Triển khai SaaS: Giải mã những quan niệm sai lầm phổ biến và chiến lược thành công cho doanh nghiệp
Trong phần 2 của chuỗi bài về SaaS, hãy cùng Rikkei Digital giải mã những quan niệm sai lầm phổ biến của doanh nghiệp về triển khai SaaS và những phương pháp thực hành tốt nhất về chủ đề này!
Mục lục
Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều đang sử dụng các giải pháp phần mềm để tối ưu hóa các quy trình công việc vốn tốn kém thời gian và nhân lực. Thống kê cho thấy, các công ty có quy mô dưới 50 nhiên viên trung bình sử dụng 16 ứng dụng SaaS, con số này lên tới 177 ứng dụng cho các tổ chức lớn hơn 1.000 nhân viên.
Tuy nhiên, nghịch lý nằm ở chỗ, nhiều doanh nghiệp dù đã đầu tư vào các phần mềm SaaS nhưng lại không khai thác hiệu quả tiềm năng của chúng. Nguyên nhân chính là do việc triển khai và áp dụng SaaS chưa được thực hiện bài bản, dẫn đến tình trạng nhân viên không sử dụng hoặc sử dụng không đúng cách. Hệ quả là giá trị của phần mềm không được phát huy, đồng thời chi phí cho SaaS tiếp tục gia tăng.
Để giải quyết vấn đề này, điều then chốt là doanh nghiệp cần nắm vững cách triển khai SaaS thành công. Bài viết này sẽ chia sẻ các phương pháp hay nhất về triển khai SaaS, giúp bạn thúc đẩy việc áp dụng phần mềm và tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.
Triển khai SaaS là gì?
Triển khai SaaS là quá trình áp dụng và tích hợp một ứng dụng phần mềm vào quy trình làm việc hiện có của doanh nghiệp. Quá trình này có thể phức tạp và đòi hỏi sự đánh giá trước về nhu cầu kinh doanh, ngân sách, lợi ích, hạn chế, và nhiều yếu tố khác nữa. Khi công ty đã có một kế hoạch triển khai SaaS cụ thể cho một phần mềm được chọn, quá trình triển khai có thể bắt đầu.
Giai đoạn triển khai SaaS cũng được gọi là giai đoạn đưa phần mềm vào sử dụng (onboarding). Trong giai đoạn này, khách hàng (doanh nghiệp) sẽ thông báo cho nhà cung cấp (vendor) về các quy trình nội bộ, kỳ vọng, mục tiêu và thời gian thực hiện.
Ngược lại, doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu tất cả các chi tiết quan trọng về quy trình của nhà cung cấp để đảm bảo các công cụ mới tích hợp được với hệ thống IT hiện có.
Quá trình triển khai SaaS thường bao gồm: cấu hình ứng dụng theo nhu cầu của tổ chức, di chuyển dữ liệu từ các hệ thống hiện có, tích hợp ứng dụng SaaS với các hệ thống khác, đào tạo người dùng và triển khai ứng dụng trên toàn tổ chức.
Các bước triển khai SaaS thường bao gồm:
-
Lập kế hoạch dự án: Xác định nhóm dự án, phạm vi dự án, đặt mục tiêu, mốc thời gian và kết quả mong đợi.
-
Cấu hình: Thiết lập phần mềm SaaS để đáp ứng các nhu cầu (need) và yêu cầu (requirements) riêng biệt của tổ chức.
-
Di chuyển dữ liệu: Chuyển dữ liệu hiện có từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
-
Tích hợp: Kết nối phần mềm SaaS với các hệ thống hiện có khác của doanh nghiệp để đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch.
-
Kiểm thử: Kiểm tra chức năng của phần mềm để đảm bảo hoạt động như mong đợi.
-
Đào tạo: Hướng dẫn nhân viên của từng phòng ban về cách sử dụng phần mềm mới.
-
Triển khai: Triển khai phần mềm trên toàn tổ chức.
-
Giám sát và Tối ưu hóa: Thường xuyên kiểm tra hiệu suất hệ thống và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
>> Xem thêm: SaaS: Xu hướng công nghệ bùng nổ và giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
Tại sao các doanh nghiệp thất bại trong việc triển khai SaaS: Hiện trạng sử dụng và những hiểu lầm thường gặp
Nhiều công ty cho rằng việc sử dụng phần mềm SaaS trong doanh nghiệp hiện nay sẽ đơn giản giống như việc sử dụng Netflix hay Spotify - chỉ cần mua về và sử dụng mà không cần hoặc cần rất ít công đoạn triển khai, vì chúng được cung cấp trên internet và đã được cấu hình sẵn. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, đây là một quan niệm sai lầm.
Xét cho cùng, SaaS vẫn còn khá mới tại Việt Nam, và nếu doanh nghiệp không áp dụng các phương pháp quản lý & triển khai hiệu quả, thì việc sử dụng SaaS sẽ không mang lại giá trị kinh doanh cao như bạn mong muốn.
