Approval eSign

Giải pháp Approval eSign của Rikkei Digital là giải pháp giúp tích hợp dữ liệu và quy trình phê duyệt trên Lark Suite với các phần mềm ký số của các nhà cung cấp bên ngoài như VNPT, Viettel, FPT, CMC,... Giải pháp này giúp tích hợp chữ ký số vào quy trình vận hành doanh nghiệp với Lark Suite, giúp tối ưu việc trình – ký và xác nhận tài liệu trực tuyến nhanh chóng và hiệu quả.

Approval eSign tích hợp đa dạng với các cung cấp phần mềm ký số bên ngoài như VNPT, Viettel, FPT, CMC C-sign, giúp xác thực tính hợp lệ của chứng thư số, tính toàn vẹn của tài liệu và tính hợp lệ của dấu thời gian. Cùng tìm hiểu về giải pháp tích hợp này trong bài viết dưới đây.

Giới thiệu tổng quan

Xuất phát từ nhu cầu phê duyệt, trình-ký nhanh chóng, Rikkei Digital đã tận dụng khả năng mở của Lark để kết nối với nền tảng mã nguồn mở bên ngoài, nhằm tạo ra phần mềm phê duyệt bằng chữ ký số đơn giản - tự động, hiện thực hóa việc tích hợp chữ ký số vào quy trình vận hành.

Phần mềm cho phép các doanh nghiệp thực hiện hiệu quả của các thủ tục phê duyệt theo cấp bậc; đồng thời tối ưu hóa những thủ tục trình - ký đang tiêu tốn quá nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.

4 công cụ chính góp phần tạo nên giải pháp tích hợp này bao gồm:

Lark Approval
Lark Open Platform
Nền tảng mã nguồn mở DocuSeal
Hệ thống quản lý các phần mềm do Rikkei Digital tự thiết kế & triển khai DocuMaker Cloud

Ưu điểm của giải pháp

Phần mềm cho phép người dùng số hóa 100% quy trình và tích hợp mọi bước trong quá trình trình - ký lên một nền tảng duy nhất. Từ việc tạo chứng từ, văn bản tài liệu, trình báo các bước phê duyệt đến ký số - tất cả đều được thể hiện trực quan, rõ ràng trên giao diện của Lark Suite, với các thao tác chuyển tiếp tự động đã được cài đặt sẵn và gửi thông báo khi hoàn thành.

quy trình tích hợp Lark Approval và Approval eSign

Phê duyệt nhanh chóng ngay trên di động nhằm tối ưu thời gian & tăng hiệu quả vận hành

Người dùng tạo yêu cầu cần được ký duyệt trong Lark Approval.
Yêu cầu được gửi đến người phê duyệt được chỉ định.
Người phê duyệt nhận được thông báo, truy cập vào yêu cầu và nhấp vào nút "Ký duyệt" hoặc "Từ chối".

Thẻ tin nhắn Message Card trong Lark Suite cho phép mọi người có thể xem và thực hiện phê duyệt ngay trong giao diện chat của nền tảng. Bất kể yêu cầu đến từ hệ thống kinh doanh nào, nhân viên đều có thể thực hiện phê duyệt trong ứng dụng Lark.

Kết nối liền mạch với hệ thống Approval eSign để phản hồi và xử lý

Dựa trên Khả năng mở và dữ liệu trong Lark, các quy trình trên đều có thể kết nối liền mạch với phần mềm Approval eSign.

Sau khi người phê duyệt nhấp vào nút "Ký duyệt", Lark Approval sẽ tự động tạo yêu cầu ký duyệt trong eSign
Yêu cầu ký duyệt bao gồm thông tin về yêu cầu, người phê duyệt và tệp cần ký.
Người phê duyệt nhận được thông báo về yêu cầu ký duyệt trong Lark Messenger > truy cập vào yêu cầu ký duyệt trên Approval eSign và ký tệp bằng chữ ký điện tử của họ.

Thông báo tự động trở lại Lark Suite

Sau khi người phê duyệt ký tệp, Approval eSigned sẽ tự động gửi thông báo về kết quả ký duyệt đến Lark Approval.
Thông báo bao gồm thông tin về người phê duyệt, thời gian ký và kết quả ký duyệt (được ký hoặc bị từ chối).

Cải thiện hiệu quả cả về mặt định lượng lẫn định tính

Sử dụng Approval eSign giúp đồng nhất việc quản lý, phê duyệt các nghiệp vụ nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp, gia tăng tính liên kết, hiệu quả vận hành.

Kịch bản ứng dụng cải tiến này do Rikkei Digital thực hiện giúp giảm đáng kể thời gian cần thiết để xử lý phê duyệt theo cách thủ công, rút ngắn thời gian trình - ký trung bình lên 80% và tiết kiệm 70% chi phí (in ấn, vận chuyển, thời gian chờ đợi), tạo điều kiện cho luồng kinh doanh hiệu quả hơn.

Ngoài ra, giải pháp này còn có những điểm nổi bật không thể bỏ qua như:

Tương thích với các phần mềm ký số của các nhà cung cấp bên thứ 3 phổ biến như VNPT, Viettel, FPT, CMC,...

Ký online, linh hoạt trên nhiều phương tiện (Mobile, Tablet, PC,...)

Ký số trên nhiều định dạng tài liệu như: PDF, XML, Json, Text, Word, Excel,...

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Approval eSign

Approval eSign tích hợp Lark Approval với DocuSeal để mang đến trải nghiệm ký tài liệu liền mạch trong quy trình Lark hiện có của doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bắt đầu:

1. Cài đặt Lark Open Platform

Đăng ký ứng dụng Lark tại https://www.larksuite.com/
Kích hoạt Quyền truy cập Lark Approval
Kích hoạt Trình nghe sự kiện: Bật tính năng trình nghe sự kiện trong ứng dụng Lark của bạn. Điều này cho phép Lark nhận thông tin cập nhật theo thời gian thực từ Lark Approval về các yêu cầu phê duyệt.

2. Đăng ký tenant và ứng dụng trên DocuMaker Cloud

Liên hệ với Rikkei Digital để đăng ký tenant riêng cho doanh nghiệp của mình và quyền sử dụng ứng dụng Approval eSign tại: https://apps.digitalworkplace.vn

3. Đăng ký template trên DocuSeal

Trong DocuMaker Cloud, hãy đăng ký các mẫu tài liệu bạn muốn sử dụng để phê duyệt có chữ ký với DocuSeal. DocuSeal là thư viện mã nguồn mở hỗ trợ chữ ký số an toàn.
Kích hoạt Webhook: Bật chức năng webhook trong DocuSeal. Điều này cho phép DocuSeal gửi thông báo trở lại ứng dụng DocuMaker Cloud của bạn bất cứ khi nào sự kiện ký tài liệu xảy ra (ví dụ: tài liệu được ký).

4. Đăng ký các mẫu hợp đồng trên DocuMaker Cloud

Trong quá trình đăng ký, bạn sẽ cần cung cấp thông tin sau:

Template ID: Mã định danh duy nhất này được lấy từ DocuSeal sau khi đăng ký mẫu của bạn.
Mã định nghĩa phê duyệt: Mã này được lấy từ Lark Approval và đại diện cho quy trình phê duyệt cụ thể bạn muốn liên kết với mẫu hợp đồng.

Bằng cách hoàn thành các bước này, bạn đã tích hợp thành công Approval eSign. Giờ đây, người dùng có thể khởi tạo quy trình phê duyệt trong Lark Approval, tự động kích hoạt DocuSeal để có chữ ký điện tử an toàn.

Video Demo chi tiết

Ứng dụng liên quan

Kiến tạo giải pháp cho doanh nghiệp bạn

Rikkei Digital rất hân hạnh được lắng nghe những ý kiến đóng góp của quý doanh nghiệp.