Không gian làm việc số: 8 yếu tố cấu thành và 6 bước triển khai
Digital workplace - Nền tảng làm việc số hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trong cuộc đua chuyển đổi số và bắt kịp xu hướng thị trường.
Mục lục
Digital workplace - Nền tảng làm việc số hay không gian làm việc số không còn là một thuật ngữ xa lạ trong những năm gần đây. Khi tốc độ phát triển khoa học công nghệ tăng nhanh và nhu cầu làm việc từ xa trở nên phổ biến, ngày càng nhiều doanh nghiệp bắt đầu triển khai Digital Workplace để nâng cao khả năng cạnh tranh trong cuộc đua chuyển đổi số và bắt kịp xu hướng thị trường. Vậy bản chất của mô hình làm việc này là gì và tại sao các doanh nghiệp lại cần triển khai Digital Workplace?
Tiếp tục theo dõi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu câu trả lời về những yếu tố cấu thành và ứng dụng của không gian làm việc số, cũng như những lợi ích và triển vọng mà nó mang lại trong tương lai. Cùng Rikkei Digital khám phá trong bài viết dưới đây.
Không gian làm việc số là gì?
Không gian làm việc số (hoặc còn gọi là không gian làm việc 4.0) là một khái niệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và quản lý doanh nghiệp, đề cập đến môi trường làm việc dựa trên sự kết hợp giữa công nghệ số và con người. Thay vì giới hạn trong môi trường văn phòng truyền thống, không gian làm việc số mang đến sự linh hoạt và đa dạng về thời gian và không gian cho người lao động.
Trong môi trường số, các công việc và nhiệm vụ được thực hiện thông qua các công cụ và ứng dụng công nghệ, giúp tăng cường hiệu quả làm việc, giao tiếp và cộng tác liền mạch; đồng thời cải thiện quy trình vận hành tự động của doanh nghiệp.
Cùng với những thay đổi trong kỳ vọng của nhân viên, việc áp dụng Digital Workplace không còn là phương án chỉ dành cho các nhóm làm việc từ xa, mà là giải pháp tất yếu trong quản trị và vận hành doanh nghiệp khi mà các mô hình kinh doanh thay đổi liên tục và có những sự thay đổi khách quan không thể dự đoán.
Các nhân viên có thể làm việc, truy cập và chia sẻ thông tin nhanh chóng, đồng thời tham gia vào các cuộc họp và dự án một cách linh hoạt qua mạng Internet. Không gian làm việc số cung cấp các công cụ quản lý tác nghiệp và cộng tác nội dung thông minh, trực quan và tự động hóa, giúp các doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý công việc hợp lý và vận hành tốt trong các phòng ban. Các nhà quản lý và nhân viên qua đó cũng có thể theo dõi được tiến trình của dự án, bao gồm cả thời gian hoàn thành, hiệu suất của nhân viên lẫn chất lượng sản phẩm đầu ra.
Không gian làm việc số đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bối cảnh thị trường hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và xu hướng số hóa toàn cầu. Cùng điểm qua những lợi ích quan trọng của không gian làm việc số đối với doanh nghiệp:
-
Tối ưu hóa hiệu suất làm việc: Không gian làm việc số cho phép nhân viên làm việc một cách linh hoạt và hiệu quả từ bất kỳ đâu. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc, giảm thiểu thời gian di chuyển và tăng cường khả năng làm việc đồng thời của các nhóm làm việc đa quốc gia.
-
Tăng cường sự linh hoạt: Không gian làm việc số cho phép nhân viên làm việc theo thời gian và không gian riêng biệt, giúp họ sắp xếp và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển cá nhân và nâng cao năng lực công việc.
-
Tiết kiệm chi phí: Không gian làm việc số giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, như chi phí thuê mặt bằng, đi lại và văn phòng. Điều này đặc biệt quan trọng trong thời gian kinh tế khó khăn và tình hình dịch bệnh hiện nay.
