Công cụ quản lý dự án - Chọn Lark hay Trello?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về hai nền tảng phổ biến là Lark và Trello, cùng với những điểm khác biệt của chúng và giá trị mà chúng mang lại cho doanh nghiệp.
Mục lục
Dù là phân công nhiệm vụ cho đồng đội hay phối hợp với các bên liên quan trong quá trình ra mắt sản phẩm, các công cụ quản lý dự án đều đảm bảo nhóm của bạn theo dõi các deadline quan trọng và hoàn thành tất cả các mục tiêu.
Việc lựa chọn công cụ quản lý dự án phù hợp với nhóm phát triển sản phẩm có thể khá khó khăn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về hai nền tảng phổ biến là Lark và Trello, cùng với những điểm khác biệt của chúng và giá trị mà chúng mang lại cho doanh nghiệp.
Tổng quan về Trello
Nhìn chung, cả Lark và Trello đều phục vụ cho lĩnh vực quản lý dự án nhưng lại có sự khác biệt lớn về mức độ dễ hiểu, chiều sâu và khả năng mở rộng. Để có thể hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai nền tảng, chúng ta hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về từng sản phẩm và đi sâu hơn vào chi tiết của mỗi sản phẩm.
Đối với Trello, đây là một công cụ quản lý dự án theo dạng danh sách công việc, chủ yếu dành cho nhân viên văn phòng để đáp ứng deadline đặt ra. Trong Trello, người dùng có thể tạo nhiều Không gian làm việc (Workspace), cho phép tạo các Bảng (Board) chứa nhiều danh sách khác nhau, chẳng hạn như "Cần làm" (to-do), "Đang làm" (doing) hoặc "Đã hoàn thành" (done). Mỗi danh sách bao gồm các Thẻ (Card), đại diện cho các nhiệm vụ và chứa các thông tin khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ, chẳng hạn như thành viên, ngày đến hạn, mô tả, tệp đính kèm và danh sách kiểm tra. Giao diện bảng này được tổ chức theo định dạng Kanban, nơi bạn có thể nhìn thấy tất cả các thẻ được liệt kê để giúp hình dung luồng công việc.
_1.PNG)
Trello là một công cụ rất đơn giản, chỉ tập trung vào quản lý dự án thông qua danh sách và bảng theo phong cách Kanban. Tuy nhiên, đối với các nhóm quản lý dự án, việc có nhiều hơn một dạng xem dự án là điều quan trọng để đánh giá từ các góc độ khác nhau. Mặc dù Trello cung cấp các cách xem Bảng khác nhau như: Xem Dòng thời gian (nhiệm vụ trải dài theo ngày), Xem Bảng (dạng bảng tính) và Xem Lịch (bao gồm lịch của bên thứ ba), tất cả các định dạng khác này chỉ có sẵn trong gói Trello Premium trả phí. Trường tùy chỉnh cho từng thẻ cũng là tính năng chỉ dành cho người dùng trả phí, do đó tính linh hoạt trong loại dữ liệu hoặc thông tin bao gồm trong mỗi nhiệm vụ bị hạn chế.
Hơn nữa, khi nói đến việc tổ chức các nhiệm vụ, Trello không có hệ thống phân loại và bộ lọc được xây dựng sẵn, khiến việc tìm các nhiệm vụ cụ thể trong Thẻ và sắp xếp chúng theo các danh mục như thời gian hoặc chủ sở hữu trở nên khó khăn. Kết quả là, cấu trúc đơn giản của Trello có thể gây khó khăn cho những nhân viên tuyến đầu cần truy cập và lọc thông tin nhanh chóng. Trello cũng không phù hợp với các tổ chức lớn hơn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án có thể mở rộng quy mô và dễ dàng thích ứng với các dự án phức tạp.