Xuất phát từ kinh nghiệm thực tiễn khi tư vấn & triển khai SaaS cho các doanh nghiệp, Rikkei Digital hiểu rằng một chiến lược triển khai cụ thể là điều cần thiết. Các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố sau để đảm bảo thành công cho các dự án chuyển đổi, bất kể quy mô và ngành nghề.
-
Không nên nhảy vội vào triển khai mà không tìm hiểu kỹ phần mềm SaaS: Một số công ty lao đầu vào triển khai SaaS mà không tìm hiểu kỹ sản phẩm mình định triển khai. Điều này cũng xảy ra tương tự với Lark khi nhiều doanh nghiệp có ý định triển khai đang hiểu lầm về vai trò chức năng của công cụ này. Sự hiểu lầm này có thể dẫn đến kỳ vọng sai lầm về khả năng đáp ứng của công cụ, mục tiêu kinh doanh không phù hợp, sử dụng phần mềm không hiệu quả hay thậm chí là thất bại hoàn toàn. Vậy giải pháp ở đây là gì?
👉 Hãy xem xét sự phù hợp của SaaS đối với doanh nghiệp của bạn, chi phí triển khai, tính linh hoạt, rủi ro tiềm ẩn, cấp phép, dung lượng lưu trữ và sự hỗ trợ mà bạn sẽ nhận được từ các nhà cung cấp. Mục đích là để bạn dành thời gian và đưa ra quyết định sáng suốt có lợi cho doanh nghiệp về mặt lâu dài.
-
Mục tiêu mơ hồ: Triển khai SaaS mà không có mục tiêu và lộ trình cụ thể giống như việc bạn đến một vùng đất mới mà không có bản đồ trong tay. Doanh nghiệp cần có tầm nhìn rõ ràng về mục tiêu kinh doanh của mình. Bạn đang hướng tới dịch vụ khách hàng đặc biệt, nâng cao hiệu quả hoặc quản lý dữ liệu xuất sắc? Việc xác định các mục tiêu này sẽ cung cấp cho bạn một chiếc la bàn cho hành trình lựa chọn SaaS của mình. Ngoài ra, việc xác định rõ triển khai những gì, đánh giá ra sao để phù hợp với mong đợi sẽ giúp bạn đảm bảo quá trình triển khai đi đúng hướng.
-
Không có kế hoạch cho việc di chuyển dữ liệu: Việc triển khai giải pháp SaaS mới có thể gây ra các rủi ro như mất dữ liệu, hệ thống ngừng hoạt động và thay đổi luồng công việc đáng kể. Trong đó, việc di chuyển dữ liệu là một khối công việc lớn cần lên kế hoạch chiến lược tỉ mỉ, nếu bạn không muốn ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm làm việc của nhân viên và khách hàng.
-
Không chuẩn bị đủ nguồn lực: Triển khai SaaS đòi hỏi sự đầu tư toàn diện về nguồn lực, bao gồm tài chính, nhân sự, cơ sở hạ tầng và chuyên môn kỹ thuật. Doanh nghiệp cần đảm bảo sẵn sàng các nguồn lực này để hoàn thành dự án thành công. Trong đó, khó khăn về nhân sự triển khai là khó khăn mà nhiều doanh nghiệp thường gặp nhất. Không có người lĩnh xướng quá trình onboarding và chuyển đổi dẫn đến khó khăn trong việc đảm bảo về cả tiêu chí năng lực lẫn quyền hạn.
-
Bỏ qua quy trình đào tạo: Bỏ qua quy trình đào tạo người dùng cuối, hay nói cách khác là nhân viên có thể dẫn đến tỷ lệ sử dụng thấp và sử dụng kém hiệu quả. Doanh nghiệp cần cung cấp đào tạo đầy đủ về các tính năng, chức năng và cách sử dụng tốt nhất của các phần mềm SaaS. Hoặc lựa chọn đối tác triển khai đồng hành có kinh nghiệm và đáng tin cậy.
-
Không xem xét khả năng tương thích và tích hợp của hệ thống mới: Bỏ qua nhu cầu tích hợp có thể dẫn đến hoạt động kém hiệu quả. Nguyên nhân nằm ở chỗ, không phải tất cả các giải pháp SaaS đều tương thích với các hệ thống hiện có hoặc cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết. Do đó, việc đánh giá kỹ lưỡng khả năng tương thích, quy trình truyền dữ liệu, các biện pháp bảo mật và tác động đến quy trình hiện có là vô cùng quan trọng để đảm bảo hoạt động trơn tru và tối ưu hóa hiệu quả của SaaS.
Có thể nói, triển khai SaaS đặt ra những thách thức đáng kể cho việc quản lý dự án. Những thách thức này bao gồm chi phí phát sinh ngoài dự kiến, thời gian triển khai kéo dài và việc điều phối các nhóm nhân sự lớn, có kỹ năng chuyên sâu.
