Giao tiếp nội bộ doanh nghiệp: Cần gì hơn một ứng dụng nhắn tin tức thời?

Giao tiếp là một phần quan trọng tại nơi làm việc và các công cụ như Nhắn tin tức thời/ Nhắn tin doanh nghiệp ngày càng trở nên thiết yếu hơn trong việc thúc đẩy hiệu quả giao tiếp.

Mục lục

Giao tiếp là một phần quan trọng tại nơi làm việc và các công cụ như Nhắn tin tức thời/ Nhắn tin doanh nghiệp ngày càng trở nên thiết yếu hơn trong việc thúc đẩy hiệu quả giao tiếp. Các cuộc đàm phán, phát triển kinh doanh, hay tương tác với khách hàng đã và đang chuyển đổi dần từ email sang chat - đơn giản vì nó nhanh hơn, tương tác hơn và được cá nhân hoá hơn.

Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi doanh nghiệp hiện đang sử dụng tin nhắn tức thời/tin nhắn kinh doanh để trò chuyện với nhau, hợp tác dự án và cải thiện việc hỗ trợ khách hàng. Các tổ chức sử dụng các công cụ Nhắn tin tức thời mới nhất để tạo lợi thế cạnh tranh với đối thủ và dẫn đầu thị trường.

Theo báo cáo năm 2019, tỷ lệ mở email trung bình chỉ đạt 22,1%. Điều này có nghĩa là khoảng 4 trong số 5 email bạn gửi thậm chí chưa được mở.

Và theo hành vi sử dụng của nhân viên văn phòng hiện nay, họ chỉ sử dụng email khi các cuộc trao đổi, thảo luận đạt đến bước xác nhận cuối cùng.

Các phần mềm tin nhắn tức thời đã thay thế email theo nhiều cách khác nhau. Vậy nhưng, tin nhắn tức thời cũng được chia làm 2 loại, bao gồm:

Tin nhắn tức thời dành cho doanh nghiệp
Tin nhắn tức thời dành cho người tiêu dùng (dùng để trò chuyện hằng ngày không liên quan đến công việc)

Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng xem xét những ứng dụng nhắn tin tức thời phổ biến dành cho doanh nghiệp; tầm quan trọng của các phần mềm nhắn tin tức thời và lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng một phần mềm dành riêng cho nội bộ doanh nghiệp để đảm bảo cân bằng cuộc sống và công việc cho nhân viên. Cùng khám phá ngay nhé!

Nhắn tin tức thời là gì?

Nhắn tin tức thời (Instant Messenging) là một phương pháp liên lạc bằng văn bản và chia sẻ các loại hình nội dung khác (bao gồm hình ảnh, video, file, GIF,...) một cách phong phú theo thời gian thực. Phương pháp này được thực hiện giữa mọi người với nhau thông qua một ứng dụng phần mềm.

Doanh nghiệp thường sử dụng các ứng dụng phần mềm này để:

Trao đổi, thảo luận với nhằm giải quyết các vấn đề nhanh chóng, từ đó thúc đẩy quy trình làm việc nhóm
Chia sẻ thông tin và cập nhật quan trọng với khách hàng trên quy mô lớn và dưới một hình thức có tính tương tác hơn

Nhìn chung, đây là phương pháp giao tiếp phổ biến trong kỷ nguyên di động hiện nay và nó thu hút được sự chú ý của mọi cá nhân, doanh nghiệp bởi khả năng thay thế được email trong hầu hết mọi trường hợp.

Nhắn tin tức thời sẽ còn phát triển hơn nữa khi phần mềm này giải quyết vấn đề giao tiếp liền mạch trong mọi công ty. Khi kết hợp với các công cụ và tính năng khác, doanh nghiệp có thể tạo ra được một quy trình làm việc gắn kết, tập trung và nâng cao hiệu quả vận hành.

5 ứng dụng nhắn tin tức thời hàng đầu dành cho nội bộ doanh nghiệp

ứng dụng tin nhắn tức thời hàng đầu

Các ứng dụng nhắn tin không chỉ là công cụ để trò chuyện cá nhân; mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy giao tiếp tại môi trường làm việc chuyên nghiệp. Trong bài viết này, Rikkei Digital sẽ đề cập đến 5 phần mềm nhắn tin phổ biến nhất, với những chức năng và điểm lợi thế riêng, cũng là điểm thu hút các doanh nghiệp khi lựa chọn một phần mềm phù hợp:

