Lark Suite hay Notion sẽ là công cụ tối ưu cho công việc và cuộc sống của bạn?

Notion là gì?

• Quản lý tác vụ:
  • Theo dõi nhiệm vụ và dự án: Notion tạo điều kiện dễ dàng theo dõi nhiệm vụ, giúp bạn luôn nắm rõ được deadline và các cột mốc quan trọng của dự án.
  • Ưu tiên nhiệm vụ: Với bảng theo dõi công việc hiển thị dưới dạng Kanban, các doanh nghiệp có thể sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và đáp ứng nó đúng thời hạn.
• Ghi chép:
  • Tùy chọn ghi chú đa dạng: Từ ghi chú văn bản đơn giản đến cơ sở dữ liệu phức tạp hơn, Notion hỗ trợ nhiều nhu cầu ghi chú khác nhau.
  • Tạo cơ sở kiến thức: Tập hợp tất cả thông tin quan trọng của bạn vào một nơi để tạo cơ sở kiến thức tập trung cho nhóm của bạn.
• Quản lý dự án:
  • Theo dõi tiến độ dự án: Giám sát mọi giai đoạn trong dự án để đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
  • Không gian làm việc cộng tác: Chia sẻ, thảo luận và cộng tác với nhóm của bạn về các dự án trong một không gian làm việc thống nhất.

Những điều cần cân nhắc khi lựa chọn giải pháp thay thế Notion

Trò chuyện (chat) và hội thảo video (video conferencing) theo thời gian thực đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hợp tác tại doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là bạn nên lựa chọn các giải pháp có khả năng tích hợp liền mạch tính năng trò chuyện, giao tiếp với các tính năng ghi chú, quản lý tài liệu.

Công cụ tạo, chỉnh sửa và quản lý tài liệu đa-zi-năng, linh hoạt là điều cần thiết trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Công cụ này giúp bạn tạo các tài liệu có tính tương tác cao, dễ dàng chia sẻ trong và ngoài nhóm.

Chia sẻ và đồng bộ hóa tài liệu trong một nhóm sẽ là một quá trình đơn giản chỉ với vài thao tác linh hoạt, giúp bạn điều chỉnh các quyền chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản.

Một giải pháp có khả năng thay thế Notion phải có khả năng tích hợp tất cả các tính năng trong một giải pháp: tài liệu, tác vụ, lịch trình, thậm chí cả chat, giúp quản lý dự án dễ dàng.

Tự động hóa các tác vụ lặp lại để tiết kiệm thời gian và tinh gọn quy trình làm việc. Giải pháp thay thế Notion sẽ cần có khả năng tùy chỉnh cao để tự động hóa quy trình làm việc, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả.

1. Lark cung cấp khả năng cộng tác tập trung và linh hoạt trên tài liệu

• Tạo tài liệu linh hoạt, tương tác: Lark Docs cung cấp nhiều khối xây dựng để người dùng truyền tải thông tin hiệu quả, bao gồm hình ảnh, video, cột, bảng, biểu đồ Gantt, thăm dò ý kiến (Polls), danh sách việc cần làm (To-do-list), bảng trắng (Whiteboard) và sơ đồ luồng công việc (Flowchart).
• Dễ dàng chia sẻ và đồng bộ hóa: Khi một tài liệu Lark được chia sẻ trong cuộc trò chuyện Lark Messenger, quyền xem sẽ tự động được cấp. Người dùng có thể điều chỉnh thêm quyền chỉ với một cú nhấp chuột, loại bỏ việc phải yêu cầu quyền truy cập.
• Giữ cho quá trình cộng tác phi đồng bộ diễn ra thông suốt thông qua các bình luận: Người dùng có thể bình luận về bất kỳ nội dung nào trong Lark Docs và nhận thông báo trong Lark chat khi nhận được bình luận mới, trả lời, phản hồi hoặc giải quyết.
• Duy trì một nguồn thông tin chính xác duy nhất: Giống như Notion, Lark Docs cho phép bạn tổ chức các tài liệu trực tuyến thành các wiki, cung cấp quyền truy cập tập trung cho toàn bộ nhóm. Lark cũng cung cấp tính năng tạo các thư mục để lưu trữ tài liệu theo ý thích.
• Đọc và nhập liệu trên di động: Lark Docs được thiết kế ưu tiên trên thiết bị di động, giúp người dùng dễ dàng xem và chỉnh sửa tài liệu ngay cả trên màn hình nhỏ. Doanh nghiệp có thể sử dụng Lark Docs để tạo Wiki cho các nhóm hiện trường, cho phép họ truy cập thông tin quan trọng và thực hiện nhiệm vụ trực tiếp từ thiết bị di động của mình.

• Trọn bộ giải pháp: Lark cung cấp một bộ công cụ toàn diện bao gồm trò chuyện cá nhân và nhóm, hội nghị video, tài liệu trực tuyến, quản lý dự án, quy trình công việc doanh nghiệp, phê duyệt, email doanh nghiệp, lịch, chấm công, v.v. Bằng cách hợp nhất các tính năng này vào một nền tảng duy nhất, Lark giúp loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa năng suất. Ngoài ra, Lark tích hợp liền mạch với các công cụ kinh doanh hiện có, nâng cao khả năng của chúng.

• Thân thiện với mọi thế hệ nhân viên: Lark được thiết kế ưu tiên trên thiết bị di động, đảm bảo trải nghiệm người dùng thống nhất trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động. Chỉ với vài thao tác chạm trên điện thoại, người dùng có thể dễ dàng chỉnh sửa và bình luận về tài liệu, tham gia cuộc họp, theo dõi bài thuyết trình và hoàn thành các nhiệm vụ như kiểm tra và gửi báo cáo sự cố. Khả năng truy cập di động này giúp các nhóm tuyến đầu và nhân viên kinh doanh bận rộn có thể làm việc hiệu quả mà không cần phụ thuộc vào máy tính xách tay.

• Có thể tùy chỉnh cho mọi doanh nghiệp: Lark cung cấp các giải pháp tùy chỉnh cao, giúp đơn giản hóa quy trình làm việc thông qua tự động hóa và tập trung dữ liệu kinh doanh. Ví dụ, Lark Base tự động hóa các quy trình công việc như quản lý đơn đặt hàng, quản lý người tạo và theo dõi kiểm tra. Ngoài ra, Lark Approval cho phép các doanh nghiệp tạo luồng phê duyệt riêng, giúp đơn giản hóa quy trình với các nhắc nhở tự động và phê duyệt dễ dàng trên thiết bị di động. Mức độ tùy chỉnh này đảm bảo Lark có thể thích ứng với các nhu cầu riêng biệt của mọi tổ chức.

• Thúc đẩy cộng tác toàn cầu: Lark nhận thức được những thách thức của việc cộng tác giữa các múi giờ, ngôn ngữ và văn hóa khác nhau. Để vượt qua những rào cản này, Lark kết hợp các giải pháp khác nhau như dịch thuật thời gian thực trong tin nhắn, tài liệu và cuộc họp. Điều này đảm bảo các nhóm có thể hiểu nhau mà không cần phải học một ngôn ngữ mới. Ngoài ra, Lark cung cấp trình kiểm tra múi giờ và giải pháp Lark Minutes mạnh mẽ để loại bỏ nhu cầu họp mặt bất tiện và cho phép đồng nghiệp theo dõi công việc trong giờ làm việc của họ.

>> Xem thêm: Tổng quan các tính năng nổi bật trong gói Lark Pro

2. Obsidian giúp quản lý tri thức và ghi chú an toàn

• Cá nhân: Lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân.
• Nhóm nhỏ: Cộng tác an toàn trên các dự án nội bộ.
• Freelancer: Lưu trữ ý tưởng và dự án ở một nơi an toàn.
• Doanh nghiệp: Quản lý các dự án bí mật đòi hỏi mức độ bảo mật cao.

• Lưu trữ cục bộ (Local First): Dữ liệu được lưu trữ trên thiết bị của bạn, đảm bảo an toàn và riêng tư.
• Liên kết ý tưởng: Tính năng độc đáo giúp dễ dàng kết nối các ghi chú và ý tưởng với nhau.
• Tùy chỉnh: Lựa chọn nhiều plugin và giao diện để cá nhân hóa không gian làm việc.
• Trình soạn thảo Markdown: Sử dụng trình soạn thảo Markdown để ghi chú hiệu quả.
• Xuất bản trang web: Xuất bản ghi chú ngay từ ứng dụng Obsidian để mọi người có thể truy cập

