Quy trình tư vấn Lark Suite tại Rikkei Digital
Là đối tác chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, quy trình tư vấn Lark Suite tại Rikkei Digital nhận được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp.
Mục lục
Nhằm giải quyết bài toán giao tiếp và phối hợp tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, nhiều tổ chức đã lựa chọn Lark Suite làm giải pháp khởi đầu cho tiến trình Chuyển đổi số tại doanh nghiệp mình. Là đối tác chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, quy trình tư vấn Lark Suite tại Rikkei Digital nhận được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp. Vậy quy trình đó đang được thực hiện như thế nào, cùng Rikkei Digital tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.
Tìm hiểu về Lark Suite - Dịch vụ Lark Suite cung cấp những gì?
Lark Suite cung cấp giải pháp gia tăng hiệu quả giao tiếp và cộng tác giữa các thành viên trong một tổ chức thông qua hệ thống các tính năng phong phú cùng hệ sinh thái mở, cho phép các cá nhân và tổ chức có thể thay thế toàn bộ các công cụ làm việc truyền thống, giúp nhân viên tập trung công việc và giảm thiểu tối đa thời gian luân chuyển giữa các ứng dụng.
Lark Suite được xây dựng dựa trên nguyên lý "chat-centric", lấy giao tiếp làm trung tâm vận hành của nền tảng, nhằm tạo ra môi trường giao tiếp tập trung và thúc đẩy cộng tác hiệu quả giữa các phòng ban.
Việc tích hợp tất cả các ứng dụng trong một nền tảng duy nhất và cung cấp khả năng tùy biến, mở rộng không giới hạn tùy theo nhu cầu doanh nghiệp giúp Lark Suite giải quyết được những vấn đề liên quan đến thời gian & nguồn lực trong các tổ chức như:
-
Tiết kiệm thời gian luân chuyển giữa các ứng dụng giao tiếp và làm việc
-
Tiết kiệm chi phí cho các giải pháp công nghệ khi chỉ sử dụng một hệ sinh thái số duy nhất, với khả năng mở rộng không giới hạn
-
Tiết kiệm thời gian & công sức nhập liệu thủ công khi quá trình tích hợp dữ liệu diễn ra liền mạch
-
Tiết kiệm thời gian họp nhờ khả năng họp và chỉnh sửa tài liệu trên một cửa sổ duy nhất
-
Tiết kiệm thời gian sáng tạo và làm việc khi có thể nhúng và trình bày nhiều loại nội dung trong docs
-
Tiết kiệm thời gian và nguồn lực phê duyệt khi đưa mọi phê duyệt lên không gian số, tập trung và liền mạch
-
Tiết kiệm chi phí nhân sự khi tự động hóa được quy trình làm việc và tối ưu quản lý trên một nền tảng
>>> Xem thêm: Giới thiệu Lark Suite - Nền tảng làm việc số hợp nhất
Các tính năng của Lark Suite phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp tại Việt Nam
Hiểu rõ các vấn đề nhức nhối trong giao tiếp và làm việc giữa các phòng ban trong doanh nghiệp Việt, Lark Suite xây dựng một bộ tính năng mạnh mẽ giúp các tổ chức dễ dàng tiếp cận, hiểu và triển khai tới toàn bộ nhân viên, từ đó thúc đẩy hiệu quả giao tiếp và nâng cao hiệu suất công việc trong doanh nghiệp.
Cùng Rikkei Digital điểm qua những tính năng nổi trội của Lark Suite và cách nó hỗ trợ giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp hiện nay.
Lark Messenger - tăng cường giao tiếp tập trung
Giao tiếp là hoạt động cốt lõi trong doanh nghiệp hiện nay khi ảnh hưởng đến hầu hết các vấn đề nổi cộm như làm việc nhóm không hiệu quả, phối hợp giữa các phòng ban kém, năng suất làm việc giảm sút,... Giao tiếp chỉ ra vấn đề tồn tại giữa các cá nhân, đội nhóm, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả làm việc.
Một số vấn đề nhức nhối trong giao tiếp tại các doanh nghiệp hiện nay như:
-
Giao tiếp thiếu chiều sâu, không cung cấp đủ thông tin và trình bày một cách sâu sắc
-
Giao tiếp không có cùng bối cảnh và góc nhìn về sự việc
-
Giao tiếp trên quá nhiều công cụ dẫn đến kiểm soát khó khăn và thường xuyên bị lỡ thông tin
-
Giao tiếp dàn trải, khó tập trung vì nhiều người nói các vấn đề khác nhau trong một cuộc trò chuyện
...
Lark Messenger tối ưu những vấn đề trên bằng cách cung cấp những tính năng:
Soạn thảo tin nhắn rich text giúp người dùng tối ưu hoá tin nhắn như một văn bản giàu tính tương tác, cung cấp bối cảnh sự việc mà không lo gây loãng cuộc trò chuyện
Cho phép chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu làm việc ngay trong cửa sổ chat, giúp các cá nhân và đội nhóm có cùng bối cảnh làm việc, tránh giao tiếp qua lại nhiều lần mà không đem lại hiệu quả
Giao tiếp tập trung trên một kênh duy nhất
Giao tiếp theo chuỗi, chủ đề: Bạn có thể tạo, đăng ký các chủ đề thảo luận riêng trong nhóm và xóa đi khi kết thúc. Đồng thời có thể tạo một nhóm trò chuyện bảo mật riêng và cài đặt tự động xóa tin nhắn sau 1 khoảng thời gian nhất định.
Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ: Tìm kiếm các file làm việc dễ dàng và cả những đoạn tin nhắn nhờ bộ lọc AI mạnh mẽ
>>> Xem thêm: Lark Messenger - Ứng dụng giao tiếp và cộng tác thông minh
Lark Base - Khai thác dữ liệu để tối ưu quản lý dự án
Tận dụng sức mạnh của dữ liệu để tạo ra các file làm việc quản lý dự án hiệu quả là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp.
Không ít doanh nghiệp cảm thấy khó khăn trong việc theo dõi tiến độ dự án, tình hình kinh doanh của các cá nhân/cửa hàng, hay những vấn đề liên quan đến hiệu suất, trực quan hoá thông tin làm việc.
Để hình dung cụ thể hơn cho bạn đọc, Rikkei Digital xin phép lấy ví dụ về một doanh nghiệp bán lẻ. Doanh nghiệp này đang phải quản lý cùng lúc nhiều chi nhánh/cửa hàng khác nhau trên toàn quốc, do đó họ cần quan tâm đến các số liệu như:
-
Báo cáo doanh thu hàng ngày của cửa hàng
-
Dữ liệu hàng hóa (giao nhận, hàng) tại cửa hàng và số hàng bán ra theo thời gian thực
-
Đồng bộ hóa dữ liệu hoạt động từ các cửa hàng nhượng quyền
-
Đồng bộ hóa dữ liệu vận hành từ các nhà phân phối
-
...
Với khả năng trực quan hóa dữ liệu vô cùng mạnh mẽ, Lark Base hoàn toàn có thể hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình trên. Ngoài ra, Lark Base còn cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau, phục vụ cho từng nhu cầu và mục đích sử dụng.
Lark Approval - thiết kế quy trình phê duyệt nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho chủ doanh nghiệp
Phê duyệt đang là một trong những hoạt động gây tốn nhiều thời gian nhất của chủ doanh nghiệp. Nhiều lãnh đạo cảm thấy họ đang phải quản lý quá nhiều quy trình phê duyệt và đôi khi không nắm rõ các mục cần phê duyệt, dẫn đến nhầm lẫn và ra quyết định sai lầm.
Lark Approval cung cấp công cụ dựng form:
-
Cho phép việc tạo các form phê duyệt động bằng cách kéo thả các dữ liệu vào form.
-
Form chạy đồng bộ trên tất cả các thiết bị và nền tảng từ mobile, desktop đến website
Đồng thời, Lark Approval cũng cung cấp công cụ dựng quy trình:
-
Hỗ trợ điều kiện rẽ nhánh dựa trên giá trị dữ liệu trên form
-
Hỗ trợ quy trình tuyến tính với 2 loại thao tác review (handler) và phê duyệ
-
Cho phép ẩn / hiện thông tin trên form trên từng bước, bằng cách phân quyền người xem trên từng bước
-
Hỗ trợ nhiều logic phê duyệt dựa trên sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp hay quản lý trực tiếp
Để thuận tiện cho doanh nghiệp trong quá trình vẽ quy trình và thực hiện phê duyệt, Lark cung cấp các mẫu quy trình và form phê duyệt có sẵn cho nhiều nghiệp vụ khác nhau, từ Hành chính, Văn phòng, HR hay Kế toán,... Đặc biệt, các form liên quan đến tính năng Attendance tự động liên kết với dữ liệu chấm công, nghỉ phép.
