Khai thác dữ liệu, tối ưu quy trình làm việc cùng Lark Base
Nền tảng làm việc số Lark Suite đã phát triển Lark Base - công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý công việc
Mục lục
Theo báo cáo của PMI (Viện Quản lý Dự án, tên tiếng Anh là Project Management Institute), 11,4% nguồn lực thường xuyên bị lãng phí do quản lý dự án yếu kém, 54% người quản lý dự án không có quyền truy cập vào dữ liệu thời gian thực và KPI. Chưa đến một nửa số dự án (43%) được hoàn thành trong ngân sách và chỉ 29% được hoàn thành đúng hạn. Nhận ra những lỗ hổng này, nền tảng làm việc số Lark Suite đã phát triển Lark Base - công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý công việc. Cùng tìm hiểu cách Lark Base tận dụng sức mạnh của dữ liệu để giải quyết những thiếu sót trong quản lý dự án tại doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.
Lark Base là gì?
Lark Base (tên gọi cũ: Lark Bitable) là một hệ thống cơ sở dữ liệu cho phép người dùng tổng hợp, xử lý và theo dõi các thông tin, nguồn lực cùng tiến trình của bộ phận, dự án mà không cần dùng đến code.
Lark Base được ứng dụng để xây dựng các quy trình công việc trong nhiều ngành nghề khác nhau, đáp ứng nhu cầu quản lý trong nhiều tình huống như quản lý tác vụ, quản lý hệ thống CRM, quản lý quy trình tuyển dụng, nhân sự/ca, kíp tại cửa hàng, doanh thu theo từng cá nhân, phòng, ban, cửa hàng trong một thời gian cụ thể,...
Lark Base được tích hợp trực tiếp trong nền tảng làm việc số Lark Suite, phối hợp liền mạch với các ứng dụng khác như Lark Docs, Lark Messenger,... Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký sử dụng Lark Suite và tích hợp dữ liệu vào trong Lark Base là có thể quản lý và theo dõi tiến độ dự án ngay trên Lark.
Tính năng và công dụng nổi bật của Lark Base
Để có thể quản lý toàn bộ dự án với các dữ liệu liên quan đến nguồn lực, thông tin và tiến độ dự án, Lark Base được xây dựng và phát triển với các tính năng nổi bật sau:
Thu thập và chọn kiểu dữ liệu nhanh chóng
Tương tự 2 ứng dụng phổ biến mà các doanh nghiệp thường sử dụng là Google Sheet và Microsoft Excel, Lark Base được thiết kế theo dạng hàng (bản ghi) và cột (trường). Tuy nhiên, Lark Base tối ưu hơn khi cung cấp khả năng tùy chỉnh trường mạnh mẽ và có thể thay đổi định dạng các trường ngay tại dòng đầu tiên của trường đó.
Các định dạng trường trên Lark Base đáp ứng được nhu cầu sáng tạo và quản lý nhiều dạng dữ liệu như: Văn bản nhiều dòng, hộp kiểm, mã vạch, phân nhóm, tệp đính kèm, liên kết, quyền chọn đơn, quyền chọn đa dạng, ngày tháng, công thức,... nhờ đó đơn giản hóa quy trình nhập liệu - bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng trong quá trình xử lý dữ liệu, từ đó tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
Giải thích các loại trường trong Lark Base
|
Định dạng trường
|
Mô tả
|
Khả năng sử dụng tại trường đầu tiên
|
Khả năng sử dụng tại các trường khác
|
|
Nhiều dòng
|
Nhập dữ liệu văn bản
|
✔️
|
✔️
|
|
Quyền chọn đơn (single option)
|
Cho phép người dùng thực hiện một lựa chọn từ danh sách các tùy chọn.
|
|
✔️
|
|
Quyền chọn đa dạng (multiple options)
|
Cho phép người dùng chọn nhiều lựa chọn từ danh sách các tùy chọn.
|
|
✔️
|
|
Người phụ trách
|
Đề cập đến một hoặc nhiều thành viên.
|
|
✔️
|
|
Nhóm phụ trách
|
Đề cập đến một hoặc nhiều nhóm, phòng, ban.
|
|
✔️
|
|
Thời gian
|
Ngày và giờ, với tùy chọn đặt lời nhắc.
|
✔️
|
✔️
|
|
Tập tin đính kèm
|
Tải lên các tệp đính kèm, chẳng hạn như hình ảnh và tệp PDF.