-
Cải thiện tương tác và giao tiếp: Khi thông tin bị quá tải và tiếp tục phát triển và tốc độ chưa từng có, Digital Workplace cho phép mọi người tự tổ chức, sắp xếp và trực quan hóa nội dung của riêng mình; xuất bản nội dung, tài liệu trong nội bộ để hỗ trợ chia sẻ, giao tiếp và chỉnh sửa nội dung real-time với đồng nghiệp, mọi lúc mọi nơi và đúng đối tượng. Ngoài ra, các hình thức giao tiếp, trao đổi công việc như email, nhắn tin,... đều có thể truy cập nhanh chóng, trên mọi thiết bị nhằm đảm bảo duy trì tiến bộ công việc ổn định.
-
Tăng cường cộng tác, phối hợp: Digital Workplace có khả năng tận dụng kiến thức trong toàn doanh nghiệp nhờ sở hữu các công cụ cộng tác trực tuyến, liền mạch, tích hợp và trực quan, từ đó nâng cao khả năng làm việc cùng nhau của nhân viên, góp phần giải quyết các vấn đề kinh doanh và vận hành hiệu quả.
-
Bảo mật và quản lý dữ liệu: Một trong những áp lực phổ biến nhất khi triển khai digital workplace nói riêng và chuyển đổi số nói chung chính là việc đảm bảo an toàn thông tin và quyền riêng tư của khách hàng cũng như nhân viên. Không gian làm việc số cần có các biện pháp bảo mật và quản lý dữ liệu chặt chẽ để đảm bảo giảm thiểu rủi ro và bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.
-
Tạo cơ hội kinh doanh mới: Không gian làm việc số mở ra cơ hội kinh doanh mới, từ việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ công nghệ số cho đến khai thác thị trường lao động toàn cầu. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận và tạo lợi thế cạnh tranh trong thị trường toàn cầu thông qua không gian làm việc số. Đặc biệt, việc tích hợp AI vào các digital workplace giúp doanh nghiệp nhận được những đề xuất về ý tưởng kinh doanh mới, dựa trên những khó khăn mà khách hàng tiềm năng đang gặp phải hay các sản phẩm mà họ đang quan tâm.
Không gian làm việc số đóng vai trò then chốt trong việc thích ứng với sự thay đổi và phát triển của thế giới số hóa. Đối với doanh nghiệp, việc áp dụng không gian làm việc số không chỉ là một sự lựa chọn mà là một nhu cầu để đạt được sự cạnh tranh và thành công trong thị trường ngày càng cạnh tranh.
8 yếu tố cấu thành nên không gian làm việc số
Không gian làm việc số bao gồm 8 yếu tố quan trọng, góp phần tạo nên môi trường làm việc hiện đại, đa dạng, linh hoạt và hiệu quả trong thời đại công nghệ số. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về 8 yếu tố này trong phần dưới đây.
1. Công nghệ thông tin và khả năng truy cập các thiết bị số
Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một không gian làm việc số. Sự phát triển của mạnh mẽ của các công nghệ như Data, Cloud và đặc biệt là AI gần đây đã mở ra những tiềm năng to lớn mà một công cụ làm việc số có thể đem lại cho các cá nhân, doanh nghiệp.
Ngoài ra, để ứng dụng và triển khai digital workplace một cách dễ dàng và liền mạch tại doanh nghiệp, bên cạnh các yếu tố liên quan đến tư duy chuyển đổi số của lãnh đạo (mindset), văn hóa và kỹ năng số của nhân viên (skillset), thì các doanh nghiệp cũng cần đảm bảo một nền tảng công nghệ thông tin vững chãi, một hệ thống cơ sở hạ tầng CNTT đủ để tạo thói quen và sự sẵn sàng chuyển đổi số cho toàn doanh nghiệp.
Cụ thể, toàn bộ nhân viên trong công ty đều có thể sử dụng các thiết bị số như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng và các ứng dụng di động khác để truy cập các công cụ và ứng dụng digital workplace. Từ đó, làm việc và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện, dù ở bất kỳ đâu và vào bất kỳ thời điểm nào.