Triển khai SaaS không thể chỉ là một sự kiện nhất thời. Muốn thành công, doanh nghiệp cần xây dựng một hành trình chuyển đổi mang tính cách mạng, thay đổi hoàn toàn cách thức vận hành doanh nghiệp. Hành trình này không dừng lại ở việc cài đặt ban đầu, mà đòi hỏi sự tinh chỉnh và tối ưu hóa liên tục. Điều quan trọng là phải theo dõi, phân tích và điều chỉnh thường xuyên sau khi triển khai để đảm bảo doanh nghiệp đang tận dụng tối đa giá trị từ khoản đầu tư vào SaaS.
Mặc dù quá trình triển khai SaaS có thể phức tạp, nhưng lợi ích thu được là rất đáng kể. Ví dụ, Rikkei Digital từng tư vấn và triển khai sản phẩm Lark Suite cho một doanh nghiệp Bán lẻ đang gặp khó khăn trong việc vận hành với một hệ thống cũ kỹ, gây cản trở hoạt động và dịch vụ khách hàng. Họ cần một giải pháp linh hoạt và có khả năng mở rộng để xử lý lượng hành khách ngày càng tăng và cải thiện hiệu quả làm việc.
Quá trình triển khai đòi hỏi kế hoạch tỉ mỉ, kiểm tra kỹ lưỡng và phối hợp với nhiều phòng ban liên quan trong doanh nghiệp. Bởi khối lượng công việc là không hề đơn giản, từ việc di chuyển cấu trúc dữ liệu phức tạp, tích hợp các mô-đun khác nhau và đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra liền mạch mà không gây ra gián đoạn cho các hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, sau khi hoàn thành quá trình triển khai, hệ thống SaaS đã giúp doanh nghiệp bán lẻ tối ưu hóa quy trình hoạt động và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Các cập nhật theo thời gian thực và khả năng quản lý đơn hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp xử lý lượng khách hàng tăng cao; đồng thời tính mở rộng của giải pháp SaaS cũng đảm bảo khả năng thích ứng với các yêu cầu thay đổi trong tương lai.
Tóm lại, doanh nghiệp cần hiểu rằng, mục tiêu triển khai các phần mềm SaaS không chỉ đảm bảo tránh sai lầm, mà còn cần tối đa hóa lợi tức đầu tư (ROI) và tận dụng tối đa các giải pháp này.
Các loại quy trình triển khai SaaS
2 yếu tố chính ảnh hưởng đến quy trình triển khai các phần mềm SaaS là:
-
Độ phức tạp của sản phẩm
-
Quy mô công ty của khách hàng
Hãy lấy Lark Suite làm ví dụ. Nếu một tổ chức có dưới 10 nhân viên sử dụng Lark Suite thì việc tích hợp đủ đơn giản để triển khai mà không cần hỗ trợ. Tuy nhiên, nếu một công ty lớn có hàng trăm nhân sự sử dụng sản phẩm, Lark Suite hay đối tác địa phương phải cung cấp một kế hoạch triển khai đầy đủ để quản lý nhiều hoạt động như tích hợp, bảo mật, onboarding, v.v.
Giờ thì hãy cùng Rikkei Digital tìm hiểu 3 loại quy trình triển khai SaaS trong phần dưới đây:
1. Tự triển khai theo hướng dẫn
Đối với các sản phẩm dễ sử dụng và không có nhiều tính năng phức tạp, bạn có thể tự động hóa hoặc tự quản lý quá trình triển khai. Điều này áp dụng cho các công cụ không cần tùy chỉnh chuyên sâu hoặc tích hợp nhiều hệ thống khác. Việc triển khai gần như không cần sự can thiệp của các chuyên gia tư vấn & triển khai và bạn chỉ cần bên phía hãng cung cấp những tài liệu sau:
-
Trình tự thiết lập/onboarding rõ ràng trong sản phẩm
-
Hướng dẫn sử dụng email
-
Tài liệu hướng dẫn toàn diện
-
Cách truy cập và liên hệ đội ngũ hỗ trợ
-
Các demo cá nhân hóa
2. Triển khai SaaS doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp có quy mô từ vừa tới lớn (khoảng 30 - 100 nhân sự và từ 100 nhân sự trở lên đối với thị trường Việt Nam) và đang có kế hoạch triển khai các phần mềm phức tạp, bạn sẽ cần cách tiếp cận thực tế hơn khi triển khai các sản phẩm SaaS vào hệ thống công nghệ của mình. Trong những trường hợp này, việc triển khai phần mềm sẽ bao gồm:
-
Triển khai hệ thống CNTT, đảm bảo hoàn thiện các cài đặt và thiết lập ban đầu cho doanh nghiệp
-
Xây dựng các công cụ, quy trình và nghiệp vụ lên phần mềm theo yêu cầu của doanh nghiệp
-
Tuân thủ bảo mật
-
Đào tạo và chuyển giao cho đội ngũ quản trị viên của doanh nghiệp
-
Tích hợp với các hệ thống khác. Cung cấp và thiết lập đăng nhập một lần (SSO) nếu có.
