Meeting minutes và cách viết Meeting minutes hiệu quả với Lark Docs template
Lark cung cấp giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình tạo biên bản cuộc họp và đảm bảo an toàn bảo mật cho các tài liệu quan trọng này.
Mục lục
Bản ghi cuộc họp (Meeting minutes) hay biên bản cuộc họp (Minutes of Meeting) là một biên bản ghi lại các hoạt động, diễn biến và kết quả của một cuộc họp. Nó cung cấp một bản tóm tắt để ngay cả những người vắng mặt cũng có thể hiểu những gì đã xảy ra.
Tài liệu này giải thích rõ ràng các bước tiếp theo cần thực hiện, những điều cần thực hiện ngay lập tức và các quyết định trong tương lai. Thậm chí, tài liệu còn được hội đồng quản trị phê duyệt để đảm bảo tính xác thực và đáng tin cậy. Do đó, tài liệu phải rõ ràng, chính xác và tỉ mỉ.
.JPEG)
Đừng nhầm lẫn với từ "minutes" thành "phút" vì "minutes" ở đây xuất phát từ cụm từ Latinh "minuta scriptura", có nghĩa là ghi chú sơ bộ. Nó không đề cập đến việc ghi lại từng phút của cuộc họp.
Meeting minutes được ghi lại bởi thư ký hoặc một thành viên cụ thể trong tổ chức được gọi là "Minutes taker". Meeting minutes phải được ghi theo một cấu trúc nhất định, bao gồm các yếu tố then chốt và một phương thức thích hợp để truyền tải thông tin. Hãy cùng Rikkei Digital khám phá cách viết Meeting minutes trong các phần tiếp theo của bài viết dưới đây.
Vai trò quan trọng của Meeting minutes
Meeting minutes đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các tổ chức bởi nó phục vụ cho nhiều mục đích như:
-
Ghi nhớ: Nhờ có Meeting minutes, bất kỳ nhân viên nào cũng có thể nhớ lại những gì đã xảy ra trong cuộc họp. Meeting minutes đóng vai trò như một bản hồi kí lưu lại những gì đã xảy ra trong cuộc họp trước đó.
-
Trách nhiệm giải trình: Những biên bản này có thể giúp đánh giá trách nhiệm và hiệu suất của các thành viên trong nhóm.
-
Hiệu quả: Meeting minutes cũng góp phần nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp bằng cách tổ chức và nhấn mạnh các nhiệm vụ, mục tiêu, phương hướng phát triển và các khía cạnh quan trọng khác. Điều này sẽ giúp các nhân viên không rơi vào trạng thái mơ hồ, mất định hướng khi làm việc.
-
Tài liệu pháp lý: Trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp nào, Meeting minutes có thể được trình bày trước tòa và đóng vai trò như một tài liệu và bằng chứng hợp lệ.
-
Quyết định trong tương lai: Meeting minutes giúp doanh nghiệp nhìn lại các quyết định được đưa ra trước đó và hỗ trợ việc đưa ra quyết định trong tương lai dễ dàng hơn.
>> Xem thêm: Template Lark Suite dành cho Cuộc họp trực tuyến
Những yếu tố cần thiết trong Meeting minutes
Tùy thuộc vào loại hình cuộc họp, nội dung biên bản sẽ có sự khác nhau. Tuy nhiên, một Meeting minutes thường bao gồm các yếu tố chính như sau:
-
Tiêu đề cuộc họp
-
Ngày, giờ và địa điểm
-
Danh sách người tham dự và vắng mặt
-
Mục đích của cuộc họp
-
Các chủ đề thảo luận
-
Các hành động cần thực hiện
-
Các quyết định đã được đưa ra
-
Kết quả biểu quyết (nếu có)
-
Tài liệu tham khảo
-
Ngày của cuộc họp tiếp theo
10 bước giúp bạn viết Meeting minutes hiệu quả hơn
Dưới đây là 10 bước viết Meeting minutes hiệu quả:
1. Chuẩn bị và lập kế hoạch
Xác định trước ngày họp và các nội dung chính của cuộc họp sẽ giúp doanh nghiệp có đủ thời gian để lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc viết Meeting minutes. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem qua agenda và Meeting minutes của các buổi họp trước.