WhatsApp: Gã khổng lồ trong lĩnh vực nhắn tin tức thời. WhatsApp tính đến nay đã có 2 tỷ người sử dụng mỗi tháng. Nó cung cấp một bộ tính năng toàn diện bao gồm nhắn tin văn bản, trò chuyện nhóm, chia sẻ tệp cũng như các cuộc gọi thoại và video, khiến nó trở thành một sự lựa chọn linh hoạt và tối ưu cho cả giao tiếp cá nhân và doanh nghiệp.
Telegram: Được biết đến với các tính năng bảo mật vượt trội, Telegram được người dùng ưa chuộng bởi khả năng tạo ra các con bot, tổ chức các cuộc trò chuyện bí mật và khả năng gửi các tệp lớn lên tới 1,5 GB. Tất cả những điều này khiến cho Telegram trở nên hấp dẫn hơn đối với các doanh nghiệp ở những khu vực có quy định nghiêm ngặt về việc nhắn tin.
Line: Ra đời trong hoàn cảnh Nhật Bản gặp phải trận động đất và sóng thần Tōhoku, phá huỷ gần như toàn bộ hệ thống điện thoại tại xứ sở hoa anh đào, Line nhanh chóng đạt được 50 triệu lượt đăng ký trong vòng một năm. Ứng dụng này giờ đây đã phát triển thành một nền tảng nhắn tin và truyền thông xã hội đa chức năng, nổi tiếng với mức độ tin cậy và nhiều tính năng đa dạng khác.
Viber: Phục vụ người dùng toàn cầu với tính năng hỗ trợ dịch thuật lên đến 41 ngôn ngữ, Viber kết hợp các tính năng nhắn tin truyền thống như trò chuyện nhóm, gọi điện, với các tính năng hiện đại như tạo các cuộc trò chuyện bí mật tự hủy.
Messenger: Là một phần của hệ sinh thái Meta, Messenger tận dụng cơ sở người dùng rộng lớn để kết nối người dùng với bạn bè của họ ngay mạng lưới. Tuy nhiên, người dùng vẫn sẽ gặp phải một số khó khăn khi liên lạc với những người nằm bên ngoài mạng lưới, hay nói cách khác là không sử dụng Messenger.

>> Xem thêm: Lark Messenger - Ứng dụng giao tiếp và cộng tác thông minh

Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm nhắn tin tức thời?

Nhắn tin tức thời (IM) mang đến sự tiện lợi, trực tiếp, real-time và tính cộng tác. Nhiều chuyên viên kinh doanh đã sử dụng các ứng dụng nhắn tin như Facebook Messenger hoặc WhatsApp để tiếp cận khách hàng và xây dựng mối quan hệ cá nhân hóa hơn. Thực tế, hơn 77% khách hàng thích trò chuyện qua chat hơn khi cần đến các dịch vụ chăm sóc khách hàng nhanh chóng. So với email marketing truyền thống, IM có tỷ lệ mở cao gấp 6 lần, tỷ lệ nhấp chuột cao gấp 8 lần và tương tác của khách hàng với thương hiệu cao gấp 2,5 lần. Do đó, IM là lựa chọn ưu việt khi bạn nhắm đến đối tượng khách hàng là thế hệ Y, Z hay thậm chí là Alpha.

Trong bối cảnh kinh doanh, nhắn tin tức thời cho phép tất cả nhân viên giao tiếp theo thời gian thực.

Mục tiêu chính của việc sử dụng tin nhắn tức thời tại nơi làm việc là:

Chia sẻ thông tin
Hợp tác
Đẩy nhanh quá trình ra quyết định

Không giống như nhắn tin tức thời sử dụng cho mục đích cá nhân, phần mềm nhắn tin tức thời dành cho doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu chiến lược cao hơn, nhằm thúc đẩy giao tiếp nội bộ và khuyến khích nhân viên ở mọi cấp độ đưa ra những đóng góp mang tính chuyên sâu hơn.

Nhắn tin tức thời trong bối cảnh kinh doanh mang lại những lợi ích đáng kể:

Nhanh chóng hơn email: IM cung cấp phương thức liên lạc tức thời, ít trang trọng hơn email. Doanh nghiệp có thể dùng IM để trao đổi về các vấn đề liên quan đến thay đổi thực đơn nhà hàng dựa trên lượng hàng trong kho; hoặc điều phối nhân sự trực ca vào phút cuối trong các cửa hàng bán lẻ khi cần đưa quyết định nhanh chóng.
Tương tác theo thời gian thực: Đối thoại tức thời (real-time) là phương thức giao tiếp mang lại nhiều giá trị trong môi trường làm việc năng động, thay đổi nhanh. Nó hỗ trợ giải quyết các vấn đề nhanh chóng, như giải quyết thắc mắc của khách hàng, hay giải quyết các sự cố bếp núc trong nhà hàng.
Dễ sử dụng: Nhân viên đã quen với các ứng dụng này có thể dễ dàng tích hợp chúng vào công việc của họ, qua đó giảm chi phí và thời gian đào tạo. Điều này đặc biệt hữu ích trong các ngành có tỷ lệ thay đổi nhân sự cao.
Hiệu quả về chi phí: Hầu hết các ứng dụng nhắn tin tức thời đều miễn phí hoặc có chi phí thấp, khiến chúng trở thành lựa chọn thiết thực cho các doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp có chi phí vận hành eo hẹp.
Hỗ trợ làm việc từ xa: Các ứng dụng IM rất cần thiết trong việc duy trì liên lạc và phối hợp làm việc nhóm từ xa. Nó cũng rất hữu ích trong việc phối hợp làm việc với các nhà cung cấp và các bên liên quan, đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau.

>> Xem thêm: Doanh nghiệp nên bắt đầu triển khai giao tiếp không đồng bộ như thế nào?

Cách các công ty ứng dụng nền tảng nhắn tin tức thời trong nội bộ doanh nghiệp

Trước khi chuyển sang các giải pháp chuyên biệt hơn, nhiều công ty đã sử dụng hiệu quả các ứng dụng nhắn tin cá nhân để liên lạc nội bộ trong doanh nghiệp. Điều này ban đầu khá thuận lợi, nhưng về mặt lâu dài, các nền tảng nhắn tin tức thời dành riêng cho doanh nghiệp đã được chứng minh là có tính linh hoạt hơn trong nhiều môi trường kinh doanh khác nhau. Cùng điểm qua những ứng dụng nổi bật của các ứng dụng nhắn tin tức thời dành riêng cho doanh nghiệp:

1. Giao tiếp với nhân viên tuyến đầu

80% lực lượng lao động trên thế giới là những người lao động tuyến đầu. Tuy nhiên, có vẻ như họ chưa thật sự nhận được sự đầu tư thích đáng để thúc đẩy giao tiếp tại nơi làm việc.

Mặc dù là nhóm đối tượng tạo ra sự ảnh hưởng lớn và thúc đẩy quyết định các mua hàng của khách hàng, nhưng cho đến nay, các nhân viên tuyến đầu vẫn chưa nhận được những sự đầu tư thích đáng về công nghệ để thúc đẩy hoạt động giao tiếp tại nơi làm việc.

Nghiên cứu gần đây của Google chỉ ra rằng: "73% người tiêu dùng cho biết dịch vụ chăm sóc khách hàng thúc đẩy quyết định mua hàng của họ và 65% nhận thấy một dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời sẽ đem lại tác động tốt hơn một quảng cáo tuyệt vời.”

Điều đó cho thấy nhân viên tuyến đầu thực sự rất có giá trị trong việc thúc đẩy sức mua của người tiêu dùng, tuy nhiên, họ đang không được cung cấp công nghệ phù hợp và cần thiết để giao tiếp liền mạch.

Một thống kê khác từ Google cũng tiết lộ: "53% nhân viên tuyến đầu sử dụng các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp và Facebook Messenger tới 6 lần/ngày vì lý do liên quan đến công việc, nhưng 68% trong số đó cho biết họ sẽ dừng lại và không sử dụng các ứng dụng đó nếu được công ty cấp các ứng dụng nhắn tin tức thời, được sử dụng chuyên biệt trong nội bộ doanh nghiệp."

Dữ liệu này cho thấy rõ ràng rằng nhân viên tuyến đầu cần một cách để liên lạc liền mạch hơn với đồng nghiệp và các phòng ban khi họ đang làm việc. Khi không được cung cấp công nghệ thích hợp để làm điều đó, họ buộc phải chuyển sang các giải pháp khác để có được dịch vụ nhắn tin tức thời miễn phí. Việc sử dụng đồng nhất một ứng dụng nhắn tin tức thời trong doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp bán lẻ, cũng giúp nhân viên liên lạc với nhau dễ dàng và nhanh chóng hơn. Phương pháp này đảm bảo cập nhật thông tin theo thời gian thực và phối hợp dễ dàng, thu hẹp khoảng cách giữa các cấp nhân viên khác nhau một cách hiệu quả.

2. Báo cáo doanh thu và sự cố/ lỗi sản phẩm

Các ứng dụng nhắn tin tức thời thường được các nhóm tuyến đầu sử dụng để báo cáo doanh số và lỗi sản phẩm một cách nhanh chóng. Ví dụ: người quản lý cửa hàng có thể gửi báo cáo bán hàng hàng ngày trong cuộc trò chuyện nhóm để chia sẻ thông tin ngay lập tức tới người quản lý ở khối văn phòng.

3. Cập nhật và thông báo nhanh

Những ứng dụng này rất cần thiết để phổ biến thông tin nhanh chóng trong công ty. Nó là công cụ lý tưởng để đưa ra những cập nhật khẩn cấp, thông báo tới toàn công ty hay thay đổi trong kế hoạch.

4. Sự gắn kết giữa bộ phận Nhân sự (HR) và nhân viên

Bộ phận nhân sự sử dụng các ứng dụng trò chuyện cho các hoạt động giao tiếp và gắn kết nội bộ, cung cấp một nền tảng thân mật để kết nối với nhân viên, chia sẻ thông tin cập nhật và tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm.

5. Thông báo về sự thay đổi trong ca làm/ lịch trình

Trong lĩnh vực bán lẻ và F&B, ứng dụng trò chuyện thường được sử dụng để quản lý lịch trình của nhân viên, cung cấp một phương thức đơn giản và tối ưu để người quản lý có thể thông báo về những thay đổi trong ca, hay đảm bảo thông tin được gửi tới nhân viên một cách kịp thời.

Trong mỗi mục đích sử dụng này, ứng dụng nhắn tin tức thời trở thành một cách dễ tiếp cận và ngay lập tức để duy trì liên lạc nội bộ.

>> Xem thêm: Hướng dẫn triển khai Lark cho các doanh nghiệp bán lẻ (Phần 1)

Tại sao không nên lẫn lộn phần mềm chat nội bộ dành cho doanh nghiệp và phần mềm chat cá nhân?

Việc phụ thuộc vào các ứng dụng nhắn tin cá nhân được công nhận rộng rãi là kém an toàn hơn so với việc sử dụng các giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn ưa chuộng sử dụng bởi nó đem lại sự thuận tiện. Trên thực tế, các vấn đề tiềm ẩn thường không được nhận ra cho đến khi chúng bùng phát một cách rõ ràng. Dưới đây là một số rủi ro then chốt:

Giai đoạn Hội nhập và Rời bỏ của nhân viên: Hãy hình dung thế này: bạn đang điều hành một chuỗi quán cà phê và đang có nhu cầu tuyển dụng nhanh chóng. Nếu có nhân viên pha chế mới, bạn phải thêm số điện thoại của họ vào danh sách trò chuyện của mình và thêm họ vào cả cuộc trò chuyện nhóm theo cách thủ công. Nếu như bỏ sót một ai đó, bạn sẽ thấy một loạt số chưa biết là ai trong cuộc trò chuyện của mình. Và khi mọi người rời đi, việc đảm bảo họ không lảng vảng trong cuộc trò chuyện để có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm không phải lúc nào cũng đơn giản.
Hạn chế trong các hoạt động hành chính nội bộ: Giả sử bạn cần đưa ra một thông báo quan trọng tới toàn bộ nhân viên. Trong các ứng dụng trò chuyện thông thường, không có cách nào để chắc chắn rằng mọi người đã nhận được thông báo đó. Các ứng dụng này thường không có tính năng ghim tin nhắn quan trọng hoặc theo dõi xem mọi người có đọc tin nhắn hay không. Điều này có thể dẫn đến việc thông tin bị bỏ sót hoặc gây hiểu lầm, đặc biệt nghiêm trọng trong các tổ chức lớn.
Quản lý và lưu trữ dữ liệu: Việc tìm kiếm các email và tài liệu quan trọng có thể giống như mò kim đáy bể. Bạn có thể mất hàng giờ để quay lại các cuộc trò chuyện và tìm kiếm một tệp tin quan trọng.
Trộn lẫn công việc và cuộc sống cá nhân: Gần như không có ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân nếu như bạn dùng cùng một phần mềm cho cả hai mục đích. Điều này dẫn đến những nhầm lẫn khó xử hoặc việc xâm phạm quyền riêng tư.
Các vấn đề về theo dõi và kiểm tra: Nếu không có các công cụ phù hợp, việc theo dõi ai đã nói gì và khi nào hoặc tìm kiếm thông tin để kiểm tra có thể thực sự là một vấn đề đau đầu.

