5 lưu ý khi chọn phần mềm chat nội bộ cho doanh nghiệp

Sự hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin, tạo môi trường làm việc cộng tác và bảo vệ thông tin quan trọng đang trở thành những yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức. Trong bối cảnh này, phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp đã trở thành một công cụ không thể thiếu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình giao tiếp và nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy cùng tìm hiểu về tầm quan trọng và những lợi ích mà phần mềm chat nội bộ mang lại cho các doanh nghiệp trong bài viết này.

Các tính năng quan trọng của phần mềm chat nội bộ cần có

1. Tin nhắn trực tiếp (Direct Messaging): Cho phép nhân viên gửi tin nhắn trực tiếp cho đồng nghiệp, giúp trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.

2. Nhóm Chat (Group Chat): Tạo các nhóm chat linh hoạt cho bộ phận, dự án cụ thể hoặc theo nhu cầu cá nhân, giúp đảm bảo sự liên lạc mượt mà trong các nhóm làm việc.

3. Tin nhắn thoại và video: Cho phép gửi tin nhắn thoại và video, tạo ra trải nghiệm giao tiếp đa dạng và phong phú.

4. Chia sẻ tệp và tài liệu: Cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ các tệp hình ảnh, video và tài liệu văn bản khác trong các cuộc trò chuyện.

5. Thông báo và cài đặt thông báo: Cho phép gửi thông báo tức thì về tin nhắn mới, và có thể thiết lập các thông báo cụ thể cho từng cuộc trò chuyện hoặc nhóm.

6. Tìm kiếm thông tin: Cho phép tìm kiếm nhanh chóng trong các cuộc trò chuyện để tìm kiếm thông tin hoặc tài liệu cụ thể.

7. Bảo mật và quản lý truy cập: Cung cấp khả năng kiểm soát quyền truy cập và bảo mật thông tin, đảm bảo tính riêng tư và an toàn của dữ liệu.

8. Tích hợp ứng dụng và dịch vụ khác: Kết nối với các ứng dụng và dịch vụ khác trong doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc.

9. Lịch sử tin nhắn: Lưu trữ lịch sử tin nhắn cho phép tra cứu thông tin và theo dõi tiến trình công việc.

10. Hỗ trợ trên nhiều thiết bị và hệ điều hành: Có thể truy cập ứng dụng trên nhiều thiết bị và hệ điều hành, giúp người dùng có thể giao tiếp và làm việc từ bất kỳ đâu.

Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm chat nội bộ phù hợp cho doanh nghiệp

1. Xác định mục tiêu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu và yêu cầu cụ thể trước khi lựa chọn một phần mềm chat nội bộ cho doanh nghiệp mình. 

Chẳng hạn, một doanh nghiệp có thể cần tích hợp chat nội bộ với các ứng dụng khác trong hệ thống của họ. Điều này giúp họ tăng khả năng tương tác với dữ liệu từ các ứng dụng khác và theo dõi thông tin dễ dàng về khách hàng một cách hiệu quả. 

Trong khi đó, một doanh nghiệp khác có thể muốn tích hợp mã nguồn mở vào phần mềm chat nội bộ để có khả năng tùy chỉnh và phát triển ứng dụng theo nhu cầu riêng của họ. 

Ngoài ra, một số doanh nghiệp coi trọng tính bảo mật, cần bảo vệ thông tin của các dự án nhạy cảm, họ cần một phần mềm chat nội bộ có khả năng mã hóa mạnh mẽ và quản lý quyền truy cập để đảm bảo tính bảo mật cao cho các thông tin của họ.

Có nhiều phần mềm chat nội bộ hiện nay có khả năng đáp ứng các yêu cầu trên của doanh nghiệp, điều quan trọng là cần phải xác định mục tiêu và yêu cầu trước khi ra quyết định lựa chọn. 

2. Xác định quy mô và chiến lược mở rộng thị trường của doanh nghiệp

Việc lựa chọn phần mềm chat nội bộ phù hợp với doanh nghiệp còn phụ thuộc vào quy mô và chiến lược mở rộng thị trường của doanh nghiệp. Ví dụ:

• Doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc SMEs chỉ cần một phần mềm chat nội bộ đơn giản, dễ sử dụng và chi phí hợp lý, giúp xây dựng một môi trường làm việc cộng tác.
• Doanh nghiệp tầm trung đang phát triển và có kế hoạch mở rộng quy mô cần một phần mềm có khả năng mở rộng linh hoạt để đáp ứng nhu cầu tăng cường cộng tác
• Tập đoàn lớn với hàng ngàn nhân viên và hoạt động đa quốc gia có thể sẽ đặt ra những yêu cầu về tính phức tạp, tích hợp, và quản lý toàn diện.

3. Về tính bảo mật

Đi kèm với tính năng vượt trội và sự tích hợp, các phần mềm chat nội bộ của doanh nghiệp cũng cần đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của người dùng. 