2. Công cụ giao tiếp đồng bộ
Giao tiếp đồng bộ là giao tiếp thời gian thực giữa hai hoặc nhiều người dùng, có thể ở dạng nhắn tin, cuộc gọi thoại hay thậm chí là hội nghị truyền hình.
Digital Workplace sẽ cho phép nhân viên giao tiếp với nhau trong thời gian thực bất kể họ đang ở đâu và sử dụng thiết bị nào. Giao tiếp đồng bộ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi các nhân viên trong cùng một công ty, tổ chức, phòng ban không có điều kiện làm việc trực tiếp với nhau, cho phép giao tiếp liền mạch và phối hợp hiệu quả hơn.
3. Các kênh cộng tác không đồng bộ
Trong không gian làm việc số, việc sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ (không theo thời gian thực) đang ngày càng trở nên phổ biến. Nhân viên có thể làm việc từ xa mà không bỏ lỡ các thông tin quan trọng diễn ra tại văn phòng. Email là ví dụ hoàn hảo về kênh liên lạc không đồng bộ. Nó cho phép nhân viên trả lời tin nhắn trong thời gian riêng của họ.
Một vài ví dụ khác có thể kể đến như cộng tác theo múi giờ riêng của mỗi người trong các tài liệu soạn thảo, hay xem lại nội dung cuộc họp online qua các công cụ ghi âm cuộc họp và tạo phụ đề. Điều này giúp các thành viên trong nhóm, đặc biệt là các nhân viên phải làm việc từ xa có cơ hội để tạo lịch trình làm việc cho riêng mình, phù hợp với kế hoạch của mình và vẫn duy trì năng suất tối ưu mà không phải chịu áp lực phải trả lời tin nhắn trong thời gian thực.
4. Công cụ quản lý dự án
Quản lý dự án là một mô hình quản lý quan trọng và phổ biến trong các lĩnh vực kinh doanh hiện nay. Để có thể triển khai toàn diện digital workplace trong doanh nghiệp, các không gian làm việc số buộc phải có các công cụ quản lý dự án thông minh, tự động. Nó đảm bảo tất cả các bộ phận liên quan trong tổ chức có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu của dự án.
Các đội ngũ phòng ban có thể tạo dự án mới ngay trong nền tảng làm việc số và cộng tác trong thời gian thực. Họ cũng có thể quản lý và theo dõi các dự án để đảm bảo tất cả các thời hạn đều được đáp ứng và thông tin dự án luôn được cập nhật để mọi người tham gia và hoàn thành công việc.
5. Công cụ quản lý quy trình
Quản lý quy trình giúp các tổ chức tạo, chỉnh sửa và phân tích các quy trình nội bộ tạo nên cốt lõi cho hoạt động kinh doanh của họ. Việc triển khai quản lý theo quy trình có thể giúp đánh giá tình trạng hiện tại của tổ chức cũng như xác định được các mặt cần được cải thiện.
Với không gian làm việc số, các tổ chức doanh nghiệp có thể số hóa và chuyển đổi các quy trình kinh doanh nội bộ của họ thành các quy trình công việc được sắp xếp hợp lý. Đặc biệt, các công việc lặp đi lặp lại của một quy trình theo khuôn mẫu có thể thiết lập tự động hóa theo nhu cầu của doanh nghiệp. Từ đó có thể tiết kiệm thời gian của nhân viên và cho phép họ tập trung vào các phần quan trọng hơn trong trách nhiệm công việc của mình.
Quản lý quy trình bằng các công cụ tự động hóa giúp bạn phân tích các quy trình phức tạp thành các quy trình con và tìm cách cải thiện chúng. Việc tối ưu hóa các quy trình phức tạp và chuyển đổi chúng thành quy trình công việc được sắp xếp hợp lý cũng giúp cải thiện tính minh bạch, năng suất và hiệu quả.
