Cách chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp

Có nhiều cách khác nhau để quản lý nhiệm vụ, nhưng điều quan trọng nhất là tìm ra phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Đã qua rồi cái thời mà chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý có thể dựa vào trí nhớ của họ hoặc một hệ thống ghi chú hay bảng tính Excel lộn xộn để quản lý công việc. Với các phần mềm đa năng hiện nay, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất làm việc, tinh gọn quy trình tổ chức, và đảm bảo sự minh bạch trong quản lý công việc.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá ưu điểm của phần mềm quản lý giao việc, cũng như cách lựa chọn và triển khai nó một cách hiệu quả để giúp doanh nghiệp vận hành thông minh và gắn kết hơn.

3 điều tạo nên một phần mềm quản lý công việc tuyệt vời trong doanh nghiệp!

1. Tối ưu hóa hiệu suất

Phần mềm quản lý công việc giúp tăng cường hiệu suất làm việc của cá nhân và nhóm. Bằng cách phân công, theo dõi, và sắp xếp công việc một cách hợp lý theo mức độ ưu tiên, nhân viên có thể làm việc hiệu quả và hoàn thành công việc đúng hạn hơn.

Trong phần mềm quản lý công việc, người quản lý có thể dễ dàng phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm. Điều này đảm bảo rằng mỗi người có nhiệm vụ cụ thể riêng, tránh việc trùng lặp thông tin hoặc bỏ sót nhiệm vụ quan trọng. Các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào công việc của mình và hiểu rõ những gì cần phải làm. Nếu không có quản lý nhiệm vụ, các thành viên trong nhóm rất dễ bị sao nhãng hoặc sa lầy vào những nhiệm vụ không quan trọng.

Một phần mềm quản lý công việc tốt sẽ cho phép người dùng gắn thẻ ưu tiên cho từng công việc. Nhân viên có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và cần ưu tiên cao trước, đảm bảo rằng công việc quan trọng nhất được hoàn thành trước.

Các thành viên có thể cập nhật trạng thái công việc (đang tiến hành, đã hoàn thành, hoặc chậm tiến độ), giúp quản lý biết được tình hình tổng quan và có thể can thiệp khi cần.

Bằng cách theo dõi thời gian hoàn thành nhiệm vụ, người quản lý cũng có thể nhanh chóng xác định mọi điểm nghẽn trong quy trình làm việc và lên kế hoạch giải quyết chúng.

Tính năng báo cáo tự động giúp gia tăng hiệu suất đáng kể. Người dùng có thể tạo các báo cáo về tiến trình công việc, thời gian hoàn thành dự án, hoặc hiệu suất của từng cá nhân. Điều này giúp tối ưu việc theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc.

2. Minh bạch và trung thực trong giao tiếp và tương tác giữa các thành viên trong nhóm

Quản lý công việc đòi hỏi tính tổ chức. Công cụ này giúp tổ chức và lưu trữ thông tin, tài liệu, và dự án một cách có hệ thống, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết.

Công cụ quản lý công việc tạo ra sự minh bạch trong quá trình làm việc. Mọi người trong tổ chức có thể xem trạng thái của các dự án và công việc một cách dễ dàng, từ đó tăng cường sự hiểu biết và tương tác trong tổ chức.

Nhờ các công cụ mà việc chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong tổ chức diễn ra dễ dàng hơn. Qua đó, thúc đẩy tính liền mạch trong giao tiếp và phối hợp tại doanh nghiệp. 

3. Tích hợp công nghệ AI

Nhiều công cụ quản lý công việc có tích hợp các công nghệ mới, như trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu, giúp dự đoán và ứng phó với thay đổi một cách linh hoạt.

• Gợi ý Ưu Tiên: AI có khả năng phân tích dữ liệu về công việc và nhiệm vụ. Dựa trên những thông tin được cung cấp, AI có thể đề xuất những nhiệm vụ cần được ưu tiên hoàn thành, tránh ảnh hưởng chung đến tiến độ dự án. 

• Tối Ưu Hóa Lịch Làm Việc: AI có thể tối ưu hóa lịch làm việc của bạn dựa trên mức độ ưu tiên và thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ. Nó có thể điều chỉnh thời gian để tạo ra lịch làm việc hiệu quả hơn.

• Dự Đoán Tiến Độ Dự Án: AI có thể dự đoán tiến độ dự án bằng cách theo dõi và phân tích dữ liệu về tiến trình công việc. Điều này giúp dự báo thời gian hoàn thành và phát hiện sớm các vấn đề.

• Tích hợp Trích Xuất Thông Tin: AI có thể trích xuất thông tin từ tài liệu và email để tạo nhiệm vụ hoặc ghi chép tự động. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót khi thu thập, nhập dữ liệu. 

• Tích hợp Tự Động Hóa Công Việc: AI có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, như gửi thông báo hoặc cập nhật trạng thái công việc.

• Học Máy Cho Dự Đoán Tương Lai: AI có thể sử dụng học máy để học từ dữ liệu lịch sử và tạo ra dự đoán tương lai về công việc, thời gian, và nguồn lực cần thiết.

• Phân tích Dữ liệu Hiệu Suất: AI có khả năng phân tích dữ liệu hiệu suất cá nhân và nhóm. Nó có thể tạo ra báo cáo và đề xuất cải tiến.