Tệp đính kèm được hiển thị dưới dạng bìa trong chế độ xem thư viện.
|
|
✔️
|
|
Số
|
Giá trị số, chẳng hạn như số và tiền tệ.
|
✔️
|
✔️
|
|
Hộp kiểm
|
Chèn một hộp kiểm vào một ô.
|
|
✔️
|
|
URL
|
Nhập URL trang web.
|
✔️
|
✔️
|
|
Công thức
|
Hiển thị kết quả tính toán liên quan đến nhiều ô trong bảng hiện tại hoặc giữa các bảng
(Hiện tại, chỉ có thể liên kết dữ liệu từ các bảng khác nhau trong cùng một Lark Base)
|
✔️
|
✔️
|
|
LOOKUP
|
Nhanh chóng tìm và tham chiếu dữ liệu đáp ứng các điều kiện cụ thể từ một bảng
|
|
✔️
|
|
Đếm số
|
Tự động đánh số thứ tự các bản ghi theo điều kiện thiết lập
|
✔️
|
✔️
|
|
Số điện thoại
|
Hiển thị đầy đủ số điện thoại mà không bị mất số 0 đầu tiên
|
✔️
|
✔️
|
|
Địa chỉ
|
Cho phép chọn địa chỉ chính xác trên bản đồ và tự động nhập liệu vào ô (các dữ liệu từ phường, quận, thành phố, quốc gia đều tự động cách nhau dấu phẩy)
|
✔️
|
✔️
|
|
Mã vạch
|
Cho phép quét mã vạch và tự động hiển thị dữ liệu mã vạch trên bảng ghi
|
✔️
|
✔️
|
|
Tiến trình
|
Cho phép hiển thị và tùy chỉnh thanh tiến độ dự án theo phần trăm
|
✔️
|
✔️
|
|
Tiền tệ
|
Tùy chọn hiển thị đơn vị tiền tệ khi nhập dữ liệu liên quan đến tiền tệ
|
✔️
|
✔️
|
|
Đánh giá
|
Tùy chọn đánh giá các dữ liệu bảng ghi theo nhiều biểu tượng cảm xúc khác nhau (tương tự đánh giá sao trên các trang review)
|
✔️
|
✔️
|
|
Liên kết một chiều
|
Liên kết tới các bản ghi trong một bảng khác (Bạn chỉ có thể liên kết các bản ghi từ các bảng trong cùng một cơ sở)
|
|
✔️
|
|
Liên kết hai chiều
|
Liên kết với các bản ghi trong một bảng khác và bản ghi được liên kết sẽ được liên kết lại (Bạn chỉ có thể liên kết các bản ghi từ các bảng trong cùng một cơ sở)
|
|
✔️
|
|
Được tạo bởi
|
Hiển thị ai đã tạo bản ghi (Được tạo tự động và không thể sửa đổi)
|
|
✔️
|
|
Sửa đổi bởi
|
Hiển thị người cuối cùng đã sửa đổi bản ghi (Được tạo tự động và không thể sửa đổi)
|
|
✔️
|
|
Tạo tại
|
Hiển thị khi bản ghi được tạo (Được tạo tự động và không thể sửa đổi)
|
|
✔️
|
|
Cập nhật mới nhất
|
Hiển thị khi sửa đổi lần cuối xảy ra (Được tạo tự động và không thể sửa đổi)
|
|
✔️
|
Đa dạng giao diện hiển thị dữ liệu
Tùy vào loại dữ liệu và tính đặc thù của mỗi dự án mà người quản lý dự án cần theo dõi tiến độ công việc và hiệu suất của dự án dưới nhiều chế độ xem khác nhau. Đó là lý do mà Lark Base được thiết kế với nhiều chế độ xem để phù hợp với nhu cầu mỗi cá nhân trong bộ phận.
Chế độ xem dạng lưới
Chế độ xem dạng lưới (Grid view) được cài mặc định khi tạo một cơ sở dữ liệu mới. Đây là dạng hiển thị truyền thống, từ hình thức đến cách sử dụng đều dễ dàng đối với người dùng mới. Bạn có thể thêm và điều chỉnh định dạng của từng trường theo nhu cầu tương ứng.
