Lark x Rikkei Academy: Tăng trưởng nhờ tinh gọn quản trị và vận hành

Dùng Lark Messenger để tập trung giao tiếp và phối hợp làm việc cho toàn bộ nhân sự nội bộ

Dùng Lark Wiki để hệ thống hóa tài liệu đào tạo và phát triển nhân sự, tài liệu sản phẩm và các quy định khác

Dùng Lark Base để:

• Quản lý tập trung dữ liệu Sales & Marketing
• Quản lý chất lượng lớp học theo khóa học và giảng viên
• Quản lý báo cáo và số liệu tài chính
• Quản trị nhân sự: hồ sơ nhân sự, tuyển dụng,...

Dùng Lark Meeting và Lark Calendar quản lý lịch học/ thông báo lịch học và tổ chức các buổi học trực tuyến, tăng tương tác giữa học viên và giảng viên

Dùng Lark Approval để quản lý đề xuất, phê duyệt cho các yêu cầu về tài chính, nghỉ phép, đăng ký tài sản,...

Dùng Lark Automation để tự động hóa mọi quy trình, thông báo trong vận hành

Ngoài ra, toàn bộ các tính năng khác của Lark Suite đều được tận dụng triệt để trong các quy trình, hoạt động cụ thể hơn của Rikkei Academy

 

Thông tin doanh nghiệp

Rikkei Education là Tổ chức Giáo dục & Phát triển nguồn nhân lực Công nghệ thông tin nền tảng quốc tế, được thành lập vào năm 2022 với mục tiêu đào tạo một thế hệ lập trình viên trẻ, nhằm đáp ứng nhu cầu thiếu hụt nhân sự lập trình nghiêm trọng trong ngành, với mục tiêu phát triển một cộng đồng nhân sự bền vững và chất lượng.

Ngành: Education

Quy mô doanh nghiệp: 80+ nhân sự với 8 cơ sở đào tạo

Địa điểm: Việt Nam, Nhật Bản

 

Bối cảnh & Insight

Rikkei Academy, ngay từ khi mới gia nhập thị trường, đã nhận thấy tầm quan trọng của việc xây dựng các quy trình quản trị và vận hành bài bản để hướng đến mục tiêu tăng trưởng dài hạn. Với tầm nhìn trở thành đơn vị đào tạo công nghệ hàng đầu, Rikkei Academy tập trung vào các chiến lược mở rộng quy mô, do vậy, chú trọng vào sự tinh gọn và hiệu quả trong nội bộ. Chính vì vậy, việc lựa chọn công cụ hỗ trợ quản trị đã trở thành một yếu tố chiến lược quan trọng.

Trong đó, Rikkei Academy đặt ra 3 tiêu chí khi chọn giải pháp để đáp ứng mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp:

• Linh hoạt: có thể thiết kế riêng và tùy chỉnh để chỉnh sửa và cải tiến các quy trình công việc
• Dễ dùng: toàn bộ nhân sự có thể sử dụng và triển khai nhanh chóng
• Đủ hệ sinh thái chức năng: nền tảng hợp nhất để đồng bộ và liền mạch toàn bộ thông tin và hoạt động của nội bộ trên một nền tảng duy nhất

Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng giữa nhiều giải pháp như Microsoft 365, Google Workspace,... và lắng nghe ý kiến tư vấn từ các chuyên gia, Rikkei Academy đã quyết định sử dụng Lark Suite – một nền tảng quản lý tích hợp hiện đại, để tối ưu hóa quy trình và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Giải pháp Lark mang lại

Ông Nguyễn Viết Lâm, Phó Tổng giám đốc Rikkeisoft kiêm Giám đốc Học viện Rikkei Academy chia sẻ: "Lark Suite đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Rikkei Academy thực hiện các chiến lược đặt ra, đặc biệt vượt qua giai đoạn khó khăn thời kỳ đầu nhờ vận hành tinh gọn. Từ con số 0, sau 2,5 năm phát triển, Rikkei Academy đã đạt được những con số ấn tượng: 2500+ học viên, 8 cơ sở đào tạo".

Cùng xem Lark Suite trở thành công cụ đắc lực như thế nào trong hành trình đạt doanh số trăm tỷ của Rikkei Academy!

