Quản lý công việc hiệu quả: Chiến lược tối ưu giúp doanh nghiệp bứt phá

Quản lý công việc hiệu quả là một trong những chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất tối đa trong môi trường kinh doanh hiện đại. Quản lý công việc đòi hỏi doanh nghiệp cần phải sắp xếp, phân loại và tổ chức công việc theo đúng mức độ ưu tiên, đồng thời phối hợp thực hiện công việc đó một cách hiệu quả, liền mạch giữa các phòng ban và cá nhân. Việc bỏ qua hệ thống quản lý bài bản khiến cho công việc dễ dàng rơi vào tình trạng bế tắc, chật vật với deadline, đội nhóm chán nản và thiếu gắn kết.

Chiến lược quản lý công việc hiệu quả thường mang đến cấu trúc rõ ràng, minh bạch và cái nhìn sâu sắc về quy trình vận hành. Việc kết hợp các công cụ, phần mềm vào trong các quy trình cũng góp phần nâng cao hiệu suất theo dõi tiến độ và phân chia nhiệm vụ một cách hiệu quả. Kết quả là hiệu suất, khả năng cộng tác và thành quả chung đều tăng vọt. Doanh nghiệp cũng giảm thiểu được thời gian lãng phí, công sức làm việc của nhân viên, tạo nên môi trường làm việc lành mạnh và năng động.

Sự kết hợp giữa các phương pháp truyền thống và công nghệ hiện đại không chỉ giúp tăng cường hiệu suất công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động. Quản lý công việc hiệu quả yêu cầu sự kiên nhẫn, hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của doanh nghiệp, cùng với khả năng thích ứng và đổi mới liên tục để đáp ứng những thách thức trong kinh doanh.

Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc đề cập đến các quy trình, hệ thống, phương pháp và công cụ được các tổ chức sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi, giám sát và tối ưu hóa quy trình thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và kịp thời. Các thành phần cốt lõi của quản lý công việc bao gồm:

Quản lý tác vụ

Điều này liên quan đến việc tạo, phân công, theo dõi và quản lý nhiệm vụ giữa các cá nhân và nhóm. Nhiệm vụ ở đây có thể là những công việc đơn giản, ngắn hạn; nhưng cũng có thể là những dự án lớn hơn ở nhiều mặt.

Quản lý dự án

Phức tạp hơn các nhiệm vụ riêng lẻ, các dự án tập hợp nhiều yếu tố khác nhau bao gồm nhiệm vụ, nguồn lực và các bên liên quan được kết nối với nhau. Quản lý dự án tập trung vào việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các nguồn lực để hoàn thành dự án đúng thời hạn và ngân sách.

Quản lý quy trình

Quản lý quy trình làm việc xem xét các nhiệm vụ và dự án từ góc độ quy trình cấp cao. Nó tập trung vào việc chuyển giao giữa các nhóm, lập bản đồ các điểm nghẽn trong quy trình và tối ưu hóa thời gian chu kỳ.

Lập kế hoạch năng lực

Điều này ước tính thời gian và nguồn lực sẵn có giữa các nhóm. Lập kế hoạch năng lực đảm bảo các nhóm được cung cấp nguồn lực hợp lý cho khối lượng công việc của họ và giúp cân bằng khối lượng công việc giữa các nhóm.

Dashboard và báo cáo

Trang tổng quan dashboard, báo cáo và phân tích cung cấp khả năng hiển thị công việc theo thời gian thực. Chúng giúp người dùng, đặc biệt là nhà quản lý hiểu được trạng thái đang diễn ra của công việc, tiến độ thực hiện và các yếu tố đang gây cản trở.

Công cụ cộng tác

Nhắn tin, chia sẻ tài liệu, hội thảo video và các công cụ cộng tác khác kết nối các nhóm và hỗ trợ chia sẻ thông tin.

