5 tính năng cần xem xét khi chọn phần mềm vận hành OKRs

Mục tiêu luôn là một phần quan trọng trong cuộc sống và công việc của chúng ta. Cả cá nhân lẫn tổ chức đều cần biết họ đang hướng đến điều gì và cách để đo lường hiệu suất trong việc đạt được những mục tiêu đó. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sức mạnh của phần mềm quản lý OKRs, cách nó có thể cải thiện quá trình thiết lập, theo dõi và đánh giá mục tiêu của cá nhân và tổ chức. Hãy cùng tìm hiểu về cách phần mềm này có thể giúp bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng và đạt được những mục tiêu đầy thách thức.

OKRs là gì?

OKRs viết tắt của "Objectives and Key Results," đóng vai trò quan trọng trong quản lý và định hướng công ty. OKRs là một phương pháp quản lý hiệu quả được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức lớn và nhỏ trên khắp thế giới để đặt ra mục tiêu cụ thể và đánh giá hiệu suất. 

• Objectives (Mục tiêu): Mục tiêu trong OKRs đề cập đến những gì bạn muốn đạt được. Đây là sứ mệnh hoặc mục tiêu lớn mà tổ chức hoặc cá nhân muốn gắn hết sức mình vào. Mục tiêu trong OKRs phải rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường để tạo sự tập trung.

• Key Results (Kết Quả Chính): Kết quả chính trong OKRs là những chỉ số cụ thể để đo lường mức độ đạt được của mục tiêu. Chúng xác định con đường cụ thể để đạt được mục tiêu. Kết quả chính phải đo lường được, có thời hạn và khả thi.

Các công ty công nghệ lớn như Google, Amazon, Facebook và Intel đã áp dụng OKRs để đạt được thành công trong quá trình quản lý và định hướng chiến lược. Sự thành công của họ đã thúc đẩy sự phổ biến của OKRs trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.

OKRs cũng không chỉ dành riêng cho các công ty lớn. Các doanh nghiệp khởi nghiệp cũng thường sử dụng OKRs để xác định và theo dõi các mục tiêu chiến lược, giúp tập trung vào việc phát triển và đạt được mục tiêu bền vững.

Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm để quản lý OKRs?

Sử dụng phần mềm để quản lý OKRs (Objectives and Key Results) mang lại nhiều lợi ích quan trọng và cần thiết trong việc tổ chức, theo dõi và đánh giá tiến trình thực hiện mục tiêu chiến lược.

Để tăng tính minh bạch và tiện lợi, phần mềm OKRs cho phép tạo và chia sẻ mục tiêu chiến lược một cách dễ dàng. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập và theo dõi tiến trình của họ cũng như của đồng nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm OKRs cung cấp giao diện thân thiện và tiện ích giúp người dùng dễ dàng xây dựng, chỉnh sửa và cập nhật OKRs. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng so với việc sử dụng các phương tiện truyền thống như bảng tính Excel.

Sử dụng phần mềm OKRs thay vì quản lý thủ công sẽ cho phép tự động theo dõi tiến trình và kết quả của các mục tiêu. Điều này giúp tự động hóa quá trình đánh giá, từ đó cải thiện tính chính xác và minh bạch trong việc đo lường hiệu suất.

Những lý do này biểu thị tại sao sử dụng phần mềm để quản lý OKRs trở thành một phần quan trọng trong quá trình quản lý và định hướng chiến lược của một tổ chức.

Yêu cầu cần xem xét khi chọn phần mềm vận hành OKRs

Khi lựa chọn một phần mềm vận hành OKRs (Objectives and Key Results), có một số yêu cầu quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét để đảm bảo rằng họ chọn được công cụ phù hợp với nhu cầu của mình. 

1. Khả năng Tùy Chỉnh: Phần mềm cần có khả năng tùy chỉnh để phản ánh cách doanh nghiệp của bạn xây dựng và theo dõi OKRs. Mỗi doanh nghiệp có cấu trúc và quy trình riêng, do đó, phần mềm cần phải linh hoạt và cho phép tùy chỉnh các mục tiêu, key results, và quy trình làm việc.