Mặc dù rất dễ nhầm lẫn quản lý dự án với quản lý quy trình, nhưng thực tế chúng là hai khái niệm khác nhau. Quản lý quy trình là một hoạt động liên tục tập trung vào việc nâng cao hiệu quả và tính nhất quán trong toàn bộ tổ chức. Mặt khác, quản lý dự án có thời hạn và chỉ tập trung vào hiệu quả của một dự án cụ thể.
6. Tích hợp
Mọi tổ chức đều có các công cụ cụ thể mà họ cần duy trì, ví dụ như công cụ ERP, ứng dụng CRM hay bất kỳ ứng dụng cụ thể nào khác của ngành mà họ sử dụng để quản lý doanh nghiệp của mình.
Không có một nền tảng làm việc số nào có thể đáp ứng toàn diện tất cả nhu cầu của doanh nghiệp. Mà một nền tảng làm việc số tối ưu là có khả năng tích hợp và liên kết chặt chẽ các ứng dụng bên trong và bên ngoài nhằm quản lý tất cả các công việc cốt lõi trong tổ chức của bạn.
Mục tiêu của việc chọn một không gian làm việc số là có thể giảm thiểu số lượng ứng dụng của bên thứ ba mà doanh nghiệp cần sử dụng, bằng cách cung cấp phần lớn các tính năng đa dạng, đáp ứng nhu cầu từ cơ bản để nâng cao của doanh nghiệp.
7. Phân tích và Báo cáo
Đây có lẽ là một trong khía cạnh quan trọng được quan tâm nhất trong không gian làm việc số. Các công cụ phân tích chi tiết và thông minh giúp biến một lượng lớn dữ liệu "lộn xộn" thành những bảng biểu báo cáo được sắp xếp logic, trực quan và đóng góp lớn trong quyết định được đưa ra bởi các nhà lãnh đạo.
Trực quan hóa và phân tích dữ liệu tự động có thể tạo ra sự khác biệt và là một trong những yếu tố để chọn không gian làm số phù hợp. Các nhà quản lý sẽ không mất hàng tá thời gian để làm báo cáo biểu đồ dữ liệu, giúp các nhà quản lý phân tích và ra quyết định real-time. Báo cáo rõ ràng và mạch lạc sẽ là ngôn ngữ chung, dễ hiểu, dễ hình dung, là bức tranh trực quan cụ thể để các C-levels nói chuyện với nhau và C-levels nói chuyện với nhân viên.
8. Bảo mật và quyền riêng tư
Một trong những yếu tố quan trọng trong không gian làm việc số là bảo mật thông tin và quyền riêng tư. Các hệ thống bảo mật và kiểm soát truy cập đảm bảo rằng thông tin và dữ liệu của công ty và cá nhân được bảo vệ an toàn và không bị rò rỉ.
6 Bước doanh nghiệp có thể bắt đầu xây dựng không gian làm việc số
1. Định hình chiến lược
Bước đầu tiên là định hình chiến lược chuyển đổi số và xác định mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được từ việc xây dựng không gian làm việc số. Điều này bao gồm xác định các kỹ năng và công nghệ cần thiết, đánh giá khả năng và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp.
2. Đào tạo và nâng cao nhận thức
Để đảm bảo sự thành công trong việc xây dựng không gian làm việc số, doanh nghiệp cần đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên về các công nghệ mới và cách sử dụng chúng. Điều này giúp tạo sự chấp nhận và sẵn lòng tham gia của nhân viên trong quá trình chuyển đổi số.
3. Đánh giá công nghệ và công cụ
Tiếp theo là đánh giá các công nghệ và công cụ hiện có trong doanh nghiệp để xác định những cái nào phù hợp và có thể tích hợp vào không gian làm việc số. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả công việc.
4. Xây dựng nền tảng công nghệ
Sau khi xác định công nghệ và công cụ cần thiết, doanh nghiệp cần xây dựng nền tảng công nghệ để hỗ trợ việc triển khai không gian làm việc số. Điều này bao gồm cài đặt các phần mềm và ứng dụng, đồng thời đảm bảo tích hợp mạnh mẽ giữa các hệ thống khác nhau.
5. Thử nghiệm và tối ưu hóa
Trước khi triển khai toàn diện, doanh nghiệp nên thử nghiệm các tính năng và quy trình của không gian làm việc số để tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo tính tin cậy.
6. Triển khai và giám sát
Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp có thể triển khai không gian làm việc số và giám sát quá trình triển khai để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong việc sử dụng.
Nhìn chung, xây dựng không gian làm việc số cho doanh nghiệp đòi hỏi sự tập trung và nỗ lực từ nhiều phía. Tuy nhiên, nếu được thực hiện một cách kỹ lưỡng và chiến lược, không gian làm việc số có thể đem lại nhiều lợi ích và cơ hội phát triển cho doanh nghiệp trong thời đại số hóa ngày nay.
Lark Suite đồng hành cùng doanh nghiệp trong môi trường số
Lark Suite đóng vai trò quan trọng trong một không gian làm việc số bằng việc cung cấp một loạt ứng dụng và công cụ giúp tăng cường hiệu quả làm việc và cải thiện tương tác trong môi trường số.
Một trong những điểm mạnh của Lark Suite là khả năng bảo mật thông tin cao, đảm bảo tính riêng tư và an toàn cho người dùng.
-
Dữ liệu trong Lark Suite được mã hóa mạnh mẽ khi được phân quyền và lưu trữ nâng cao, giúp ngăn chặn những vụ tấn công thông tin cá nhân của người dùng từ những người không có quyền truy cập.
-
Nền tảng hỗ trợ quản lý truy cập dựa trên vai trò và quyền hạn của từng người dùng, giúp hạn chế rủi ro về việc lộ thông tin quan trọng.
-
Lark Suite tích hợp bảo mật trên thiết bị di động, ngăn chặn truy cập trái phép từ các thiết bị không đáng tin cậy.
-
Chức năng theo dõi và báo cáo giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời các nguy cơ bảo mật.
-
Lark Suite tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về bảo mật và bảo vệ thông tin cá nhân của người dùng.
Tất cả những điều này đảm bảo rằng Lark Suite là một nền tảng đáng tin cậy và an toàn, đồng thời giúp người dùng yên tâm sử dụng các dịch vụ và tính năng của nó.
Một số tính năng nổi bật của Lark Suite
Lark Messenger
Lark Messenger là một ứng dụng giao tiếp và cộng tác hàng đầu, thuộc nền tảng làm việc số Lark Suite. Được thiết kế với mục tiêu hỗ trợ tổ chức và doanh nghiệp, Lark Messenger cung cấp một nền tảng giao tiếp nội bộ hiệu quả và toàn diện.
Tính năng nổi bật của Lark Messenger bao gồm:
-
Giao tiếp liền mạch, tập trung và đa nền tảng: Người dùng có thể tạo các cuộc trò chuyện cá nhân hoặc các group chat theo phòng ban (được đồng bộ tự động theo Sơ đồ tổ chức) hoặc group chat theo dự án (được tạo tùy chỉnh theo nhu cầu người dùng). Các cuộc trò chuyện này được tích hợp nhiều chức năng khác nhau, giúp người dùng gửi và nhận tin nhắn linh hoạt dưới nhiều hình thức đa dạng như hình ảnh, văn bản, âm thanh, video, tệp.... đến GIF, folder, thẻ công việc (task) trên nhiều thiết bị như máy tính cá nhân, điện thoại di động và máy tính bảng,... Ngoài ra, Lark Messenger cũng bổ sung nhiều tính năng thú vị như:
- Trả lời tin nhắn & trao đổi công việc theo chuỗi (Thread)
- Gắn cờ (Flag), Đánh dấu (Pin), Đẩy tin nhắn lên đầu cuộc trò chuyện (Clip to Top)
- Gắn nhãn (Label) và Đánh dấu (Pin) một cuộc trò chuyện
- Gửi tin nhắn khẩn cấp (Buzz)
- Thu hồi tin nhắn (Recall)
- ...
- Chatbot thông minh:
- Nhận thông báo tự động: Lark Messenger cho phép người dùng nhận mọi thông báo tự động đến từ các công cụ khác trong Lark Suite như Lark Base, Lark Docs, Lark Approval,... Điều này giúp đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức nhận được thông báo từ một nguồn, tránh phân mảnh về dữ liệu và công cụ sử dụng.
- Tính năng Message Card: Mạnh mẽ hơn các thông báo thông thường, tính năng Message Card của Lark Messenger cho phép nhúng các chức năng khác nhau, giúp người dùng tương tác và xử lý công việc ngay trong chat. Một Message Card sẽ bao gồm HTML content, nút tương tác và một đoạn preview widget.
-
Tích hợp liền mạch với Lark Meeting để tổ chức các cuộc họp video ngay trong chat: Lark Messenger tích hợp tính năng Voice call và Video call của Lark Meeting ngay trong chat, cho phép người dùng dễ dàng tổ chức cuộc họp nhóm và chia sẻ tài liệu một cách thuận tiện và linh hoạt. Một điểm đặc biệt của Lark Meeting là bạn có thể chia sẻ tài liệu ngay trên cửa sổ họp; điều khiển và chỉnh sửa tài liệu cùng lúc với các thành viên thay vì chỉ phụ thuộc vào người trình bày; ghi âm và đọc nội dung cuộc họp real-time thay vì tự mình viết lại.
-
Tích hợp trí tuệ nhân tạo: Lark Messenger tích hợp trí tuệ nhân tạo để cung cấp các tính năng thông minh như: dịch tin nhắn văn bản & âm thanh, gợi ý câu trả lời tự động, trích xuất dữ liệu từ trên hình ảnh sang văn bản, tìm kiếm tin nhắn thông minh,... và nhiều tính năng khác giúp tối ưu hóa quy trình quản lý công việc và tiết kiệm thời gian.
- Tạo công việc (task) ngay trên Lark: Người dùng có thể chọn một tin nhắn và chuyển nó thành 1 task ngay trong chat và giao việc cho những người có liên quan.
-
Bảo mật và quản lý dữ liệu: Lark Messenger đảm bảo bảo mật thông tin và quản lý dữ liệu chặt chẽ thông qua các biện pháp bảo mật tiên tiến, giúp bảo vệ quyền riêng tư và thông tin của người dùng.
Lark Messenger đã giúp nhiều tổ chức và doanh nghiệp trên toàn thế giới tăng cường hiệu quả làm việc và cải thiện tương tác trong môi trường làm việc số. Tích hợp nhiều tính năng tiên tiến và linh hoạt, ứng dụng này đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu suất công việc và tối ưu hóa quản lý nội dung trong không gian làm việc số.
Lark Task
Lark Task là một trong những ứng dụng hàng đầu của Lark Suite, được phát triển để hỗ trợ quản lý công việc và tối ưu hóa hiệu suất làm việc trong môi trường làm việc số. Được thiết kế với giao diện trực quan và dễ sử dụng, Lark Task giúp người dùng quản lý công việc một cách khoa học và hiệu quả.
Các tính năng nổi bật của Lark Task bao gồm:
-
Quản lý công việc tổ chức: Người dùng có thể tạo, gán và quản lý công việc một cách tổ chức, gắn thẻ ưu tiên và định thời hạn để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn và theo đúng ưu tiên.
-
Theo dõi tiến độ công việc: Lark Task cho phép người dùng theo dõi tiến độ công việc thông qua giao diện trực quan, dễ dàng nhận biết công việc đã hoàn thành và công việc còn đang chờ thực hiện.
-
Giao tiếp và cộng tác: Lark Task tích hợp tính năng giao tiếp và cộng tác, cho phép người dùng trao đổi thông tin và tương tác với thành viên trong nhóm làm việc, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và đảm bảo sự hiệu quả trong cộng tác nhóm.
-
Đồng bộ hóa dữ liệu: Lark Task tự động đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều nền tảng và thiết bị, giúp người dùng tiếp cận công việc mọi lúc, mọi nơi một cách dễ dàng và thuận tiện.
-
Tích hợp trí tuệ nhân tạo: Lark Task tích hợp trí tuệ nhân tạo để cung cấp các tính năng thông minh như gợi ý ưu tiên công việc, nhắc nhở thời hạn công việc và nhiều tính năng khác giúp tối ưu hóa quản lý công việc và tiết kiệm thời gian.
Lark Task đã giúp nhiều tổ chức và doanh nghiệp quản lý công việc một cách hiệu quả và tăng cường hiệu suất làm việc trong không gian làm việc số. Với tính năng tiên tiến và tích hợp trong hệ sinh thái Lark Suite, ứng dụng này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa quản lý công việc trong môi trường làm việc số.
Lark Docs
Lark Docs là một công cụ tạo và quản lý tài liệu trực tuyến trong hệ sinh thái của Lark Suite. Được thiết kế với mục tiêu đơn giản, tiện lợi và dễ sử dụng, Lark Docs cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu một cách linh hoạt và hiệu quả.
Các tính năng nổi bật của Lark Docs bao gồm:
-
Tạo tài liệu dễ dàng: Người dùng có thể tạo các tài liệu văn bản, bảng tính và bài thuyết trình một cách dễ dàng với giao diện trực quan và các công cụ biên tập tiện ích. Ngoài ra, Lark Docs còn cung cấp các mẫu tài liệu có sẵn như Quản lý dự án, Meeting Minutes,... để người tiết kiệm thời gian khi tạo tài liệu.
-
Chia sẻ và cộng tác: Lark Docs cho phép người dùng chia sẻ tài liệu với các thành viên trong nhóm làm việc và thiết lập quyền truy cập cho từng người dùng, giúp tối ưu hóa quá trình cộng tác và chia sẻ thông tin.
-
Đồng bộ dữ liệu: Lark Docs tự động đồng bộ dữ liệu trên các thiết bị và nền tảng khác nhau, giúp người dùng tiếp cận tài liệu mọi lúc, mọi nơi một cách thuận tiện.
-
Ghi chú và bình luận: Lark Docs hỗ trợ ghi chú và bình luận trực tiếp trên tài liệu, giúp người dùng dễ dàng ghi lại ý kiến và thảo luận trong quá trình cộng tác.
-
Hỗ trợ nhúng nhiều định dạng văn bản khác nhau như: mindmap, tạo cuộc khảo sát, vẽ luồng công việc, tạo sheet/base,... Việc cho phép nhiều định dạng văn bản giúp Lark Docs có thể đáp ứng đa dạng các nhu cầu và bối cảnh sử dụng khác nhau trong doanh nghiệp.
-
Tích hợp trí tuệ nhân tạo: Lark Docs tích hợp trí tuệ nhân tạo để cung cấp các tính năng thông minh như gợi ý từ khóa, đánh dấu chú thích và nhiều tính năng khác giúp tối ưu hóa quá trình biên tập và tạo tài liệu.
Lark Docs đã đem lại lợi ích lớn cho nhiều doanh nghiệp và tổ chức trong việc quản lý tài liệu và cộng tác trong không gian làm việc số. Với tính năng tiên tiến và tích hợp trong hệ sinh thái Lark Suite, ứng dụng này đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quản lý tài liệu trong môi trường làm việc số.
Lark Calendar
Lark Calendar là một công cụ quản lý lịch làm việc thông minh trong hệ sinh thái của Lark Suite. Được thiết kế để giúp người dùng lên kế hoạch và quản lý lịch làm việc, cuộc họp và sự kiện một cách hiệu quả và thuận tiện.
Các tính năng nổi bật của Lark Calendar bao gồm:
-
Lên kế hoạch linh hoạt: Lark Calendar cho phép người dùng tạo các sự kiện, lịch làm việc và cuộc họp dễ dàng với khả năng chọn thời gian, địa điểm và mô tả chi tiết.
-
Đồng bộ hóa thông tin: Lark Calendar tự động đồng bộ hóa thông tin lịch trên các thiết bị và nền tảng khác nhau, giúp người dùng tiếp cận lịch làm việc mọi lúc, mọi nơi một cách thuận tiện.
-
Chia sẻ lịch làm việc: Lark Calendar cho phép người dùng chia sẻ lịch làm việc với đồng nghiệp và thành viên trong nhóm làm việc, giúp tăng cường tương tác và sự tổ chức trong công việc.
-
Nhắc nhở và thông báo: Lark Calendar hỗ trợ nhắc nhở và thông báo về các sự kiện, cuộc họp để đảm bảo người dùng không bỏ sót bất kỳ cuộc hẹn nào.
-
Tích hợp trí tuệ nhân tạo: Lark Calendar tích hợp trí tuệ nhân tạo để đề xuất thời gian phù hợp cho cuộc họp và tối ưu hóa lịch làm việc của người dùng.
Với Lark Calendar, người dùng có thể quản lý lịch làm việc một cách tổ chức và hiệu quả, giúp tăng cường sự linh hoạt và hiệu suất làm việc trong không gian làm việc số. Tích hợp trong hệ sinh thái Lark Suite, công cụ này chắc chắn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quản lý thời gian và cuộc họp trong doanh nghiệp và tổ chức.
Lark Base
Lark Base là hệ thống cơ sở dữ liệu cho phép người dùng tổng hợp, quản lý và phân tích thông tin, tự động tạo các luồng làm việc mà không cần kiến thức về code. Lark Base là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của nền tảng làm việc số Lark Suite.
Các tính năng nổi bật của Lark Base
-
Thu thập và tùy chọn các kiểu thông tin dữ liệu: Các định dạng trường trên Lark Base đa dạng và đáp ứng được nhu cầu sáng tạo và quản lý nhiều dạng dữ liệu như: Văn bản, hộp kiểm, mã vạch, phân nhóm, tệp đính kèm, liên kết, một/nhiều lựa chọn, ngày tháng, công thức,... giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình nhập liệu.
-
Cho phép nhiều dạng hiển thị khác nhau: Tùy vào loại dữ liệu và tính đặc thù của mỗi dự án mà người quản lý dự án cần theo dõi tiến độ công việc và hiệu suất của dự án dưới nhiều chế độ xem khác nhau. Đó là lý do mà Lark Base được thiết kế với nhiều chế độ xem để phù hợp với nhu cầu mỗi cá nhân trong bộ phận.
-
Tích hợp Automation: Lark Base nổi trội hơn so với các công cụ quản lý thông tin dữ liệu khác chính vào nhờ khả năng Automation. Với tính năng này, người dùng có thể tùy ý cài đặt các workflow và các Chatbot nhắc lịch tự động dựa trên nhu cầu sử dụng của cá nhân/doanh nghiệp mình.
-
Phân quyền nâng cao: Với tính năng này, Lark Base giúp nâng cao độ bảo mật thông tin của doanh nghiệp khi cho phép tùy chỉnh các quyền xem, chỉnh sửa chi tiết đến từng hàng và từng cột. Việc này giúp hạn chế việc thất thoát dữ liệu cũng như tránh được các sai sót khi nhiều nhân sự cùng cộng tác trên một hệ thống cơ sở dữ liệu.
Không gian làm việc số đóng vai trò quan trọng và cần thiết trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển. Chuyển đổi số không chỉ tạo ra sự hiệu quả và linh hoạt trong công việc mà còn giúp tăng cường tương tác và sáng tạo trong làm việc. Lark Suite là một giải pháp đáng tin cậy và hiệu quả cho không gian làm việc số, mang đến các công cụ tiện ích như Lark Messenger, Lark Task, Lark Docs và Lark Calendar. Với khả năng bảo mật thông tin cao và tích hợp nhiều tính năng hữu ích, Lark Suite hỗ trợ hiệu quả quá trình chuyển đổi số cho các doanh nghiệp và tổ chức. Hãy đăng ký sử dụng Lark Suite ngay hôm nay để trải nghiệm những tiện ích và lợi ích mà không gian làm việc số mang lại!
