Không gian làm việc số - Nền tảng thúc đẩy trải nghiệm làm việc mới của nhân viên
Không gian làm việc số đang định hình lại cách chúng ta làm việc. Tuy nhiên, để thành công, các doanh nghiệp cần có một chiến lược triển khai không gian làm việc số rõ ràng và toàn diện, đặc biệt là trong việc thay đổi văn hóa làm việc.
Mục lục
Không gian làm việc số đang định hình lại cách chúng ta làm việc. Để phản ánh chính xác những thay đổi trong trải nghiệm làm việc của nhân viên, các tổ chức hàng đầu đã có nhiều phương pháp sáng tạo để triển khai không gian làm việc số hiệu quả.
Thông qua việc tích hợp các công nghệ và ứng dụng mà nhân viên sử dụng trong quá trình làm việc, từ email, nhắn tin tức thời, các công cụ mạng xã hội doanh nghiệp đến các ứng dụng nhân sự và công cụ họp trực tuyến vào một nền tảng thống nhất, doanh nghiệp không chỉ giúp phá bỏ rào cản giao tiếp mà còn tạo điều kiện để nhân viên làm việc hiệu quả, sáng tạo và tăng trưởng hơn.
Tuy nhiên, chìa khóa thành công nằm ở việc triển khai hiệu quả chiến lược không gian làm việc số có khả năng thúc đẩy văn hóa và hành vi làm việc của nhân viên.
Những xu hướng phát triển dẫn đến sự ra đời của không gian làm việc số
Mặc dù nơi làm việc bắt đầu chuyển đổi từ thời kỳ nông nghiệp và công nghiệp hóa, nhưng sự phổ biến rộng rãi của công nghệ thông tin đã thay đổi hoàn toàn cách thức nhân viên kết nối, hợp tác và giao tiếp. Sự thay đổi này đã tăng tốc trong 30 năm qua do sự xuất hiện của ba xu hướng cơ bản:
-
Lực lượng lao động thay đổi: Khi thế hệ lớn tuổi nghỉ hưu, lượng kiến thức quý báu cũng dần mất đi, đặt ra yêu cầu cao hơn về việc lưu trữ và chia sẻ thông tin. Đồng thời, thế hệ trẻ lại có những kỳ vọng khác biệt. Họ đã quen với công nghệ và mong muốn được làm việc với các công cụ làm việc hiện đại, linh hoạt, tương tự như những gì họ sử dụng trong cuộc sống hàng ngày.
-
Quá tải thông tin: Thông tin vẫn đang tăng trưởng theo cấp số nhân. Điều này khiến nhân viên khó khăn trong việc tìm kiếm và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, ngay cả khi họ có những công cụ tìm kiếm hiện đại.
-
Nhu cầu về tốc độ: Cuối cùng, tốc độ làm việc của môi trường kinh doanh ngày nay ngày càng tăng. Để đáp ứng yêu cầu của thị trường, nhân viên phải làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn và cần có những công cụ hỗ trợ để hợp tác chặt chẽ với nhau.
Khi lực lượng lao động ngày càng thay đổi đa dạng và có những yêu cầu khác nhau, doanh nghiệp ngày càng gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của tất cả mọi người. Đồng thời, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và nhu cầu tăng năng suất đang đặt ra những thách thức mới cho môi trường làm việc. Sự kết hợp của những yếu tố này đang làm thay đổi và định hình lại hoàn toàn cách chúng ta làm việc.
Không gian làm việc số có thể đáp ứng nhu cầu thay đổi của các tổ chức như thế nào?
Không gian làm việc số thế hệ mới có thể giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề này bằng cách:
-
Hỗ trợ những thay đổi trong phong cách làm việc cho phép nhân viên làm việc minh bạch hơn và tận dụng tốt hơn các mạng xã hội.
-
Thống nhất giao tiếp ngoại tuyến và trực tuyến bằng cách giữ liên lạc với nhân viên thông qua thiết bị di động để cung cấp quyền truy cập mọi lúc, mọi nơi vào công cụ và thông tin của công ty.
-
Tập trung vào trải nghiệm của nhân viên bằng cách cung cấp cho họ trải nghiệm người dùng như họ có bên ngoài tường lửa.
-
Cung cấp sự lựa chọn, linh hoạt và cá nhân hóa.