Các thành phần quản lý công việc này khi kết hợp lại tạo ra một hệ thống tích hợp, giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa quá trình thực hiện công việc. Quy trình quản lý công việc một khi được thiết kế tốt sẽ giúp cải thiện năng suất, trách nhiệm và tính linh hoạt của đội nhóm.

Kỹ năng quản lý công việc không chỉ cần thiết cho các vị trí quản lý, mà còn quan trọng đối với mọi nhân viên trong một tổ chức, giúp họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả và góp phần vào thành công chung của tổ chức.

6 mô hình quản lý công việc phổ biến trên thế giới hiện nay

1. Mô Hình Canvas: Mô hình Canvas, hay Business Model Canvas, là một công cụ quản lý chiến lược giúp xác định và trực quan hóa các khía cạnh cốt lõi của một doanh nghiệp. Nó bao gồm chín khối cơ bản: phân khúc khách hàng, giá trị cốt lõi, kênh truyền thông, mối quan hệ khách hàng, nguồn thu, nguồn lực chính, hoạt động chính, đối tác chính và cấu trúc chi phí. Canvas giúp doanh nghiệp phân tích và lập kế hoạch một cách hệ thống.

2. Mô Hình SMART: Mô hình SMART là một phương pháp thiết lập mục tiêu thông minh, bao gồm các yếu tố: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Đạt được (Achievable), Liên quan (Relevant) và Có thời hạn (Time-bound). Phương pháp này giúp mục tiêu trở nên rõ ràng và khả thi, từ đó tăng cơ hội thành công trong việc thực hiện.

3. Mô Hình 5M: Mô hình 5M là một công cụ quản lý chất lượng, tập trung vào năm yếu tố chính: Người (Man), Máy móc (Machine), Vật liệu (Material), Phương pháp (Method) và Môi trường (Milieu). Mô hình này giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân của vấn đề và tìm giải pháp cải thiện.

4. Mô Hình 7S: Mô hình 7S của McKinsey là một khung phân tích tổ chức bao gồm bảy yếu tố: Chiến lược (Strategy), Cấu trúc (Structure), Hệ thống (Systems), Kỹ năng chung (Shared Values), Kỹ năng (Skills), Phong cách (Style) và Nhân sự (Staff). Mô hình này giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện hiệu quả hoạt động tổ chức.

5. Mô Hình Agile: Mô hình Agile là một phương pháp phát triển sản phẩm linh hoạt, tập trung vào việc thích ứng nhanh với thay đổi và hợp tác chặt chẽ giữa các bên liên quan. Agile giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và nâng cao chất lượng sản phẩm.

6. Mô Hình ASK: Mô hình ASK (Attitude, Skills, Knowledge) tập trung vào ba yếu tố: Thái độ (Attitude), Kỹ năng (Skills) và Kiến thức (Knowledge). Mô hình này giúp đánh giá và phát triển năng lực cá nhân, từ đó hỗ trợ quản lý nghề nghiệp và phát triển cá nhân.

>> Xem thêm: 9 bước ứng dụng mô hình Canvas trong lập kế hoạch kinh doanh

Những lợi ích của nền tảng làm việc số hợp nhất trong quản lý công việc hiệu quả

Tại sao chiến lược quản lý công việc lại đáng được đầu tư? Chúng đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích thiết thực gì? Cùng tìm hiểu trong phần dưới đây!

1. Gia tăng hiệu suất làm việc

Quản lý công việc mang lại trật tự cho sự lộn xộn và giúp các nhóm tập trung hơn vào những công việc quan trọng. Với tính năng theo dõi và phân công nhiệm vụ, các nhóm biết rõ hơn mình cần phải làm gì. 

Ngoài ra, tính năng tự động hóa quy trình công việc giúp giảm thiểu tối đa các quy trình thủ công. Bảng điều khiển giúp nhà quản lý kiểm soát tối ưu khối lượng công việc và mức độ năng lực/ nguồn lực bên trong toàn tổ chức.

