Mục lục
Với mục tiêu xây dựng một hệ thống quản trị số tinh gọn và tập trung, TAKI Academy đã tìm đến Lark Suite và Rikkei Digital để hiện thực hóa mong muốn của mình. Qua quá trình tìm hiểu và nhận được sự tư vấn từ Rikkei Digital, TAKI Academy nhận thấy Lark mang lại sự linh hoạt và khả năng tùy biến cao, giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết kế các quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng phòng ban. Điều này không chỉ giúp TAKI Academy hệ thống hóa các quy trình mà còn đảm bảo việc quản lý tập trung và tính đồng nhất trong toàn bộ hoạt động.
.png)
Thông tin doanh nghiệp
TAKI Academy
Quy mô doanh nghiệp: 100 Lĩnh vực: Giáo dục
Công ty Cổ phần học viện đào tạo quốc tế TAKI – TAKI Academy là Trường Đào Tạo Kinh Doanh Hàng Đầu Việt Nam. Được thành lập từ 2016 với hơn 8 năm kinh nghiệm đào tạo, TAKI Academy tự hào là bệ phóng vững chắc cho những ai mong muốn chinh phục đỉnh cao kinh doanh.
Thách thức
Các quy trình giao tiếp và phối hợp nội bộ của TAKI Academy trước đây được thực hiện trên nhiều công cụ và nền tảng khác nhau, dẫn đến thông tin bị rời rạc, phân mảnh và khó tìm kiếm.
Đặc biệt, với các công cụ và nền tảng đã sử dụng, công ty gặp khó khăn trong việc xây dựng các quy trình làm việc linh hoạt, đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ riêng của tổ chức. Đó là lý do tại sao TAKI Academy mong muốn tìm kiếm một giải pháp giúp tăng khả năng truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào các thông tin và tài liệu cần thiết, dễ dàng sử dụng cho end-users, đồng thời cũng hỗ trợ cấp quản lý và lãnh đạo cấp cao tối ưu việc quản trị hiệu suất và cắt giảm chi phí vận hành.
Giải pháp
Rikkei Digital đã phối hợp với TAKI Academy xây dựng một quy trình triển khai hợp lý và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Quy trình này được chia thành các giai đoạn chính sau:
1. Giai đoạn 1: Đưa toàn bộ nhân sự lên Lark và sử dụng các tính năng cơ bản
Trong giai đoạn đầu tiên, mục tiêu quan trọng nhất là giúp TAKI Academy thiết lập hạ tầng và sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp lên Lark. Đồng thời, giúp nhân viên làm quen với những tính năng giao tiếp cơ bản như Lark Messenger, Lark Meetings, Lark Mail hay Lark Calendar.
Với giao diện đơn giản, trực quan và dễ sử dụng, Lark giúp nhân viên TAKI nhanh chóng làm quen và sử dụng thành thạo. Đặc biệt, Lark cho phép truy cập dễ dàng trên mọi thiết bị, giúp nhân viên thuận tiện trong việc theo dõi thông tin và kiểm tra công việc.
2. Giai đoạn 2: Xây dựng các quy trình cho phòng Hành chính - Nhân sự trên Lark
Sau khi đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo các tính năng cơ bản của Lark, TAKI đã phối hợp với Rikkei Digital để xây dựng các quy trình cho phòng HCNS, bao gồm Quy trình tuyển dụng, Quy trình Chấm công - Tính lương, Quy trình quản lý tài liệu - chính sách nội bộ doanh nghiệp, cùng với các quy trình liên quan đến Quản lý tài sản và bảo hiểm.
Bảng Base giúp TAKI Group quản lý tài sản tập trung cho toàn bộ nhân sự
Khối lượng dữ liệu và quy trình là tương đối phức tạp, tuy nhiên, với kinh nghiệm triển khai thực tế và sự hỗ trợ nhiệt tình từ phía đội ngũ CS của Rikkei Digital, phòng Nhân sự của TAKI Academy đã nhanh chóng trở thành phòng ban sử dụng Lark hiệu quả nhất doanh nghiệp. Việc số hóa các quy trình làm việc thủ công trước đây cũng đã giúp phòng Nhân sự giảm thiểu 30% thời gian và công sức so với trước đây.
Quy trình Chấm công - Tính lương của TAKI được Rikkei Digital số hóa 100% trên Lark với các bước sau:
-
Dữ liệu chấm công sẽ được tự động cập nhật từ phòng Nhân sự sang phòng Kế toán nhờ tính năng đồng bộ dữ liệu giữa các Base trong Lark Base.
-
Phòng Kế toán có thể tính lương dựa trên số công thực tế của từng nhân viên, sau đó gửi phiếu lương chỉ với một cú nhấp chuột thông qua ứng dụng DocuMaker của Rikkei Digital.
Dashboard báo cáo chấm công theo tháng và được cập nhật real-time:
>> Xem thêm: Tùy chỉnh dữ liệu trực quan trên Lark Base
3. Giai đoạn 3: Tự động hóa các quy trình trong phòng Marketing & Sale
Là một học viện đào tạo kinh doanh thực chiến, hiện nay TAKI Academy đã dẫn dắt trực tiếp cho trên 100.000 học viên trên con đường: bán hàng, xây dựng hệ thống, marketing và xây dựng doanh nghiệp. Mỗi tháng, TAKI tổ chức hàng chục khóa học về Quản trị nhân sự, Tự động hóa vận hành,... cho các CEO của các doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi một quy trình phối hợp liền mạch và chặt chẽ giữa các team, bao gồm Marketing, Pre-sale, Sales, và After-sale.
Lark Base giúp TAKI Academy quản lý hiệu quả và tập trung các chiến dịch Facebook Ads bằng cách kết nối và lấy dữ liệu tự động từ Facebook Ads về thông qua Lark AnyCross
Theo dõi các hoạt động Telesale:
Lark Base cung cấp một không gian tập trung để doanh nghiệp xây dựng các bảng quản lý và trực quan hóa dữ liệu, bao gồm dữ liệu khách hàng tiềm năng, dữ liệu học viên và lớp học.
Tính năng phân quyền nâng cao Lark Base Advanced Permission giúp các phòng ban, đặc biệt là đội ngũ Sales quản lý và bảo mật các dữ liệu kinh doanh và khách hàng quan trọng. Team có thể phân quyền truy cập đến từng hàng và cột dữ liệu, đồng thời kiểm soát chặt chẽ các quyền như xem, sao chép, bình luận, in ấn và tải xuống. Điều này giúp đảm bảo chỉ có những người có quyền hạn mới có thể truy cập và thực hiện các thao tác cần thiết trên dữ liệu.
Lark Base giúp TAKI Academy quản lý & phân loại khách hàng một cách trực quan & thông minh
Tính năng Lark Base Automation giúp TAKI Academy xây dựng hàng loạt các quy trình tự động hóa nâng cao, không chỉ dừng lại ở việc nhắc nhở deadline, giao việc,... mà còn là các quy trình tự động hóa dựa trên điều kiện if-else,... Điều này giúp các team gia tăng hiệu suất lên 30-50% nhờ giảm thiểu các công việc thủ công, giao tiếp lặp đi lặp lại.
Nhân viên có thể theo dõi báo cáo tác vụ hàng ngày của chính mình thông qua dashboard báo cáo trực quan & dễ hiểu
Kết quả: Xây dựng tư duy sử dụng Lark lâu dài và hiệu quả
Mục tiêu của TAKI Academy ngay từ ban đầu không chỉ dừng lại ở việc giúp nhân viên thành thạo các công cụ mà còn xây dựng tư duy sử dụng Lark lâu dài và hiệu quả, đặc biệt cho ban lãnh đạo. Và Đến nay, đội ngũ lãnh đạo tại TAKI đã có thể sử dụng Lark để nắm bắt dữ liệu nhanh chóng, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả, mang lại kết quả rõ ràng về hiệu suất và tiết kiệm thời gian.
Lark Suite giúp TAKI theo dõi và đánh giá hiệu quả của từng dự án một cách tập trung
Ngoài ra, việc Lark ngày càng tối ưu ngôn ngữ tiếng Việt hơn cho thị trường Việt Nam đã nâng cao trải nghiệm sử dụng Lark của nhân viên tại TAKI.
Với khả năng mở rộng linh hoạt thông qua Lark Open Platform, TAKI có thể dễ dàng tích hợp Lark với các công cụ khác và thực hiện SSO (Single Sign-On) mà không cần luân chuyển nền tảng, giữ nguyên quy trình hiện tại và kết nối dữ liệu một cách thuận tiện. Cùng với kế hoạch phát triển mạnh mẽ các tính năng AI trong tương lai và khả năng mở rộng lên tới 1 triệu bản ghi trên Lark Base, TAKI tin rằng Lark sẽ đáp ứng tốt nhu cầu phát triển và tăng trưởng của doanh nghiệp trong thời gian tới.
Mục lục
Khám phá các câu chuyện khác