-
Hỗ trợ môi trường làm việc ảo cho phép nhân viên kết nối ở các địa điểm làm việc phân tán và ảo hóa trong khi cân bằng quyền riêng tư của khách hàng và rủi ro hoạt động.
-
Giảm chi tiêu và nâng cao năng suất bằng cách cung cấp cho nhân viên các công cụ và thông tin đúng lúc.
-
Chiến thắng cuộc chiến giành tài năng bằng cách cung cấp môi trường tiến bộ và sáng tạo mà các ứng viên hàng đầu hiện mong đợi.
.PNG)
>> Xem thêm: Ứng dụng của Digital Workplace trong quản trị nhân sự thời đại số
Không gian làm việc số là gì?
Không gian làm việc số được coi là bước tiến tự nhiên trong sự phát triển của môi trường làm việc hiện đại. Nó bao gồm tất cả các công cụ và công nghệ mà chúng ta sử dụng hàng ngày để hoàn thành công việc, từ những phần mềm quen thuộc như email, tin nhắn tức thời, công cụ họp trực tuyến, mạng xã hội doanh nghiệp đến các ứng dụng phức tạp hơn như hệ thống quản lý nhân sự hay phần mềm bán hàng.
Bởi vì hầu hết các tổ chức hiện nay đều đã và đang áp dụng các công cụ này để làm việc, nên doanh nghiệp không phải xây dựng không gian làm việc số từ đầu. Chỉ cần nhân viên của bạn sử dụng điện thoại thông minh để kiểm tra email, kiểm tra phiếu lương hay truy cập hệ thống quản lý công việc trực tuyến, tức là họ đã đang làm việc trong một không gian làm việc số.
Việc triển khai các công nghệ mới là cần thiết, nhưng lợi ích mà không gian làm việc số mang lại thường vượt trội hơn so với chi phí đầu tư. Các tổ chức không thể đứng ngoài cuộc cách mạng số. Nếu không muốn bị tụt hậu, doanh nghiệp cần phải thích ứng và xây dựng một không gian làm việc số phù hợp với kỳ vọng của nhân viên và đặc thù của công việc.
Tại sao nên áp dụng chiến lược không gian làm việc số?
Việc chuyển đổi sang không gian làm việc số không chỉ là xu hướng mà còn là một quyết định kinh doanh thông minh. Điều này mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích cốt lõi như:
-
Thu hút tài năng: 64% nhân viên sẵn sàng chọn công việc có mức lương thấp hơn nếu họ có thể làm việc từ xa.
-
Năng suất nhân viên: Các tổ chức có mạng xã hội trực tuyến mạnh mẽ đạt hiệu quả cao hơn 7% so với những tổ chức không có.
-
Sự hài lòng của nhân viên: Các tổ chức triển khai công cụ truyền thông xã hội nội bộ ghi nhận mức tăng trung bình 20% trong sự hài lòng của nhân viên.
-
Giữ chân nhân viên: Khi mức độ gắn kết của nhân viên tăng lên, tỷ lệ giữ chân nhân viên cũng tăng theo, có thể lên tới 87%.
-
Công cụ giao tiếp: Nhân viên thích sử dụng các công cụ giao tiếp hiện đại, đặc biệt là nhắn tin tức thời, hơn là các công cụ truyền thống như email hoặc không gian làm việc nhóm.
Với những lợi thế này, ngày càng nhiều tổ chức quyết định đầu tư ngân sách CNTT để hỗ trợ các chiến lược không gian làm việc số, hứa hẹn mang lại lợi nhuận rõ ràng. Xu hướng này sẽ tiếp tục gia tăng khi nhân viên ngày càng muốn xây dựng mối quan hệ kinh doanh hiệu quả hơn, vượt ra ngoài các nhóm làm việc tự nhiên, nhằm tăng cường chia sẻ kiến thức trong toàn tổ chức.
Để đạt được những kết quả này, doanh nghiệp cần cung cấp cho nhân viên các công cụ cần thiết để hợp tác, giao tiếp và kết nối với nhau cũng như với các hệ thống hậu cần của tổ chức. Doanh nghiệp cần phối hợp giữa đơn vị tư vấn & triển khai chuyên nghiệp và các khoản đầu tư của mình để tránh những rủi ro từ việc triển khai độc lập và sự khác biệt trong quyền sở hữu. Hãy áp dụng một lộ trình rõ ràng để đảm bảo rằng không gian làm việc số mang lại giá trị kinh doanh rõ ràng, có thể đo lường được, đồng thời giảm thiểu rủi ro và tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
Digital Workplace Framework: Cơ sở để xây dựng một không gian làm việc số hiệu quả
Không có một công thức cố định nào để thiết kế một không gian làm việc số hoàn hảo, nhưng có những nguyên tắc chung mà các doanh nghiệp thành công thường áp dụng. Khung làm việc số dưới đây cung cấp cho các tổ chức một bản đồ đường để hiểu rõ hơn về môi trường làm việc số của doanh nghiệp mình và xác định những điểm cần cải thiện.
Khung này được chia thành bốn lớp chính:
-
Mục đích sử dụng: Hợp tác, giao tiếp và kết nối
Mọi hoạt động trong không gian làm việc số đều xoay quanh việc tạo điều kiện cho nhân viên làm việc nhóm, trao đổi thông tin và xây dựng mối quan hệ. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một môi trường làm việc nơi mọi người có thể chia sẻ kiến thức và ý tưởng một cách hiệu quả.
-
Công nghệ: Hộp công cụ số
Công nghệ là nền tảng của không gian làm việc số. Mỗi doanh nghiệp đều có một bộ công cụ công nghệ riêng, từ những phần mềm cơ bản đến các ứng dụng chuyên dụng. Việc lựa chọn các công cụ phù hợp sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
-
Quản lý: Điều hành, kiểm soát và tuân thủ
Để sử dụng công nghệ một cách hiệu quả trong không gian làm việc số, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý rõ ràng. Điều này bao gồm việc xây dựng các quy định, quy trình làm việc và đảm bảo rằng mọi hoạt động đều tuân thủ các quy định của pháp luật và chính sách của công ty.
-
Mục tiêu kinh doanh: Tạo ra giá trị
Giống như bất kỳ sáng kiến cốt lõi nào, mọi thay đổi trong không gian làm việc số đều hướng đến một mục tiêu cuối cùng là mang lại lợi ích kinh doanh cho doanh nghiệp. Việc xây dựng và phát triển không gian làm việc số cần phải gắn liền với các mục tiêu kinh doanh cụ thể.
Mục đích sử dụng: tăng cường hợp tác, giao tiếp và kết nối
Văn hóa doanh nghiệp định hình cách chúng ta làm việc
Văn hóa và con người là hai yếu tố cốt lõi ảnh hưởng đến hiệu suất của doanh nghiệp. Văn hóa không chỉ định hình cách thức làm việc của nhân viên mà còn quyết định mức độ họ tận dụng không gian làm việc số để kết nối, giao tiếp và hợp tác hiệu quả.
Hiểu rõ cách làm việc của nhân viên
Để xây dựng một kế hoạch quản lý thay đổi và chiến lược không gian làm việc số hiệu quả, điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là hiểu rõ cách thức làm việc mà nhân viên cảm thấy thoải mái nhất. Từ đó, lên chiến lược phù hợp và giúp nhân viên tận dụng tối đa các công cụ kỹ thuật số.
Tăng cường hợp tác, giao tiếp và kết nối
Không gian làm việc số giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể ba yếu tố quan trọng:
-
Hợp tác: để giải quyết các vấn đề kinh doanh và vận hành hiệu quả, các tổ chức cần khả năng khai thác tri thức trên toàn doanh nghiệp với các công cụ hợp tác trực tuyến, liền mạch, tích hợp và trực quan hóa, giúp tăng cường khả năng làm việc nhóm của nhân viên.
-
Giao tiếp: trong thời đại thông tin phát triển, ngày càng có nhiều công cụ xuất hiện cho phép người dùng tự tạo và chia sẻ nội dung của riêng mình, thay vì chỉ tiêu thụ nội dung có sẵn. Để đảm bảo thông tin được truyền tải đến đúng người, đúng thời điểm, nhân viên cần các công cụ hỗ trợ giao tiếp hai chiều và cá nhân hóa nội dung.
-
Kết nối: không ai có thể làm việc một mình. Các công cụ giúp nhân viên kết nối lại với nhau, chia sẻ chung tài sản trí tuệ và thu nhận thông tin từ những kiến thức sẵn có trong tổ chức. Không gian làm việc số đáp ứng những mục tiêu này bằng cách thúc đẩy một văn hóa và cộng đồng mạnh mẽ hơn trong môi trường làm việc.
Tạo dựng một môi trường làm việc gắn kết
Không gian làm việc số giúp xây dựng một môi trường làm việc gắn kết, nơi mọi người cảm thấy được kết nối và chia sẻ chung một mục tiêu.
Công nghệ: Hộp công cụ không gian làm việc số
Hộp công cụ số bao gồm các công cụ và công nghệ mà nhân viên cần sử dụng để làm việc. Tất cả các tổ chức đều có một hộp công cụ số riêng, tùy thuộc vào ngành và chức năng công việc.
Lý tưởng nhất, có thể dựa vào chiến lược kinh doanh và mục tiêu sáng kiến không gian làm việc số để quyết định những công cụ nào thuộc về hộp công cụ số.
Xây dựng hộp công cụ cho không gian làm việc số
Trong hầu hết các tổ chức, hộp công cụ không gian làm việc số có thể được định nghĩa rộng rãi trong tám loại danh mục để hỗ trợ các cách doanh nghiệp giao tiếp, hợp tác, kết nối và cung cấp dịch vụ hàng ngày. Thông thường, các tổ chức triển khai các công cụ này một cách độc lập mà không có lợi ích của một chiến lược không gian làm việc số toàn diện.
Để khắc phục vấn đề này, anh/chị nên dành thời gian để tạo ra một chiến lược không gian làm việc số thể hiện rõ trọng tâm kinh doanh của doanh nghiệp và có thể dẫn dắt việc phát triển hộp công cụ số của doanh nghiệp. Bằng cách đánh giá khả năng của doanh nghiệp trong mỗi danh mục, anh/chị có thể xác định các lĩnh vực trọng tâm của mình và tham khảo văn hóa và yêu cầu kinh doanh của tổ chức để xác định các công cụ anh/chị cần nhất.
Dưới đây là 8 loại danh mục hay còn gọi là 8 nhóm tính năng mà một không gian làm việc số có thể đáp ứng được:
|
Trò chuyện
Cung cấp phương pháp nhanh chóng để giao tiếp với đồng nghiệp
• Business E-mail
• Nhắn tin tức thời (cá nhân & nhóm)
• Gọi điện & Video Call
• Nhắn tin di động
|
Hiệu suất
Cho phép các nhân viên hoàn thành công việc một cách hiệu quả
• Công cụ soạn thảo văn bản
• Bảng tính
• Bản trình bày
• Máy tính
|
Cộng tác
Cho phép nhân viên làm việc với nhau và làm việc với các đối tác
• Giải pháp phòng họp hoạt động dưới dạng trung tâm cộng tác • Cộng đồng
• Wiki
• Cuộc họp video
• Chia sẻ tệp
|
Giao tiếp
Hỗ trợ chia sẻ thông tin và xuất bản nội bộ
• Cổng thông tin nội bộ/intranet
• Blog
• Trang chủ cá nhân hóa
|
|
Ứng dụng doanh nghiệp
Cho phép nhân viên truy cập các ứng dụng tự phục vụ trực tuyến
• Xử lý ticket
• Hệ thống nhân sự
• ERP
• CRM
|
Crowd sourcing
Cho phép tổ chức thu thập ý tưởng, đề xuất và phản hồi từ nhân viên thông qua các công cụ
• Nền tảng ý tưởng
• Thăm dò ý kiến
• Khảo sát
• Diễn đàn
|
Sự kết nối
Giúp định vị các chuyên gia và đồng nghiệp trong toàn tổ chức
• Danh bạ nhân viên
• Sơ đồ tổ chức
• Hồ sơ phong phú
|
Tính di động
Cho phép truy cập các công cụ ngoài văn phòng hoặc nơi làm việc
• PC/laptop/Máy tính bảng
• Di động/smartphone
• Văn phòng tại nhà
• Máy quét từ xa
|
Kiểm soát: Quản trị, Rủi ro và Tuân thủ
Ngoài việc thiết lập chiến lược và xây dựng hộp công cụ cho nơi làm việc số, anh/chị cần giải quyết những thách thức mà tổ chức có thể gặp phải trong các lĩnh vực quản trị, rủi ro và tuân thủ. Khi tạo ra một không gian làm việc số, các tổ chức cũng cần phát triển một mô hình quản trị hỗ trợ kết nối và hợp tác, đồng thời giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ.
Các yếu tố giúp doanh nghiệp quản trị không gian làm việc số tốt hơn
-
Nguyên tắc hướng dẫn: Xác định các mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp muốn đạt được với không gian làm việc số và chuyển đổi chúng thành các nguyên tắc hướng dẫn để thúc đẩy sự phát triển liên tục.
-
Chiến lược quản trị thông tin: Xác định trọng tâm của chiến lược không gian làm việc số và liên kết nó với chiến lược quản lý thông tin hoặc quản trị thông tin hiện có của tổ chức.
-
Vai trò và trách nhiệm: Xác định các bên liên quan chính và xây dựng một mô hình tương tác phù hợp và bền vững. Định nghĩa các quy trình quản trị, chỉ số và quy trình giám sát.
-
Đào tạo và chứng nhận: Đảm bảo nhân viên có quyền truy cập vào các khóa đào tạo giúp họ tận dụng không gian làm việc số một cách hiệu quả. Đồng thời, theo dõi và đảm bảo rằng nhân viên kỹ thuật được đào tạo và chứng nhận để hỗ trợ công nghệ nền tảng một cách đúng đắn.
Giảm thiểu rủi ro và tuân thủ
-
Giám sát, thu thập và phân tích thông tin: Điều này giúp doanh nghiệp xác định thông tin đang được chia sẻ và những rủi ro có thể ảnh hưởng đến danh tiếng, lợi thế cạnh tranh, năng suất hoặc bảo vệ thông tin nhạy cảm của tổ chức.
-
Đào tạo chính sách: Ngoài đào tạo kỹ thuật, nhân viên cũng cần được đào tạo về chính sách liên quan đến loại thông tin mà họ nên hoặc không nên chia sẻ trong không gian làm việc số. Doanh nghiệp cũng cần truyền đạt các chính sách về cách xử lý dữ liệu cá nhân đúng cách và cách tránh làm tổn hại đến thương hiệu của tổ chức.
-
Tổ chức kênh giao tiếp: Sắp xếp các kênh trong không gian làm việc số một cách hợp lý. Tổ chức luồng thông tin vào và ra giữa các kênh khác nhau. Tránh mô hình rời rạc, nơi các nhóm khác nhau sử dụng các công cụ khác nhau và giao tiếp riêng lẻ.
-
Quản lý khủng hoảng: Tin tức lan truyền nhanh chóng nhờ khả năng mạng xã hội của không gian làm việc số. Nếu xảy ra khủng hoảng, hãy đưa ra phản hồi nhanh chóng (trong vòng 24 giờ), thể hiện sự minh bạch, sẵn sàng lắng nghe và trao đổi hợp lý.
Mô hình quản trị cần tối đa hóa sự kết nối và hợp tác, trong khi vẫn đảm bảo giảm thiểu rủi ro.
Động lực kinh doanh: Tạo ra giá trị kinh doanh có thể đo lường được
Bằng cách kết nối nhân viên vượt ra ngoài ranh giới địa lý hoặc phòng ban của họ, không gian làm việc số có thể giúp nhân viên tự do định hướng nỗ lực của mình, xây dựng các cộng đồng quan tâm, thúc đẩy quản lý tri thức và hợp tác theo những cách phù hợp với họ, từ đó mang lại giá trị kinh doanh rõ ràng và đo lường được.
Điều này có ý nghĩa gì với các tổ chức?
Để tận dụng những lợi ích này, không gian làm việc số của doanh nghiệp cần giải quyết các thách thức hiện tại và mang lại giá trị kinh doanh. Nhân viên cần biết họ sẽ được hưởng lợi ích gì. Dưới đây là một số cách để đạt được những kết quả cụ thể và đo lường được:
-
Tăng doanh thu: Cung cấp các ứng dụng giúp nhân viên xác định các cơ hội bán chéo và upsell
-
Giảm chi phí hoạt động: Áp dụng các phương pháp hiệu quả hơn cho các cuộc họp ảo, từ đó cắt giảm chi phí đi lại, viễn thông và thời gian chờ đợi ở sân bay.
-
Tăng tốc độ ra mắt thị trường: Cung cấp các công cụ hỗ trợ nghiên cứu, phát triển, kiểm tra và cung cấp sản phẩm, dịch vụ mới nhanh hơn, chẳng hạn như máy quét từ xa để giao hàng từ xa.
-
Tăng cường đổi mới: Tạo điều kiện giao tiếp hai chiều để thúc đẩy các cuộc thảo luận và xây dựng các cộng đồng quan tâm, từ đó đổi mới sáng tạo.
-
Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Giúp nhân viên tìm thông tin nhanh hơn và phục vụ khách hàng hiệu quả hơn.
-
Tăng tính linh hoạt: Cung cấp các công cụ mô phỏng các thay đổi về tổ chức và kinh doanh và phản ánh hành vi của nhân viên
-
Nâng cao sự hài lòng của nhân viên: Triển khai các công cụ dễ sử dụng, có thể được sử dụng theo cùng một cách bên trong và bên ngoài tường lửa trên nhiều thiết bị
-
Tăng năng suất và hiệu quả: Cung cấp các công cụ và công nghệ giúp nhân viên thực hiện các quy trình và chức năng kinh doanh hiện tại ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào
-
Tăng cường tuyển dụng và giữ chân tài năng: Xây dựng một thương hiệu môi trường làm việc xuất sắc
-
Cải thiện trải nghiệm nhân viên: Cung cấp đúng công cụ vào đúng thời điểm để nhân viên làm việc hiệu quả
Không gian làm việc số giải quyết các thách thức hiện tại và cung cấp giá trị theo những cách mới
Kết quả cụ thể
-
Tiết kiệm thời gian: Một công ty phát hiện ra rằng một quản lý có thể tiết kiệm được 43 phút mỗi tháng nhờ cải thiện các công cụ tại nơi làm việc. Với hơn 30.000 quản lý, công ty ước tính họ có thể tăng năng suất hàng năm đến 12 triệu đô la.
-
Tăng hiệu quả khách hàng: Các nhà bán hàng giảm thời gian họ dành cho các hoạt động quản lý từ 1 đến 3 giờ nhờ tích hợp hệ thống và tăng cường sử dụng các công cụ hợp tác.
Lark giúp hiện thực hóa không gian làm việc số lý tưởng như thế nào?
Không gian làm việc số hiện diện trong mọi tổ chức và ngành nghề ngày nay. Tuy nhiên, không phải mọi không gian làm việc số đều được thiết kế một cách đồng bộ và hiệu quả. Mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu và mục tiêu riêng, đòi hỏi một giải pháp không gian làm việc số có thể tùy chỉnh và cá nhân hóa. Vậy làm thế nào để xây dựng một không gian làm việc số có thể đáp ứng được những yêu cầu trên?
Để giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi này và có định hướng rõ hơn trong việc xây dựng một không gian làm việc số hiệu quả, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về Lark Suite - một nền tảng làm việc số đang thu hút rất nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp Châu Á.
Lark Suite là một nền tảng làm việc số hợp nhất, cung cấp một loạt các công cụ và tính năng giúp các đội ngũ làm việc hiệu quả hơn, từ giao tiếp, chia sẻ tài liệu đến quản lý dự án. Với Lark Suite, anh/chị có thể xây dựng một không gian làm việc số linh hoạt, tùy chỉnh và đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.
Điểm nổi bật của Lark Suite:
-
Tính linh hoạt: Lark Suite cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh không gian làm việc để phù hợp với quy trình và thói quen làm việc của doanh nghiệp.
-
Tính all-in-one: Giải quyết vấn đề phân mảnh trong công cụ sử dụng và quản lý dữ liệu. Các lớp ứng dụng được liên kết chặt chẽ với nhau về mặt tính năng và dữ liệu.