• Giao tiếp Tự Nhiên: AI có thể được tích hợp trong các trò chuyện và giao tiếp tự nhiên. Điều này cho phép người dùng tương tác với phần mềm bằng giọng nói hoặc văn bản một cách tự nhiên.

Những lưu ý cho doanh nghiệp khi lựa chọn một phần mềm quản lý công việc

Ngoài việc quản lý công việc cơ bản, một số yếu tố quan trọng khác cần xem xét khi lựa chọn một phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng và khả năng mà bạn nên cân nhắc:

1. Quản lý Tài liệu và Tệp đính kèm: Phần mềm nên hỗ trợ việc lưu trữ và quản lý tài liệu liên quan đến các dự án và công việc. Điều này bao gồm khả năng đính kèm tệp vào nhiệm vụ hoặc dự án, giúp dễ dàng theo dõi, truy cập và chia sẻ thông tin.

2. Tích hợp và Kết nối: Một tiêu chí đặc biệt quan trọng khác là phần mềm phải có khả năng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. Điều này bao gồm việc tích hợp với các phần mềm chat nội bộ, email, lịch, hoặc các phần mềm ERP để tạo sự liên kết mượt mà giữa các quy trình làm việc.

3. An ninh và Bảo mật: Bảo mật dữ liệu là mối quan tâm hàng đầu. Hãy đảm bảo rằng phần mềm tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế và cung cấp các công cụ bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

4. Dễ Sử dụng: Giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng giúp mọi người trong tổ chức có thể bắt đầu làm việc mà không cần đào tạo lâu dài. Điều này giúp tăng tốc quá trình chuyển đổi và sử dụng hiệu quả phần mềm.

5. Tùy chỉnh và Mở rộng: Phần mềm cần có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Hơn nữa, nó cũng cần có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển hoặc phát sinh nhu cầu mới để đảm bảo tính bền vững của giải pháp.

Những yếu tố này cùng với các tính năng quản lý công việc thông minh sẽ giúp bạn tìm ra phần mềm quản lý công việc phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.

Lask Task là một lựa chọn quản lý công việc có tất cả!

Lark Task là một phần của Lark Suite, một nền tảng làm việc tích hợp được thiết kế để quản lý và theo dõi tiến độ công việc trong doanh nghiệp. Với Lark Task, bạn có thể tạo, giao, và theo dõi các nhiệm vụ, xác định ưu tiên công việc, và tương tác dễ dàng với các thành viên trong nhóm làm việc. 

Tạo và chỉnh sửa công việc

Bạn có thể dùng Lark Task để tạo và chỉnh sửa nhiệm vụ một cách dễ dàng cho cá nhân và nhóm theo 3 cách sau:

• Chuyển một tin nhắn trong Lark Messenger thành nhiệm vụ

• Thêm một nhiệm vụ trong Lark Task, mỗi nhiệm vụ có thể có nhiều nhiệm vụ con (sub-task)

• Đặt chu kỳ lặp lại cho các nhiệm vụ có tính định kỳ

Thông báo và Nhắc nhở

Lark Task cung cấp tính năng thông báo và nhắc nhở, đảm bảo rằng bạn không bỏ sót công việc quan trọng nào. Các tính năng nhắc nhở này bao gồm 3 loại sau: 

• Thông báo hằng ngày của Task Assistant về các nhiệm vụ quá hạn hoặc đến hạn trong hôm nay hoặc ngày mai

• Hiển thị số lượng nhiệm vụ cần xử lý trong biểu tượng Tasks của ứng dụng

• Cài đặt thời gian thông báo nhiệm vụ trước thời hạn

Cộng tác trong nhiệm vụ

• Tạo nhiệm vụ với nhiều người khác nhau: Bạn có thể thêm nhiều người sở hữu cùng 1 nhiệm vụ

• Chia sẻ nhiệm vụ trong Lark Messenger

• Theo dõi Thời gian và Tiến độ: Công cụ này giúp bạn theo dõi thời gian làm việc và tiến độ của các dự án. Ngay cả khi bạn không phải là người đảm nhận nhiệm vụ thì bạn vẫn có thể theo dõi tiến trình của nhiệm vụ đó bằng cách Subscribe. 

Lên Kế hoạch và Lịch làm việc

Bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch và tạo lịch làm việc cho công việc cá nhân và dự án nhóm. Lark Task cho phép quản lý, sắp xếp và phân loại vô số nhiệm vụ khác nhau với tính năng Group và Filter vô cùng đa dạng. 

Tích hợp và Kết nối

Lark Task tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác trong hệ thống Lark Suite, giúp bạn quản lý công việc liên quan đến email, lịch, tài liệu, và nhiều tính năng khác.

An ninh và Bảo mật

Lark Suite tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, đảm bảo rằng thông tin công việc và dự án được bảo mật.

Dễ Sử dụng

Giao diện thân thiện với người dùng và dễ sử dụng. Tích hợp với ứng dụng di động cho phép bạn quản lý công việc từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.

Hãy trải nghiệm Lark Suite và Lark Task ngay hôm nay để cải thiện hiệu quả quản lý công việc tại doanh nghiệp. Trong quá trình sử dụng Lark Task hoặc Lark Suite, doanh nghiệp gặp phải khó khăn hay thắc mắc gì có thể để lại thông tin bên dưới để Rikkei Digital liên hệ hỗ trợ sớm nhất.