Những tiêu chí cần đánh giá khi chọn phần mềm chấm công

Một trong những yếu tố cốt lõi trong việc Tự động hóa quy trình quản trị nhân sự tại công ty chính là việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Quản lý thời gian đúng cách không chỉ đảm bảo tính chính xác và trung thực trong việc tính lương, mà còn giúp cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên, và tối ưu hóa tài nguyên của tổ chức.

Tuy nhiên, quản lý thời gian làm việc và tính lương thường không đơn giản. Nhất là khi tổ chức có một lượng lớn nhân viên hoặc hoạt động trên nhiều dự án khác nhau. Sử dụng phương pháp truyền thống như chấm công bằng tay hoặc qua bảng tính Excel có thể gây ra nhiều vấn đề, từ sai sót tính toán đến sự bất tiện cho nhân viên. Đó là lý do tại sao việc sử dụng phần mềm chấm công đã trở thành một sự lựa chọn quan trọng và phổ biến trong quản lý doanh nghiệp hiện đại..

Bài viết này sẽ cùng bạn khám phá phần mềm chấm công cho doanh nghiệp, khám phá những lợi ích và giải pháp mà chúng mang lại, cùng với những yếu tố quan trọng cần xem xét khi bạn đang cân nhắc việc triển khai một hệ thống quản lý thời gian và tính lương hiệu quả.

Các vấn đề thường gặp trong quản lý chấm công truyền thống

Trong môi trường doanh nghiệp, quản lý thời gian làm việc và tính lương thông qua cách làm truyền thống, như sử dụng bảng tính Excel hoặc việc chấm công bằng tay, thường gặp phải nhiều vấn đề và khó khăn. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp trong quản lý chấm công truyền thống:

1. Các vấn đề chủ quan

Chấm công bằng tay có nguy cơ cao gây ra sai sót tính toán. Một số nhân viên có thể bị tính thiếu giờ làm việc hoặc thậm chí là thừa giờ làm việc, dẫn đến sai lệch trong việc tính lương.

Ngoài ra, môi trường chấm công truyền thống dễ bị lạm dụng và gian lận bởi nhân viên hoặc người quản lý không trung thực.

1. Khó theo dõi dữ liệu chấm công

Tại mỗi kỳ quyết toán lương, bộ phận Hành chính nhân sự phải tổng hợp dữ liệu chấm công từ tất cả các nguồn lại với nhau.Quá trình này diễn ra thủ công, từ việc tổng hợp thông tin từ máy chấm công, đưa lên Excel đến việc tính lương qua bảng tính Excel, tất cả đều đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. 

Quy trình này thật sự rất nhàm chán và lãng phí thời gian mà quản lý có thể dành ra cho những công việc quan trọng khác. Việc xử lý thủ công các bảng chấm công cũng gây khó khăn cho việc xác định các kiểu vắng mặt, nghỉ phép, công tác và làm thêm giờ.

2. Thời gian xử lý chậm & Lỗi nhập dữ liệu

Một trong những lý do chính thúc đẩy doanh nghiệp tự động hóa chấm công & tính lương là vì việc nhập và xử lý dữ liệu thủ công rất đơn điệu và không hiệu quả, thậm chí dễ gây ra sai sót do con người. Ngoài ra, việc theo dõi dữ liệu theo cách thủ công cực kỳ chậm, có thể trì hoãn việc ra quyết định của ban quản lý, cuối cùng ảnh hưởng đến việc quản lý doanh thu và lực lượng lao động.

2. Các vấn đề khách quan

• Khó khăn trong quản lý đa dự án: Đối với các doanh nghiệp hoạt động trên nhiều dự án hoặc có nhiều bộ phận, việc quản lý thời gian và tính lương trở nên phức tạp hơn. Khó khăn nhất là khi cần phải thiết lập nhân sự, quy tắc & theo dõi ngày công theo từng dự án hoặc bộ phận, đặc biệt là khi công ty bạn có bộ phận làm việc tại hiện trường. 

• Khó khăn trong tính toán các yếu tố đặc biệt: Khi cần tính toán các yếu tố như làm thêm giờ, ngày lễ, hoặc phụ cấp đặc biệt, việc sử dụng bảng tính truyền thống có thể gây khó khăn và sai sót.

• Khó khăn trong tích hợp với các hệ thống khác: Việc tích hợp dữ liệu chấm công vào các hệ thống khác như kế toán hoặc quản lý dự án thường rất khó khăn khi sử dụng phương pháp truyền thống.

Những vấn đề này thường gây ra hiệu quả làm việc không tốt và rủi ro cho doanh nghiệp. Để giải quyết những thách thức này, nhiều tổ chức đã chuyển đổi sang sử dụng phần mềm chấm công hiện đại và tự động hóa quá trình quản lý thời gian làm việc và tính lương.

Lợi ích của sử dụng phần mềm chấm công

1. Chính xác và ít sai sót. Tăng hiệu suất làm việc

Phần mềm chấm công tự động tính toán giờ làm việc của nhân viên dựa trên dữ liệu đầu vào, giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu sai sót trong tính lương. Về giao diện, phần mềm có tính trực quan cho nhân viên để kiểm tra và xác nhận thời gian làm việc của họ. Điều này tạo ra tính minh bạch và công bằng, giúp nhân viên cảm thấy tin tưởng vào quy trình chấm công.

Quản lý chấm công bằng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian so với việc làm thủ công hoặc qua bảng tính Excel. Quá trình tính toán và kiểm tra dữ liệu được thực hiện tự động, giúp nhân viên và quản lý dành thời gian cho các công việc khác quan trọng hơn.

Ngoài ra, các phần mềm chấm công thường có tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu chấm công khỏi truy cập trái phép hoặc sửa đổi không được ủy quyền. Điều này giúp ngăn chặn các hoạt động gian lận và bảo vệ tính trung thực của quy trình chấm công.

2. Quản lý đa dự án dễ dàng hơn

Phần mềm chấm công thường cho phép thiết lập các nhóm, ca chấm công theo thời gian làm việc của từng dự án hoặc bộ phận khác nhau, điều này giúp tổ chức hóa việc chấm công & tính lương đơn giản và hiệu quả hơn. 

Ngoài ra, phần mềm chấm công cũng cho phép tổng hợp dữ liệu và tạo ra các loại báo cáo tùy chỉnh theo từng cá nhân hoặc bộ phận. Khi có sự thay đổi trong quy định và chính sách chấm công, phần mềm có thể dễ dàng cập nhật để phản ánh những thay đổi này cho toàn bộ nhân viên, giúp đảm bảo tuân thủ và hiểu biết đúng về quy định.

3. Quản lý chấm công tại nhiều địa điểm làm việc

Các phần mềm chấm công hiện nay có tích hợp nhiều phương thức chấm công đa dạng như GPS hoặc Wifi, giúp nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau đều có thể dễ dàng chấm công mà không cần phải lên văn phòng. 

Các dữ liệu chấm công này sau đó cũng được tự động đổ về một nguồn để theo dõi, tính toán, phân tích & báo cáo. 

Sử dụng phần mềm chấm công mang lại nhiều lợi ích không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho nhân viên, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý thời gian làm việc và tính lương.

Yêu cầu cần xem xét khi chọn phần mềm chấm công

1. Tích hợp với hệ thống hiện có: Đảm bảo rằng phần mềm chấm công có khả năng tích hợp dễ dàng với hệ thống và ứng dụng hiện có trong tổ chức của bạn, đặc biệt là hệ thống tính lương & quản lý nhân sự. Điều này giúp loại bỏ tình trạng phân mảnh dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc.

2. Khả năng tùy chỉnh: Mỗi doanh nghiệp có các quy trình và nhu cầu riêng biệt trong việc quản lý thời gian làm việc và tính lương. Phần mềm chấm công cần có khả năng tùy chỉnh để đáp ứng những yêu cầu cụ thể của bạn. Điều này bao gồm cách tính lương, quy định và chính sách riêng của tổ chức.

3. Dễ dàng sử dụng: Chọn phần mềm có giao diện thân thiện và dễ sử dụng giúp người dùng ở mọi trình độ có thể làm quen nhanh chóng và không ảnh hưởng đến tiến độ làm việc trong quá trình chuyển đổi. Điều này giúp giảm thiểu thời gian đào tạo & giúp nhân sự dễ dàng thích nghi với không gian số mới, đồng thời nâng cao hiệu suất và trải nghiệm làm việc trong quá trình sử dụng phần mềm.

4. Bảo mật và quản lý quyền truy cập: Bảo mật dữ liệu chấm công là yếu tố vô cùng quan trọng. Đảm bảo rằng phần mềm có các tính năng bảo mật & phân quyền mạnh mẽ như xác thực hai yếu tố và quản lý quyền truy cập dựa trên vai trò. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn xử lý dữ liệu nhạy cảm liên quan đến lương và thời gian làm việc.

5. Hỗ trợ khách hàng: Đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy. Khi gặp sự cố hoặc cần hỗ trợ, bạn cần có nguồn tư vấn có kinh nghiệm để giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.

6. Tính năng báo cáo và phân tích: Phần mềm nên có các tính năng báo cáo và phân tích real-time giúp bạn theo dõi hiệu suất và quản lý thời gian làm việc của các bộ phận một cách trực quan. Hơn nữa, các biểu đồ phân tích cung cấp dữ liệu cần thiết để đưa ra quyết định và tối ưu hóa quản lý nhân sự, đặc biệt là trong việc quản lý thời gian làm việc.

Việc lựa chọn phần mềm chấm công cần xem xét cẩn thận để đảm bảo rằng bạn có một giải pháp phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Lark Attendance - Phần mềm chấm công chuyên nghiệp & thông minh trong Lark Suite

Lark Attendance là phần mềm chấm công chuyên nghiệp được Lark Suite xây dựng ngay trong hệ thống công cụ Lark.  

Lark Attendance có các tính năng nổi bật như cho phép chấm công bằng GPS hoặc Wifi, tích hợp liền mạch với các công cụ khác như Lark Messenger để gửi thông báo, Lark Approval để phê duyệt các đơn nghỉ phép, công tác,..., Lark Base để tổng hợp dữ liệu chấm công về một nguồn. Cùng tìm hiểu các tính năng nổi bật của Lark Attendance trong phần dưới đây. 

1. Đa dạng các loại ca làm việc

• Thiết lập chấm công theo ca cố định: Được thiết kế cho những tổ chức có lịch làm việc ổn định (thường là khối văn phòng), tính năng này cho phép bạn dễ dàng đặt lịch chấm công cho các ca làm việc cố định.

• Thiết lập chấm công theo ca được lên lịch sẵn: Cho phép bạn tạo sẵn các kế hoạch làm việc và áp dụng chúng cho nhân viên, giúp tối ưu hóa quá trình lên lịch và chấm công.

• Thiết lập chấm công theo ca làm việc linh hoạt: Đối với các tổ chức có nhu cầu chấm công linh hoạt hơn, thường là các phòng ban hay phải làm việc bên ngoài hay làm việc part-time không quy định giờ giấc, làm remote theo giờ,.... Tính năng này cho phép bạn tạo và điều chỉnh ca làm việc một cách dễ dàng, tuân theo lịch làm việc linh động. 

2. Đa dạng phương thức chấm công

• Thiết lập chấm công bằng GPS: Sử dụng công nghệ GPS để xác định vị trí của nhân viên khi họ chấm công, kết hợp tính năng chụp ảnh hiện trường và ghi chú khi chấm công. Điều này đảm bảo tính chính xác trong việc đánh giá thời gian làm việc và vị trí làm việc của nhân viên.

• Thiết lập chấm công bằng Wifi: Cho phép nhân viên chấm công bằng cách kết nối vào mạng Wifi của công ty. Điều này hữu ích khi họ làm việc trong văn phòng hoặc khu vực có sẵn mạng Wifi.

• Chấm công bằng máy chấm công: Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng máy chấm công, có thể tích hợp dữ liệu chấm công từ máy chấm công vào Lark Attendance qua nền tảng hỗ trợ Lark AnyCross. 

3. Các tính năng đặc thù khác của Lark Attendance

• Cho phép nhân viên chỉnh sửa công/ngày làm việc: Đôi khi, cần điều chỉnh thời gian làm việc hoặc công của nhân viên. Lark Attendance cho phép nhân viên và quản trị viên thực hiện điều này một cách dễ dàng.

• Cài đặt thông báo tự động: Tính năng thông báo tự động qua Lark Messenger giúp nhắc nhở nhân viên chấm công đúng thời gian và thông báo cho quản trị viên về bất kỳ sự thay đổi hoặc vấn đề nào liên quan đến chấm công.

• Quản lý nghỉ phép/ tăng ca: Lark Attendance cho phép bạn quản lý và theo dõi các yêu cầu nghỉ phép và tăng ca của nhân viên một cách hiệu quả. Điều này giúp tổ chức xử lý các yêu cầu này một cách nhanh chóng và minh bạch. Có thể tích hợp với Lark Approval để xử lý quy trình phê duyệt nghỉ phép, tăng ca,... này liền mạch hơn. 

• Tích hợp với các công cụ trong Lark để tối ưu quy trình tự động: Lark Attendance tích hợp một cách tốt với các công cụ khác trong nền tảng Lark, giúp tự động hóa các quy trình quản lý chấm công và làm việc hàng ngày.

• Tạo báo cáo chấm công chi tiết: Tính năng báo cáo chi tiết giúp bạn xem xét và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên dữ liệu chấm công

Hãy thử Lark Attendance ngay hôm nay để quản lý chấm công dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Để đăng ký và trải nghiệm các tính năng tuyệt vời của Lark Attendance, vui lòng để lại thông tin của bạn dưới đây. Đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong thời gian sớm nhất.