-
Tính dễ sử dụng: Concept chat-centric mang lại trải nghiệm sử dụng thân thuộc và tiện lợi. Sử dụng được trên tất cả thiết bị, đặc biệt là thân thiện với thiết bị di động; đồng thời không đòi hỏi khả năng cao về công nghệ
-
Tính dễ triển khai và tùy biến: Cung cấp các công cụ no-code, giao diện đẹp, dễ sử dụng để doanh nghiệp có thể tự triển khai số hoá và tự động hoá các quy trình & nghiệp vụ phổ biến
-
Tiết kiệm chi phí: Thay thế nhiều phần mềm trong doanh nghiệp như email, chat, drive, online doc; các phần mềm về quy trình và quản trị công việc
-
Tính tích hợp: Tất cả các công cụ trong Lark Suite được tích hợp liền mạch, giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn. Đặc biệt, Lark Suite là nền tảng mở, có thể tích hợp và kết nối với các hệ thống nghiệp vụ chuyên sâu của doanh nghiệp hoặc các custom app thông qua API.
-
Tính bảo mật: Lark Suite đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu như GDPR, CCPA/CPRA, APPI, PDPA,... cùng nhiều tiêu chuẩn về bảo mật tuân thủ khác, đảm bảo bảo mật thông tin cho doanh nghiệp.
-
Tính mở rộng: Lark Suite có thể dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Lark đáp ứng đúng chuẩn khung xây dựng một Digital Workplace (Digital Workplace Framework)
Ở phần trên chúng ta đã cùng bàn luận về 4 lớp chính trong khung tiêu chuẩn giúp xây dựng một không gian làm việc số toàn diện, bao gồm: Mục đích sử dụng; Công nghệ; Kiểm soát và Động lực kinh doanh. Vậy Lark Suite có thể đáp ứng 4 lớp chính này như thế nào? Cùng Rikkei Digital phân tích trong phần dưới đây.
|
4 lớp chính trong Digital Workplace Framework
|
Khái niệm
|
Lark Suite
|
|
Mục đích sử dụng: Hợp tác, giao tiếp và kết nối
|
Mọi hoạt động trong không gian làm việc số đều xoay quanh việc tạo điều kiện cho nhân viên làm việc nhóm, trao đổi thông tin và xây dựng mối quan hệ. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một môi trường làm việc nơi mọi người có thể chia sẻ kiến thức và ý tưởng một cách hiệu quả.
|
Lark Suite đi theo concept "chat-centric", tức là lấy chat làm trung tâm giao tiếp - "bộ não" vận hành của cả nền tảng, nơi duy trì kết nối và thúc đẩy các cá nhân và phòng, ban phối hợp với nhau hiệu quả hơn nhờ nhiều tính năng tự động.
Sự thiết lập này của Lark Suite cũng phù hợp với văn hóa làm việc đề cao sự trao đổi, thảo luận với nhau thông qua chat của người Việt Nam và châu Á nói chung, giúp tạo ra một môi trường lý tưởng cho mọi người chia sẻ và làm việc.
|
|
Công nghệ: Hộp công cụ không gian làm việc số
|
Trong hầu hết các tổ chức, hộp công cụ không gian làm việc số có thể được định nghĩa rộng rãi trong tám loại danh mục để hỗ trợ các cách doanh nghiệp giao tiếp, hợp tác, kết nối và cung cấp dịch vụ hàng ngày.
 |
Nhóm tính năng chính trong Lark Suite được cấu trúc và tổ chức giống 100% so vbvới hộp công cụ số tiêu chuẩn trong không gian làm việc số.
 |
|
Kiểm soát: Quản trị, Rủi ro và Tuân thủ
|
Ngoài việc thiết lập chiến lược và xây dựng hộp công cụ cho nơi làm việc số, anh/chị cần giải quyết những thách thức mà tổ chức có thể gặp phải trong các lĩnh vực quản trị, rủi ro và tuân thủ. Khi tạo ra một không gian làm việc số, các tổ chức cũng cần phát triển một mô hình quản trị hỗ trợ kết nối và hợp tác, đồng thời giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ.
|
Lark Suite cam kết bảo mật và tuân thủ thông tin theo các tiêu chuẩn cao nhất, tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn an ninh thông tin quốc tế, bao gồm: ISO 27001, GDPR, CCPA, HIPAA, PCI-DSS.
Lark Suite cũng đã thực hiện các biện pháp an ninh và bảo mật bổ sung, bao gồm:
|
|
Động lực kinh doanh: Tạo ra giá trị kinh doanh có thể đo lường được
|
Bằng cách kết nối nhân viên vượt ra ngoài ranh giới địa lý hoặc phòng ban của họ, không gian làm việc số có thể giúp nhân viên tự do định hướng nỗ lực của mình, xây dựng các cộng đồng quan tâm, thúc đẩy quản lý tri thức và hợp tác theo những cách phù hợp với họ, từ đó mang lại giá trị kinh doanh rõ ràng và đo lường được.
|
Lark Suite có thể đáp ứng được tiêu chí tạo động lực kinh doanh và tạo ra giá trị kinh doanh có thể đo lường được bằng cách cung cấp các công cụ và dịch vụ hỗ trợ hợp tác, giao tiếp và kết nối giữa các nhân viên.
|
>> Xem thêm: Không gian làm việc số: 8 yếu tố cấu thành và 6 bước triển khai
Lựa chọn đơn vị đồng hành phù hợp là bí quyết giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và đạt được khoản đầu tư xứng đáng
Chiến lược triển khai không gian làm việc số của doanh nghiệp không thể thiếu đi một đơn vị Tư vấn - Triển khai phù hợp. Đây là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình triển khai hợp lý, mang lại hiệu quả tối ưu, đáp ứng đúng nhu cầu và mục tiêu chuyển đổi số, giảm thiểu rủi ro cũng như tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
Hiểu rõ nhu cầu và xu hướng sử dụng Lark Suite và không gian làm việc số tại Việt Nam, Rikkei Digital đã phát triển các sản phẩm và dịch vụ chủ đạo liên quan đến nền tảng này, đáp ứng toàn diện kỳ vọng của doanh nghiệp Việt về các khía cạnh như:
-
Consulting & Customer Success: Tư vấn triển khai và sử dụng giải pháp Lark Suite hiệu quả nhằm khai thác tối đa sức mạnh của sản phẩm và tối ưu nhất về chi phí. Xây dựng chiến lược không gian làm việc số phù hợp với chiến lược kinh doanh và nhu cầu của doanh nghiệp.
-
Local Support: Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho thị trường Việt Nam như đào tạo, hợp đồng, hóa đơn VAT,... theo quy định của pháp luật
-
System Integrations: Tích hợp Lark Suite với các hệ thống khác trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính liền mạch và tự động trong dữ liệu và vận hành.
👉 Mới đây nhất là việc tích hợp Lark Suite và phần mềm E-Contract giúp tối ưu hóa quy trình xử lý hợp đồng và nâng cao hiệu suất doanh nghiệp.
-
Custom Solutions: Thiết kế các giải pháp riêng dành cho thị trường Việt Nam dưới dạng các ứng dụng tùy chỉnh trên Lark Open Platform với 2 giải pháp chính là DocuMaker và Attendance Sync.
Ngoài ra, các chuyên gia của Rikkei Digital cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp:
-
Xác định các mô hình quản trị phù hợp để quản lý và đo lường không gian làm việc số.
-
Đánh giá định kỳ và tối ưu hiệu quả sử dụng không gian làm việc số trong doanh nghiệp.
-
Đào tạo lần đầu và nhắc lại cho quản trị viên và người dùng cuối.
-
Hợp nhất các nỗ lực công nghệ và quản lý thông tin để cung cấp không gian làm việc số toàn diện.
-
Hiểu rõ về các vấn đề rủi ro và tuân thủ và giúp bảo vệ luồng thông tin trong không gian làm việc số của doanh nghiệp.
Bằng việc cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai toàn diện, Rikkei Digital mới đây đã được công nhận là Đối tác Bạch Kim của Lark Suite. Đây là minh chứng cho sự nỗ lực không ngừng của Rikkei Digital trong việc giúp doanh nghiệp Việt tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả làm việc với không gian làm việc số.
Kết luận
Không gian làm việc số không chỉ đơn thuần là một công cụ công nghệ mà còn là một nền tảng để doanh nghiệp phát triển và đổi mới. Bằng cách tận dụng không gian làm việc số, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả làm việc, tăng cường sự kết nối giữa các thành viên, thu hút và giữ chân nhân tài. Tuy nhiên, để đạt được những kết quả này, doanh nghiệp cần có một chiến lược rõ ràng với sự hỗ trợ của các chuyên gia. Hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp ngay hôm nay để sẵn sàng cho tương lai. Liên hệ với Rikkei Digital để được lắng nghe câu chuyện và chia sẻ giải pháp phù hợp!
Mục lục
Các bài viết liên quan