Một số yêu cầu về tính bảo mật mà các phần mềm cần phải tuân thủ như:

• Mã hóa Dữ liệu: Phần mềm phải hỗ trợ mã hóa dữ liệu trong quá trình truyền tải và lưu trữ để ngăn chặn việc tiết lộ thông tin quan trọng.
• Quản lý Quyền Truy Cập: Các phần mềm cần có khả năng quản lý chặt chẽ quyền truy cập của người dùng vào hệ thống. Đặc biệt là đối với những dữ liệu nhạy cảm, phần mềm cần đảm bảo thông tin và dữ liệu được bảo vệ an toàn và chỉ được truy cập bởi những người có liên quan. 
• Chứng thực Hai Yếu Tố (2FA): Phải hỗ trợ chứng thực hai yếu tố để bảo vệ tài khoản người dùng khỏi truy cập trái phép.
• Tuân thủ Quy định và Tiêu chuẩn: Phần mềm cần tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như GDPR, HIPAA, hoặc ISO 27001, tùy thuộc vào loại dữ liệu mà doanh nghiệp xử lý.
• Báo cáo Bảo mật: Khả năng tạo và xem các báo cáo về hoạt động liên quan đến bảo mật giúp doanh nghiệp theo dõi và phát hiện các hoạt động không bình thường.

4. Tích hợp với ứng dụng và dịch vụ khác

Doanh nghiệp thường có nhu cầu tích hợp phần mềm chat nội bộ với các ứng dụng và dịch vụ khác để tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo hiệu quả giao tiếp, phối hợp liền mạch. 

Ví dụ, phần mềm chat nội bộ có thể được tích hợp với một số ứng dụng và dịch vụ sau: 

• Tích hợp Cơ sở dữ liệu và Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS): Để chia sẻ dữ liệu và tài liệu một cách dễ dàng, doanh nghiệp cần tích hợp phần mềm chat nội bộ với hệ thống DMS và cơ sở dữ liệu để truy cập và chia sẻ thông tin một cách thuận tiện.
• Tương tác với Email và Lịch làm việc: Tích hợp với email và lịch làm việc giúp đồng bộ hóa cuộc trò chuyện và sự kiện liên quan đến công việc, giúp nhân viên theo dõi thời gian và nhiệm vụ hiệu quả hơn.
• Kết nối với Ứng dụng Quản lý Dự án: Để quản lý dự án và công việc một cách hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần tích hợp phần mềm chat nội bộ với các ứng dụng quản lý dự án như Asana, Trello hoặc Lark Base. 
• Giao tiếp với các Ứng dụng Marketing: Tích hợp với các ứng dụng Marketing như CRM (Customer Relationship Management) giúp theo dõi và tương tác với khách hàng dễ dàng hơn.
• Sử dụng Bot và Tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI): Để cải thiện hiệu suất và nâng cao trải nghiệm người dùng, doanh nghiệp mong muốn có thể tích hợp chatbot và các ứng dụng AI trong hệ thống chat nội bộ.

Những tính năng này giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tiềm năng của phần mềm chat nội bộ, cũng như nâng cao sự kết nối và hiệu năng công việc trong tổ chức. Điều quan trọng là phải đảm bảo sự mượt mà và tính ổn định của hệ thống chat khi tích hợp các ứng dụng này. 

5. Dễ sử dụng

Phần mềm chat nội bộ thường được sử dụng hàng ngày trong các doanh nghiệp với mục đích trao đổi thông tin và phục vụ cho quá trình làm việc nhóm. Để tối ưu cho việc làm quen và sử dụng các công cụ, phần mềm chat nội bộ có tính dễ sử dụng cao hơn sẽ được các doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu. 

Một số tiêu chí cho thấy phần mềm chat nội bộ bạn đang dùng có tính dễ sử dụng cao đó là:

• Giao diện thân thiện, trực quan và dễ sử dụng
• Tính năng đơn giản nhưng đem lại hiệu quả cao, không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về công nghệ
• Không mất nhiều thời gian để thích nghi và làm quen với công cụ 
• Không cần sự hỗ trợ hay đào tạo từ đội ngũ IT để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả

Tất cả những điều trên giúp người dùng tương tác nhanh chóng, trao đổi thông tin, và làm việc nhóm một cách hiệu quả. Điều này cũng tác động tích cực đến hiệu suất làm việc và trải nghiệm trên không gian số của tổ chức. 

Lark Messenger có tất những gì một phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp cần

1. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng

Lark Messenger được thiết kế với một giao diện thân thiện, trực quan và dễ sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhanh chóng thích nghi được với những tính năng vượt trội của phần mềm.

2. Tích hợp với các ứng dụng khác và tự động hóa quy trình làm việc

Khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong Lark Suite của Lark Messenger là một điểm mạnh quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý công việc một cách hiệu quả hơn. Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng về tích hợp ứng dụng:

• Tích hợp liền mạch với Lark Meeting giúp các thành viên trong nhóm, trong phòng ban có thể thực hiện các cuộc gọi voice call, video call ngay trong màn hình chat chỉ bằng 1 click chuột.

• Kết nối mạnh mẽ với Lark Mail giúp tối ưu hoá thời gian gửi email và trao đổi thông tin trong nội bộ. Cụ thể, bạn có thể chọn gửi email tới một nhóm chat riêng chỉ bằng 1 click chuột thay vì thêm email thủ công của từng người. 

