việc số, doanh nghiệp cần lưu ý một số phương pháp sau đây:
-
Ưu tiên tích hợp liền mạch: Khi lựa chọn giải pháp SaaS, hãy chọn những công cụ có khả năng tích hợp tốt với các hệ thống và ứng dụng hiện có. Điều này sẽ giúp nhân viên dễ dàng truy cập và sử dụng các công cụ mà không gặp phải rào cản kỹ thuật.
-
Đầu tư vào đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên của bạn được đào tạo để sử dụng các công cụ và nền tảng SaaS mới. Điều này bao gồm việc cung cấp tài liệu, nguồn lực và hỗ trợ để giúp họ làm quen với công nghệ mới và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
-
Theo dõi và tối ưu hóa: Thường xuyên đánh giá hiệu suất của các giải pháp SaaS được kết nối để tìm ra những điểm cần cải thiện. Bằng cách theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và thu thập phản hồi từ nhân viên, bạn có thể tối ưu hóa trải nghiệm làm việc số cho đội ngũ của mình.
-
Chú trọng bảo mật: Bảo mật dữ liệu cần phải là ưu tiên hàng đầu khi triển khai các giải pháp SaaS được kết nối. Đảm bảo rằng các công cụ bạn chọn đáp ứng các tiêu chuẩn ngành và yêu cầu tuân thủ, đồng thời thực hiện các biện pháp bảo mật bổ sung khi cần thiết.
-
Quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả: Khi tổ chức của bạn triển khai các giải pháp SaaS mới, việc quản lý thay đổi trở nên rất quan trọng. Bạn cần xây dựng một chiến lược quản lý thay đổi rõ ràng, bao gồm việc giao tiếp hiệu quả và hỗ trợ nhân viên trong suốt quá trình chuyển đổi.
Khi thực hiện theo những lời khuyên này, doanh nghiệp sẽ có thể triển khai thành công các giải pháp SaaS, từ đó tạo ra một không gian làm việc số hiệu quả, năng suất và an toàn hơn. Cuối cùng, điều này sẽ thúc đẩy sự đổi mới, cải thiện khả năng hợp tác và nâng cao hiệu suất công việc.
Lark Suite: Nền tảng SaaS dành cho mọi doanh nghiệp
Lark Suite là một nền tảng không gian làm việc số tiên tiến, được thiết kế để nâng cao hiệu suất và sự kết nối (communication & collaboration > optimize productivity) trong các tổ chức. Với bộ công cụ toàn diện, bao gồm chat, video conferencing, quản lý dự án, lên lịch, lưu trữ tài liệu,... Lark giúp các đội ngũ làm việc hiệu quả và thông minh hơn. Lark dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp, đảm bảo một quá trình chuyển đổi mượt mà và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Dưới đây là các khối tính năng chính của Lark:
 (1).pptx (1).png)
Là một nền tảng SaaS, Lark Suite có khả năng mở và kết nối linh hoạt với vô số công cụ số khác thông qua Lark Open Platform:
.png)
Rikkei Digital
Với khả năng tích hợp với hàng trăm ứng dụng bên thứ ba, Lark trở thành trung tâm kết nối cho các công cụ SaaS khác nhau, giúp cải thiện trải nghiệm nhân viên và thúc đẩy sự hợp tác.
Rikkei Digital là một đối tác chiến lược của Lark, chuyên cung cấp các giải pháp không gian làm việc số hàng đầu. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và kiến thức sâu về Lark, Rikkei Digital hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai và tối ưu hóa nền tảng này để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ.
Lợi ích khi hợp tác với Rikkei Digital:
-
Chuyên môn sâu về Lark: Đội ngũ Rikkei Digital có kiến thức chuyên sâu về Lark và cách sử dụng hiệu quả các tính năng của nền tảng.
-
Dịch vụ toàn diện: Rikkei Digital cung cấp các dịch vụ từ tư vấn, triển khai, đào tạo đến hỗ trợ sau triển khai.
-
Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng: Rikkei Digital giúp doanh nghiệp thiết lập không gian làm việc số phù hợp với văn hóa và quy trình của tổ chức.
-
Tăng năng suất và hiệu quả: Lark và Rikkei Digital giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao năng suất làm việc.
>> Xem thêm: Rikkei Digital - Đối tác Đầu Tiên của Lark Suite tại APAC nhận chứng chỉ Delivery Partner
Kết
Trong bối cảnh hậu đại dịch, các tổ chức đang tái cấu trúc không gian làm việc số của mình và tìm cách để các bộ phận phối hợp hiệu quả hơn, từ đó duy trì năng suất. Vai trò của không gian làm việc số trong các tổ chức hiện đại là vô cùng quan trọng. Khi các doanh nghiệp tiếp tục phát triển và thích ứng với những phương thức làm việc mới, đồng thời số lượng công cụ SaaS ngày càng tăng, các tổ chức cần tối ưu hóa trải nghiệm số cho người dùng thông qua các nền tảng SaaS liên kết, đồng thời duy trì kiểm soát và thúc đẩy năng suất trong các nhóm kinh doanh. Như đã đề cập ở các phần trước, các giải pháp SaaS liên kết đóng vai trò then chốt trong việc duy trì năng suất, hiệu quả và sự hợp tác trong không gian làm việc số. Bằng cách tận dụng sức mạnh của các ứng dụng SaaS liên kết và áp dụng các phương pháp tốt nhất được nêu trong ebook này, doanh nghiệp có thể chuẩn bị tốt cho thành công trong môi trường cạnh tranh và nhanh chóng ngày nay.
Nếu bạn đang tìm kiếm cách xây dựng một không gian làm việc số bền vững cho tổ chức của mình, thì Rikkei Digital sẽ là đối tác phù hợp. Hãy đặt lịch hẹn với chúng tôi để đội ngũ của chúng tôi có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu của bạn và cùng nhau xây dựng giải pháp phù hợp.