Lark cung cấp các mẫu quy trình và form phê duyệt có sẵn cho nhiều nghiệp vụ khác nhau
Lark Docs - Thiết kế tài liệu và cộng tác nhóm
Trình soạn thảo văn bản là một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất trong doanh nghiệp. Một công cụ soạn thảo nghèo nàn sẽ gây ra nhiều bất tiện cho nhân viên trong quá trình làm việc, đồng thời kìm hãm năng lực sáng tạo và trực quan hóa ý tưởng của các nhân viên khi muốn trình bày sáng kiến của mình.
Lark Docs cung cấp một trình soạn thảo mạnh mẽ với nhiều tính năng no-code được tương thích ngay trong trình soạn thảo như:
-
Vẽ mindmap, tạo bảng, cột, flowchart, timeline, to-do-list, template, poll,...
-
Chèn sheet, base, gantt chart, hình ảnh, video,... thoải mái trong Docs mà không lo mất định dạng văn bản
-
Có thể tạo reminder và task trực tiếp từ Lark Docs đến cho đồng nghiệp và nhân viên
-
Hỗ trợ dịch tự động đa ngôn ngữ, tra xuất lịch sử chỉnh sửa
-
Dễ dàng convert thành template chung hoặc trích xuất thành một bài presentation
-
....
Với việc hỗ trợ nhiều dạng nội dung mang tính tương tác cao hơn các trình soạn thảo khác như Google Docs, Lark Docs là một công cụ thiết kế tài liệu cần thiết và đầy cảm hứng cho các thành viên trong doanh nghiệp.
Lark Meeting - Họp trực tuyến và hơn thế nữa
Hiện nay, các phần mềm họp trực tuyến mà doanh nghiệp dùng thường gặp hạn chế trong quá trình cộng tác trực tiếp ngay trên cửa sổ họp. Việc share màn hình thường chỉ diễn ra một chiều, tức là chỉ một bên share và bên còn lại không thao tác được gì trên tài liệu được share.
Lark Meeting đem đến những tính năng vượt trội:
Họp trực tuyến và Livestream
-
Họp trực tuyến với 1000 người tham dự
-
Livestream trực tiếp cuộc họp lên các nền tảng Youtube và Tiktok
Tính năng Magic Share
-
Chia sẻ văn bản trên Lark Doc ngay trong meeting mà không cần chuyển qua lại giữa các cửa sổ
-
Cho phép người tham gia họp có thể xem, sửa và tương tác trực tiếp với văn bản đó tuỳ ý
Meeting Agenda & Meeting Minute
-
Thêm tài liệu vào meeting agenda để đọc trước cuộc họp
-
Biên bản cuộc họp và tài liệu được chia sẻ tự động gửi cho người tham gia sau cuộc họp
Các tính năng sử dụng AI
-
Lark Minute tự động tạo bản dịch từ audio cuộc họp trong thời gian thực. Hỗ trợ 12 ngôn ngữ
-
Khử ồn và xoá phông
Quy trình tư vấn Lark Suite tại Rikkei Digital
Là đối tác tư vấn triển khai đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, Rikkei Digital có kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình tiếp cận, triển khai Lark. Quy trình tư vấn Lark Suite tại Rikkei Digital trải qua 3 giai đoạn chính: Khảo sát doanh nghiệp; Phân tích insight và Tư vấn giải pháp toàn diện.
Khảo sát doanh nghiệp
Đầu tiên và quan trọng nhất, chính là tiếp cận và khảo sát doanh nghiệp. Quá trình tiếp cận tổng thể sẽ giúp Rikkei Digital hiểu một cách toàn diện về doanh nghiệp, bao gồm các thông tin quan trọng như:
Thông tin doanh nghiệp:
-
Tên doanh nghiệp
-
Quy mô và lĩnh vực hoạt động
-
Khả năng/Chiến lược mở rộng quy mô trong tương lai
=> Điều này giúp Rikkei Digital có cái nhìn tổng quan chung về doanh nghiệp; đặc điểm, tính chất ngành; vị thế và cách vận hành của doanh nghiệp trong ngành nghề đó
Sơ đồ tổ chức và Nghiệp vụ của các phòng ban tại doanh nghiệp
Đây là một trong những yếu tố trọng yếu ảnh hưởng đến cách hoạt động, vận hành của doanh nghiệp. Càng hiểu rõ về cơ cấu tổ chức, nguyên lý vận hành của doanh nghiệp càng giúp Rikkei Digital hiểu được cách triển khai giao tiếp và phối hợp trong nội bộ, từ đó "bắt mạch" đúng và tìm ra vấn đề đang tồn đọng.
Người dùng có thể phân cấp các phòng bạn chính xác theo Sơ đồ và mô hình doanh nghiệp trên Lark Suite. Các tính năng nâng cao như quản trị, phân quyền truy cập cho từng cá nhân và nhóm người dùng cũng giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát được doanh nghiệp trên không gian số.
Phân tích các giải pháp đã dùng
-
Doanh nghiệp đang sử dụng các giải pháp nào và mục đích sử dụng của từng giải pháp là gì? Chi phí bỏ ra cho từng giải pháp?
-
Các giải pháp đó có đang phát huy đúng hiệu quả hay không và nếu không thì tại sao? Điểm mạnh/điểm yếu của mỗi giải pháp (dựa trên cơ cấu của tổ chức)?
-
Doanh nghiệp đã từng chuyển qua sử dụng nhiều công cụ khác nhau cho cùng một mục đích chưa và lý do tại sao lại chuyển? Giải pháp sau liệu có hơn giải pháp trước hay đang cùng lặp lại một vấn đề?
-
Việc sử dụng nhiều giải pháp cùng lúc có đang đem lại hiệu quả cao như mong muốn hay chỉ đang khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, chi phí và nguồn lực.
=> Công nghệ số là điều cần thiết trong mọi doanh nghiệp nhưng điều quan trọng hơn là phải hiểu đúng về vai trò của các công cụ và có khả năng áp dụng chúng trong giải quyết vấn đề của doanh nghiệp. Vậy nên, việc sử dụng các công cụ không nằm ở vấn đề nhiều hay ít, mà là hợp hay không hợp.
Các pain points của doanh nghiệp cần xử lý và giải quyết
Điều quan trọng nhất mà Rikkei Digital hướng đến sau giai đoạn này chính là các pain points của doanh nghiệp. Tất cả các thông tin phân tích bên trên sẽ giúp Rikkei Digital tìm ra những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải:
-
Các doanh nghiệp có đang sử dụng giải pháp đúng với mục đích sử dụng không?
-
Nghiệp vụ của các phòng ban có đang chồng chéo và gây ra rào cản cho việc áp dụng các nền tảng làm việc số không?
-
Các doanh nghiệp có đang tận dụng hết khả năng của các nền tảng làm việc số hay chỉ mới khai thác được một góc lợi ích mà nó đem lại?
-
....
Đội ngũ chuyên gia tham gia vào phân tích chiến lược
Sau khi có được những thông tin cơ bản trên, đội ngũ chuyên gia của Rikkei Digital sẽ tham gia vào quá trình tư vấn chuyên sâu, bao gồm các bước sau:
Phân tích nghiệp vụ
Dựa trên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (org chart), Rikkei Digital sẽ đi sâu vào nghiệp vụ của từng phòng ban và phân tích từng quy trình trong đó.
Ví dụ, với phòng ban Kế toán, một người Kế toán/Kế toán trưởng sẽ phải thực hiện các nghiệp vụ điển hình như:
-
Kế toán mua hàng: theo đơn giá, lệnh sản xuất,...
-
Kế toán bán hàng: giá bán, hợp đồng,...
-
Kế toán công dụng cụ, nguyên vật liệu, thành phẩm
-
Kế toán tài sản cố định
-
Kế toán tiêu thụ sản phẩm
-
Kế toán tiền lương
-
Kế toán cuối kỳ
Việc hiểu quy trình thực hiện trong mỗi nghiệp vụ đó sẽ giúp Rikkei Digital đưa ra chiến lược ứng dụng Lark Suite phù hợp. Với mỗi quy trình của nghiệp vụ, Rikkei Digital sẽ đề xuất các tính năng khác nhau để giải quyết bài toán của doanh nghiệp. Thậm chí đối với những bài toán cần phải "may đo" giải pháp, Rikkei Digital cũng sẽ đưa ra ý tưởng và đề xuất trong quá trình tư vấn cho các doanh nghiệp .
Xây dựng POC (Proof of Concept)
Sau khi phân tích xong nghiệp vụ, Rikkei Digital sẽ bắt tay vào việc xây dựng POC để làm tiền đề cho quá trình kiểm thử sau này.
Các bước để xây dựng POC bao gồm:
-
Xác định cơ hội: Tìm kiếm cơ hội mà doanh nghiệp có thể áp dụng Lark Suite trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Đồng thời dựa vào kiến thức, kỹ năng và nguồn lực số của doanh nghiệp để tìm ra các giải pháp phù hợp nhất với từng nghiệp vụ phòng ban.
-
Mô tả vấn đề, dữ liệu và xây dựng mô hình POC: Sau khi tổng hợp các cơ hội và tính năng phù hợp với từng cơ hội, Rikkei Digital sẽ vẽ mô hình POC - phân chia theo từng nghiệp vụ thật khoa học.
Kiểm thử quy mô nhỏ với từng bài toán
Ngay sau khi có được mô hình POC, Rikkei Digital sẽ kiểm tra độ chính xác ban đầu của mô hình đó bằng cách kiểm thử quy mô nhỏ với từng bài toán. Quá trình kiểm thử này bao gồm 3 bước:
-
Xây dựng giải pháp. Rikkei Digital sẽ xây dựng giải pháp kiểm thử dựa trên mô hình POC đã xây dựng. Bao gồm cả các giải pháp sẵn có của Lark Suite lẫn giải pháp được "may đo" riêng, tích hợp vào nền tảng mở của Lark.
-
Thẩm định giá trị doanh nghiệp. Cụ thể là đo lường, thiết kế và thử nghiệm. Rikkei Digital sẽ xem xét mức độ hoàn thiện của giải pháp khi áp dụng vào giải quyết bài toán của doanh nghiệp, tính chính xác và thời điểm áp dụng cũng là những yếu tố cần quan tâm. Ngoài ra, các chuyên gia Rikkei Digital cũng chú ý tới quy mô áp dụng, độ linh hoạt và mức độ tương thích của giải pháp với kỹ năng, năng lực số của doanh nghiệp.
-
Mở rộng quy mô là bước cuối cùng trong quy trình kiểm thử. Để đảm bảo cho việc kiểm thử thành công, doanh nghiệp phải chú ý đến các vấn đề quan trọng. Thứ nhất là khả năng mở rộng năng lực tư duy số (đào tạo) và cơ sở vật chất. Tiếp theo là điều tiết và tối ưu hoá các giải pháp của Lark và các giải pháp do Rikkei Digital thiết kế (nếu có). Cuối cùng là lên kế hoạch vận hành, quản lý.
Độ chính xác trong quá trình kiểm thử sẽ quyết định quá trình đào tạo cho doanh nghiệp về sau cũng như có những điều chỉnh phù hợp về giải pháp, phương thức áp dụng.
Tư vấn giải pháp toàn diện
Giai đoạn cuối cùng trong quy trình tư vấn Lark Suite tại Rikkei Digital là cung cấp một giải pháp toàn diện.
Trình diễn giải pháp theo use case của doanh nghiệp
Sau khi kiểm thử và mở rộng kiểm thử, Rikkei Digital sẽ cho doanh nghiệp thấy các giải pháp mà chuyên gia thiết kế ra giải quyết các use case của doanh nghiệp thế nào.
Tái đánh giá hiệu quả
Sau khi trình diễn giải pháp, Rikkei Digital sẽ tái đánh giá hiệu quả lần nữa và có những sửa đổi lần cuối theo yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp.
Thương thảo và ký kết hợp đồng
Tại bước cuối cùng của quy trình tư vấn, Rikkei Digital sẽ trao đổi với doanh nghiệp về các chính sách, ưu đãi và điều khoản trong hợp đồng, từ đó đưa ra quyết định ký kết.
Là đối tác chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, Rikkei Digital cũng có những ưu đãi riêng đặc biệt dành cho các doanh nghiệp đăng ký triển khai và sử dụng dịch vụ Lark Suite như 80H tư vấn miễn phí ở giai đoạn khảo sát, 160H triển khai đào tạo miễn phí ở giai đoạn triển khai và 8H hỗ trợ kỹ thuật, chăm sóc khách hàng miễn phí ở giai đoạn hậu bán hàng.
Tạm kết
Trên đây là quy trình tư vấn Lark Suite tại Rikkei Digital. Chúng tôi hy vọng rằng quý doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về cách hoạt động của nền tảng làm việc số Lark Suite, các dịch vụ, tính năng Lark Suite cung cấp tại Việt Nam và cách Lark Suite hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình cải thiện giao tiếp và phối hợp tại các phòng ban.
Doanh nghiệp nếu có bất kỳ câu hỏi về Lark Suite hay chuyển đổi số, vui lòng liên hệ trực tiếp với Rikkei Digital để nhận được tư vấn cụ thể từ chuyên gia.