2. Giao Diện Thân Thiện: Chất lượng trải nghiệm người dùng là điều tối quan trọng khi lựa chọn phần mềm OKR. Doanh nghiệp nên tìm chọn phần mềm có giao diện đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng và điều hướng tốt để các thành viên trong tổ chức có thể áp dụng phần mềm ngay mà không cần đào tạo về mặt kỹ thuật. Ngoài ra, bạn cũng cần xem xét khả năng đáp ứng của các yếu tố UI/UX, các hướng dẫn sử dụng có đủ rõ ràng hay chưa và mức độ hỗ trợ khách hàng của nhà phát triển có đang được đánh giá tốt hay không. 

3. Quy mô doanh nghiệp: Quy mô tổ chức của bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm OKR phù hợp. Xem xét số lượng nhân viên sẽ cần phải sử dụng phần mềm và tiềm năng phát triển, mở rộng trong tương lai. Chọn một phần mềm có khả năng tùy chỉnh & mở rộng theo nhu cầu để tối ưu hóa chi phí và hạn chế tối đa việc luân chuyển sang các ứng dụng khác. Điều này đảm bảo phần mềm có khả năng linh hoạt và có thể đáp ứng quy mô của nhiều loại doanh nghiệp khác nhau.

4. Mục tiêu kinh doanh: Mỗi tổ chức đều có những mục tiêu và mục đích riêng khi triển khai OKR. Điều quan trọng là chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn. Đánh giá những lợi ích chính mà bạn mong muốn đạt được thông qua triển khai OKR và xác định khung thời gian để hoàn thành các mục tiêu này. Hãy xem xét những thách thức bạn dự định giải quyết bằng phần mềm OKR. Hiểu được yêu cầu càng chi tiết sẽ giúp bạn hợp lý hóa quá trình lựa chọn.

5. Tích Hợp: Phần mềm OKR bạn chọn cần có khả năng tích hợp với các công cụ và ứng dụng khác mà tổ chức của bạn đang sử dụng. Điều này giúp tự động hóa quá trình làm việc và đảm bảo rằng dữ liệu OKRs được đồng bộ trong toàn bộ hệ thống.

6. Bảo Mật và Quản Lý Quyền Truy Cập: Với tính nhạy cảm của thông tin liên quan đến mục tiêu chiến lược, phần mềm cần phải có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo rằng thông tin không bị rò rỉ hoặc truy cập trái phép. Quản lý quyền truy cập cũng quan trọng để đảm bảo rằng chỉ những người cần thiết mới có thể xem và chỉnh sửa OKRs.

7. Khả Năng Theo Dõi và Báo Cáo: Phần mềm cần phải cung cấp khả năng theo dõi tiến trình và tạo ra báo cáo tự động về hiệu suất của OKRs. Điều này giúp tổ chức đưa ra nhận định đúng đắn về trạng thái tiến triển của OKR, liệu họ có đang đi đúng hướng hay cần điều chỉnh chiến lược.

8. Chi phí: Chi phí là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm OKR nhưng nó không phải là điều kiện quyết định duy nhất. Giá cả minh bạch và không có phí ẩn là điều rất quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng cần xem xét giá trị mà phần mềm mang lại so với giá của nó. Đánh giá các tính năng và chức năng phù hợp với ngân sách và nhu cầu tổ chức của bạn. 

Những điểm nổi bật của Lark OKRs so với các phần mềm khác

Lark OKRs là một phần của nền tảng Lark, là một giải pháp tích hợp toàn diện dành cho doanh nghiệp để quản lý, theo dõi và đánh giá tiến trình đối với mục tiêu chiến lược. Lark OKRs chứa trong mình một loạt các tính năng và công cụ giúp doanh nghiệp tạo ra và quản lý OKRs một cách hiệu quả, từ việc xây dựng, theo dõi, đánh giá cho đến việc báo cáo kết quả.