Tổng quan về Lark
Lark là một nền tảng cộng tác toàn diện, cung cấp các công cụ quản lý dự án, các tính năng cộng tác và kênh giao tiếp thân thiện với mọi loại hình nhân viên - dù bạn đang làm việc trong văn phòng hay trực tiếp. So sánh cụ thể với các công cụ quản lý dự án của Trello, Lark toàn diện hơn, chuyên sâu hơn và phù hợp với các tổ chức lớn hơn, cho phép bạn dễ dàng phân tích dữ liệu khổng lồ và danh sách công việc một cách gọn gàng. Ví dụ:
Danh sách công việc của Lark cho phép người dùng dễ dàng phân loại và tạo nhiệm vụ để phân công cho đồng đội. Nó tương tự như Bảng làm việc (Workspace) của Trello ở chỗ nó giúp các tổ chức đáp ứng hạn chót và phân loại danh sách công việc theo dạng Kanban. Tuy nhiên, Lark có thể xử lý các nhiệm vụ phức tạp, nặng hơn nhiều. Với các bộ lọc tìm kiếm và phân loại tùy chỉnh, việc tìm kiếm, tổ chức và sắp xếp nhiều nhiệm vụ cùng một lúc trở nên dễ dàng. Thành viên trong nhóm linh hoạt hơn trong việc đưa thông tin gì vào mô tả từng nhiệm vụ và có thể tạo các nhiệm vụ phụ trong nhiệm vụ chính. Các nhiệm vụ cũng được tích hợp liền mạch vào các khu vực khác của Lark - tạo tác vụ trực tiếp với đồng nghiệp trong nhóm chat và nhận thông báo qua tin nhắn về thời hạn sắp đến.
_1.PNG)
Ngoài các công cụ khác hỗ trợ quản lý dự án chuyên sâu và tổ chức dữ liệu phức tạp, Lark còn cung cấp Lark Base - một giải pháp đột phá. Lark Base là một cơ sở dữ liệu dạng bảng, tương tự như tính năng Bảng trả phí của Trello, giúp nhóm các nội dung có cấu trúc dễ dàng. Tính năng này lý tưởng cho các doanh nghiệp có đội ngũ thường xuyên di chuyển, chẳng hạn như cửa hàng bán lẻ, công trường xây dựng hoặc kho hàng, những nơi cần xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh.
Điểm mạnh của Lark Base là không yêu cầu viết code để xây dựng bảng điều khiển và cung cấp nhiều dạng xem miễn phí như Gantt, Grid và Thư viện, giúp trực quan hóa thông tin dự án theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ, biểu đồ Gantt cung cấp hình ảnh về tiến độ của dự án, cho phép các nhà quản lý dự án đưa ra quyết định sáng suốt và đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng. Nếu thiếu biểu đồ Gantt, việc xác định chính xác đường hướng quan trọng có thể là một thách thức, gây khó khăn cho việc quản lý hiệu quả các dự án phức tạp.
_1.PNG)
Lark giúp bạn dễ dàng brainstorm ý tưởng cùng tổ chức và trực quan hóa quy trình quản lý dự án thông qua sơ đồ tư duy cộng tác. Thêm vào đó, thay vì phải sắp xếp các Mục tiêu và Kết quả then chốt (OKRs) của tổ chức theo dạng danh sách công việc cứng nhắc trên Trello, tính năng OKR của Lark được thiết kế riêng biệt để giúp tổ chức quản lý và theo dõi OKR, qua đó đạt được các mục tiêu theo quý.
So sánh hai nền tảng này, Trello chủ yếu là công cụ quản lý dự án thông qua việc tạo danh sách công việc. Mặc dù nó cung cấp một số tính năng cộng tác, nhưng chúng khá hạn chế. Trello hoạt động tốt nhất cho các dự án đơn giản với ít nhiệm vụ hơn, tổ chức nhỏ hơn và lịch trình rõ ràng. Nếu dự án liên quan đến quy trình làm việc phức tạp hoặc tổ chức lớn hơn, Trello có thể không đáp ứng đủ nhu cầu. Mặt khác, Lark có các tính năng quản lý dự án mở rộng hơn thông qua Danh sách công việc và Cơ sở dữ liệu, đồng thời cũng có các công cụ giao tiếp và cộng tác chính để giúp mọi nhu cầu quản lý dự án diễn ra chỉ tại một nơi.
