Quản Lý Thời Gian: Chìa Khóa Thành Công Doanh Nghiệp

Quản lý thời gian đóng vai trò trung tâm trong việc nâng cao hiệu suất làm việc. Khi thời gian được sử dụng một cách có chủ đích và hiệu quả, nó không chỉ giúp hoàn thành công việc nhanh chóng mà còn tạo ra kết quả tốt hơn. Quản lý thời gian tốt giúp xác định ưu tiên, giảm lãng phí thời gian và tăng cường sự tập trung, qua đó nâng cao năng suất làm việc.

Tác động của quản lý thời gian đối với nhân sự

Tác động của quản lý thời gian tốt đối với tinh thần và sức khỏe của nhân viên không thể phủ nhận. Trong thời đại hiện nay, áp lực công việc và yêu cầu về sự đa nhiệm (multi tasks) không ngừng tăng lên, khiến cho việc quản lý thời gian hiệu quả trở thành một yếu tố không thể thiếu trong môi trường làm việc. Quản lý thời gian linh hoạt và hiệu quả cũng giúp nhân viên làm việc chủ động và năng suất hơn, đồng thời cải thiện chất lượng đời sống sức khỏe và tinh thần.

Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân là một trong những lợi ích chính của việc quản lý thời gian tốt. Khi nhân viên có thời gian cho cả công việc và cuộc sống cá nhân, họ cảm thấy tâm trí được thoải mái hơn, thúc đẩy sự sáng tạo và hạnh phúc trong công việc. Điều này không chỉ giúp cải thiện sức khỏe tinh thần mà còn đóng góp vào việc nâng cao sức khỏe thể chất. Với tâm trạng thoải mái và cơ thể khỏe mạnh, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn, đóng góp tích cực vào sự thành công chung của doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc dành thời gian cho cuộc sống cá nhân cũng giúp nhân viên tận hưởng cuộc sống một cách trọn vẹn hơn, có thời gian để kết nối với gia đình, bạn bè và làm những công việc yêu thích. Điều này giúp họ giảm bớt căng thẳng, cảm thấy hạnh phúc và hài lòng với cuộc sống hơn. Từ đó cải thiện tâm trạng, động lực, sức khỏe và tinh thần làm việc. 

Quản lý thời gian không chỉ là việc sắp xếp lịch trình làm việc mà còn là quá trình phát triển kỹ năng sống. Điều này sẽ giúp mỗi cá nhân tạo ra sự cân bằng giữa trách nhiệm nghề nghiệp và nhu cầu cá nhân. Từ đó, người lao động có thể xây dựng nền tảng vững chắc cho sức khỏe và hạnh phúc lâu dài.

Phương pháp quản lý thời gian trong doanh nghiệp

Trong môi trường doanh nghiệp năng động, việc áp dụng một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả là rất quan trọng. Phương pháp lý tưởng phải đơn giản, có tính ứng dụng cao, và dễ thực hiện, giúp đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có thể áp dụng mà không gặp trở ngại.

Việc phân loại công việc là cần thiết để xác định ưu tiên và tập trung nguồn lực vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng quá trình này không mất quá nhiều thời gian. Nếu mất quá nhiều thời gian để phân loại thì phương pháp quản lý thời gian đó sẽ không hiệu quả.

Có hàng chục phương pháp quản lý thời gian khác nhau. Tuy nhiên, khi chọn lựa phương pháp quản lý thời gian, doanh nghiệp và cá nhân cần dựa trên nguyên tắc giản lược, trực quan và dễ áp dụng. Một hệ thống hiệu quả sẽ giúp nhân viên tối ưu hóa thời gian làm việc. Dưới đây là 5 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả đã được chứng minh qua thực tiễn:

1. Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Quy tắc này giúp phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp:

• Công việc cần thực hiện ngay lập tức (Do)

• Công việc không quan trọng và có thể loại bỏ (Dump)

• Công việc có thể ủy thác cho người khác (Delegate) 

• Công việc không khẩn cấp có thể hoãn lại (Deferred). 

Việc sử dụng quy tắc này giúp đơn giản hóa quyết định và tăng cường hiệu quả làm việc.

2. Ma trận Eisenhower

Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower giúp xác định công việc nào quan trọng và khẩn cấp. Ma trận này chia công việc thành bốn loại:

• Quan trọng và khẩn cấp

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp

• Không quan trọng nhưng khẩn cấp

• Không quan trọng và không khẩn cấp. 

Phương pháp này giúp tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao nhất.

3. Nguyên tắc Pareto 80/20

Nguyên tắc Pareto 80/20 là một công cụ mạnh mẽ trong việc quản lý thời gian. Nguyên tắc này cho rằng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Áp dụng nguyên tắc này trong quản lý thời gian giúp nhận diện những công việc mang lại giá trị lớn nhất và tập trung nguồn lực vào đó.

4. Pomodoro

Phương pháp Pomodoro, một kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng, sử dụng bộ hẹn giờ để chia thời gian làm việc thành các khoảng 25 phút, xen kẽ với những khoảng nghỉ ngắn. Điều này giúp tăng cường sự tập trung và giảm căng thẳng.

5. The 2 - Minute Rule

Phương pháp The 2 - Minute Rule là một cách tiếp cận đơn giản nhưng hiệu quả, trong đó bất kỳ công việc nào có thể hoàn thành trong vòng hai phút sẽ được thực hiện ngay lập tức. Điều này giúp giảm bớt sự chất chồng của công việc nhỏ và tạo ra cảm giác thành tựu.

Vai trò của các công cụ/ phần mềm trong quản lý thời gian

Thị trường phần mềm quản lý thời gian đang ngày càng cạnh tranh, do đó việc lựa chọn một phần mềm phù hợp là điều vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Cùng Rikkei Digital điểm qua 3 yếu tố cần quan tâm khi chọn phần mềm quản lý thời gian dưới đây:

1. Dễ sử dụng

Đối với phần mềm quản lý thời gian, sự đơn giản đang lên ngôi. Giao diện đơn giản, rõ 

ràng, trực quan và thân thiện với người dùng là những yếu tố đang được ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, để đảm bảo tính dễ sử dụng, doanh nghiệp nên tìm các sản phẩm có bản dùng thử miễn phí để đưa ra đánh giá trước. Phần mềm cũng cần có các tính năng tự động giúp đơn giản hóa công việc và tối ưu hóa quy trình, chẳng hạn như tự động theo dõi thời gian, nhắc nhở tự động,...

2. Linh hoạt

Phần mềm cần có khả năng thích ứng với nhu cầu của từng người dùng, từng dự án cũng như toàn bộ doanh nghiệp. Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn có cả nhân viên toàn thời gian và freelancer, hãy chọn phần mềm đủ linh hoạt để phân biệt giữa hai loại nhân viên này, đồng thời đo lường chính xác thời gian và hiệu suất của họ.

Tính linh hoạt đảm bảo bạn có thể đo lường thời gian và chi phí của từng dự án một cách chính xác nhất. Hãy tìm phần mềm có các tính năng linh hoạt cao, chẳng hạn như tùy chỉnh bảng điều khiển KPI hoặc cấu hình báo cáo theo ý muốn.

3. Hỗ trợ cộng tác

Phần mềm quản lý thời gian không chỉ là một công cụ giám sát, mà còn là một công cụ giúp thúc đẩy cộng tác trong doanh nghiệp. Do đó, phần mềm cần có các tính năng hỗ trợ cộng tác, nhằm trao quyền cho toàn bộ nhân viên và tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác giữa các thành viên trong nhóm.

Hãy tìm kiếm các giải pháp theo dõi thời gian cung cấp đủ không gian cho sự cộng tác, chẳng hạn như tích hợp với các công cụ như GSuite và các ứng dụng trực tuyến khác.

Sự ra đời của nền tảng làm việc số hợp nhất đã mở ra một kỷ nguyên mới, nơi mà quản lý thời gian không còn bị giới hạn bởi không gian và thời gian cụ thể. Các nền tảng này tích hợp nhiều tính năng từ lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, đến phân tích hiệu suất, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và thời gian.

Lark Suite: Nền tảng làm việc số hợp nhất hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả

Lark Suite, nền tảng làm việc số hợp nhất, tích hợp mọi tính năng cần thiết giúp doanh nghiệp quản lý công việc và thời gian hiệu quả. Mục tiêu của Lark là đưa ra giải pháp giúp tối ưu mọi nguồn lực và nâng cao hiệu suất thông qua các tính năng mạnh mẽ.

1. Lark Suite “All-In-One”: Tiết kiệm thời gian luân chuyển giữa các ứng dụng đơn lẻ

Lark Suite cung cấp một loạt các tính năng cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp như: giao tiếp qua Lark Messenger và Lark Mail; tổ chức cuộc họp trực tuyến trên Lark Meetings; tổ chức lịch trình bằng Lark Calendar; tạo tài liệu và cộng tác cùng nhau trên Lark Docs,…

Những tính năng này hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu giao tiếp và quản lý công việc một cách liền mạch mà không cần sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau. Với Lark, các nhân viên không cần phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ đơn chức năng gây lãng phí thời gian và ngắt quãng quá trình làm việc. Người dùng có thể truy cập tất cả các công cụ trong một bảng điều khiển duy nhất, giảm tỉ lệ mất tập trung và tăng năng suất làm việc. 

Đặc biệt, concept “chat-centric” cho phép nhân viên giao tiếp và hoạt động tập trung trên ứng dụng Lark Messenger. Mọi thông báo từ các ứng dụng khác như Lark Base, Lark Approval,... sẽ được đổ về đây, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và phê duyệt ngay khi đang di chuyển, đồng thời phù hợp với xu hướng cộng tác hiện đại (thông qua chat thay vì email). 

Điều này giúp nhân viên dễ dàng tập trung vào công việc của mình, không bị bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào và cập nhật tình trạng của các công việc được giao một cách thuận tiện hơn.

Bên cạnh đó, chức năng tìm kiếm mạnh mẽ trên Lark Messenger, Lark Wiki, Lark Mail… hỗ trợ người dùng nhanh chóng tìm kiếm và định vị thông tin. Khả năng liên kết mạnh mẽ giữa các tính năng giúp các phòng ban dễ dàng cộng tác, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc trong thời gian ngắn. Lark đơn giản hóa mọi quy trình công việc và giúp việc phối hợp trở nên dễ dàng hơn.

Một lợi ích vượt trội của Lark so với các nền tảng làm việc số hiện nay đó là khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng, phần mềm khác. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí và thời gian cho việc đồng bộ dữ liệu, mà còn cho phép thực hiện các quy trình nhanh hơn, hiệu quả hơn, từ đó nâng cao hiệu suất chung của doanh nghiệp. 

>> Xem thêm: Giới thiệu Lark Suite - Nền tảng làm việc số hợp nhất

2. Lark tích hợp các công cụ quản lý thời gian hiệu quả

a. Ứng dụng Lịch Lark Calendar

Một trong những công cụ quản lý thời gian cơ bản nhưng cần thiết nhất chính là ứng dụng lịch. Ứng dụng lịch có thể giúp bạn sắp xếp thời gian, lịch biểu, đặt lời nhắc và đồng bộ hóa các sự kiện của mình trên các thiết bị và nền tảng khác nhau. 

Bạn có thể sử dụng ứng dụng lịch của Lark là Lark Calendar để lên kế hoạch cho các hoạt động hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng của mình, sắp xếp thời gian cho các nhiệm vụ khác nhau và tránh đặt trùng lịch hoặc bỏ lỡ cuộc hẹn. 

Đặc biệt, bạn có thể đồng bộ hóa lịch 2 chiều giữa Lark Calendar với Google Calendar và Outlook Calendar. 

>> Xem thêm: Lark Calendar - Trợ lý lịch trình số thông minh và hiệu quả

b. Ứng dụng To-do-list

Một công cụ quản lý thời gian hữu ích khác là ứng dụng danh sách việc cần làm (To-do list app). Ứng dụng danh sách việc cần làm có thể giúp bạn tạo, quản lý và hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách đơn giản và hiệu quả. Bạn có thể sử dụng ứng dụng danh sách việc cần làm để chia dự án của mình thành các bước nhỏ hơn và dễ quản lý hơn, đặt thời hạn và mức độ ưu tiên cũng như kiểm tra thành tích của bạn. 

Trong Lark, bạn có thể sử dụng Lark Task, Lark Base, Lark Docs hay thậm chí là Lark Messenger để tạo các to-do-list cho mình. 

Giao diện quản lý danh sách các việc cần làm trên Lark Base:

Chế độ xem kanban giúp theo dõi tình trạng công việc tốt hơn: 

Bạn có thể tạo to-do-list từ chính các tin nhắn trên Lark Messenger, hoặc trong giao diện Lark Messenger:

>> Xem thêm: Tạo to-do-list trên Lark để quản lý công việc

c. Ứng dụng vẽ bản đồ tư duy Mindmap

Ứng dụng vẽ bản đồ tư duy là một công cụ quản lý thời gian có thể giúp bạn động não, sắp xếp và hình dung các ý tưởng của mình. Ứng dụng bản đồ tư duy có thể giúp bạn tạo sơ đồ hiển thị mối liên hệ và mối quan hệ giữa các khái niệm, chủ đề hoặc nhiệm vụ khác nhau. Bạn có thể sử dụng ứng dụng bản đồ tư duy để lập kế hoạch cho dự án, vạch ra mục tiêu và tạo ra các giải pháp sáng tạo. 

Với Lark, bạn có thể sử dụng tính năng Board trong Lark Docs để vẽ bản đồ tư duy với nhiều chức năng trực quan hóa đa dạng, sinh động. 

>> Xem thêm: Tìm hiểu về tính năng Board - công cụ trực quan hóa nội dung hiệu quả ngay trong Lark

3. Cung cấp các template có sẵn giúp quản lý công việc và thời gian hiệu quả

Một nền tảng làm việc số giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên không chỉ tác động tốt đến sức khỏe và tinh thần, mà còn có thể cải thiện năng suất và các mối quan hệ chung của nhân sự. Họ sẽ làm việc tập trung, hiệu quả và mắc ít lỗi hơn trong công việc của mình. Điều này cũng sẽ nâng cao hiệu suất chung cho doanh nghiệp.

Thấu hiểu nhu cầu quản lý công việc và thời gian của doanh nghiệp, Lark đã thiết kế những template chuyên dụng dành riêng cho mục đích này. Các template này được cung cấp sẵn trong kho template của Lark Base và Lark Docs, giúp người dùng dễ dàng truy cập, tải về và tùy chỉnh nội dung phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Các bạn có thể tham khảo các template sẵn có của Lark Base và Lark Docs tại đây.

Để đăng ký dùng thử Lark Suite, doanh nghiệp vui lòng để lại thông tin trong form bên dưới hoặc liên hệ hotline để được tư vấn cụ thể và kịp thời.