Đặc biệt, sau khi đã có một bảng dữ liệu gốc, bạn có thể thêm các dạng xem mới và Lark Base sẽ tự động tạo chế độ xem mới dựa trên dữ liệu gốc.
Chế độ xem dạng bản Kanban
Chế độ xem Kanban (Kanban view) cho phép hiển thị mọi bản ghi dưới dạng thẻ và nhóm chúng theo điều kiện được cài sẵn để đảm bảo người dùng có thể theo dõi các trường thông tin quan trọng theo cách hiệu quả hơn. Các điều kiện lọc và nhóm được thực hiện cùng lúc và bạn có thể nhóm dựa trên tiêu chí của các trường.
Ngoài ra, bạn có thể kéo và thả thẻ ghi đến các vị trí khác nhau để cập nhật trạng thái dữ liệu. Với mỗi thẻ ghi, người dùng đều có thể chỉnh sửa và cài đặt các dữ liệu bên trong để mọi người có thể theo dõi và nắm rõ thông tin của mỗi nhiệm vụ.
Tất cả các thay đổi trên thẻ ghi đều sẽ được đồng bộ hóa với tất cả các chế độ xem khác. Chế độ xem Kanban hữu ích cho việc quản lý công việc của mỗi cá nhân, tiến độ của dự án,...
Chế độ xem Gantt
Chế độ xem Gantt (Gantt view) cho phép hiển thị tiến trình của mọi nhiệm vụ trong dự án và dễ dàng điều chỉnh tiến trình đó bằng cách kéo thả. Bạn có thể nhấp vào các ngày cụ thể để tạo các mốc quan trọng và chọn bất kỳ thứ nguyên thời gian nào, chẳng hạn như tuần, tháng, quý hoặc năm.
Quản lý có thể cập nhật tình hình các nhiệm vụ của dự án bằng cách kéo thả hoặc di chuyển thanh tiến trình. Chế độ xem Gantt cũng sử dụng các chức năng nhóm và lọc để phân loại thêm các tác vụ, từ đó có thể tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể khi cần thiết. Bằng cách sử dụng thanh tiến trình, bạn có thể kiểm tra và chỉnh sửa trực quan số ngày được phân bổ cho từng nhiệm vụ và cài đặt trường nào được hiển thị, tùy chỉnh màu của thanh tiến trình,...
Chế độ xem dạng lịch
Chế độ xem dạng lịch (Calendar view) thường được sử dụng để quản lý sự kiện, lên lịch dự án và sắp xếp các hoạt động. Các thành viên có thể xem nhanh lịch trình và thời lượng của sự kiện, đồng thời có thể dễ dàng thực hiện các cập nhật để cả nhóm làm việc thống nhất với nhau hơn.
Bạn có thể thêm từng hạng mục công việc, phân bổ nhân sự thực hiện, điều chỉnh màu tương ứng với từng trường hay tình trạng công việc,... để theo dõi tiến độ và lịch trình của cả dự án hay bộ phận.
Chế độ xem dạng thư viện
Chế độ xem thư viện (Gallery view) giúp người dùng hiển thị bản ghi một cách trực quan với các tệp đính kèm như hình ảnh, video trở thành ảnh bìa và đại diện cho mỗi bản ghi. Ngoài ra người dùng có thể cài đặt các yếu tố khác như tên bản ghi, trạng thái tiến hành,... làm các thông tin hiển thị bên dưới. Mỗi bản ghi được trình bày dưới dạng thẻ thư viện, rất dễ theo dõi và quan sát.
Chế độ xem dạng biểu mẫu
Nâng cao hơn Google Form, dạng xem biểu mẫu (Form view) có thể chuyển đổi một bảng trong cơ sở dữ liệu thành một biểu mẫu. Bạn có thể gửi biểu mẫu tới các nhóm cụ thể hoặc toàn bộ nhân sự trong bộ phận hay dự án của mình để nhanh chóng thu thập và thêm thông tin vào bảng của mình. Sau đó, bạn có thể sử dụng các bộ lọc, nhóm và bảng điều khiển để phân tích dữ liệu.