Tiết kiệm chi phí, tối ưu lợi ích với Lark Suite
Điều hành doanh nghiệp đòi hỏi nhiều hơn là chỉ các công cụ quản lý dự án - để giao tiếp với người khác, trò chuyện, email và họp video cũng cần phải đăng ký. Lark và Trello đều cung cấp các gói chi phí khác nhau tùy theo nhu cầu cụ thể của tổ chức.
Tuy nhiên, để có được tất cả các chức năng cần thiết cho tổ chức, hóa đơn thực tế bạn cần thanh toán để triển khai Trello có thể lớn hơn so với những gì được hiển thị trên trang giá. Lark cung cấp các tính năng tương tự như Trello với mức giá rẻ hơn.
LIÊN HỆ NGAY RIKKEI DIGITAL ĐỂ NHẬN ĐƯỢC CHIẾT KHẤU TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP
Dùng Lark, doanh nghiệp không cần mua nhiều công cụ khác nhau để đáp ứng các nhu cầu ngày càng tăng và việc quản lý IT có thể được đơn giản hóa chỉ với một gói trả phí. Tuy nhiên, với Trello, bạn có khả năng cao sẽ phải mua thêm một nền tảng khác và dành thời gian để tìm hiểu cách tích hợp chúng. Chi phí của Trello có thể đắt đỏ, đặc biệt là nếu bạn cần nâng cấp lên gói trả phí để có thêm tính năng. Nếu Trello là nền tảng chính được sử dụng trọng doanh nghiệp bạn, chi phí trả cho các phần mềm sẽ nhanh chóng tăng lên khi bạn cần vận hành toàn bộ doanh nghiệp và phục vụ một tổ chức lớn hơn.
Ví dụ, để có được bộ công cụ cơ bản cho một công ty 100 nhân viên, doanh nghiệp có thể phải trả nhiều hơn 400% với gói doanh nghiệp cho Trello + Airtable + Google Workspace + Slack, so với việc sử dụng gói Pro của Lark để vẫn có được tất cả các chức năng cần thiết cho các phòng ban. Mặc dù chi phí của từng nền tảng phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức, nhưng mô hình định giá của Lark cho những gì mỗi gói cung cấp khiến nó trở thành lựa chọn hợp lý và đơn giản cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng cộng tác toàn diện.
Lark phù hợp với cả nhân viên văn phòng và nhân viên tại hiện trường, đồng thời thân thiện với các tổ chức lớn
80% lực lượng lao động trên thế giới không làm việc tại một nơi cố định; do đó, điều quan trọng là sử dụng một nền tảng cộng tác thân thiện với cả thiết bị di động và máy tính để bàn cho cả nhân viên văn phòng và nhân viên hiện trường đều có thể làm việc thoải mái. Trải nghiệm người dùng và giao diện đơn giản đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tổ chức làm quen với một nền tảng mới. Một nền tảng phức tạp có thể dẫn đến trải nghiệm khó khăn và nếu nhân viên không thể sử dụng thành thạo, doanh nghiệp sẽ lãng phí ngân sách CNTT khi mua một công cụ mà không ai dùng đến.
Trello chỉ cung cấp giao diện dạng bảng với cấu trúc danh sách cứng nhắc, điều này có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Hệ thống Kanban có thể không phải là cách tốt nhất để quản lý tất cả các loại dự án. Ngoài ra, việc di chuyển tất cả tài liệu của nhóm lên nền tảng này cũng là một thách thức, vì dạng bảng Kanban không phù hợp với cấu trúc của mọi dự án. Cấu trúc không linh hoạt này cũng không hoàn toàn phù hợp với các tổ chức lớn - nếu không có chức năng tìm kiếm phân loại và sắp xếp hiệu quả, người dùng sẽ phải cuộn qua một loạt các tác vụ và Thẻ, điều này có thể gây ra rất nhiều rắc rối khi làm việc trực tiếp, tuyển dụng thành viên nhóm mới hoặc để quản lý thông tin chi tiết như dữ liệu mua hàng từ nhà cung cấp.
Trong khi Trello được thiết kế chủ yếu cho các nhóm dự án nhỏ và nhân viên văn phòng, Lark lại tập trung vào trải nghiệm cộng tác của mọi người dùng và giúp tất cả các tổ chức dễ dàng điều hướng. Bất chấp việc tích hợp tất cả các tính năng vào một ứng dụng, mọi thứ đều có thể truy cập ngay lập tức và hiển thị trên thanh bên trên máy tính và ở cuối trên thiết bị di động, giúp người dùng điều hướng dễ dàng và cộng tác ở bất cứ đâu. Các nhóm dự án vẫn có thể dễ dàng tập trung bằng cách tạo các nhóm chat dành riêng cho dự án, nơi có thể ghim các mốc thời gian, tài liệu, bảng và hơn thế nữa dưới dạng các tab để truy cập tức thời.
Giao diện người dùng của Lark gọn gàng, cả trên máy tính bàn và di động, giúp người dùng mới bắt đầu và người dùng nâng cao đều dễ dàng sử dụng. Thiết kế của nó gọn gàng và hiện đại, tạo cảm giác thích thú khi làm việc. Lark trực quan đến mức bạn có thể đưa nhân viên của mình vào hoạt động chỉ trong vòng chưa đầy một ngày!
Để làm việc hiệu quả ở bất cứ đâu, điều quan trọng là phải có một nền tảng cộng tác dễ sử dụng trên cả máy tính bàn và thiết bị di động. Ví dụ, Lark's Base là một lựa chọn tuyệt vời để quản lý các dự án trong văn phòng bằng cách sử dụng các chế độ xem tùy chỉnh và quy trình công việc tự động. Nó cũng thân thiện với thiết bị di động, phù hợp với nhiều loại dự án và doanh nghiệp. Ví dụ, các nhóm thường xuyên làm việc ngoài trời thường dựa vào thiết bị di động để gửi báo cáo, nêu vấn đề hoặc kiểm tra số liệu. Với chế độ xem biểu mẫu của Lark Base, họ có thể dễ dàng chia sẻ thông tin này chỉ bằng vài thao tác chạm, giúp họ luôn kết nối với nhóm.
Ngoài ra, Lark còn có các tính năng được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ công việc di động. Chỉnh sửa tất cả tài liệu trên điện thoại, nhập dữ liệu vào biểu mẫu Base hoặc chia sẻ tài liệu trong khi tham gia cuộc họp video thông qua thiết bị di động với Magic Share. Và khi tham gia các cuộc họp, tính năng phiên âm giọng nói sang văn bản của Lark cũng giúp người dùng dễ dàng ghi chú và giao tiếp với tổ chức của họ mà không cần phải gõ phím.
Trello cũng có các ứng dụng di động dành cho thiết bị iOS và Android giống như Lark, nhưng chức năng của ứng dụng di động này bị hạn chế so với phiên bản máy tính. Giao diện của Trello không chỉ không hiện đại và trực quan, mà hệ thống bảng Kanban cũng có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn và khó điều hướng trên màn hình nhỏ. Do đó, việc xem tất cả các chi tiết của một dự án hoặc hình dung quy trình công việc trên thiết bị di động là một thách thức, đặc biệt đối với những nhân viên làm việc trực tiếp tại văn phòng và phụ thuộc vào điện thoại.
Bên cạnh đó, người dùng vẫn cần tải xuống thêm nhiều ứng dụng khác để hoàn thành tất cả công việc trực tuyến: để tiến hành các cuộc họp video, người dùng có thể cần tải xuống ứng dụng Zoom, khiến việc ghi chú từ việc chuyển đổi giữa các ứng dụng trở nên khó khăn. Nhìn chung, ứng dụng di động của Trello là một công cụ hữu ích, nhưng nó có thể không phải là lựa chọn tốt nhất để quản lý các dự án phức tạp với nhiều nhiệm vụ hoặc quy trình công việc chi tiết cho các nhóm phân tán.
Hơn cả quản lý công việc: Lark hỗ trợ giao tiếp hiệu quả cùng đồng nghiệp
Một phần mềm quản lý dự án toàn diện không chỉ dừng lại ở các tính năng phân công nhiệm vụ. Giao tiếp rõ ràng là yếu tố then chốt để đảm bảo dự án hoàn thành suôn sẻ và đúng hạn - bất kể thông qua tài liệu, họp video, gọi điện thoại hay trò chuyện. Đặc biệt, ngày càng nhiều nhóm làm việc từ xa hoặc ở các địa điểm khác nhau, do đó, việc có các công cụ giao tiếp như trò chuyện và họp video là điều cần thiết để đảm bảo mọi người luôn kết nối và có thể cộng tác hiệu quả.
Mặc dù Trello tự quảng cáo là nền tảng kết nối các thành viên tổ chức, nhưng nó có thể không phải lựa chọn tốt nhất cho giao tiếp dự án trơn tru. Trello không tích hợp tính năng trò chuyện hoặc họp video vào nền tảng của họ. Mặc dù người dùng có thể để lại bình luận trên Thẻ để cộng tác trong các nhiệm vụ, nhưng chúng dễ bị “chìm nghỉm” trong vô vàn danh sách. Chỉ dựa vào bình luận là không đủ để đảm bảo giao tiếp tổng thể hiệu quả cho dự án, đặc biệt là khi cần kết nối cả nhân viên tuyến đầu và nhân viên văn phòng. Do đó, bạn có thể cần mua thêm một công cụ của bên thứ ba, chẳng hạn như Google Workspace hoặc Zoom, để tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện hiệu quả.
Tuy nhiên, Lark cung cấp tính năng trò chuyện và họp trực tuyến tích hợp (với mức giá rẻ hơn!), phù hợp hơn cho các tổ chức cần các công cụ giao tiếp mạnh mẽ hơn. Với Lark, bạn có thể cộng tác với nhóm của mình bằng các tính năng như trò chuyện, họp video, tài liệu, email và lịch, tất cả chỉ trong một ứng dụng. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ để hoàn thành công việc, giúp việc cộng tác hiệu quả hơn nhiều. Một số tính năng của Lark hỗ trợ giao tiếp giữa các nhóm mà Trello không bao gồm là:
Tuân thủ & Bảo mật: Đáp ứng cả hai tiêu chuẩn bảo mật
Lark tuân thủ các tiêu chuẩn SOC 2 & SOC 3, đã đạt được nhiều chứng chỉ về bảo mật thông tin, quản lý thông tin cá nhân, bảo mật đám mây và bảo mật xuyên biên giới. Ngoài ra, Lark còn được lưu trữ trên Amazon Web Services (AWS). Để biết thêm thông tin về bảo mật dữ liệu và tuân thủ của Lark, vui lòng truy cập Trung tâm Tin cậy Lark.
Trello cũng đã đạt được một loạt chứng chỉ tương tự:
Kết luận
Mặc dù Trello là một công cụ hữu ích để quản lý tác vụ, nhưng nó có thể không phù hợp với nhu cầu của tất cả mọi người vì nó chỉ tập trung vào các khía cạnh cơ bản của quản lý dự án và thiếu các công cụ giao tiếp cần thiết cho việc cộng tác hiệu quả.
Ngược lại, Lark hỗ trợ toàn diện mọi mặt của doanh nghiệp. Tính năng quản lý dự án chuyên sâu, các công cụ cộng tác, mức giá phải chăng và tính thân thiện với cả nhân viên tuyến đầu và nhân viên văn phòng của Lark giúp bạn quản lý dự án và tổ chức hiệu quả hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng cộng tác và quản lý dự án toàn diện, hãy liên hệ với Rikkei Digital ngay hôm nay để khám phá và đăng ký sử dụng Lark.