-
Truyền thông và đào tạo nhân viên
Ngoài ra, một số đơn vị tư vấn và triển khai như Rikkei Digital sẽ có thêm dịch vụ bảo hành và sữa chữa miễn phí theo định kỳ đối với các công cụ và quy trình đã xây dựng. Tuy nhiên, điều này là không bắt buộc và sẽ khác nhau ở mỗi đơn vị tư vấn và triển khai khác nhau.
Với nền tảng Lark Suite, Rikkei Digital cũng đã có kinh nghiệm đồng hành cùng các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, lên kế hoạch tư vấn - triển khai toàn diện, đảm bảo đào tạo nhân viên và cài đặt sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn bảo mật và quy định về quyền riêng tư.
Đối với các nền tảng có độ phức tạp như Lark Suite (trở lên), doanh nghiệp cần đảm bảo việc triển khai SaaS được thực hiện triệt để và nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng sản phẩm.
3. Triển khai kết hợp trực tiếp & từ xa
Hầu hết các dịch vụ triển khai phần mềm hiện nay đều thuộc loại quy trình này. Doanh nghiệp sử dụng sản phẩm đơn giản và có quy mô lên đến hàng trăm người thì có thể tận dụng các bản demo sản phẩm tự hướng dẫn, video trợ giúp và tổ chức các buổi đào tạo trực tiếp với đơn vị Tư vấn & Triển khai chuyên nghiệp đang đồng hành.
Checklist những phương pháp cần thực hiện khi triển khai SaaS cho doanh nghiệp
Triển khai SaaS là một hành trình bao gồm nhiều giai đoạn, từ việc phân tích yêu cầu, lập kế hoạch, cấu hình, đến việc di chuyển dữ liệu, đào tạo người dùng, thử nghiệm, triển khai và cuối cùng hỗ trợ sau triển khai.
Mỗi giai đoạn yêu cầu đưa ra quyết định chiến lược để đảm bảo sự tích hợp liền mạch, sự chấp nhận của người dùng và hiệu quả tổng thể của ứng dụng SaaS.
Hãy cùng Rikkei Digital đi sâu vào danh sách những việc cần làm để giúp doanh nghiệp đảm bảo triển khai SaaS thành công:
Đặt mục tiêu SMART
Sử dụng phương pháp Mục tiêu SMART là cách tốt nhất để bạn:
-
Xác định rõ ràng mục tiêu và mong đợi của bạn đối với việc triển khai SaaS
-
Nhận diện những vấn đề hoặc nhu cầu cụ thể mà giải pháp SaaS cần giải quyết
Phương pháp Mục tiêu SMART:
-
Cụ thể (Specific): Xác định chính xác những gì bạn muốn đạt được với việc triển khai SaaS. Ví dụ: "Triển khai giải pháp SaaS CRM để cải thiện tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng và duy trì khách hàng."
-
Đo lường được (Measurable): Thiết lập các số liệu cụ thể để theo dõi tiến độ và thành công. Ví dụ: "Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng lên 20%. Cải thiện duy trì khách hàng bằng cách giảm tỷ lệ hủy bỏ 15% trong 12 tháng đầu tiên triển khai SaaS."
-
Có thể đạt được (Achievable): Đảm bảo mục tiêu thực tế và có thể đạt được, xét đến nguồn lực và hạn chế của tổ chức. Ví dụ: "Phân bổ ngân sách 50.000 đô la cho việc mua và đào tạo SaaS, và chỉ định một nhóm đa chức năng để quản lý việc triển khai."
-
Thực tế (Relevant): Đảm bảo mục tiêu của bạn phù hợp với các mục tiêu rộng hơn của tổ chức và có liên quan đến giải pháp SaaS đang được triển khai. Ví dụ: "Cải thiện mối quan hệ với khách hàng thông qua hệ thống CRM, phù hợp với chiến lược tập trung vào nâng cao sự hài lòng của khách hàng của công ty."
-
Có thời hạn (Time-bound): Đặt ra khung thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu. Ví dụ: "Giảm tỷ lệ hủy bỏ và tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng trong 12 tháng đầu tiên triển khai CRM SaaS."
-
Mục tiêu đào tạo bổ sung: Để đảm bảo hiệu quả sử dụng giải pháp SaaS, hãy đặt mục tiêu liên quan đến đào tạo và mức độ thành thạo của người dùng. Ví dụ, tổ chức đào tạo trong 2 tháng đầu, đảm bảo 90% nhân viên có thể dùng giải pháp thành thạo.
-
Mục tiêu bảo mật dữ liệu: Vì dữ liệu khách hàng quan trọng, hãy đặt mục tiêu bảo mật. Ví dụ: "Áp dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt trong 6 tháng đầu để tuân thủ GDPR."
-
Mục tiêu kiểm soát chi phí: Đánh giá chi phí sử dụng SaaS theo quý, tìm cách tiết kiệm chi phí mà vẫn duy trì hiệu quả.
Xây dựng đội dự án triển khai SaaS chuyên nghiệp
Nền tảng của quá trình triển khai SaaS suôn sẻ luôn là một đội ngũ đa dạng và có năng lực. Hãy hình dung bạn đang cần một người lãnh đạo dự án khéo léo, những chuyên gia công nghệ và những người dùng hiểu biết, tất cả đều cần có sự hiểu biết nhất định về sứ mệnh. Họ sẽ là động lực chính giúp bạn thúc đẩy chiến dịch triển khai SaaS thành công.
Đội dự án triển khai SaaS sẽ là cầu nối giữa đơn vị Tư vấn - Triển khai (nếu có) với các phòng ban khác trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo quá trình triển khai diễn ra hiệu quả.
Thiết kế lộ trình triển khai & đánh dấu những cột mốc quan trọng
Quá trình triển khai một giải pháp SaaS phù hợp với doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc chọn một giải pháp. Đó là việc trải qua một quy trình triển khai chu đáo, bao gồm việc nghiên cứu, xác định những rủi ro, yêu cầu về nguồn lực, đào tạo, đo lường và tối ưu hóa liên tục. Vậy doanh nghiệp sẽ cần phải làm gì trong từng bước triển khai này? Cùng theo dõi chi tiết trong phần dưới đây:
1. Nghiên cứu nhu cầu & hiện trạng của doanh nghiệp
2. Xác định và đánh giá những rủi ro có thể xảy ra
Việc triển khai giải pháp SaaS mới có thể gây ra rủi ro như mất dữ liệu, thời gian ngừng hoạt động của hệ thống và những thay đổi đáng kể về quy trình làm việc, tất cả những điều này có thể tác động tiêu cực đến trải nghiệm của khách hàng. Doanh nghiệp cần đánh giá những rủi ro này trước khi chuyển sang giải pháp SaaS.
3. Xác định yêu cầu về nguồn lực cần thiết
Việc triển khai SaaS có thể tiêu tốn nhiều nguồn lực, bao gồm thời gian, chi phí, nhân lực, cơ sở hạ tầng, tài nguyên doanh nghiệp và chuyên môn kỹ thuật. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các nguồn lực này có sẵn để hoàn thành dự án thành công.
4. Cài đặt các phần mềm đáp ứng nhu cầu
Hầu hết các giải pháp SaaS hiện nay đều được phát triển theo tiêu chí "All-in-one", nên quá trình triển khai thường phức tạp. Doanh nghiệp càng muốn sử dụng nhiều tính năng thì việc triển khai toàn bộ hệ thống càng phức tạp.
Ví dụ, khi triển khai Lark Suite, bạn sẽ không thể nhảy ngay vào các tính năng phức tạp như Lark Base, Lark AnyCross. Bạn nên ưu tiên đào tạo nhân viên các tính năng giao tiếp, phối hợp cơ bản như Lark Messenger, Lark Meeting, Lark Mail,.. Khi họ đã thành thạo hơn, hãy chuyển sang các tính năng phức tạp hơn như xây dựng file giao việc trên Lark Base, thiết kế luồng phê duyệt tùy chỉnh trên Lark Approval, tạo quy trình chấm công - tính lương tự động với Lark Attendance - Lark AnyCross - Lark Base,... Hãy để những tính năng phức tạp này cho giai đoạn sau, tránh bị lạc lối trong quá trình triển khai.
 (1).pptx.png)
5. Đánh giá khả năng tương thích & tích hợp với hệ thống công nghệ hiện có của doanh nghiệp
Làm việc với quá nhiều phần mềm SaaS khác nhau sẽ khiến bạn tốn thời gian vì cứ phải chuyển đổi qua lại giữa chúng. Điều quan trọng là đảm bảo các "phần mềm cốt yếu" (tech stack) của bạn có thể tích hợp liền mạch với nhau, hoặc có thể đồng bộ dữ liệu, giúp vận hành doanh nghiệp trơn tru hơn.
Ví dụ, bạn đang dùng ERP và muốn đầu tư thêm giải pháp về Digital Workplace. Hãy chắc chắn phần mềm mới có khả năng tích hợp được với Slack để nhóm của bạn có thể kết nối được dữ liệu với nhau, đảm bảo một quy trình làm việc suôn sẻ.
Các doanh nghiệp cần lưu ý rằng, không phải mọi phần mềm SaaS đều tương thích với hệ thống hiện có hoặc cung cấp các tính năng tương đương. Trước khi đưa ra quyết định, hãy đánh giá khả năng tích hợp, quy trình chuyển dữ liệu, các biện pháp bảo mật và những tác động đến quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp.
Hơn nữa, quản lý hoạt động song song giữa hệ thống cũ và mới là điều cần thiết. Nếu hệ thống cũ phải tiếp tục hoạt động trong khi hệ thống mới đang được triển khai, việc đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và tính tương thích của dữ liệu là điều cần được xem xét và giải quyết trước.
6. Đào tạo, quản lý sự thay đổi và theo dõi phản hồi của người dùng
Đào tạo & Quản lý sự thay đổi
Xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên là chiến lược cần thiết nếu doanh nghiệp muốn triển khai SaaS hiệu quả.
Con đường triển khai SaaS thành công không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Sự phản đối gay gắt từ nhân viên có thể mang đến một thách thức đáng kể. Cách tốt nhất để khắc phục điều này là triển khai các chương trình đào tạo toàn diện và tiến hành các buổi đào tạo thường xuyên để hướng dẫn nhân viên sử dụng giải pháp một cách hiệu quả.
Quản lý sự thay đổi cũng là một yếu tố quan trọng trong quá trình này. Các nhà quản lý dự án triển khai SaaS thường gặp phải một thách thức chung, đó là nhân viên ngại thay đổi. Họ thường lo lắng và mất cảm giác an toàn khi chuyển sang sử dụng một phần mềm mới. Theo McKinsey & Company, gần 70% các sáng kiến chuyển đổi số thất bại do sự phản kháng từ nhân viên và ban quản lý.
Để giảm thiểu vấn đề này, doanh nghiệp cần xây dựng một phương pháp có thể quản lý sự thay đổi và nêu rõ lợi ích của công cụ mới để thu hút mọi người cùng tham gia.
-
Truyền thông thường xuyên và rõ ràng về lợi ích của hệ thống mới.
-
Xác định những người tiên phong, sẵn sàng dùng thử và quảng bá việc sử dụng công cụ mới. Những người tiên phong này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng lòng tin và sự hào hứng cho các đồng nghiệp khác.
-
Tạo môi trường hỗ trợ cho những người chưa hoàn toàn đồng ý với quy trình mới.
Trong quá trình đi đào tạo triển khai cho các doanh nghiệp Việt sử dụng giải pháp SaaS, chúng tôi đã tổ chức các buổi đào tạo thực hành các tính năng mới. Các buổi đào tạo được cá nhân hóa cho từng phòng ban, tập trung vào quy trình làm việc thực tế, giúp nhân viên tiếp cận và sử dụng hiệu quả hơn.
Hãy nhớ rằng con người là yếu tố then chốt cho sự thành công của bất kỳ dự án nào, Vì vậy, hãy tìm kiếm một đơn vị Tư vấn - Triển khai phù hợp, có năng lực, giúp bạn thiết kế lộ trình đào tạo hợp lý, đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng nhóm.
Theo dõi phản hồi và khuyến khích người dùng sử dụng giải pháp
Sau khi kế hoạch triển khai SaaS được áp dụng, hãy theo dõi quá trình sử dụng của nhân viên tại các phòng ban để xem họ đang ứng dụng giải pháp mới như thế nào. Điều này đặc biệt quan trọng khi toàn bộ quy trình làm việc mới đã được thay đổi.
Trong một số trường hợp, việc sử dụng SaaS có thể bị đình trệ ngay từ bước đầu vì những rào cản tâm lý không thể vượt qua. Vì lẽ đó, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao việc sử dụng SaaS của từng bộ phận và phòng ban, từ đó đưa ra đánh giá cách thức sử dụng của họ đang phát triển như thế nào.
Điều này cũng giúp xác định ai cần đào tạo thêm và ai cần được khuyến khích để sử dụng hiệu quả. Đôi khi, việc làm việc với một đơn vị có nhiều kinh nghiệm hơn trong Tư vấn Triển khai SaaS sẽ là một ý tưởng hay.
Việc theo dõi liên tục cũng giúp doanh nghiệp nhận ra được khi nào dự án triển khai SaaS đã được coi là thành công. Tất nhiên, thành công là khi doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu đề ra trong kế hoạch của mình. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, mục tiêu sẽ cần phải được điều chỉnh nếu ngay từ đầu đã quá phi thực tế.
Phản hồi của người dùng cũng được coi là tư liệu quý giá để theo dõi hiệu quả quá trình triển khai. Do đó, hãy tạo ra các cơ chế thu thập phản hồi thông qua việc tổ chức khảo sát hoặc các buổi trao đổi ý kiến, nhằm thu thập đánh giá chính xác về hiệu suất và tính hiệu quả của giải pháp SaaS.
Dưới đây là một vài câu hỏi mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
-
Đánh giá trải nghiệm tổng thể với nền tảng SaaS mới trên thang điểm từ 1 đến 10?
-
Có tính năng hoặc chức năng nào của nền tảng mà bạn thấy đặc biệt hữu ích cho các công việc hàng ngày của mình không?
-
Nền tảng SaaS có tác động tích cực đến năng suất hoặc hiệu quả của nhóm bạn không? Nếu có, bạn có thể cung cấp ví dụ không?
-
Nền tảng này tích hợp tốt như thế nào với các công cụ và phần mềm khác mà bạn sử dụng trong quy trình làm việc hàng ngày?
-
Bạn có gặp phải bất kỳ vấn đề bảo mật hoặc quyền riêng tư dữ liệu nào khi sử dụng nền tảng không? Nếu có, vui lòng giải thích chi tiết.
-
Bạn cảm thấy như thế nào về quá trình đào tạo và hướng dẫn sử dụng nền tảng? Các tài liệu được cung cấp có đủ để bạn bắt đầu không?
Theo dõi và đánh giá việc sử dụng SaaS là một quá trình liên tục, giúp bạn sớm phát hiện vấn đề trước khi nó trở thành một thách thức lớn, từ đó điều chỉnh chiến lược áp dụng, nâng cao hiệu quả sử dụng và đạt được mục tiêu đề ra. Hãy tận dụng phản hồi của người dùng để cải thiện hiệu suất và đảm bảo thành công cho việc triển khai SaaS.
7. Đo lường tác động đến doanh nghiệp (nêu các chỉ số, tiêu chí đánh giá)
Đo lường sự thành công của dự án là điều bắt buộc. Do đó, bất kỳ dự án triển khai SaaS nào cũng cần có KPIs cụ thể để đo lường. Bạn có thể tham khảo các tiêu chí đo lường dưới đây để xây dựng bộ KPIs của riêng doanh nghiệp, nhằm đáp ứng mục tiêu kinh doanh phù hợp trong thời điểm hiện tại.
-
Tỷ lệ Sử dụng (Adoption Rate): Người dùng có đang sử dụng giải pháp SaaS của bạn không? Tỷ lệ sử dụng tăng cao là dấu hiệu ban đầu cho thấy sự chấp nhận và tính hữu ích của giải pháp.
-
Điểm Thỏa Mãn Khách Hàng (CSAT): Chất lượng sản phẩm được thể hiện qua mức độ hài lòng của khách hàng. Điểm CSAT được đo lường thông qua các cuộc khảo sát, cho biết bạn có đang đáp ứng hoặc vượt qua mong đợi của khách hàng không.
-
Điểm Khả Năng Giới Thiệu Khách Hàng Mới (NPS): Giải pháp SaaS của bạn không chỉ là một dịch vụ, mà còn là một sản phẩm đáng được giới thiệu. NPS khai thác lòng trung thành của khách hàng bằng cách đặt một câu hỏi đơn giản về việc họ có giới thiệu sản phẩm của bạn cho người khác không.
-
Tỷ lệ Khách Hàng Rời bỏ: Ngược lại với mức độ hài lòng, tỷ lệ rời bỏ cho biết số lượng khách hàng bạn đang mất đi. Đây là một tín hiệu đáng báo động cho thấy sự không hài lòng của khách hàng.
-
Doanh Thu Định Kỳ Hàng Tháng (MRR): Là nền tảng tài chính của giải pháp SaaS, MRR dự đoán thu nhập hàng tháng của bạn.
-
Chi Phí Vận Hành Khách Hàng (CAC): Chi phí để có được một khách hàng mới là bao nhiêu? CAC tính đến mọi khoản tiền bỏ ra cho các hoạt động bán hàng và marketing.
-
Giá Trị Vòng Đời Khách Hàng (LTV): Dự đoán về tương lai, LTV ước tính tổng lợi nhuận ròng mà một khách hàng mang lại trong suốt thời gian sử dụng dịch vụ của bạn.
Sự đo lường trên nhằm xác định tác động của ứng dụng SaaS mới đối với doanh nghiệp ở thời điểm trước, trong và sau khi triển khai. Rất có thể những lợi ích mà bạn mong đợi trong kế hoạch triển khai ban đầu sẽ không xảy ra ở thời điểm hiện tại. Nếu vậy, bạn cần xem xét nên tiếp tục triển khai theo hướng cũ hay đề xuất hướng mới.
Điều quan trọng là phải kết nối tình trạng hiện tại với các mục tiêu trong kế hoạch ban đầu, ghi lại rõ ràng tiến trình, những thất bại và cách công cụ này ảnh hưởng đến doanh nghiệp về mặt văn hóa, ngân sách và hiệu suất của công ty.
Nếu ứng dụng SaaS đã thay thế toàn bộ quy trình kinh doanh thì việc xác định tác động của nó đối với hoạt động kinh doanh, làm việc nhóm và dịch vụ gần như dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu các quy trình cũ vẫn còn tồn tại và áp dụng cho người dùng thì điều quan trọng là phải kiểm tra “ai” và “tại sao” để thực hiện bước cuối cùng trong việc áp dụng SaaS.
Đừng quên phân tích mức độ hài lòng của các bên liên quan (nội bộ hoặc bên ngoài), trải nghiệm người dùng và thời gian tiết kiệm được khi triển khai giải pháp mới.
