Mục lục
Trong chuỗi bài viết tìm hiểu về Larksuite và các tính năng nổi bật của nền tảng này, Rikkei Digital tiếp tục chia sẻ đến độc giả những thông tin tổng quát về Lark Wiki - một tính năng đáng chú ý của Lark Suite dùng để xây dựng kho dữ liệu tri thức của doanh nghiệp thời đại số.
Bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc về cách xây dựng Lark Wiki, những ưu điểm nổi bật của tính năng này và cách Lark Wiki giúp doanh nghiệp tạo và quản trị nguồn tri thức nội bộ, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường. Hãy cùng Rikkei Digital khám phá thêm chi tiết trong bài viết dưới đây.
Khái quát chung về Lark Wiki
Lark Wiki là giải pháp quản lý thông tin, lưu trữ dữ liệu và nguồn tri thức nội bộ dành cho mọi tổ chức, doanh nghiệp. Tính năng này cho phép doanh nghiệp có thể tạo, sắp xếp và quản lý đa dạng các loại nội dung, thông tin phong phú và chia sẻ tới toàn bộ nhân viên của mình.
Hệ thống này hoạt động như một thư viện mở giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa sự đóng góp và cộng tác của các thành viên trong công ty. Điều này giúp cải thiện hiệu quả theo dõi, phổ biến và chia sẻ kiến thức trong toàn bộ tổ chức, đồng thời hạn chế những trường hợp thất lạc và bỏ lỡ thông tin. Hơn nữa, Lark Wiki còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí chuyển giao tri thức nội bộ.
Trong thời đại nền kinh tế thế giới đang chuyển biến từ một nền kinh tế chủ yếu dựa vào nguồn lực hạn hẹp của thiên nhiên sang một nền kinh tế của thông tin và trí tuệ như hiện nay, tri thức đã trở thành nhân tố chính trong tăng trưởng kinh tế và tạo nên lợi thế cạnh tranh. Vai trò của quản trị thi thức cũng được nhấn mạnh và trở thành xu hướng toàn cầu. Việc tận dụng tốt những công cụ hỗ trợ quản trị thi thức như Lark Wiki sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một nguồn lực tri thức vững mạnh và cải thiện quy trình làm việc trong tổ chức.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết sử dụng Lark Wiki
Các ưu điểm nổi bật của Lark Wiki
1. Đa dạng nội dung lưu trữ
Lark Wiki không giới hạn các hình thức sáng tạo và lưu trữ nội dung, thông tin, từ Tài liệu, Trang tính, Sơ đồ tư duy đến Cơ sở dữ liệu,... Doanh nghiệp có thể tạo và chia sẻ để cùng nhau xây nên bất kỳ dạng nội dung, kiến thức chia sẻ nào một cách linh hoạt.
Lark Wiki cho phép lưu trữ đa dạng các định dạng tài liệu
2. Khả năng tìm kiếm nâng cao
Một kho tàng dữ liệu lớn sẽ trở nên cồng kềnh và vô nghĩa nếu như không cung cấp cho người dùng một tính năng tìm kiếm mạnh mẽ.
Với Lark Wiki, bạn có thể an tâm khi tìm kiếm bất cứ thứ gì, ở bất cứ nơi đâu trong thời gian nhanh chóng. Bộ lọc mạnh mẽ của công cụ này giúp thu hẹp kết quả, nhằm mang đến những kết quả chính xác và chi tiết nhất.
Khả năng tìm kiếm thông minh trên Lark Wiki
3. An toàn bảo mật - Dễ dàng phân quyền
Một trong những ưu điểm thú vị của Lark Wiki chính là hỗ trợ người dùng phân quyền và kiểm soát thông tin.
Cụ thể, chủ sở hữu có thể thoải mái điều chỉnh và thiết lập các quyền truy cập, chỉnh sửa, sao chép, in ấn, xuất bản và phân quyền đó đến từng thành viên trong tổ chức. Các thành viên cộng tác chỉ có thể truy cập và thực hiện các tác vụ trong trang nếu được cấp quyền từ quản trị viên, giúp đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin.
Lark Wiki cũng cho phép người dùng xem lịch sử phiên bản của mỗi tài liệu, qua đó kiểm soát được tính chính xác và độ tin cậy của thông tin.
Phân quyền bảo mật - Một trong những tính năng nổi bật trên Lark Wiki
Doanh nghiệp có thể yên tâm lưu trữ các thông tin quan trọng trên Lark Wiki vì không gian này đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất, giúp đảm bảo tính bảo mật và an toàn của hệ thống thông tin. Bên cạnh đó, Lark Wiki cũng cho phép người dùng báo cáo các hoạt động đáng ngờ, giúp quản trị viên của tổ chức kiểm soát và xử lý các vấn đề liên quan đến bảo mật.
4. Khả năng đồng bộ và tích hợp
Lark Wiki hỗ trợ di chuyển thông tin nhanh chóng và dễ dàng từ các ứng dụng và công cụ bên ngoài khác như Confluence, Word, Excel, CSV, XMind,... giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình "dời nhà lên Lark", đồng thời tối ưu quy trình làm việc khi thông tin được đồng bộ một cách tự động.
Lark Wiki cung cấp cho người dùng khả năng tích hợp sâu, hỗ trợ cả với ứng dụng ngoài Larksuite
5. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Dù là một kho tàng kiến thức nội bộ đa tầng với nhiều thành phần khác nhau nhưng Lark Wiki không hề phức tạp và khó sử dụng như nhiều người tưởng. Thay vào đó, ứng dụng có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, phù hợp với đa dạng đối tượng người dùng khác nhau.
Dù bạn có kiến thức chuyên môn về công nghệ hay không thì vẫn có thể tạo cho mình một không gian lưu trữ tinh gọn, đẹp mắt và dễ hiểu.
Các tính năng và chức năng của Lark Wiki được sắp xếp bố trí và hiển thị rõ ràng, giúp người dùng dễ dàng tìm thấy và sử dụng. Bên cạnh đó, Lark Wiki hỗ trợ tính năng kéo và thả thông minh, cho phép tạo, di chuyển và sắp xếp các thành phần trong thư viện chung một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Tại sao doanh nghiệp cần tạo Lark Wiki trong quá trình làm việc?
Trước làn sóng chuyển đổi số hiện nay, quá trình quản lý thông tin - lưu trữ tài liệu nội bộ cũng đứng trước áp lực phải số hóa mạnh mẽ. Điều này khiến cho nhu cầu sở hữu một thư viện số nội bộ của mỗi doanh nghiệp càng trở nên cấp thiết bởi những lợi ích to lớn mà nó đem lại. Lark Wiki, với những ưu điểm vượt trội của mình, hoàn toàn có tiềm năng để trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp.
1. Tạo ra một kho lưu trữ kiến thức nội bộ
Các doanh nghiệp có thể sử dụng Lark Wiki để tạo ra một kho lưu trữ kiến thức nội bộ, nơi mà nhân viên có thể tìm kiếm và truy cập các thông tin, quy trình, quy định, tài liệu hướng dẫn và các tài nguyên khác liên quan đến tổ chức.
Hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân viên
Đối với mỗi công ty, quy trình đón tiếp nhân viên mới (onboarding process) luôn là khoảng thời gian khó khăn và thách thức đối với mỗi chuyên gia nhân sự. Thông thường, quy trình này bao gồm 4 bước:
-
Chuẩn bị (Preboarding)
-
Chào mừng
-
Đào tạo theo vai trò cụ thể
-
Cung cấp hỗ trợ cần thiết để nhân viên thực hiện công việc hiệu quả
Kho lưu trữ nội bộ lark Wiki hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân viên
Điểm chung của 4 bước này chính là việc các tài liệu cần thiết để nhân viên có thể hiểu rõ về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty; cũng như các quy định về văn hóa, cách ứng xử, giao tiếp và làm việc phù hợp với nguyên tắc chung. Việc xây dựng nhận thức cho nhân mới về sản phẩm và dịch vụ của công ty trong giai đoạn này cũng rất quan trọng.
Hiểu được những khó khăn đó, Lark Wiki được tạo ra để giúp doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận HR có thể sử dụng để xây dựng các bộ tài liệu lưu hành nội bộ:
-
Giới thiệu chung về công ty
-
Quy định, nguyên tắc & văn hóa chung
-
Chia sẻ, hướng dẫn về sản phẩm và dịch vụ
-
Các tài liệu/khóa học đào tạo liên quan đến quy trình, công nghệ, hoặc kỹ năng làm việc giúp nhân viên phát triển và nâng cao năng lực bản thân
Nghiên cứu cho thấy, việc xây dựng một lộ trình đào tạo bài bản ngay ở giai đoạn Onboarding sẽ giúp doanh nghiệp:
-
Tiết kiệm chi phí đào tạo (đào tạo lại) và học tập
-
Giảm tỷ lệ nghỉ việc & tăng khả năng giữ chân nhân viên
-
Tăng cường trải nghiệm, nâng cao mức độ gắn kết, đồng thời giúp nhân viên hòa nhập nhanh với môi trường và văn hóa công ty
-
Khẳng định quy mô và sự chuyên nghiệp của công ty
-
Tăng năng suất làm việc khi đã nắm được kiến thức và tinh thần của tổ chức
Tăng cường sự đồng bộ và quản lý chất lượng
Lark Wiki có thể được sử dụng để tạo ra các quy trình và tiêu chuẩn cho các hoạt động kinh doanh, giúp tăng cường sự đồng bộ và quản lý chất lượng trong tổ chức.
Tăng cường tính bảo mật và quản lý dữ liệu
Như đã nói ở trên, Lark Wiki là một hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin đa tầng và phân quyền bảo mật. Khi sử dụng Lark Wiki vào trong quy trình làm việc của mình, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tính bảo mật của thông tin cũng như quản lý tất cả dữ liệu một cách khoa học.
2. Tăng cường giao tiếp và phối hợp trong tổ chức
Tổ chức, quản lý và chia sẻ thông tin trong nội bộ một cách dễ dàng
Lark Wiki giúp chia sẻ thông tin trong nội bộ dễ dàng thông qua việc lưu trữ, quản lý và chia sẻ các tài liệu trên một không gian trực tuyến duy nhất.
Cùng với việc tích hợp được với các tính năng khác trong Larksuite, Lark Wiki cũng hỗ trợ tăng tương tác, thúc đẩy sự linh hoạt và hiệu quả trong quá trình giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức.
Lark Wiki giúp tối ưu và tinh giản hoá giao tiếp nội bộ
Tạo sự đồng nhất trong thông tin
Dù là một kho tàng lưu trữ thông tin với khối lượng dữ liệu vô cùng lớn và nhiều cấu trúc khác nhau, Lark Wiki không hề gây nhiễu loạn thông tin và thay vào đó là luôn đảm bảo các dữ liệu ấy được thống nhất ở tất cả các tầng.
Lark Wiki cho phép người dùng thêm ghi chú và bình luận vào các trang tài liệu được lưu trữ, đảm bảo tính tương tác, minh bạch và đồng bộ hóa thông tin giữa các thành viên trong tổ chức.
Tối ưu hoá quy trình làm việc
Không chỉ có khả năng tích hợp với các ứng dụng trong nền tảng, Lark Wiki còn đồng bộ hóa thông tin dễ dàng với các ứng dụng bên ngoài khác như Google Drive, Dropbox, Jira,... giúp doanh nghiệp tiết kiệm được RẤT NHIỀU thời gian, chi phí và công sức trong việc dịch chuyển dữ liệu giữa các nền tảng. Quy trình làm việc nhờ đó cũng liền mạch và trôi chảy hơn, không tạo ra điểm nghẽn như một số nền tảng "đóng" khác.
Ngoài ra, Lark Wiki cũng cho phép người dùng nhận thông báo và cập nhật về các hoạt động và thay đổi trên trang wiki, giúp đẩy nhanh quy trình làm việc và đồng bộ thông tin giữa các thành viên trong tổ chức.
Phân quyền và bảo mật thông tin
Lark Wiki cung cấp tính năng phân quyền bảo mật cho phép người dùng quản lý quyền truy cập và chia sẻ thông tin trên các trang wiki của tổ chức. Tính năng này giúp đảm bảo tính bảo mật và an toàn của thông tin, thông qua việc kiểm soát các hoạt động và quản lý quyền truy cập của từng thành viên trong tổ chức.
-
Quản lý quyền truy cập: Quản trị viên/chủ sở hữu tài liệu có thể thiết lập các quyền truy cập cho các nhóm hoặc thành viên cụ thể, từ đó bảo vệ thông tin nội bộ của tổ chức.
-
Kiểm soát thông tin: Quản trị viên/chủ sở hữu tài liệu có thể giám sát hoạt động trên các trang wiki của tổ chức, bao gồm cả lịch sử chỉnh sửa và thay đổi của từng thành viên.
3. Quản lý dự án và công việc
Lark Wiki có thể được sử dụng để quản lý dự án và công việc của mỗi phòng, ban, giúp gia tăng hiệu quả và đảm bảo tiến độ công việc.
Một số tác vụ doanh nghiệp có thể tận dụng Lark Wiki như:
Tạo ra một không gian làm việc số chung: dễ tìm kiếm, truy cập và quản lý
Đối với các công ty thường xuyên phải làm nhiều dự án với các đối tác, nhà cung cấp bên ngoài, Lark Wiki giúp tạo ra một không gian làm việc số chung, nơi bạn có thể tạo ra hàng loạt các file tài liệu, nội dung ở nhiều định dạng khác nhau từ docs, sheets, sơ đồ tư duy, cơ sở dữ liệu,...
Đặc biệt, các file làm việc tại đây sẽ được tùy chỉnh theo ý người dùng, với tính năng trình bày đơn giản theo cách kéo - thả, giúp tạo ra một không gian làm việc được sắp xếp tinh gọn, khoa học và đầy cảm hứng.
Một không gian làm việc như vậy không chỉ tăng khả năng kết nối, tương tác mà còn thúc đẩy quá trình làm việc với đối tác, khách hàng diễn ra hiệu quả, liền mạch hơn, tránh những rủi ro liên quan đến quản lý thông tin và dữ liệu kinh doanh của tổ chức, tạo sự gắn kết chặt chẽ giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Dễ dàng tìm kiếm tài liệu, thông tin dự án trên Lark Wiki
Phân quyền quản lý và phân công công việc
Cũng trong không gian làm việc số trên, Lark Wiki cho phép người dùng lập kế hoạch và phân công công việc đến từng thành viên trong dự án. Người dùng có thể lập kế hoạch, xây dựng các tài liệu liên quan và phân công công việc cho từng thành viên bằng cách chia sẻ quyền truy cập, chỉnh sửa, quản lý,... các file làm việc một cách linh hoạt, đồng thời đặt deadline cho công việc được giao.
Việc quản lý các hạng mục công việc trong một không gian duy nhất giúp tăng cường tính nhất quán và đồng bộ hóa trong quản lý dự án.
Lark Wiki hỗ trợ phân quyền quản lý và phân công công việc
Hỗ trợ khách hàng và tăng cường hỗ trợ kỹ thuật
Lark Wiki có thể được sử dụng để cung cấp thông tin, xây dựng tài liệu hướng dẫn khoa học cho khách hàng. Có thể dùng để xây những cuốn cẩm nang chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, hay đơn giản là những vấn đề kỹ thuật cần lưu ý.
Một tài liệu hướng dẫn như vậy là cực kỳ cần thiết trong quá trình quản lý dự án và phải làm việc với nhiều khách hàng khác nhau, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và củng cố thêm hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty trên thị trường.
Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Lark Wiki
Để cài đặt và sử dụng Lark Wiki, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tải ứng dụng Lark về thiết bị của bạn. Lark là một ứng dụng nhắn tin và hợp tác trực tuyến, bao gồm nhiều tính năng như chat, video call, hợp tác trực tuyến, gọi điện và nhiều tính năng khác. Hiện tại, ứng dụng Lark đã có mặt trên cách nền tảng bao gồm IOS, Androi...
Bước 2: Đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản Lark. Nếu bạn đã có tài khoản Lark, hãy đăng nhập vào ứng dụng. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy đăng ký tài khoản mới trên ứng dụng Lark.
Bước 3: Truy cập vào tính năng Lark Wiki
Khi đăng nhập vào ứng dụng Lark, truy cập vào tính năng Lark Wiki bằng cách chọn biểu tượng Wiki trong thanh công cụ bên trái màn hình.
Bước 4: Xem không gian làm việc
Sau khi vào một không gian làm việc, hãy nhấp vào Thông tin không gian làm việc ở góc dưới bên trái để xem các thông tin liên quan của một không gian làm việc, bao gồm: tên, trang bìa, giới thiệu và quản trị viên.
Bạn có thể Tìm kiếm và truy cập nội dung (bạn có quyền xem) trong hộp tìm kiếm trên trang chủ Wiki và trong không gian làm việc.
Bước 5: Lưu không gian làm việc vào Mục yêu thích
Bạn có thể lưu không gian làm việc vào Mục yêu thích và cũng có thể lưu các trang trong không gian làm việc vào Mục ưa thích.
Lưu ý: Chỉ có thể lưu các trang/không gian làm việc mà người dùng có quyền truy cập xem.
Bước 6: Tạo trang Wiki
Bạn có thể tạo riêng một trang Wiki mới bằng cách nhấn vào nút "Tạo trang Wiki mới" và nhập tên trang Wiki. Sau đó, bạn có thể thêm nội dung vào trang Wiki bằng cách sử dụng các trình soạn thảo.
Quyền tạo trang Wiki mới chỉ dành cho Admin.
Bước 7: Quản lý và chia sẻ trang Wiki
Bạn có thể quản lý và chia sẻ các trang Wiki của mình bằng cách sử dụng các tính năng của Lark Wiki: phân quyền truy cập cho các trang Wiki, tạo liên kết đến các trang khác, tạo thư mục và sắp xếp các trang theo chủ đề.
Tạm kết
Để tìm hiểu kỹ hơn về những tính năng thông minh của Lark Wiki cũng như những ứng dụng của nó trong tối ưu hóa quy trình làm việc và giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp, bạn đọc có thể tìm hiểu thêm tại Cẩm nang hướng dẫn sử dụng Lark Suite bằng tiếng Việt do Rikkei Digital biên soạn. Nếu có thêm câu hỏi về Lark Wiki và Lark Suite, quý độc giả hãy liên hệ với chúng tôi để nhận những tư vấn trực tiếp từ chuyên gia.
Liên hệ với chúng tôi
Để bắt đầu tiến trình chuyển đổi số của bạn
- Xác định mục tiêu
- Lựa chọn giải pháp
- Hoạch định nguồn lực
- Đào tạo nhân sự
- Và hơn thế nữa...