3. Evernote giúp ghi lại ý tưởng dễ dàng và tức thì

• Ghi chú đa dạng: Lưu trữ ý tưởng dưới nhiều hình thức: văn bản, bản vẽ, ảnh, âm thanh, video, PDF và nội dung web đã sao chép.
• Tìm kiếm thông minh: Tìm kiếm văn bản ngay cả trong ảnh hoặc ghi chú viết tay.
• Mẫu sẵn có: Sử dụng các mẫu được thiết kế sẵn để tiết kiệm thời gian tạo ghi chú.
• Không gian cộng tác: Không gian làm việc chung cho nhóm thảo luận và thực hiện dự án.
• Tích hợp đa dạng: Kết nối với các ứng dụng phổ biến như Google Drive, Outlook và Slack.

4. Google Docs - công cụ tạo tài liệu cộng tác, thời gian thực

• Cộng tác trong thời gian thực: Nhiều người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc.
• Lịch sử sửa đổi: Theo dõi các thay đổi và hoàn nguyên về các phiên bản trước nếu cần.
• Giao tiếp tích hợp: Thực hiện cuộc gọi điện video nhanh từ trong Google Docs.
• Template: Cung cấp một loạt các template cho các loại tài liệu và mục đích khác nhau.
• Tích hợp: Tích hợp liền mạch với các công cụ khác của Google Workspace để tạo nhiệm vụ, đặt cuộc họp hoặc gửi ghi chú thông qua Google Keep.

5. Coda.io - Công cụ cộng tác và quản lý dự án

• Cộng tác trong thời gian thực:
• Cùng làm việc với nhóm trên cùng một tài liệu, theo dõi các thay đổi ngay khi chúng diễn ra.
• Tài liệu tương tác: Giống như Notion và Lark, Coda.io kết hợp văn bản với các yếu tố tương tác như nút bấm và thanh trượt.
• Coda Pack: Các nhóm có thể tùy chỉnh giao diện và chức năng của tài liệu Coda.io bằng cách sử dụng các "gói" được xây dựng sẵn, tích hợp với các công cụ khác như Slack, Google Calendar, v.v. (Áp dụng chi phí bổ sung).

6. ProofHub: Lập kế hoạch dự án tập trung

• Quản lý tác vụ: Phân công, lên lịch và theo dõi tất cả các nhiệm vụ ở một nơi.
• Ban thảo luận: Các cuộc thảo luận tập trung để giữ mọi người trên cùng một trang.
• Biểu đồ Gantt: Dòng thời gian trực quan để lập kế hoạch và theo dõi dự án.
• Báo cáo tùy chỉnh: Phân tích hiệu suất dự án với các báo cáo phù hợp.
• Theo dõi thời gian: Theo dõi thời gian dành cho nhiệm vụ để phân tích năng suất tốt hơn.

7. Google Keep để ghi chú nhanh khi có cảm hứng

• Ghi chú đơn giản: Ghi lại nhanh chóng những suy nghĩ, danh sách và lời nhắc.
• Ghi chú bằng giọng nói: Ghi lại ý tưởng mà không cần gõ.
• Chú thích hình ảnh: Vẽ hoặc chú thích hình ảnh.
• Nhãn và Màu sắc: Sắp xếp các ghi chú để dễ dàng truy xuất.

8. Workflowy để ghi chú đơn giản nhưng có tổ chức và hơn thế nữa

• Danh sách lồng nhau: Tạo danh sách trong danh sách để tổ chức tốt hơn.
• Gắn thẻ: Gắn thẻ các mục để dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp trực tiếp từ ứng dụng.
• Cộng tác: Chia sẻ danh sách và cộng tác dễ dàng mà không cần phải có tài khoản.

9. nTask quản lý dự án toàn diện và hơn thế nữa

• Quản lý tác vụ: Dễ dàng tạo, phân công và theo dõi tác vụ. Đồng thời cũng cung cấp tính năng quản lý tồn đọng (backlog).
• Theo dõi thời gian: Theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ để có cái nhìn sâu sắc hơn về năng suất.
• Theo dõi rủi ro và vấn đề: Xác định và quản lý rủi ro và vấn đề của dự án.

Tạm kết

>>  Xem thêm: Đồng bộ dữ liệu từ các nền tảng khác sang Lark: Chiến lược, nguyên tắc và cách triển khai