Việc lên kế hoạch giúp bạn sẵn sàng cho các tình huống và gia tăng sự tự tin. Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị sẵn outline hoặc mẫu của Meeting minutes theo mục đích và các nội dung chính của cuộc họp. Biên bản này cần có các phần riêng biệt cho ngày, người tham dự, nội dung chính, v.v. Điều này giúp việc ghi biên bản nhanh chóng và dễ dàng hơn.
2. Viết trước một số nội dung
Để khởi động, bạn có thể viết trước một số nội dung đã nắm được trước khi tham gia buổi họp. Các nội dung này thường là:
-
Thời gian & Địa điểm diễn ra cuộc họp
-
Danh sách người tham dự
Bạn có thể sử dụng Lark Docs và các templates để ghi chú trong cuộc họp.
Mẹo: Viết tắt tên hoặc chức danh của người tham dự để xưng hô trong khi ghi chú.
3. Mục đích
Mục đích của cuộc họp phải được giải thích rõ ràng trong Meeting minutes. Điều này giúp người đọc hiểu được mục tiêu của cuộc họp một cách nhanh chóng.
Viết mục đích theo dạng gạch đầu dòng để ngắn gọn và dễ hiểu.
4. Ghi chép sơ bộ ban đầu
Meeting minutes sẽ được tổng kết sau khi cuộc họp kết thúc. Tuy nhiên, bạn nên ghi lại những hành động, quyết định và các chi tiết quan trọng khác để sau này thêm vào tài liệu.
Một khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể quên một số diễn biến quan trọng; đó là lý do ghi chép là điều cần thiết. Nó giúp bạn ghi nhớ mọi thứ đã xảy ra và tiết kiệm thời gian để hoàn thiện tài liệu chính thức.
Không cần phải viết chi tiết từng điều. Tập trung vào cuộc họp và chỉ viết những gì cần thiết. Dùng các cụm từ, gạch đầu dòng, từ viết tắt, tên viết tắt, v.v., để tiết kiệm thời gian.
5. Viết biên bản cuộc họp
Thời gian tốt nhất để viết biên bản cuộc họp là ngay sau cuộc họp.
Điền các hành động, mục tiêu, quyết định, thời hạn, biểu quyết, những nội dung chính và các chi tiết khác vào biểu mẫu. Chuyển các ghi chú bạn đã ghi trong cuộc họp thành biên bản cuộc họp chính thức.
Hãy nhớ rằng biên bản cuộc họp là bản tóm tắt; hãy sử dụng các từ ngữ súc tích và rõ ràng. Dùng cụm từ ngắn và nhấn mạnh các điểm quan trọng.
Nếu bạn đã ghi âm lại cuộc họp, bạn có thể sử dụng Lark Meetings để sao chép cuộc hội thoại. Nó giúp bạn xem qua các điểm quan trọng và bao gồm mọi thứ cần thiết.
6. Tài nguyên và tài liệu
Người tham gia cuộc họp có thể trình bày các báo cáo, nghiên cứu và các tài liệu khác. Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn hãy thu thập lại các tài liệu đó.
Nếu không có những tài liệu này, biên bản cuộc họp sẽ không hoàn thiện. Bạn cần đính kèm chúng để người không tham gia buổi họp có thể hiểu rõ bối cảnh và nắm được những thông tin cần thiết.
7. Chỉnh sửa và sửa đổi
Xem lại biên bản cuộc họp và đọc lại mọi thứ để đảm bảo tính chính xác. Chú ý đến các chi tiết, chẳng hạn như định dạng, ngữ pháp, lỗi chính tả, cấu trúc không nhất quán, v.v.
Bạn nên loại bỏ các mục không cần thiết khỏi tài liệu để phần trình bày dễ hiểu hơn. Bạn cũng có thể nhờ những người tham dự cuộc họp khác xem qua Meeting minutes một lần nữa để chỉ ra những chi tiết bạn đã bỏ lỡ hoặc hiểu lầm.
8. Được duyệt
Meeting minutes cần các thành viên hội đồng quản trị, người giám sát hoặc bất kỳ ai chịu trách nhiệm duyệt để nâng cao độ tin cậy của tài liệu. Nó có thể được sử dụng để giải quyết các xung đột trong tương lai và đóng vai trò như một tài liệu pháp lý tại tòa án.
Bước xét duyệt này có thể không cần thiết cho tất cả các cuộc họp; tuy nhiên, nó sẽ đảm bảo tính chính xác tuyệt đối cho các biên bản.
9. Bản dịch
Nếu người tham gia cuộc họp nói những ngôn ngữ khác nhau thì việc dịch biên bản cuộc họp và truyền tải chính xác từng thông tin là điều cần thiết.
Có thể bạn cần chuyên gia cho bước này; tuy nhiên, điều này trở nên dễ dàng hơn bằng cách sử dụng công cụ dịch thuật AI.
Lark Meetings có thể dịch bản sao chép của các cuộc họp sang các tiếng khác nhau chỉ bằng một cú nhấp chuột.
10. Chia sẻ
Mục tiêu chính của biên bản cuộc họp là chia sẻ nó với những người tham gia, những người vắng mặt và tất cả những người liên quan để cung cấp cho họ bản tóm tắt của cuộc họp và lưu giữ bản ghi chính thức.
Sau khi hoàn thiện tài liệu, hãy lưu trữ vào một kho lưu trữ dành cho những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp.
Bạn cũng có thể chia sẻ Meeting minutes qua email, công cụ cộng tác hoặc bất kỳ phương tiện phù hợp nào khác. Bạn có thể phân quyền truy cập cho những người được chọn để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Tạo Meeting minutes dễ dàng hơn với Lark
Với Lark Docs và Lark Minutes, chúng ta có thể ghi chú cuộc họp hiệu quả, tạo biên bản cuộc họp và thậm chí sao chép cuộc họp bằng AI.
Bây giờ hãy cùng xem cách chúng ta có thể viết ghi chú và biên bản cuộc họp với Lark. Đăng ký tài khoản Lark miễn phí để thực hành!
Viết biên bản cuộc họp hiệu quả với Lark Docs
Lark Docs cung cấp các template để tạo Meeting minutes và ghi chú để bạn có thể sử dụng cho việc viết biên bản hội họp của mình.
Truy cập Lark Docs và nhấp vào Template để thấy các lựa chọn template đa dạng mà bạn có thể chọn lựa.
Tìm kiếm "Meeting minutes" và bạn sẽ thấy các template có sẵn. Click vào template bạn muốn sử dụng và nhấp vào "Sử dụng".
Bạn có thể chỉnh sửa các template theo nhu cầu, mục đích và nội dung của cuộc họp.
Bạn cũng có thể chuyển template thành bản đồ tư duy bằng cách nhấn vào "Bản đồ tư duy".
Tự động hóa biên bản cuộc họp với Lark Minutes
Lark Minutes sử dụng AI để chuyển đổi âm thanh và video thành văn bản. Bạn có thể trích xuất thông tin liên quan, thay đổi ngôn ngữ, chỉnh sửa bản ghi, thêm nhận xét, xem ghi chú và nhiều tính năng khác.
Truy cập Lark Minutes trong phần Lark Meeting trên giao diện của Lark.
Bạn có thể tải một tập tin từ máy tính lên hoặc nhập từ Lark Docs.
Lark Minutes sẽ tự động tải file lên và chuyển bản ghi thành văn bản bằng công nghệ AI. Khi hoàn thành, bạn sẽ thấy video xuất hiện trên Trang chủ. Bạn cũng sẽ nhận được thông báo khi bản ghi văn bản đã sẵn sàng.
Chỉ cần nhấp vào video để mở. Bên phải, bạn sẽ thấy phần nội dung được nói trong video đã biến thành văn bản tương ứng.
Sao chép bất kỳ nội dung nào từ bản ghi cuộc họp và thêm vào Ghi chú cuộc họp. Bạn cũng có thể chọn bất kỳ nội dung nào trong bản ghi và thêm bình luận.
