Lark x E-contract Integration

E-contract là dạng hợp đồng điện tử được hình thành, ký kết và thực hiện thông qua các phương tiện điện tử như email, trang web, hoặc ứng dụng di động. Việc tích hợp Lark Suite với phần mềm E-contract sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hợp đồng, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu thời gian, chi phí cũng như tối ưu nguồn lực hiệu quả.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu việc tích hợp Lark Suite với phần mềm E-contract, qua ví dụ nổi bật là phần mềm eContract của VNPT.

Giới thiệu tổng quan

Về VNPT eContract

VNPT eContract là phần mềm cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử, cho phép các bên giao kết các loại hợp đồng với nhau bằng các phương tiện điện tử. Khi giao kết thông qua VNPT eContract, các doanh nghiệp và người dân có thể giảm được đáng kể thời gian, chi phí, cũng như dễ dàng hơn trong việc tiếp xúc với các khách hàng trong và ngoài nước.

VNPT eContract cung cấp 4 tính năng chính, bao gồm:

Ký chứng thư số
Định danh trực tuyến (eKYC)
Đàm phán trực tuyến
Bảo mật

Trong đó, vấn đề bảo mật được VNPT eContract chú tâm đảm bảo, với 4 cam kết chính:

Nội dung hợp đồng điện tử chỉ được xem bởi các bên tham gia ký hợp đồng
Sử dụng công nghệ khoá công khai để mã hoá nội dung hợp đồng
Chia sẻ toàn bộ thông tin tài liệu bằng mật mã bảo vệ
Kiểm soát, xác minh dữ liệu bằng công nghệ Blockchain

Về việc tích hợp Lark Suite với VNPT eContract

Tích hợp Lark Suite với VNPT eContract giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình hợp đồng với 3 chức năng chính như sau:

Quản lý các template hợp đồng	Tự động hóa các hợp đồng cá nhân (Hợp đồng Lao động)	Tự động hóa các hợp đồng doanh nghiệp (Hợp đồng thương mại)
Mục tiêu: Quản lý tập trung tất cả các template hợp đồng của doanh nghiệp và tạo quy trình xử lý liền mạch giữa 2 nền tảng	Mục tiêu: Quản lý tập trung các dữ liệu HR, tự động nhắc nhở ngày hết hạn hợp đồng cũ và tái ký hợp đồng mới Hỗ trợ đa dạng các phương thức ký khác nhau cho cá nhân, bao gồm email OTP, phone OTP, eKYC	Mục tiêu: Quản lý dữ liệu hợp đồng trên Lark Hỗ trợ đa dạng các phương thức ký khác nhau cho doanh nghiệp (USB token và smart CA)
Giải pháp: Tạo file Lark Base có thể chia sẻ để quản lý tất cả các template hợp đồng có sẵn trong doanh nghiệp Tạo quy trình phê duyệt để yêu cầu tạo mẫu hợp đồng mới (người yêu cầu -> trưởng bộ phận -> pháp chế -> CNTT)	Giải pháp: Lark đóng vai trò như một mini HRM, cho phép quản lý toàn bộ dữ liệu HR Tạo quy trình phê duyệt trên Lark Tạo hợp đồng trên VNPT eContract Ký điện tử trên VNPT eContract	Giải pháp: Phê duyệt yêu cầu mua bán trên Lark Tạo hợp đồng trên VNPT eContract Ký điện tử trên VNPT eContract

Lợi ích của việc tích hợp Lark Suite và phần mềm E-contract

1. Tự động hóa quy trình hợp đồng

Tự động tạo lập hợp đồng điện tử từ các mẫu có sẵn hoặc theo yêu cầu.
Tự động hóa các bước ký duyệt hợp đồng, bao gồm ký điện tử của nhiều bên liên quan.
Lưu trữ hợp đồng điện tử một cách an toàn và truy cập dễ dàng.
Tự động hóa các quy trình liên quan đến quản lý hợp đồng như theo dõi hạn chót, nhắc nhở thanh toán, v.v.

2. Nâng cao hiệu quả làm việc

Giảm thiểu thời gian và công sức xử lý hợp đồng thủ công.
Loại bỏ sự trùng lặp và sai sót trong quy trình hợp đồng.
Tăng tốc độ ký kết hợp đồng.
Nâng cao năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên.

3. Tăng cường bảo mật

Hợp đồng điện tử được bảo mật bằng các phương pháp mã hóa tiên tiến, đảm bảo an toàn cho thông tin.
Giảm thiểu nguy cơ giả mạo và gian lận hợp đồng.

4. Tiết kiệm chi phí

Giảm chi phí in ấn, ký tên và gửi bưu thiếp hợp đồng giấy.
Giảm chi phí nhân công cho việc xử lý hợp đồng thủ công.
Nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên.

Ngoài ra, việc tích hợp Lark Suite với phần mềm E-contract còn mang lại nhiều lợi ích khác như:

Dễ dàng quản lý và theo dõi tất cả các hợp đồng trong một nền tảng duy nhất.
Thu thập dữ liệu hợp đồng để phân tích và báo cáo.
Tăng cường khả năng cộng tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Các trường hợp ứng dụng phổ biến

1. Xử lý hợp đồng lao động

Doanh nghiệp có thể tích hợp Lark Base với VNPT eContract để tự động hóa quy trình xử lý Hợp đồng lao động. Trong quy trình này, Lark Base đóng vai trò là một mini HRM (Hệ thống quản lý nhân sự nhỏ gọn), và VNPT eContract đóng vai trò là nơi tạo và quản lý các mẫu hợp đồng.

Tích hợp Lark Base với VNPT eContract giúp:

Hoàn thiện nhanh chóng các hợp đồng theo mẫu trên VNPT eContract và dữ liệu trên Lark Base: Khi tích hợp, thông tin từ Lark Base sẽ tự động được điền vào các mẫu hợp đồng trên VNPT eContract, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.
Ký kết hợp đồng điện tử linh hoạt với đa dạng các phương thức ký kết: VNPT eContract hỗ trợ nhiều phương thức ký hợp đồng điện tử như email, eKYC, SmartCA, USB Token. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc ký kết hợp đồng với đối tác.
Quản lý thông tin hợp đồng một cách tổng quan và tập trung trên Lark Base: Dữ liệu liên quan đến hợp đồng, bao gồm cả thông tin từ VNPT eContract, có thể được quản lý và theo dõi tập trung trên Lark Base, giúp tối ưu hóa quản lý và theo dõi trạng thái của các hợp đồng.

2. Xử lý hợp đồng mua bán

Với hợp đồng mua bán, doanh nghiệp có thể tích hợp dữ liệu từ Lark Approval và đẩy sang VNPT eContract để tự động hóa quy trình tạo hợp đồng, trong đó:

Lark Approval đóng vai trò là công cụ tạo mẫu & phê duyệt mẫu hợp đồng
VNPT eContract là công cụ hoàn thiện & ký kết hợp đồng

Hợp đồng mua bán là loại hợp đồng phức tạp và bạn phải xử lý qua nhiều bước khác nhau, cũng như cần sự đồng ý phê duyệt của nhiều phòng ban cấp bậc.

Tuy nhiên, với tính năng tạo quy trình phê duyệt có thể tùy chỉnh trên Lark Approval, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo một quy trình linh hoạt, phù hợp với nhu cầu xử lý của từng loại hợp đồng.

Quy trình tạo và quản lý các template hợp đồng trên VNPT eContract

Doanh nghiệp có thể tạo và quản lý các mẫu hợp đồng phổ biến và thường dùng trên VNPT eContract thông qua các bước sau:

Bước 1: Tạo mẫu hợp đồng

Bộ phận Admin xử lý hợp đồng có thể tạo mẫu hợp đồng trên file Word Docx như bình thường và đánh dấu các vị trí cần điền giá trị động. Sau đó, bạn có thể tải các mẫu này lên Lark Approval để sử dụng trong quy trình phê duyệt nội bộ.

Bước 2: Phê duyệt mẫu hợp đồng và IT tiến hành tạo biến trên mẫu

Sau khi mẫu hợp đồng đã được bộ phận Pháp chế phê duyệt, bộ phận IT sẽ được thông báo để tiếp tục xử lý phần đánh dấu sang cú pháp đặc biệt (gọi là biến) trên Docx.

Phê duyệt mẫu hợp đồng và IT tạo biến trên Docx

Nếu bạn sử dụng Lark Approval để tạo quy trình phê duyệt các mẫu hợp đồng, bạn có thể thiết kế quy trình bằng cách kéo & thả vị trí các thẻ tương ứng với các cấp bậc phê duyệt.

Bước 3: Hoàn thiện hợp đồng với template trên VNPT eContract và dữ liệu trên Lark Suite

Bộ phận IT tải mẫu hợp đồng (file Docx) lên VNPT eContract để nhận dạng các giá trị động. VNPT eContract sẽ cho phép gửi các giá trị đó qua API từ Lark để tạo hợp đồng bằng mẫu đó.

Có 2 mẫu hợp đồng phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình tích hợp này để triển khai:

1. Hợp đồng lao động

Với Hợp đồng lao động, doanh nghiệp có thể sử dụng Lark Base như một mini HRM để:

Quản lý dữ liệu nhân viên, bao gồm:
- Hồ sơ nhân viên mới
- Thông tin liên hệ
- Liên kết đến tất cả các hợp đồng lao động đã ký
- Tóm tắt lại thông tin của từng hợp đồng đã ký

Quản lý dữ liệu nhân viên trên lark base

Quản lý quy trình phê duyệt hợp đồng
- Tạo yêu cầu phê duyệt bằng Lark Form

Tạo quy trình xử lý phê duyệt bằng Lark Base Flow. Sau khi phê duyệt hoàn tất, dữ liệu sẽ được tự động gửi đến VNPT eContract để tạo hợp đồng điện tử

Tạo quy trình xử lý phê duyệt bằng Lark Base Flow

Quản lý thông tin hợp đồng
- Tự động tính toán ngày hết hạn hợp đồng dựa trên loại hợp đồng và ngày hiệu lực
- Nhắc nhở ngày hết hạn hợp đồng

2. Hợp đồng mua bán

Với Hợp đồng mua bán, doanh nghiệp có thể sử dụng Lark Approval để tạo mẫu, gửi và phê duyệt mẫu một cách linh hoạt theo quy trình thực tế tại doanh nghiệp:

sử dụng Lark Approval để tạo mẫu & quản lý quy trình phê duyệt hợp đồng mua bán

Dữ liệu sau đó sẽ được tích hợp với VNPT eContract để tạo hợp đồng và ký kết thông qua Lark AnyCross:

tích hợp VNPT eContract bằng Lark AnyCross

Bước 4: Ký kết hợp đồng

VNPT eContract cho phép ký nháy, ký duyệt và ký văn thư đóng dấu. Có 4 hình thức ký từ ký điện tử đến ký số phù hợp với cả pháp nhân và thế nhân. Ngoài ra bạn có thể quy định thứ tự ký cho các bên liên quan để hợp đồng đảm bảo về mặt hình thức.

Bước 5: Cập nhật trạng thái ký trên Lark Suite

Sau khi hợp đồng được ký kết trên VNPT eContract, trạng thái ký kết sẽ được tự động cập nhật trên Lark Suite giúp những người liên quan tự động nắm bắt, giảm thiểu thời gian dành cho việc thực thi hợp đồng.

Ứng dụng liên quan

Kiến tạo giải pháp cho doanh nghiệp bạn

Rikkei Digital rất hân hạnh được lắng nghe những ý kiến đóng góp của quý doanh nghiệp.