Quản lý công việc hiệu quả cũng giúp giảm thiểu thời gian lãng phí cho những công việc rời rạc và các cuộc họp không hiệu quả. Các nhóm có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và thông minh hơn.

2. Cải thiện sự cộng tác

Quản lý công việc giúp phá vỡ rào cản giữa các nhóm, phòng ban và thúc đẩy sự cộng tác. Các công cụ quản lý dự án cũng giúp kết nối các nguồn lực đa chức năng lại với nhau, tạo điều kiện cho họ phối hợp liền mạch và cùng hướng đến mục tiêu chung. Các cá nhân trong nhóm cũng nắm được vai trò, trách nhiệm của nhau và cho phép mọi cuộc thảo luận, trao đổi đều diễn ra trong cùng một bối cảnh. 

Kết quả là các nhóm, phòng ban phối hợp và cộng tác với nhau hiệu quả hơn; đồng thời giao việc suôn sẻ hơn.   

3. Cải thiện chất lượng đầu ra

Quản lý công việc giúp các nhóm tập trung hơn vào các dự án quan trọng và loại bỏ công việc không cần thiết. Tốc độ hoàn thành công việc cũng được đẩy nhanh hơn và doanh nghiệp có thể tránh khỏi những rủi ro, chậm trễ do sự tắc nghẽn hoặc thiếu chuẩn bị không cần thiết. 

Doanh nghiệp nhờ vậy cũng nâng cao chất lượng đầu ra và mang lại giá trị cho tổ chức.

4. Tăng khả năng truy cập đa dạng và linh hoạt

Trong thời đại công nghệ số ngày nay, khả năng truy cập đa dạng và linh hoạt là yếu tố không thể thiếu trong quá trình quản lý công việc. Công nghệ cho phép nhân viên làm việc mọi lúc, mọi nơi, đồng thời thúc đẩy sự linh hoạt và thuận tiện trong quá trình hoàn thành công việc. 

Điều này không chỉ giúp nhân viên cân bằng hiệu quả giữa công việc và cuộc sống cá nhân, mà còn giúp doanh nghiệp mở rộng cơ hội kinh doanh và tối ưu hóa nguồn nhân lực.

5. Tăng cường khả năng hiển thị - Phân tích dữ liệu

Trong kỷ nguyên dữ liệu, khả năng phân tích dữ liệu trở thành yếu tố cốt lõi trong việc đưa ra quyết định kinh doanh. Việc thu thập, xử lý và phân tích các dữ liệu liên quan đến quản lý công việc được diễn ra trong một hệ thống duy nhất, dễ dàng truy cập, giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về những gì đang diễn ra trong tổ chức. 

Bảng điều khiển cung cấp cái nhìn tổng quan về trạng thái và tiến độ công việc, giúp các nhà quản lý và cả nhân viên đánh giá chính xác hiệu quả công việc, đưa ra dự báo xu hướng và lập kế hoạch chiến lược cho các mục tiêu tương lai. 

Phân tích dữ liệu cũng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thị trường, khách hàng, từ đó điều chỉnh hướng đi và đưa ra những cải tiến cho sản phẩm, dịch vụ một cách tốt hơn.

6. Lập kế hoạch nguồn lực tốt hơn

Lập kế hoạch nguồn lực nổi tiếng là một công việc khó khăn khi mọi người phải làm việc phân tán và không tập trung lại với nhau.  

Quản lý công việc hiệu quả giúp các nhà quản lý phân bổ nguồn lực và sắp xếp nhân sự hợp lý hơn cho mỗi dự án. Họ có thể thấy ai đang làm việc gì và bổ sung thêm nhân sự nếu thấy dự án bị chậm tiến độ. Điều đó giúp doanh nghiệp tái cân bằng khối lượng công việc và đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn.