Khi mọi thứ đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút "Chia sẻ". Thêm những người được chọn để cấp quyền truy cập hoặc chia sẻ qua liên kết.
>> Xem thêm: Tạo biên bản cuộc họp tự động với Lark Minutes
Những lưu ý khi viết Meeting minutes
Ngắn Gọn:
-
Bạn nên chọn lọc từ ngữ kỹ lưỡng và chỉ viết những gì quan trọng và cần thiết.
-
Giữ cho câu từ đơn giản và súc tích. Meeting minutes nên được viết giống như một bản tóm tắt.
-
Sử dụng dấu gạch đầu dòng, viết tắt, từ viết tắt, mẫu câu ngắn và cụm từ ngắn để truyền đạt thông tin nhanh chóng.
Ghi âm cuộc họp:
-
Ghi lại âm thanh hoặc video của cuộc họp. Điều này rất cần thiết nếu bạn không muốn bỏ lỡ bất kỳ điểm quan trọng nào.
-
Sau cuộc họp, bạn có thể xem lại video. Sử dụng Lark Minutes để tạo bản ghi nhanh và tìm kiếm các từ khóa quan trọng trong thanh tìm kiếm.
-
Ghi âm được ưu tiên để đảm bảo tính chính xác của biên bản, nhưng hãy nhớ xin phép người tham gia trước khi ghi âm.
Chỉnh sửa kỹ lưỡng:
-
Sau khi viết Meeting minutes, bạn cần chỉnh sửa một cách kỹ lưỡng. Rút gọn những từ không cần thiết và loại bỏ những phần rườm rà.
-
Kiểm tra lỗi như lỗi đánh máy và ngữ pháp. Người ghi biên thường hay viết sai tên người tham gia, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra chúng.
-
Yêu cầu một người tham gia xem lại biên bản trước khi bạn gửi đi để phê duyệt.
Viết ngay lập tức:
-
Viết biên bản ngay sau khi cuộc họp kết thúc khi bạn còn nhớ rõ mọi thứ vừa xảy ra.
-
Để tiết kiệm thời gian, hãy viết biên bản sau cuộc họp và lấy ý kiến phê duyệt càng sớm càng tốt.
Tóm tắt các hoạt động và quyết định được đưa ra trong cuộc họp:
-
Nêu rõ các bước hoạt động tiếp theo trong biên bản cùng với người thực hiện, thời hạn và các chi tiết khác.
-
Tóm tắt chúng để giúp người đọc nắm bắt nội dung nhanh chóng. Tạo danh sách dấu gạch đầu dòng hoặc bảng nếu có nhiều điểm hành động và biến số cần theo dõi.
-
Các quyết định đưa ra trong cuộc họp là những điểm đáng chú ý nhất. Liệt kê chúng trong biên bản một cách rõ ràng, ngắn gọn với các dữ kiện và con số.
-
Người đọc có xu hướng chú ý nhiều hơn đến phần này của tài liệu. Nó phải được viết cẩn thận để đảm bảo tính chính xác.
Cẩn thận khi chia sẻ:
-
Meeting minutes là một loại tài liệu mật, có nghĩa là bạn nên chia sẻ chúng cẩn thận.
-
Chỉ cung cấp quyền đọc cho người tham gia và người vắng mặt. Không chia sẻ liên kết trực tiếp đến tài liệu. Thay vào đó, hãy sử dụng địa chỉ email của họ để kiểm soát quyền truy cập.
-
Thứ hai, hãy chia sẻ biên bản càng sớm càng tốt, thời điểm lý tưởng là trong vòng 24 đến 48 giờ.
5 template tốt nhất của Lark dành cho Meeting minutes
Dưới đây là năm template tốt nhất dành cho Meeting minutes do Lark cung cấp. Bạn có thể sử dụng các templates này trên ứng dụng hoặc trình duyệt trên máy tính. Sử dụng các template này sẽ giúp bạn tối ưu thời gian, công sức và tạo các biên bản chính xác hơn.
