WhatsApp: Phù hợp để nhắn tin cùng bạn bè hay trao đổi trong công việc?
Xét về nhu cầu công việc, WhatsApp không hề là một lựa chọn tối ưu bởi nó chỉ có một nhóm chức năng cụ thể mà không linh hoạt và có khả năng theo kịp nhu cầu của một doanh nghiệp
Mục lục
WhatsApp có thể là lựa chọn hàng đầu dành cho người dùng cá nhân nhưng ngược lại nó không thể đáp ứng nhu cầu giao tiếp chuyên nghiệp. Đừng vội hiểu lầm, tất nhiên WhatsApp vẫn có những điểm mạnh riêng như: giao diện thân thiện với người dùng, tính khả dụng trên nhiều nền tảng và miễn phí sử dụng. Nhưng nếu xét về nhu cầu công việc, WhatsApp không hề là một lựa chọn tối ưu bởi nó chỉ có một nhóm chức năng cụ thể mà không linh hoạt và có khả năng theo kịp nhu cầu của một doanh nghiệp.
Tại sao WhatsApp không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp?
Tin nhắn bị rò rỉ là nguy cơ tạo nên khủng hoảng
Nguồn: Forbes
Sử dụng WhatsApp cho mục đích kinh doanh có thể gặp rủi ro vì bạn không thể nào biết ai đang đọc tin nhắn của mình. Mặc dù WhatsApp sử dụng mã hóa để bảo vệ tin nhắn nhưng điều này không đảm bảo rằng chúng an toàn trước những nguy cơ xâm nhập hiện nay.
Di động bị đánh cắp cũng là một lí do gây ra sự mất an toàn. Điều này có thể dẫn đến việc tất cả dữ liệu của bạn bị mất mà không có lớp bảo mật. Sự lỏng lẻo trong khâu bảo mật là một vấn đề đối với các doanh nghiệp cần bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Là một ứng dụng được thiết kế để sử dụng cho mục đích cá nhân, WhatsApp có thể không có đủ các tính năng bảo mật và quyền riêng tư tiêu chuẩn như các ứng dụng giao tiếp chuyên nghiệp dành cho nhân viên. Đây là vấn đề nan giải đối với các doanh nghiệp cần tuân thủ theo các quy định bảo vệ dữ liệu và cần đảm bảo rằng thông tin liên lạc được an toàn.
Vì vậy, doanh nghiệp cần phải cân nhắc thật cẩn thận những rủi ro và lợi ích của việc sử dụng WhatsApp hoặc bất kỳ công cụ nào khác khi đàm phán trong kinh doanh. Có thể nó mang lại sự thuận tiện nhưng không phải lúc nào cũng là sự lựa chọn an toàn hoặc phù hợp nhất.
Với Lark, nền tảng này đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định quốc tế cũng như các tiêu chuẩn ngành có liên quan để bảo vệ quyền riêng tư của người dùng. Lark cũng đã đạt được một số chứng nhận được quốc tế công nhận về tuân thủ bảo mật và quyền riêng tư, thể hiện rõ cam kết của nền tảng đối với việc tuân thủ bảo mật và bảo vệ quyền riêng tư.
Cơn ác mộng onboarding và offboarding
Onboarding
Sử dụng WhatsApp cho mục đích đàm phán kinh doanh có thể tốn thời gian và cồng kềnh, đặc biệt là khi cần thêm nhân viên mới vào cuộc trò chuyện nhóm.
Để bắt đầu, bạn cần phải:
-
Thu thập số điện thoại của từng nhân viên
-
Thêm họ vào không gian làm việc của công ty
-
Cuối cùng là thêm họ vào tất cả các cuộc trò chuyện nhóm có liên quan một cách thủ công
Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và số lượng nhóm, quá trình này có thể mất nhiều thời gian và công sức.
Dù có thể tham gia nhóm bằng lời mời qua đường liên kết, bạn vẫn cần quản trị viên của từng nhóm đồng ý để có thể tham gia. Các bước này gây nên sự nhàm chán và khó khăn mỗi khi cần phải thêm nhân viên mới vào trong nền tảng làm việc của công ty trong thời gian ngắn.
Offboarding
Xóa một nhân viên khỏi các cuộc trò chuyện nhóm hoặc thu hồi quyền truy cập của họ vào hệ thống của công ty là một quá trình cần thời gian dài. Đặc biệt nếu nhân viên là thành viên của nhiều nhóm hoặc có quyền truy cập vào nhiều hệ thống. Điều này rất dễ dẫn đến việc bỏ sót một ai đó hoặc quên thu hồi quyền truy cập của họ và gây nên sự mất an toàn bảo mật.
Những nhân viên cũ vẫn có quyền truy cập vào thông tin kinh doanh có thể là một nhân tố gây nên rủi ro trong bảo mật. Họ có thể truy cập thông tin nhạy cảm hoặc bí mật mà lẽ ra họ không còn quyền truy cập nữa. Vấn đề này gây tổn hại đến tính bảo mật của doanh nghiệp và khiến công ty có nguy cơ bị xâm phạm dữ liệu hoặc tạo ra các sự cố bảo mật khác.
Những lý do trên đã làm nổi bật các hạn chế của WhatsApp đối với mục đích giao tiếp trong kinh doanh đồng thời nhấn mạnh vào tầm quan trọng của việc cần có một tính năng thiết thực để quản lý người dùng.
Quá trình onboarding và offboarding trở nên dễ dàng, tự động và mang tính tổ chức cho những người dùng của Lark
Với Lark, việc tiếp nhận nhân viên mới trở nên thật dễ dàng. Khi văn phòng có nhân viên mới, họ sẽ tự động được thêm vào bộ phận liên quan và các nhóm trò chuyện của toàn công ty, loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công. Nhóm chat cho toàn bộ nhân viên của Lark cũng hiển thị rõ ràng từng nhân viên thuộc phòng, ban nào, giúp mọi người dễ dàng tìm được đúng người và đúng nhóm cần giao tiếp.
Song song với đó, khi có một nhân viên rời khỏi công ty, hệ thống kiểm duyệt quản trị viên của Lark cũng đơn giản hóa quy trình xóa quyền truy cập. Chỉ cần đặt trạng thái của nhân viên là "Đã từ chức" là họ đã mất đi quyền truy cập vào tất cả dữ liệu và lịch sử trò chuyện. Tuy nhiên, nhân viên hiện tại vẫn có thể truy cập các cuộc trò chuyện trước đó với nhân viên đã nghỉ việc và giữ lại toàn bộ nội dung trò chuyện trước đó để làm chứng khi cần thiết.
WhatsApp có thể xử lý các tệp lớn của doanh nghiệp không?
Sử dụng WhatsApp làm công cụ giao tiếp trong kinh doanh không phải là lựa chọn tốt nhất dành cho các công ty cần gửi và lưu trữ các tài liệu có dung lượng lớn. WhatsApp giới hạn tài liệu dưới 100 MB và video dưới 16 MB, tính năng này không đáp ứng được các doanh nghiệp thường xuyên gửi tệp tin dung lượng lớn.
Ví dụ: Một công ty thiết kế đồ họa thường gửi hình ảnh có độ phân giải cao và các tệp thiết kế có dung lượng lớn, vậy nên họ dễ dàng nhận ra rằng WhatsApp không phù hợp với nhu cầu của họ.
Ngoài ra, WhatsApp không cung cấp nhiều dung lượng lưu trữ cho các phương tiện. Vì vậy, người dùng phải thường xuyên xóa tệp cũ để nhường chỗ cho tệp mới. Sự bất tiện này không phù hợp với các doanh nghiệp cần lưu trữ và truy cập nhiều tài liệu.
Tối đa hóa khả năng gửi tệp tin của bạn với Lark - Lark giúp bạn dễ dàng gửi và lưu trữ các tệp lớn - với dung lượng lên tới 100GB! Bạn cũng có thể gửi video trực tiếp trong cuộc trò chuyện nếu chúng ngắn hơn năm phút và nhỏ hơn 300 MB. Nếu video của bạn dài hơn hoặc nặng hơn thì không vấn đề gì - bạn vẫn có thể gửi chúng dưới dạng tệp đính kèm trong cuộc trò chuyện.
Tin nhắn trên WhatsApp hoạt động như thế nào?
Trên WhatsApp, tất cả các tin nhắn xuất hiện trong một chuỗi tin nhắn dài. Không có chủ đề hoặc danh mục riêng biệt cho từng loại nội dung khác nhau (email, trò chuyện), gây khó khăn cho việc tìm kiếm và tham khảo những thông tin quan trọng. Ngoài ra, việc tán gẫu trong cuộc trò chuyện nhóm trên WhatsApp có thể gây nhiễu cuộc thảo luận, đặc biệt là đối với các nhóm đông người. Nếu công ty của bạn sử dụng ứng dụng này làm ứng dụng liên lạc chính thức thì bạn sẽ không có cách nào tìm lại các tin nhắn cũ. Các chi tiết quan trọng như điều khoản hợp đồng và tài liệu khác có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện này.
Tra cứu chính xác những gì bạn cần với chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của Lark - Bạn có thể thực hiện tìm kiếm nhanh hoặc tìm kiếm các tin nhắn, sự kiện, email lịch sử, v.v. ở các vị trí cụ thể trong phần tin nhắn, tài liệu hoặc Email.
Ứng dụng đơn chức năng
Mặc dù WhatsApp khả dụng trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động nhưng nó không tích hợp với các công cụ kinh doanh khác như mở cuộc họp video trực tuyến hoặc phần mềm lịch. Và mặc dù WhatsApp cho phép thực hiện các cuộc gọi video với tối đa năm người, nhưng như vậy là quá ít đối với các doanh nghiệp cần tổ chức các cuộc họp liên bộ phận. Ngoài ra, WhatsApp không hỗ trợ chia sẻ màn hình trong các cuộc gọi video, mặc dù đây là một tính năng cần thiết khi thuyết trình hoặc mô tả dự án.
Do đó, nếu các doanh nghiệp cần mở cuộc họp với nhiều người hoặc chia sẻ màn hình thì họ vẫn cần sử dụng phần mềm hỗ trợ như Zoom. Thêm vào đó, bạn cũng có thể cần sử dụng một ứng dụng đơn chức năng như Google Docs để duyệt tài liệu và ứng dụng lịch để lên lịch cho cuộc họp.
Thật khó để sắp xếp và tích hợp tất cả các ứng dụng khác nhau này thành một. Trong trường hợp đó, WhatsApp không phải là giải pháp tối ưu để giao tiếp và cộng tác trong kinh doanh.
Bạn có biết rằng việc chuyển đổi ứng dụng quá nhiều có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc và khả năng tập trung? Nghiên cứu đã chỉ ra rằng nó có thể làm tăng khả năng sản xuất ra cortisol (một loại hormone chính gây ra căng thẳng) trong não và dẫn đến giảm hiệu quả làm việc.
Ối! Tôi định gửi tin nhắn này cho vợ của tôi chứ không phải sếp!
Ngoài việc thiếu tính liên kết với các công cụ khác, WhatsApp còn không tối ưu trong việc hiển thị rõ ràng ai là người đang nhắn tin cho bạn: là về công việc hay chỉ là tin nhắn hẹn đi chơi và ngược lại.
Trên WhatsApp, tin nhắn cá nhân và tin nhắn công việc không được phân biệt rõ ràng trong thông báo nhảy lên. Điều này có thể gây khó khăn cho việc tách biệt công việc khỏi cuộc sống cá nhân và dẫn đến sự thiếu cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Ví dụ: Vào cuối tuần, bạn bắt buộc phải kiểm tra thông báo WhatsApp của mình bởi bạn không biết liệu những tin nhắn ấy là của sếp hay của gia đình. Tin nhắn đến liên tục có thể ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống và là rào cản khiến bạn khó cân bằng cuộc sống - công việc.
"WhatsApp của tôi... 91% các tin nhắn đều là tin nhắn công việc và nó khiến tôi cảm thấy phiền muộn ngay cả khi đang là cuối tuần... ứng dụng này khiến đời sống cá nhân của tôi bị đảo lộn và tôi cực kỳ ghét điều ấy..." @Andrew Risley
Để duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống cá nhân, điều quan trọng là phải có các kênh riêng biệt dành cho những tin nhắn trao đổi công việc và những tin nhắn cá nhân.
Bây giờ, nhân viên trong công ty của bạn có thể sử dụng Lark cho công việc và chỉ sử dụng WhatsApp cho mục đích nhắn tin cá nhân. Sự tách biệt giữa công việc và cuộc sống cá nhân có thể giúp bạn duy trì sự cân bằng lành mạnh và tập trung vào nhiệm vụ của mình. Khi hết giờ làm, bạn chỉ cần bật tính năng "không làm phiền" trên Lark để ngắt kết nối và nghỉ ngơi.
Là chủ doanh nghiệp, bạn biết rằng giao tiếp hiệu quả chính là chìa khóa cho thành công. Mặc dù WhatsApp có thể là lựa chọn nhanh chóng và dễ dàng để nhắn tin cá nhân nhưng không phải lúc nào WhatsApp cũng là lựa chọn tốt nhất để giao tiếp chuyên nghiệp. Dung lượng lưu trữ hạn chế, thiếu bảo mật, thiếu tính tổ chức và thiếu khả năng tích hợp đều có thể trở thành rào cản cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chọn email hoặc ứng dụng cộng tác tất cả trong một như Lark để công ty của bạn luôn giao tiếp hiệu quả và liền mạch hơn.
Quý độc giả có thể xem bài viết gốc tại đây.