8. Cải tiến và tối ưu hóa liên tục
Sau khi quá trình triển khai SaaS thành công và đáp ứng được một số tiêu chí nhất định, bạn sẽ quan sát để bắt đầu xây dựng tình huống cho những cải tiến cần thiết. Vì chỉ khi giải pháp SaaS đi vào hoạt động của toàn doanh nghiệp, bạn mới có thể hiểu rõ điều gì đang hiệu quả và điều gì không.
Sau khi thực hiện điều chỉnh, việc đánh giá định kỳ, đặc biệt là vào thời điểm gia hạn gói phần mềm sẽ cho phép bạn tiếp tục sử dụng hoặc loại bỏ những ứng dụng SaaS không sử dụng. Đây là lúc đội dự án triển khai của doanh nghiệp phát huy tác dụng – họ sẽ kết hợp với các bên liên quan để xác định giá trị của ứng dụng đó đối với doanh nghiệp và áp dụng các giải pháp tối ưu hóa chi tiêu SaaS.
Tóm lại, hành trình triển khai giải pháp SaaS đòi hỏi việc xác định mục tiêu kinh doanh cụ thể, rõ ràng, đánh giá kỹ lưỡng và đưa ra tiêu chí lựa chọn sắc bén. Hãy đi theo con đường này một cách cẩn thận và bạn sẽ đạt được giải pháp SaaS phù hợp với mục tiêu kinh doanh của mình và mang lại ROI tối đa.
Những lưu ý về triển khai SaaS doanh nghiệp cần tuân theo
Việc triển khai phần mềm có thể gặp nhiều khó khăn nhưng bạn có thể đơn giản hóa toàn bộ quá trình bằng cách ghi nhớ một số lưu ý dưới đây.
Thúc đẩy giao tiếp cởi mở
“Giao tiếp là chìa khóa” là cụm từ đặc biệt đúng trong thế giới kinh doanh. Doanh nghiệp cần thống nhất được ý kiến trong suốt quá trình triển khai SaaS.
Giao tiếp cởi mở giúp mọi người luôn được thông báo về tiến độ và đảm bảo mọi mối quan ngại đều được giải quyết mà không gặp trở ngại lớn. Hãy chia sẻ về mọi thách thức và khó khăn mà bạn gặp phải trong quá trình sử dụng để được cung cấp hướng dẫn ngắn gọn, giúp các doanh nghiệp triển khai thành công mô hình phần mềm sáng tạo này.
Quản lý bảo mật dữ liệu & khả năng truy cập
Bảo mật dữ liệu là mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp vì dữ liệu trên đám mây dễ bị tấn công mạng. Đảm bảo rằng giải pháp cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, như lưu trữ được mã hóa và xác thực hai yếu tố.
Việc theo dõi việc sử dụng SaaS giúp kiểm tra xem ai đang sử dụng phần mềm và với mục đích gì. Bạn có thể đảm bảo rằng dữ liệu chỉ được sử dụng cho mục đích kinh doanh và không bị người dùng trái phép truy cập.
Đảm bảo quá trình di chuyển dữ liệu hoặc tích hợp hệ thống diễn ra suôn sẻ
Quá trình di chuyển dữ liệu, tích hợp hệ thống thường diễn ra phức tạp và có nhiều rủi ro. Doanh nghiệp cần xác định dữ liệu cần di chuyển để làm sạch, định dạng và đảm bảo dữ liệu sẵn sàng cho ngôi nhà mới. Hãy theo dõi cẩn thận các mối đe dọa bảo mật tiềm ẩn và đưa ra kế hoạch để ngăn chặn chúng. Chiến lược di chuyển dữ liệu được xây dựng tốt sẽ giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và mất dữ liệu, đảm bảo đồng bộ suôn sẻ.
Tương tự, tích hợp hệ thống cũng đòi hỏi kinh nghiệm và năng lực triển khai dày dặn. Doanh nghiệp có thể tìm tới đơn vị Tư vấn & Triển khai chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả triển khai.
Kết luận
Triển khai phần mềm mới trong doanh nghiệp chưa bao giờ là điều dễ dàng. Việc triển khai SaaS thành công phụ thuộc vào nhiều khía cạnh, từ cộng tác, đào tạo đến giám sát thường xuyên. Với iệc áp dụng sản phẩm là yếu tố cốt lõi trong việc triển khai phần mềm thành công, bạn phải đặt người dùng của mình làm trung tâm và đảm bảo họ có thể sử dụng sản phẩm của bạn mà không gặp rắc rối nào.
Quá trình triển khai cũng là việc kết hợp một nhóm lại với nhau, tạo ra một dòng thời gian thực tế, xác định các cột mốc quan trọng, thúc đẩy hoạt động giao tiếp minh bạch và điều phối quá trình di chuyển dữ liệu liền mạch. Kết hợp các bước này với một giải pháp mạnh mẽ, doanh nghiệp sẽ đón nhận cuộc cách mạng mới với SaaS và quy trình làm việc tối ưu.