• Lên kế hoạch và quản lý thời gian với Lark Calendar: Lark Messenger tích hợp với Lark Calendar giúp bạn có thể tạo sự kiện, họp mặt, và lên kế hoạch công việc với những nhóm, cá nhân cụ thể mà không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau. Điều này giúp bạn theo dõi thời gian và lịch làm việc một cách hiệu quả.

• Quản lý và cộng tác với tài liệu dự án: Bạn có thể dễ dàng tạo và chia sẻ tài liệu từ Lark Docs ngay trong cuộc trò chuyện. Đặc biệt, việc phân quyền cũng có thể được chỉnh sửa ngay trong giao diện chat mà không cần truy cập Lark Docs. Điều này giúp tạo ra một quá trình làm việc liền mạch và thuận tiện hơn, nâng cao hiệu suất và trải nghiệm làm việc. 

• Quản lý dự án và nhiệm vụ với Lark Base và Lark Task: Các tính năng quản lý công việc và dự án như Lark Task và Lark Base cũng được tích hợp liền mạch với Lark Messenger. Bạn có thể chuyển một tin nhắn thành một nhiệm vụ ngay trong Lark Messenger mà không cần rời khỏi môi trường chat. Đặc biệt, mọi thông báo về deadline, tiến độ hay bất kỳ thay đổi nào khác từ Lark Base, Lark Task đều được tự động đổ về Lark Messenger dưới dạng tin nhắn thông báo đơn giản hay Message Card nhờ tính năng Automation trong Lark Suite. 

Tóm lại, việc tích hợp được với các ứng dụng khác trong Lark Suite là một lợi thế đáng kể của Lark Messenger. Nó giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc kết nối, tương tác, và quản lý công việc một cách đơn giản và hiệu quả.

3. Tính bảo mật cao

Lark Messenger của Lark Suite tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế hàng đầu, đảm bảo rằng thông tin của doanh nghiệp và người dùng được bảo vệ an toàn và tuân thủ các quy định về bảo mật. 

• ISO 27001: Tiêu chuẩn này định nghĩa các yêu cầu cho một hệ thống quản lý bảo mật thông tin (ISMS), đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp được bảo vệ và quản lý một cách an toàn.

• GDPR (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu): Lark Messenger đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân của người dùng được xử lý và bảo vệ theo đúng quy định GDPR, bao gồm quyền kiểm soát và xóa dữ liệu.

• CCPA (Đạo luật về quyền riêng tư của người tiêu dùng California): Đối với doanh nghiệp hoạt động tại California, Lark Messenger cung cấp các chức năng để tuân thủ CCPA, bao gồm quyền truy cập và xóa dữ liệu cá nhân.

• SOC 2 và SOC 3: Đây là bộ tiêu chuẩn quản lý dữ liệu khách hàng, đảm bảo rằng quy trình quản lý và bảo mật dữ liệu của Lark Messenger đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt.

• TLS/SSL Encryption: Lark Messenger sử dụng mã hóa TLS/SSL để bảo vệ thông tin trong quá trình truyền tải, đảm bảo rằng dữ liệu không bị đánh cắp trong khi di chuyển qua mạng.

• Bảo mật dự phòng và sao lưu: Lark Messenger thường xuyên thực hiện sao lưu dữ liệu và có các biện pháp bảo mật dự phòng để đảm bảo tính khả dụng của dữ liệu.

4. Tích hợp AI

Lark Messenger cung cấp các tính năng có tích hợp trí tuệ nhân tạo AI để tối ưu hiệu quả giao tiếp trong tổ chức. Cùng điểm qua một vài tính năng nổi bật có tích hợp AI trong Lark Messenger dưới đây:

• Dịch tin nhắn văn bản, âm thanh và trong hình ảnh: Không chỉ có khả năng dịch tin nhắn văn bản ra đa ngôn ngữ, công nghệ AI trong Lark Messenger còn có khả năng dịch tin nhắn âm thanh và văn bản trong hình ảnh sang ngôn ngữ đích theo mong muốn của người dùng. 

• Trích xuất văn bản từ hình ảnh: Lark Messenger cung cấp tính năng trích xuất văn bản từ hình ảnh để giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nguồn lực khi phải gõ lại nội dung từ hình ảnh. Người dùng có thể trích xuất văn bản trực tiếp từ một hình ảnh khi chụp ảnh màn hình và dễ dàng chia sẻ nó với người khác.

5. Hỗ trợ đa nền tảng

Lark Messenger có sẵn trên nhiều thiết bị và nền tảng, phù hợp với nhiều hệ điều hành khác nhau, giúp bạn tiếp cận và sử dụng nó dễ dàng mọi lúc, mọi nơi.

Để trải nghiệm sự tiện ích và tính năng của Lark Suite nói chung hay Lark Messenger nói riêng, hãy để lại thông tin của doanh nghiệp trong biểu mẫu bên dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn và hỗ trợ bạn khám phá thế giới công nghệ số đầy tiềm năng cùng với Lark Suite.