Việc lập kế hoạch nguồn lực được quản lý tốt sẽ ngăn chặn tình trạng kiệt sức của nhân viên và đảm bảo các sáng kiến ​​không bị chệch hướng do thiếu nhân sự.

7. Tăng cường trách nhiệm

Quản lý công việc giúp các nhà quản lý và cá nhân có trách nhiệm cao hơn về công việc của mình. Họ biết rõ mình cần phải làm gì và ai đang chịu trách nhiệm gì, điều này giúp công việc được hoàn thành đúng hạn và đảm bảo chất lượng hơn.

8. Cải tiến liên tục

Nhiều công cụ quản lý công việc cung cấp báo cáo về thời gian hoàn thành nhiệm vụ và quy trình xử lý dự án. Các tổ chức có thể đánh giá các số liệu được đưa ra và tìm cách cải thiện để xem chúng được tối ưu như thế nào theo thời gian.

Điều này cho phép bạn xác định các điểm nghẽn trong quy trình và nhắm mục tiêu cải thiện chúng. Khi các nhóm trưởng thành hơn, công việc sẽ được thực hiện nhanh hơn.

9. Hỗ trợ làm việc từ xa

Quản lý công việc hiệu quả đã trở thành một chiến lược quan trọng trong những năm gần đây, giúp các tổ chức vận hành tốt hơn khi chuyển sang mô hình làm việc từ xa và mô hình làm việc kết hợp (hybrid). 

Khi nhân viên phải làm việc ở nhiều khu vực khác nhau, việc quản lý công việc phải mang lại sự rõ ràng và thống nhất. Mọi người đều phải hiểu được công việc nào cần được ưu tiên và công việc nào cần phối hợp với người khác để hoàn thành mà không cần họp hành kiểm tra liên tục.

Các nghiên cứu cho thấy quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp tăng hơn 40% khả năng cộng tác với nhân viên làm việc từ xa.

Lợi ích của việc quản lý công việc là rất đáng kể. Các tổ chức triển khai nền tảng hiện đại sẽ nhận thấy sự tăng trưởng đáng kể về năng suất, hiệu quả và chất lượng đầu ra. ROI khiến việc áp dụng trở nên xứng đáng với nỗ lực.

Cách Lark Suite - Nền tảng làm việc số hợp nhất giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả

Để áp dụng thành công quản lý công việc, các tổ chức cần có công nghệ hỗ trợ phù hợp. Lark Suite là một nền tảng làm việc số tích hợp, bao gồm các công cụ quản lý công việc mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc. 

Cùng tìm hiểu cách Lark Suite giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả bằng bộ tính năng mạnh mẽ trong phần dưới đây: 

1. Quản lý tác vụ thông minh với tính năng Lark Task

Lark Task cho phép tạo, phân công và nhóm các nhiệm vụ lại với nhau một cách thông minh và hiệu quả. Bạn có thể thêm ngày đến hạn, đặt mức độ ưu tiên và theo dõi các trạng thái công việc theo thời gian thực. 

Lark Task có giao diện thân thiện, trực quan, tích hợp liền mạch với Lark Messenger giúp bạn nhận được mọi thông báo và thông tin quan trọng ngay trong phần chat. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo các task con cho một task lớn, hay tạo task ngay trong phần chat của Lark Messenger hay nội dung soạn thảo của Lark Docs. Các task sẽ được đồng bộ liền mạch với nhau từ dữ liệu đến trạng thái thực hiện, giúp mọi người theo dõi và phối hợp thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn. 

>> Xem thêm: Lark Task - Phần mềm quản lý công việc đa chức năng

2. Lark Base - Công cụ tối ưu để quản lý dự án 

Lark mang đến cho doanh nghiệp công cụ quản lý dự án thông minh - Lark Base với tính năng quản lý các dự án từ đơn giản đến phức tạp. Người dùng có thể lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và phân phối các dự án một cách toàn diện hoàn toàn trên Lark Base. 