Đồng bộ dữ liệu trên các dạng xem và tích hợp với Lark Messenger để tự động hóa quy trình làm việc
Mặc dù các chế độ xem của Lark Base đều liên kết với nhau và lấy chế độ xem dạng lưới là cơ sở trung tâm để tạo ra các chế độ khác, nhưng bạn có thể thay đổi các thông tin tại chính chế độ xem đang được hiển thị mà không cần quay lại chế độ xem dạng lưới để điều chỉnh. Các thay đổi này cũng sẽ được đồng bộ hóa trên tất cả các chế độ xem khác liên quan.
Ngoài ra, cũng như nhiều tính năng khác trong Lark Suite, Lark Base cũng được tích hợp với Lark Messenger để tạo ra một quy trình làm việc liền mạch, tự động. Bạn có thể sử dụng các bot no-code trong Lark Base và thiết lập các điều kiện một cách đơn giản để tạo ra các quy trình tự động, cho phép chảy dữ liệu đến đúng người, đúng thời điểm.
Từ thông báo về bản ghi mới hay lời nhắc về deadline của nhiệm vụ,... mọi cập nhật đều sẽ được đẩy về Lark Messenger của người có liên quan bằng bot-chat tự động.
Phân quyền xem và quản lý dữ liệu
Tùy vào loại tài liệu là nội bộ hay công khai cho bên ngoài, bạn có thể điều chỉnh quyền xem và sửa dữ liệu cụ thể hay tổng quát. Với dữ liệu giới hạn cụ thể người xem, bạn có thể thêm và gửi thông báo đến người được thêm quyền trong bảng dữ liệu đó với tin nhắn thông báo. Ngoài ra, bạn có thể giới hạn trong cài đặt quyền về người có thể sao chép bản ghi, in và tải xuống, người có thể bình luận,...
Không chỉ có thể tùy chỉnh chế độ xem (công khai, khóa, riêng tư), Lark Base cho phép chuyển quyền sở hữu cơ sở dữ liệu giúp nâng cao vai trò và tính bảo mật của người quản lý.
Ứng dụng của Lark Base trong quản lý dự án tại các ngành khác nhau
Khi Lark suite là giải pháp làm việc số dành cho mọi quy mô, ngành nghề thì Lark Base cũng được tối ưu để quản lý dự án ở nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau.
Ứng dụng Lark Base trong quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ truyền thống
Đối với các doanh nghiệp sở hữu chuỗi cửa hàng bán lẻ trên cả nước, việc quản lý các cửa hàng, nhân viên, doanh thu mỗi cửa hàng theo ngày, tháng, quý hay lượng hàng nhập vào/bán ra mỗi ngày,... là cả một quy trình phức tạp với nhiều bước được thực hiện và liên quan đến nhiều bên khác nhau.
Nhiều nhà bán lẻ hiện nay vẫn đang loay hoay các quy trình thủ công (giấy tờ, excel,...) để quản lý các hoạt động này, điển hình như vận hành SOP, quản lý nhân viên, duy trì trải nghiệm tại cửa hàng,... Cách tiếp cận này thường không hiệu quả và không bền vững, đặc biệt là đối với các chuỗi cửa hàng có tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao và có nhiều cơ sở, chi nhánh trên toàn quốc.
Nhận ra những lỗ hổng đó, Lark Base tận dụng tối đa sức mạnh của dữ liệu và sự đóng góp của các nhân viên tại cửa hàng để tạo ra một luồng làm việc tự động, hiệu quả.
Dữ liệu được thu thập bởi các tại nhân viên tại cửa hàng sẽ được ghi lại tự động, quản lý khu vực và cấp cao có thể nhận thông báo tự động theo yêu cầu khi có trường hợp bất thường xảy ra, hay đơn giản là muốn theo dõi tình hình kinh doanh, hoạt động của cửa hàng.
Ứng dụng Lark Base trong quản lý dự án ngành truyền thông, quảng cáo
Các doanh nghiệp trong lĩnh vực media, truyền thông quảng cáo thường triển khai nhiều dự án cho các doanh nghiệp đa lĩnh vực và một người tham gia nhiều dự án. Vậy quản lý dự án có thể theo dõi hiệu quả làm việc của từng nhân sự và tiến trình của từng dự án như thế nào?