• Tập trung và thống nhất: OKRs giúp doanh nghiệp xác định được trọng tâm và đảm bảo mọi người đều đang hướng tới cùng một mục tiêu. Bằng cách liên kết các mục tiêu của cá nhân và tập thể với các mục tiêu chung, OKRs nâng cao hiệu quả cộng tác trong toàn doanh nghiệp. Sự liên kết này giúp loại bỏ các công việc bị trùng lặp và đảm bảo rằng tài nguyên được phân bổ hiệu quả.

• Tích Hợp Dễ Dàng: Lark OKRs tích hợp hoàn hảo với các công cụ và ứng dụng khác trong hệ thống Lark. Điều này giúp tự động hóa quá trình làm việc và đồng bộ dữ liệu trên toàn nền tảng, từ cuộc trò chuyện trong Lark Messenger đến quản lý dự án và công việc hàng ngày.

• Minh bạch và trách nhiệm: OKRs thúc đẩy sự minh bạch bằng cách đưa ra các mục tiêu và tiến trình mà mọi nhân viên trong công ty đều nhìn thấy được. Điều này thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và khuyến khích sự cộng tác để nhân viên thấy được vai trò và nỗ lực của họ đối với thành công chung của công ty. OKRs minh bạch cũng tạo ra văn hóa tin tưởng và sự giao tiếp cởi mở hơn, nơi mọi người có thể thoải mái chia sẻ ý tưởng và đóng góp phản hồi của mình.

• Linh hoạt và thích ứng: OKRs giúp doanh nghiệp linh hoạt và thích ứng dễ dàng hơn trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng. Bằng cách thường xuyên đánh giá và cập nhật OKRs, doanh nghiệp có thể đáp ứng các điều kiện thị trường và thay đổi mà vẫn đảm bảo rằng các mục tiêu chung phù hợp và khả thi. Sự linh hoạt này cũng giúp các bộ phận cải thiện hoạt động theo hướng tích cực và nhanh chóng khi cần thiết.

• Tạo ra động lực và gắn kết: OKRs định hướng cho nhân viên, tạo ra động lực và nâng cao sự gắn kết trong tổ chức. Các mục tiêu rõ ràng và các kết quả chính có thể đo lường được mang lại cảm giác thành tựu và thúc đẩy cá nhân, tổ chức phát huy hết khả năng của mình. Khi nhân viên thấy được vai trò của họ trong thành công chung của công ty, họ sẽ có động lực hơn để phát triển hơn nữa.

• Giao diện thân thiện: Lark OKRs cung cấp một giao diện thân thiện và dễ sử dụng, giúp các thành viên trong tổ chức dễ dàng xây dựng, chỉnh sửa và theo dõi OKRs của họ. Không cần kiến thức chuyên môn về quản lý chiến lược, bất kỳ ai cũng có thể tạo và quản lý OKRs một cách hiệu quả.

• Bảo mật & Quản lý quyền truy cập: Với tính nhạy cảm của thông tin OKRs, Lark OKRs cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ và quản lý quyền truy cập chi tiết. Điều này đảm bảo rằng thông tin quan trọng luôn được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới có thể truy cập.

• Theo dõi & Báo cáo tự động: Lark OKRs tự động theo dõi tiến trình và kết quả của OKRs. Điều này giúp tự động hóa quá trình đánh giá hiệu suất và tạo ra báo cáo tự động về các chỉ số quan trọng.

• Hỗ trợ kỹ thuật & Đào tạo: Lark cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và tài liệu hướng dẫn cho người dùng, giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng Lark OKRs một cách hiệu quả.

Cảm ơn bạn đã đọc về Lark OKRs và cách nó có thể giúp doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả. Nếu bạn quan tâm và muốn trải nghiệm Lark OKRs, hãy để lại thông tin của bạn tại form bên dưới. Đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ liên hệ với bạn để hỗ trợ bạn bắt đầu hành trình quản lý OKRs cùng Lark. Hãy đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ cơ hội cải thiện hiệu suất và tiến trình công việc của bạn với Lark OKRs!