Công cụ này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, theo dõi quá trình thực hiện các công việc một cách hiệu quả, thu thập những insights hữu ích về dự án một cách real-time, và cuối cùng là kiểm soát mọi thông tin, bộ phận liên quan đến dự án trong một nền tảng duy nhất. 

Đặc biệt, Lark Base cho phép quản lý công việc dưới nhiều chế độ xem khác nhau, bao gồm cả chế độ Kanban, Gantt và Dashboard - rất phổ biến trong chiến lược quản lý dự án. 

Lark Base cho phép:

• Theo dõi thời gian: Tự động theo dõi thời gian dành cho nhiệm vụ và dự án. Mọi thông báo đều được đổ về Lark Messenger. Nhận thông tin chi tiết về nơi nỗ lực được triển khai.

• Ngân sách: Xác định ngân sách dự án, theo dõi chi phí so với ngân sách và giám sát chi tiêu theo thời gian thực để kiểm soát chi phí.

• Báo cáo dashboard: Giám sát các số liệu chính và trạng thái công việc trên dashboard có thể tùy chỉnh theo thời gian thực. Đi sâu vào insights chi tiết. Tạo báo cáo để phân tích thời gian chu kỳ, năng suất, mức sử dụng công suất và thông lượng tồn đọng.

• Sử dụng di động: Luôn kết nối từ mọi nơi. Thúc đẩy công việc cho dù bạn đang ở văn phòng hay đang di chuyển.

Tương tự các tính năng khác trong Lark, Lark Base tích hợp liền mạch với Lark Messenger và các tính năng còn lại, giúp nhân viên quản lý quy trình công việc hiệu quả hơn. 

>> Xem thêm: Ứng dụng Lark Base vào Mô hình Agile: Quản lý Dự án Linh hoạt và Hiệu quả

3. Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác để quản lý công việc

Hệ sinh thái mở của Lark giúp các doanh nghiệp dễ dàng tích hợp sâu với các hệ thống, ứng dụng khác của doanh nghiệp thông qua API. Điều này giúp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng cường hiệu quả quản lý công việc: Khi các hệ thống tích hợp được vào với nhau, quy trình quản lý công việc đa nền tảng sẽ diễn ra liền mạch và hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý công việc.

• Nâng cao hiệu quả cộng tác: Sau khi tích hợp với ứng dụng của bên thứ ba, doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này giúp tăng cường sự phối hợp và hiệu quả làm việc nhóm.

• Duy trì và phát triển tính linh hoạt: Khả năng mở rộng và tích hợp của Lark giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp Lark với các phần mềm phù hợp để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh thay đổi.

Ví dụ, Lark có thể tích hợp với hệ thống CRM của doanh nghiệp trên Salesforce thông qua Lark AnyCross. Sự tích hợp này giúp doanh nghiệp theo dõi hoạt động kinh doanh, bán hàng ngay trên Lark Messenger và dữ liệu kinh doanh ngay trên Lark Base. 

Insights chi tiết về dữ liệu cũng được tự động cập nhật trên bảng điều khiển (Dashboard) của Lark Base, giúp các nhà quản lý nắm bắt tình hình real-time và đưa ra quyết định sáng suốt. 

>> Xem thêm: Tiện ích mở rộng trên Lark Base: Cách tích hợp và tình huống sử dụng trong doanh nghiệp

Lark Suite là sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quản lý công việc, tăng cường hiệu quả làm việc và trải nghiệm nhân viên. Với sự kết hợp của giao diện thân thiện, tính dễ sử dụng; đa dạng tính năng và khả năng tích hợp liền mạch, nền tảng này thực sự là công cụ đem lại giá trị đáng kể cho các tổ chức.

>> Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nên chọn chuyển đổi số bằng Lark Suite?

Nếu doanh nghiệp có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào về chủ đề này, vui lòng liên hệ với Rikkei Digital hoặc để lại thông tin trong form bên dưới để được hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời!