Xóa bỏ mọi quy trình giấy tờ thủ công cùng Lark Suite

Việc tiến hành số hóa các quy trình thủ công cùng Lark Suite sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu các nguồn lực, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả giao tiếp phối hợp giữa các phòng ban.

Mục lục

Trong tiến trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, việc cắt giảm tối đa các quy trình làm việc giấy tờ thủ công là mong muốn của không chỉ bộ phận quản lý mà còn của các nhân viên, những người trực tiếp vận hành các thủ tục hành chính đó. Trên thực tế, các nghiên cứu và báo cáo đã chỉ ra rằng các quy trình tốt nhất để tự động hóa chính là các quy trình làm việc dựa trên giấy tờ thủ công.

Việc tiến hành số hóa các quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu các nguồn lực, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả giao tiếp phối hợp giữa các phòng ban.

Một số quy trình giấy tờ thủ công tại các doanh nghiệp hiện nay

Bảng chấm công - Một doanh nghiệp có 50 nhân viên mất khoảng 40.000 đô la mỗi năm dành cho việc xây dựng, kiểm soát các bảng chấm công truyền thống. Việc xây dựng các bảng chấm công hiện đại và tích hợp tự động hóa có thể giải quyết vấn đề này.
Hóa đơn - Xử lý các hóa đơn chứng từ từng là cơn ác mộng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là với các nhân viên ở phòng hành chính kế toán. Thực tế cho thấy, nếu các công ty áp dụng các công nghệ và sử dụng tính năng lập hóa đơn tự động, chi phí cho việc xử lý hóa đơn sẽ giảm 29% và thời gian xử lý hóa đơn giảm 34%.
Đơn đặt hàng - Xử lý thủ công một lượng lớn đơn đặt hàng có thể dẫn đến nhiều ảnh hưởng tiêu cực như: khó khăn trong việc tìm kiếm và lưu trữ thông tin, dễ xảy ra sai sót trong quá trình làm việc, tiêu tốn nhiều sức lực không cần thiết. Việc đưa công nghệ vào trong quy trình xử lý đơn đặt hàng sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn kể trên.
Hợp đồng - Tương tự với việc xử lý các hóa đơn hay đơn đặt hàng, quy trình xử lý hợp đồng của nhiều doanh nghiệp hiện nay còn rắc rối, phức tạp với rất nhiều các giấy tờ liên quan mà thiếu sự hiện đại, tinh gọn.
Văn bản hành chính nhân sự - Bộ phận nhân sự dành tới 14% thời gian làm việc một ngày cho các công việc liên quan tới xử lý các giấy tờ hành chính. Tự động hóa các biểu mẫu nhân sự như đơn yêu cầu đi công tác, điều chỉnh lương, yêu cầu thanh toán có thể giải phóng thời gian cho bộ phận nhân sự, giúp họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.

>> Xem thêm: Lark Attendance - Giải pháp quản lý chấm công chuyên nghiệp và thông minh

Những hạn chế của quy trình giấy tờ thủ công

Tuy tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau nhưng về tổng quan thì các quy trình giấy tờ thủ công có những nhược điểm nổi bật bao gồm:

Tác động xấu tới môi trường: Sử dụng quy trình giấy tờ thủ công tại doanh nghiệp góp một phần không nhỏ vào việc tiêu thụ một khối lượng lớn nguồn tài nguyên tự nhiên. Sản xuất giấy đòi hỏi nguồn cung về gỗ, nước và năng lượng, gây ra ô nhiễm môi trường và tăng lượng rác thải. Ngoài ra, công đoạn vận chuyển, bảo quản và xử lý giấy cũng tạo ra khí thải và chất thải gây hại cho môi trường.
Thất thoát thông tin dữ liệu: Với các quy trình giấy tờ thủ công, rủi ro về mất mát dữ liệu là một trong những vấn đề khó tránh khỏi. Các giấy tờ có thể bị hỏng, mất, bị thất lạc hoặc bị bảo quản/hủy bỏ sai quy cách. Nếu không có sao lưu hoặc hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả, doanh nghiệp có thể đối mặt với việc mất các thông tin quan trọng, dẫn đến hậu quả khôn lường như lộ các bí mật kinh doanh, các vấn đề liên quan pháp lý và thiệt hại tài chính.
Hạn chế năng suất: Các quy trình giấy tờ thủ công thường gây ra hạn chế trong năng suất làm việc. Việc di chuyển, sao chép và xử lý giấy tờ tốn nhiều thời gian. Đặc biệt, khi cần chia sẻ thông tin hoặc làm việc từ xa, việc gửi, scan tài liệu gây ra sự chậm trễ và gián đoạn quy trình làm việc. Điều này ảnh hưởng đến hiệu suất và linh hoạt của nhân viên, gây ra sự trì trệ trong quy trình công việc và làm giảm năng suất toàn bộ tổ chức.

Lợi ích khi dùng Lark Suite để số hóa quy trình

Lark Suite - Nền tảng làm việc số All in 1 xuất hiện để giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn do quy trình giấy tờ thủ công gây ra. Thông qua việc cung cấp cho doanh nghiệp một không gian làm việc số, nơi đáp ứng mọi yêu cầu về vận hành cơ bản hàng này, Lark Suite giúp doanh nghiệp số hóa quy trình và gia tăng hiệu quả làm việc.

Cộng tác trong thời gian thực

Với Lark, các nhóm có thể làm việc cùng nhau trên các tài liệu và dự án trong thời gian thực, loại bỏ nhu cầu in ra và chia sẻ tài liệu giấy. Các tài liệu số có khả năng hiển thị đầy đủ tất cả các thay đổi đã được thực hiện, các số liệu cập nhập trong thời gian thực, điều không thể thực hiện được với các tài liệu giấy.

Chế độ xem dữ liệu trên biểu đồ trực quan

Lark Base cung cấp các chế độ xem biểu đồ trực quan giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc theo dõi, phân tích và báo cáo dữ liệu. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu lập các bảng so sánh dữ liệu thủ công từ giấy sang Excel và sang các dạng biểu đồ. Tính năng này tối ưu hóa việc theo dõi và phân tích dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.

Tự động hóa quy trình

Quy trình làm việc tự động của Lark cho phép các doanh nghiệp tinh giản đồng thời chuẩn hóa các quy trình và giảm sự phụ thuộc vào giấy tờ. Ví dụ: thay vì điền và gửi biểu mẫu Nhân sự theo cách thủ công, các nhân viên có thể sử dụng quy trình tự động của Lark để xây dựng các biểu mẫu liên quan tới hành chính nhân sự, gửi và tổng hợp biểu mẫu online, từ đó dành thời gian và nguồn lực cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Tự động hóa các quy trình trên Lark và giải phóng các tài liệu trên giấy giúp các nhân sự dễ dàng tìm kiếm thông tin, và nâng cao khả năng bảo mật. Với tính năng phân quyền nâng cao, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng chỉ những người liên quan mới có quyền được tiếp cận tới các thông tin, văn bản tài liệu. Điều này cũng đồng thời giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành của mình.

>> Xem thêm: Lộ trình số hóa dữ liệu trong doanh nghiệp diễn ra như thế nào?

Tổng quan

Có thể kết luận rằng, trong bối cảnh hiện nay, việc vận hành các quy trình giấy tờ thủ công đã không còn phù hợp và đang gây những khó khăn cản trở đối với cả các nhà quản lý doanh nghiệp và các nhân viên trực tiếp. Với Lark, các doanh nghiệp có thể nói lời tạm biệt với những quy trình cũ và tiếp nhận sức mạnh công nghệ của thời đại kỹ thuật số. Lark Suite cung cấp khả năng cộng tác theo thời gian thực, thiết lập quy trình làm việc tự động và hiển thị các dashboard giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.

Tạm biệt các quy trình giấy tờ thủ công và chào đón một phương thức vận hành, kinh doanh mới với Lark ngay hôm nay tại đây!

Về Rikkei Digital

Rikkei Digital tự hào là đơn vị cung cấp tư vấn triển khai Lark Suite đầu tiên tại Việt Nam. Với sứ mệnh đồng hành cùng các doanh nghiệp Việt trên tiến trình chuyển đổi số, Rikkei Digital sẽ mang tới một lộ trình triển khai rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Quý doanh nghiệp và độc giả còn các câu hỏi liên quan cần được giải đáp xin vui lòng liên hệ trực tiếp tới Rikkei Digital để nhận sự hỗ trợ tốt nhất.