Khi những vấn đề này tích tụ lại, chúng sẽ tạo ra sự thiếu hiệu quả đáng kể, ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả chung của vấn đề giao tiếp nội bộ trong công ty. Làm nổi bật những thách thức hàng ngày này là rất quan trọng trong việc nhận ra nhu cầu về một nền tảng giao tiếp an toàn và chuyên biệt hơn như Lark.

Tại sao Lark là lựa chọn ưu việt cho giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp?

Trong thế giới giao tiếp kinh doanh, việc tìm kiếm các công cụ phù hợp có thể tạo nên sự khác biệt. Lark đã nổi lên như một giải pháp thiết thực, đáp ứng nhu cầu riêng biệt của các tổ chức thuộc mọi quy mô. Vậy Lark có những điểm mạnh gì, có thể giúp doanh nghiệp tăng cường giao tiếp nội bộ và thúc đẩy hiệu quả làm việc trong tổ chức. Cùng khám phá ngay dưới đây!

Tập trung vào vấn đề bảo mật: Trong bất kỳ tổ chức nào, việc giữ an toàn thông tin là rất quan trọng. Lark tăng cường các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư người dùng tại công ty bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể trò chuyện, chia sẻ các tệp tin và cộng tác với nhau một cách an tâm hơn khi biết rằng các thông tin quan trọng, nhạy cảm đang được bảo vệ.
Đơn giản hoá việc xử lý thông tin: Bạn đã bao giờ mất hàng giờ để tìm kiếm một tin nhắn hoặc tài liệu cũ hay chưa? Lark biến rắc rối này thành chuyện của quá khứ. Nó sắp xếp các cuộc hội thoại và tập tin theo cách giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng hơn, tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự thất vọng.
Không chỉ là nhắn tin: Lark không chỉ để nhắn tin. Nó bao gồm các tính năng tiện dụng như chuyển đổi bản ghi nhớ giọng nói (record audio) thành văn bản và dịch tin nhắn, những tính năng này có thể trợ giúp rất nhiều trong môi trường làm việc đa dạng. Những công cụ này giúp việc giao tiếp trở nên mượt mà và toàn diện hơn.
Phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn: Lark phù hợp với bất kỳ quy mô và loại hình doanh nghiệp nào. Cho dù bạn mới đang khởi nghiệp hay điều hành một công ty lớn, Lark cũng đều có những tính năng để phù hợp với nhu cầu và bài toán của doanh nghiệp. Nó linh hoạt nên khi doanh nghiệp của bạn phát triển, các công cụ giao tiếp của bạn cũng có thể phát triển theo.
Tăng năng suất: Lark đi kèm với các công cụ giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Từ việc tiếp nhận và xử lý phê duyệt ngay trên điện thoại, đến tạo báo cáo real-time; hay tham gia các cuộc họp video, tạo task, check mail, gọi điện ngay trong giao diện chat, cho thấy các tính năng tích hợp của Lark được thiết kế để tối ưu hoá các quy trình làm việc trong doanh nghiệp, giúp các phòng ban làm việc hiệu quả hơn.
Tích hợp liền mạch với các công cụ, phần mềm khác: Mỗi tổ chức đều cần duy trì các ứng dụng chuyên sâu để xử lý các quy trình nghiệp vụ của riêng mình, từ hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP), phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đến các ứng dụng chuyên ngành khác để vận hành hiệu quả. Vậy nên, dù các doanh nghiệp rất mong muốn hoàn thành mọi công việc chỉ trong một ứng dụng duy nhất, nhưng điều này gần như là không thể vì đơn giản là không tồn tại một ứng dụng "tất cả trong một" nào như vậy. Điểm mạnh của Lark là khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống chuyên sâu đó của doanh nghiệp, như hệ thống CRM hay ERP. Điều này giúp thống nhất các khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Lark: Giải pháp giúp thúc đẩy hiệu quả chuyển đổi số trong giao tiếp nội bộ

Sử dụng Lark ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp

lark business messaging app

Trong bối cảnh các ứng dụng nhắn tin tức thời đang trở nên phổ biến trong đời sống cá nhân, thì giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp cần một giải pháp chuyên biệt hơn thế. Đó là lý do Lark ra đời. Lark là sự kết hợp hoàn hảo giữa tính bảo mật, thân thiện với người dùng và tính linh hoạt, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp hiện nay. Việc chuyển sang một ứng dụng trò chuyện doanh nghiệp chuyên dụng như Lark có thể giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp, đảm bảo an toàn thông tin và tích hợp các hoạt động nội bộ, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn.