Công nghệ chuyển lời nói thành văn bản trong cuộc họp tại Lark Suite

Cuộc họp là một phần quan trọng trong môi trường làm việc tại doanh nghiệp hiện nay. Đây là nơi để các phòng ban trong công ty, các thành viên trong cùng một nhóm có thể trao đổi ý tưởng, đưa ra quyết định và lập các kế hoạch cho hoạt động sắp tới. 

Các cuộc họp có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, từ cuộc họp nhỏ nội bộ đến cuộc họp quốc tế lớn. Dù là dưới hình thức nào, cuộc họp cũng luôn đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định chiến lược của công ty.

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của một cuộc họp hiệu quả là biên bản cuộc họp. Biên bản cuộc họp là bản ghi chép chi tiết về những gì đã được thảo luận, quyết định và thỏa thuận trong cuộc họp. Điều này không chỉ giúp theo dõi quá trình và tiến trình công việc mà còn là tài liệu tham khảo sau này.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một cách đầy chi tiết về tầm quan trọng của việc ghi chép cuộc họp và cách công nghệ đã thay đổi cách chúng ta tiếp cận và sử dụng thông tin từ cuộc họp. Đồng thời, chúng ta cũng sẽ tìm hiểu về phương pháp chuyển lời nói thành văn bản khi áp dụng công nghệ và cách nó đã thay đổi thói quen ghi chú từ các thư ký cuộc họp.

Hạn chế của việc viết recap hiện nay trong các cuộc họp video online

1. Mất thời gian: Việc ghi chép thủ công nội dung trong cuộc họp đòi hỏi người dùng mất một lượng thời gian đáng kể chỉ để nghe và viết. Thay vì chỉ tập trung nội dung và các hoạt động tương tác, trao đổi ý kiến trong cuộc họp, người ghi chép lại phải dành thời gian cho những công việc không đem lại lợi ích quá cao cho chính bản thân họ.

2. Khả năng thiếu sót thông tin: Việc ghi chép thủ công không tránh khỏi khả năng bị thiếu sót thông tin hay hiểu sai một thông tin quan trọng trong cuộc họp. Điều này có thể gây ra những hiểu lầm hoặc quyết định không chính xác nếu không được kiểm tra kỹ lưỡng. 

3. Rủi ro mất mát thông tin: File recap có thể bị mất mát hoặc bị thất lạc. Điều này có thể làm mất đi thông tin quan trọng và gây khó khăn cho quá trình làm việc sau này.

4. Khó khăn trong việc đồng bộ hóa và cập nhật theo thời gian thực: Đối với những ai có thói quen ghi chép trên giấy, sẽ rất khó để có thể cập nhật những thông tin thay đổi theo thời gian thực và đồng bộ những thông tin đó trên mọi thiết bị, nền tảng và công cụ sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những cuộc họp có tính chất thay đổi nhanh.

Những hạn chế này đã thúc đẩy sự phát triển của công nghệ chuyển lời nói thành văn bản trong cuộc họp, giúp cải thiện quá trình ghi chép và sử dụng thông tin từ cuộc họp một cách hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: 8 bí kíp giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc với Lark

Công nghệ chuyển lời nói thành văn bản hoạt động như thế nào?

Công nghệ chuyển lời nói thành văn bản là một lĩnh vực trong Trí tuệ nhân tạo (AI) và Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). Công nghệ này sử dụng một loạt các thuật toán và mô hình máy học để chuyển đổi lời nói từ con người thành dạng văn bản trên máy tính, bằng cách nhận diện, hiểu ngữ cảnh cũng như ngữ điệu trong lời nói. 

• ASR (Automatic Speech Recognition): Đây là một phần quan trọng của công nghệ chuyển lời nói thành văn bản. ASR sử dụng các mô hình và thuật toán để nhận diện và chuyển đổi lời nói thành văn bản.

• NLP (Natural Language Processing): Công nghệ này sử dụng các mô hình NLP để hiểu và xử lý văn bản sau khi nó đã được chuyển đổi từ lời nói. NLP giúp phân tích và trích xuất thông tin từ văn bản, thậm chí có khả năng hiểu nghĩa của nó.

• Máy học và Mạng nơ-ron học sâu (Deep Neural Network): Các mô hình máy học và mạng nơ-ron học sâu đã đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất của công nghệ chuyển lời nói thành văn bản. Chúng giúp tối ưu hóa quá trình nhận diện giọng điệu, âm điệu và ngữ cảnh trong lời nói.

Quá trình hoạt động của công nghệ chuyển lời nói thành văn bản thường bao gồm các bước sau:

• Thu thập lời nói: Một thiết bị thu âm hoặc microphone sẽ thu thập lời nói từ người nói.

• Nhận diện lời nói: ASR xử lý tín hiệu âm thanh và cố gắng chuyển đổi nó thành văn bản. Điều này liên quan đến việc nhận diện các giọng nói, âm thanh và tiếng nói cụ thể của từng người trong cuộc họp. Đồng thời dự đoán các từ và cụm từ.

• Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP): Khi lời nói đã được chuyển đổi thành văn bản, công nghệ NLP sẽ xử lý văn bản để nắm bắt ý nghĩa và thông tin chi tiết của câu nói. Điều này bao gồm việc phân tích cú pháp, tìm kiếm ý nghĩa, và thậm chí dự đoán ý nghĩa chính của lời nói.

• Xuất kết quả: Cuối cùng, kết quả được xuất ra dưới dạng văn bản trên màn hình hoặc lưu trữ trong hệ thống.

Công nghệ này đã tạo ra nhiều ứng dụng hữu ích, từ chuyển lời nói trong cuộc họp thành văn bản cho đến dịch tự động và hỗ trợ khách hàng tự động.

So sánh giữa ghi chép cuộc họp thủ công và ghi chép tự động

Tính năng chuyển lời nói thành văn bản của Lark Minutes

Lark Minutes là một công cụ thuộc nền tảng làm việc số Lark Suite, hỗ trợ đắc lực trong việc tự động chuyển lời nói thành văn bản trong các cuộc họp video một cách nhanh chóng và chính xác. Các tính năng quan trọng của Lark Minutes có thể kể đến như:

1. Tự động nhận dạng giọng nói: Lark Minutes có khả năng tự động nhận dạng và ghi âm các phần nói trong cuộc họp, giúp mọi người không cần phải thực hiện việc ghi chú thủ công ai là người vừa phát biểu, ai là người chia sẻ nội dung. 

2. Hiển thị văn bản trong thời gian thực: Văn bản được chuyển đổi từ lời nói sẽ hiển thị trong thời gian thực trên giao diện của Lark Minutes. Điều này cho phép người dùng theo dõi nội dung cuộc họp mà không cần phải chờ đợi sau cuộc họp.

3. Lưu trữ và quản lý dễ dàng: Sau cuộc họp, văn bản chuyển đổi có thể được lưu trữ và quản lý trên nền tảng Lark. Người dùng có thể tìm kiếm, truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ nó một cách thuận tiện. Đặc biệt, sau cuộc họp, người chủ trì cuộc họp có thể chia sẻ nội dung này tới những người liên quan chỉ trong 1 click chuột. Mọi người có thể chỉnh sửa và cộng tác nội dung ngay trong trang văn bản này như Lark Docs. 

4. Tích hợp với các tính năng khác: Lark Minutes thường tích hợp với các tính năng khác trong Lark Suite như Lark Meeting, Lark Docs, Lark Calendar và Lark Messenger, giúp người dùng dễ dàng tạo ra các biên bản cuộc họp, thời gian họp và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp.

>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Lark Minutes

Tính năng chuyển lời nói thành văn bản của Lark Minutes giúp tối ưu hóa quá trình ghi chép trong cuộc họp, giảm thời gian và công sức cần thiết cho công việc này, đồng thời tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tìm kiếm và quản lý tài liệu dễ dàng. 

Hỗ trợ dịch trực tiếp nội dung cuộc họp sang ngôn ngữ khác:

Để trải nghiệm các tính năng ấn tượng của Lark Suite và công dụng của Lark Suite trong việc tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả làm việc, quý Doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử nền tảng làm việc số này thông qua Rikkei Digital tại form bên dưới đây! 

Về Rikkei Digital

Là Đối tác tư vấn và triển khai chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, Rikkei Digital sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp mang tới một lộ trình triển khai rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Quý độc giả nếu có thêm câu hỏi về Lark Suite và Chuyển đổi số nói chung, vui lòng liên hệ Rikkei Digital để nhận được sự tư vấn cụ thể từ chuyên gia.