1. Template biên bản cuộc họp dạng sơ đồ tư duy
Template đặc biệt này sẽ chuyển biên bản cuộc họp thành một sơ đồ tư duy trực quan và dễ hiểu hơn. Bạn chỉ cần nhập thông tin và nhấn vào nút để chuyển đổi thành sơ đồ tư duy. Nó sẽ tóm tắt mọi thứ trong bằng sơ đồ dòng hoặc sơ đồ khối.
Các thông tin chính:
-
Ngày
-
Thời gian
-
Địa điểm
-
Người tham dự
-
Các tài liệu cần đọc trước cuộc họp
-
Chủ đề
-
Diễn giả
-
Hoạt động
2. Template biên bản cuộc họp tiêu chuẩn
Đây là template biên bản cuộc họp đa chức năng dành cho các cuộc họp như họp hội đồng quản trị, cuộc họp điều hành và các tổ chức lớn.
Các thông tin chính:
-
Ngày
-
Người tham gia
-
Các tài liệu cần đọc trước cuộc họp
-
Agenda
-
Thảo luận
-
Kết luận
-
Hoạt động
3. Template biên bản cuộc họp hàng tuần
Đây là template hoàn hảo dành cho các cuộc họp nhóm hàng tuần, cuộc họp của các phòng ban hay họp để cập nhật tiến độ công việc. Nó giúp doanh nghiệp theo dõi các mục tiêu hiện tại và tương lai.
Các thông tin chính:
-
Ngày
-
Thành viên
-
Mục tiêu
-
Tiến độ của từng thành viên
-
Kết luận
4. Template biên bản cuộc họp với Voting Poll
Nếu doanh nghiệp cần quyết định điều gì đó trong buổi họp thông qua bỏ phiếu, hãy sử dụng template này. Bạn có thể chia sẻ tài liệu này với các thành viên trong nhóm để họ có thể bỏ phiếu ẩn danh. Điều này giúp bạn thực hiện dễ dàng hơn và đảm bảo sự bảo mật của các phiếu bầu.
Các thông tin chính:
-
Chủ đề
-
Ngày
-
Địa điểm
-
Người tham gia
-
Thảo luận
-
Cuộc thăm dò ý kiến
-
Nhiệm vụ sau cuộc họp
5. Template dành cho việc brainstorming
Với các cuộc họp mang mục đích brainstorming, việc ghi chép bên bản sẽ khó khăn hơn. Bằng cách sử dụng template này, bạn có thể nhanh chóng ghi lại tất cả các ý tưởng của những người tham gia một cách hiệu quả.
Template này cũng có thể tự động chuyển đổi tất cả các ý tưởng thành sơ đồ tư duy. Ngoài ra, nó còn bao gồm một cuộc thăm dò ý kiến cho phép xem kết quả ngay lập tức.
Các thông tin chính:
-
Thời gian
-
Người chủ trì cuộc họp
-
Người ghi chú
-
Người tham gia
-
Mục tiêu
-
Ý tưởng
-
Thảo luận
-
Kết quả
-
Bỏ phiếu và tóm tắt
-
Danh sách việc cần làm
Kết luận,
Meeting minutes là một biên bản giúp doanh nghiệp lưu trữ được tất cả các thông tin quan trọng từ định hướng, quyết định, ý tưởng... Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi được sự phát triển qua từng giai đoạn và hỗ trợ cho việc đưa ra những quyết định đúng đắn hơn trong tương lai. Các template của Lark dành cho Meeting minutes chính là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình tạo biên bản cuộc họp và đảm bảo an toàn bảo mật cho các tài liệu quan trọng này.
Về Rikkei Digital
Là Đối tác tư vấn và triển khai chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, Rikkei Digital sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp mang tới một lộ trình triển khai rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Quý độc giả nếu có thêm câu hỏi về Lark Suite và Chuyển đổi số nói chung, vui lòng liên hệ Rikkei Digital để nhận được sự tư vấn cụ thể từ chuyên gia.
Quý độc giả có thể xem thêm bài viết gốc tại đây.