Với Lark Base, quản lý có thể phân công nhiệm vụ cho nguồn lực phù hợp và ước lượng khối lượng công việc cho từng người. Bên cạnh đó, Lark Base Reminder cho phép giao việc, gắn deadline và nhắc nhở nhân sự về nhiệm vụ đó. Quản lý và nhân sự có thể comment vào từng task để trao đổi công việc và update trạng thái từng công việc bằng việc sử dụng các chế độ xem (dạng lưới, Kanban,...).
Ứng dụng Lark Base trong quản lý lớp học trực tuyến của ngành giáo dục
Việc lên lịch và quản lý các lớp học, thuộc nhiều bộ môn và đối tượng học sinh khác nhau, là một quy trình phức tạp đối với nhiều trung tâm hay học viện giáo dục, nhất là khi các trung tâm hiện tại đều đang mở trong cả hai hình thức là online và offline.
Nhằm mang đến trải nghiệm tốt hơn cho cả trung tâm, học sinh và giáo viên, Lark Base giúp tự động hóa quá trình lên lịch học trên quy mô lớn, gửi thông báo tự động tới giáo viên khi có học sinh đăng ký hay trung tâm sắp xếp lịch học trên Lark Calendar để giáo viên chủ động sắp xếp, chuẩn bị bài giảng hiệu quả hơn. Đồng thời, Lark Base cũng gửi thư mời tự động tới các học sinh trước mỗi giờ học để học sinh tham gia và chuẩn bị bài hiệu quả.
Ở góc độ trung tâm, việc quản lý, vận hành các lớp học thuộc nhiều bộ môn và phân cấp khác nhau cũng trở nên dễ dàng hơn với Lark Base khi công cụ này hỗ trợ nhiều trường thông tin khác nhau với số lượng bản ghi không giới hạn (ngay cả ở bản miễn phí).
Ngoài ra, Lark Base còn có thể hỗ trợ các tác vụ tinh thế như: sau mỗi lớp học, học sinh sẽ tự động được nhắc điền vào biểu mẫu phản hồi (Lark Base Form) và gia sư sẽ nhận được phản hồi sau khi học sinh gửi biểu mẫu đó. Điều này hỗ trợ người dạy kèm trong việc cải thiện các lớp học trong tương lai và theo dõi phản ứng, thay đổi và tiến bộ của học sinh một cách kịp thời.
Lark Base cũng tự động hóa việc nộp bài tập về nhà cho học sinh, giúp giáo viên không phải nhắn tin nhắc nhở thủ công. Cụ thể, học sinh sẽ nhận được lời nhắc và sử dụng biểu mẫu nộp bài để đính kèm bài tập về nhà của mình, sau đó tập trung công việc thu thập và chấm điểm ở một nơi cho gia sư/giáo viên. Chế độ xem tổng hợp các bài nộp cho phép người dạy xác định các mẫu và cung cấp hỗ trợ có mục tiêu cho những học sinh cần hỗ trợ thêm.
Tạm kết
Để việc quản lý thông tin, dự án được suôn sẻ, tránh những lãng phí về thời gian và nhân sự thì Lark Base là giải pháp cần có đối với mỗi doanh nghiệp. Lark Base được thiết kế tối ưu với những mẫu sẵn có được tích hợp trong bộ công cụ Lark Suite - nền tảng làm việc số hợp nhất, phù hợp với mô hình và nhu cầu của từng loại doanh nghiệp.
Tại Việt Nam, Rikkei Digital là đối tác chính thức đầu tiên của Lark Suite, đóng vai trò tư vấn, triển khai cho các doanh nghiệp muốn chuyển đổi số với nền tảng này, đồng thời phát triển, tích hợp và mở rộng thêm các ứng dụng mới trên nền tảng mở Open Platform và Marketplace tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Quý doanh nghiệp nếu có bất kỳ câu hỏi về Lark Base nói riêng hay Lark Suite hoặc Chuyển đổi số nói chung, vui lòng liên hệ trực tiếp với Rikkei Digital để nhận được tư vấn cụ thể từ chuyên gia.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết sử dụng Lark Base
