Lark x Marcom Mate: Ứng dụng Lark Suite trong chuyển đổi số digital agency

Dùng Lark Messenger & Lark Meetings để tối ưu giao tiếp liền mạch & phối hợp tập trung.

Dùng Lark Attendance để thiết lập hệ thống chấm công tự động bằng Wifi, giúp bộ phận Nhân sự tự động xuất các file báo cáo về thời gian làm việc hàng ngày của nhân viên, đồng thời cho phép chỉ định những nhân sự được miễn chấm công.

Dùng Lark Approval để tự động hóa các quy trình phê duyệt như xin nghỉ phép, yêu cầu thanh toán, phê duyệt tăng lương,...

Dùng Lark Base để:

Xây dựng các quy trình làm việc tự động trong các dự án công việc thông qua các chatbot tự động như: tin nhắn nhắc việc, tin nhắn nhắc deadline, lên lịch hẹn, các yêu cầu duyệt,... và có thể tương tác trực tiếp với các Message Card đó, giúp nâng cao năng suất và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp
Xây dựng quy trình yêu cầu tuyển dụng
Xây dựng quy trình quản lý quan hệ khách hàng
Tạo, theo dõi và phân tích các báo cáo tự động theo thời gian thực

Mục lục

Thông tin doanh nghiệp

"Marcom Mate là một Marketing Agency thành lập từ năm 2015 với 2 văn phòng tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Bằng việc cung cấp đa dạng các dịch vụ truyền thông tổng thể trên nhiều nền tảng và xem yếu tố sáng tạo là giá trị cốt lõi, Marcom Mate luôn mang tới những giải pháp giúp khách hàng quảng bá tên tuổi hiệu quả nhất cùng chi phí tối ưu. Với phương châm luôn là Bạn đồng hành cùng tất cả các đối tác, đến nay Marcom Mate là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, tập đoàn lớn như Sun Group, Bitexco, Vingroup, Novaland…"

Ngành: Media Địa điểm: Việt Nam Quy mô doanh nghiệp: 200+

Bối cảnh & Thách thức

Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành media agency, Marcom Mate cần làm việc với nhiều khách hàng đồng thời cần quản lý một khối lượng lớn các đầu dự án khác nhau. Bên cạnh đó, một trong những đặc trưng của các doanh nghiệp agency là cần sử dụng rất nhiều các ứng dụng để giao tiếp, quản lý, cộng tác và phối hợp giữa các phòng ban. Điều này ảnh hưởng tới mức độ tập trung của các nhân viên khi phải dịch chuyển qua lại giữa các ứng dụng, tiêu tốn thời gian và khiến cho quy trình vận hành chưa thực sự tối ưu.

Một số ứng dụng Marcom Mate đã sử dụng trong quá trình hoạt động và vận hành trước đây có thể kể tới như:

Sử dụng Skype và Messenger cho giao tiếp
Sử dụng Outlook và Gmail để gửi mail
Google Drive để phối hợp và lưu trữ dữ liệu
Microsoft Excel/Google Sheet để tổng hợp dữ liệu báo cáo
Chấm công thông qua máy chấm công truyền thống

Nhìn chung, các ứng dụng Marcom Mate đang sử dụng vẫn có thể đáp ứng các nhu cầu cơ bản & thường ngày của công ty. Tuy vậy, ban quản lý công ty nhận thấy các nhân viên đang tốn nhiều thời gian và nguồn lực cho việc tổng hợp dữ liệu báo cáo. Một trong những lý do do vấn đề này đến từ việc dữ liệu bị phân mảnh dẫn đến khó khăn trong tổng hợp và phân tích. Bên cạnh đó các công cụ như Microsoft Excel hay Google Sheet không thể giúp doanh nghiệp hiển thị trực quan các báo cáo dữ liệu trong thời gian thực cũng gây ra những cản trở trong quá trình ra quyết định, đặc biệt trong bối cảnh thông tin chính là sức mạnh như hiện nay.

Ngoài những vấn đề trên, việc sử dụng các công cụ khác nhau cũng đòi hỏi công ty phải chi trả một nguồn tài chính đáng kể cho các công cụ này. Hơn nữa, việc tích hợp các công cụ hỗ trợ bên thứ ba cũng khó khăn khi tất cả các công cụ trên đều là nền tảng đóng và giới hạn tính linh hoạt.

Những giải pháp mà Lark mang lại

Với kinh nghiệm dày dặn trong việc cung cấp và triển khai các giải pháp chuyển đổi số cho các doanh nghiệp SME tại Việt Nam, Rikkei Digital đã tiến hành một cuộc khảo sát và đề xuất một giải pháp làm việc số toàn diện - Lark Suite cho Marcom Mate. Qua quá trình triển khai, có thể thấy rằng Lark Suite đã đóng góp rất nhiều vào việc giải quyết những vấn đề liên quan đến giao tiếp, cộng tác và phối hợp trong tổ chức.

Tập trung thống nhất các công cụ giao tiếp và làm việc

Là một nền tảng làm việc số thế hệ mới, Lark Suite với concept chat-centric, cung cấp đầy đủ các công cụ mà doanh nghiệp cần để hoạt động và vận hành trong một ngày, tất cả đều tập trung trên một nền tảng duy nhất và được liên kết chặt chẽ với nhau thông qua ứng dụng Lark Messenger. Marcom Mate đã có thể cắt giảm hoàn toàn một số ứng dụng giao tiếp và làm việc cũ như Facebook Messenger để chuyển tất cả sang Lark.

Bên cạnh đó, với đặc điểm là một nền tảng mở, Lark Suite cho phép Marcom Mate dễ dàng đồng bộ dữ liệu từ Outlook và Mail Web sang Lark Mail. Đều này giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát dữ liệu khi chuyển dịch giữa các nền tảng đồng thời giúp luồng làm việc giữa nội bộ và nội bộ với khách hàng không bị ảnh hưởng, đứt gãy.

Việc cắt giảm và hợp nhất một số ứng dụng làm việc rời rạc sang Lark 100% đã giúp Marcom Mate giảm thiểu tối đa sự phân mảnh dữ liệu và đảm bảo rằng công việc và thông tin được truyền đạt một cách liền mạch, nhân viên không bị phân tán bởi việc sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau.

Số hóa quy trình vận hành

Với Lark, Marcom Mate đã thực hiện chuyển đổi số toàn diện, không chỉ trong giao tiếp & phối hợp mà trong cả các quy trình vận hành.

Marcom Mate đã thiết lập hệ thống chấm công bằng wifi với Lark Attendance, tự động xuất các file báo cáo về thời gian làm việc hàng ngày của nhân viên, đồng thời cho phép chỉ định những nhân sự được miễn chấm công.

Phê duyệt cùng Lark Approval

Các quy trình như xin nghỉ phép, yêu cầu thanh toán, phê duyệt tăng lương... trước đây cần sử dụng các giấy tờ thủ tục nay đều được số hóa, tiết kiệm thời gian cho đội ngũ quản lý mà vẫn đảm bảo mọi thông tin được lưu trữ công khai và minh bạch.

Xây dựng các automated workflow cùng Lark Base

Việc ứng dụng công nghệ, digital workplace vào trong quy trình vận hành không còn xa lạ gì đối với một digital agency như Marcom Mate, tuy nhiên, với một lượng lớn công việc cần xử lý, yêu cầu của Marcom Mate không chỉ là việc ứng dụng công nghệ, mà còn phải ứng dụng làm sao để tự động hóa quy trình.

Từng bước nhỏ trong quy trình vận hành một khi được tự động hóa đều sẽ đem lại tác động rất lớn tới năng suất làm việc.

Với Lark Base, các tin nhắn nhắc việc, nhắc deadline hoặc lên lịch hẹn, các yêu cầu duyệt đều được thực hiện tự động bằng cách thiết lập các bot automation, giúp các nhân viên tiết kiệm được thời gian phối hợp, trao đổi với nhau cũng như báo cáo với leader và các bên liên quan.

Quy trình yêu cầu tuyển dụng:

Quy trình quản lý quan hệ khách hàng:

Có thể thấy Lark cung cấp cho doanh nghiệp rất nhiều các công cụ, giải pháp để tối ưu hóa cho các công việc khác nhau trong quy trình vận hành. Đặc biệt, các ứng dụng ấy được tích hợp ở trên một nền tảng giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và thống nhất hơn.

Cắt giảm thời gian thực hiện các báo cáo, tổng hợp dữ liệu

Với Lark, ban quản lý của Marcom Mate đã giải quyết được vướng mắc trong việc tổng hợp báo cáo dữ liệu. Lark Base bên cạnh nhiệm vụ là một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, công cụ này còn cho phép hiển thị các dashboard một cách trực quan nhất theo thời gian thực. Việc các dữ liệu được lưu trữ, tổng hợp một cách khoa học giúp ban lãnh đạo Marcom Mate dễ dàng hơn trong việc đưa ra các chiến lược, giải pháp mang tính quyết định tới hoạt động của doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí

Một lợi ích quan trọng khác của việc triển khai Lark Suite là tiết kiệm chi phí. Thay vì phải chi trả cho nhiều công cụ làm việc khác nhau, Marcom Mate giờ đây có thể cắt giảm số lượng ứng dụng và chuyển sang sử dụng Lark Suite mà vẫn đảm bảo việc vận hành tối ưu. Điều đó giúp công ty có thể tiết kiệm chi phí và sử dụng khoản tiền đó cho các hạng mục đầu tư quan trọng hơn.