Đồng nhất kênh giao tiếp và nhận thông tin nội bộ

"Chat-centric" chính là điểm khác biệt của Lark Suite so với những giải pháp khác, cũng là điểm hài lòng đầu tiên của Rikkei Academy khi chuyển đổi sang nền tảng số này. Không chỉ mọi hoạt động giao tiếp và phối hợp nội bộ được thực hiện trên Lark mà Lark Messenger còn là trung tâm cập nhật mọi thông tin về công việc, nhiệm vụ cá nhân. , m m

Ngoài ra, Lark Meetings, Lark Calendar thay thế hoàn toàn các công cụ đặt lịch và họp online khác, giúp Rikkei Academy theo dõi được toàn bộ lịch cá nhân và lịch của quản lý để chủ động đặt lịch họp khi cần.

>> Xem thêm: Lark Messenger - Ứng dụng giao tiếp và cộng tác thông minh

Chuẩn hóa mọi thông tin, tài liệu nội bộ

Với định hướng nhân bản chuỗi cơ sở và mở rộng quy mô, Rikkei Academy đề cao yếu tố chuẩn hóa các nghiệp vụ và quy trình. Với Lark Wiki, thư viện tài liệu nội bộ được xây dựng bài bản. Mỗi loại tài liệu được tạo một thư viện riêng như tài liệu sản phẩm, tài nguyên học tập, hợp đồng,... và trình bày rõ ràng nhờ có Lark Docs, Lark Sheet, Lark Base. Mỗi nhóm tài liệu được phân quyền nâng cao đến người phụ trách thuộc từng phòng ban để có quyền cập nhật hay thay thế.

Việc hệ thống hóa các thông tin, tài liệu, Rikkei Academy đã giảm tải đáng kể thời gian và nguồn lực khi tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới.

>> Xem thêm: Lark Wiki - Thư viện tri thức, hệ thống thông tin doanh nghiệp

Tổng hợp, Theo dõi, Phân tích và Đánh giá dữ liệu tập trung

Rikkei Academy đã khai thác tối đa sức mạnh của Lark AnyCross và Lark Base để xây dựng một hệ thống tích hợp, giúp thu thập và tập trung dữ liệu từ nhiều nguồn như Facebook Ads, Google Ads, và Website Form. Hệ thống này cho phép nhân sự dễ dàng xử lý và tạo ra các báo cáo thời gian thực.

Nhờ tự động hóa quy trình tổng hợp và cập nhật báo cáo, Rikkei Academy đã tiết kiệm được ít nhất 25% nguồn lực, đồng thời đảm bảo thông tin hiển thị đầy đủ và minh bạch. Điều này không chỉ nâng cao trách nhiệm của từng nhân sự mà còn tăng cường sự tin cậy trong hoạt động doanh nghiệp.

Ngoài việc lưu trữ và quản lý dữ liệu Sales & Marketing, Lark Suite còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các số liệu tài chính của Rikkei Academy. Việc trực quan hóa toàn bộ thu - chi của doanh nghiệp và quản lý báo cáo tài chính trên một nền tảng cho phép ban quản lý theo dõi và truy cập mọi lúc, mọi nơi. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định dựa trên số liệu với độ chính xác cao hơn, góp phần nâng cao hiệu quả điều hành.

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng lớp học

Rikkei Academy luôn coi trọng quản lý chất lượng lớp học như một yếu tố cốt lõi để đạt được mục tiêu phát triển bền vững. Rikkei Academy đã tận dụng tính linh hoạt và đa năng của Lark Base để thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng lớp học hiện đại, giúp tổ chức và giám sát các hoạt động giảng dạy một cách khoa học và hiệu quả.

Hệ thống được phân chia thành các danh mục chính như: Quản lý giảng viên, Quản lý học viên, Quản lý tài liệu giảng dạy, Điểm danh, và Đánh giá lớp học. Cấu trúc này không chỉ đảm bảo sự vận hành mượt mà mà còn tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng trong từng khâu quản lý.

Tự động hóa Quản trị nhân sự

Dành cho phòng ban Hành chính Nhân sự, Rikkei Academy đã tận dụng Lark Suite để xây dựng và tối ưu hóa các quy trình quan trọng như chấm công, nghỉ phép, tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự, cũng như các quy trình liên quan đến quản lý tài sản và bảo hiểm. Việc số hóa hoàn toàn các quy trình thủ công không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực, thời gian mà còn giảm đáng kể chi phí cho các công cụ hỗ trợ như máy chấm công, phần mềm tính lương và các giải pháp quản lý khác.

 

Quy trình chấm công, nghỉ phép, và tính lương:

• Lark Attendance: Hỗ trợ chấm công bằng kết nối Wi-Fi, đảm bảo tính linh hoạt và chính xác
• Lark Approval: Cho phép nhân sự gửi các đơn xin nghỉ phép, bổ sung công hoặc các yêu cầu liên quan
• Lark Base: Tự động hóa quy trình tính toán, cập nhật dữ liệu chấm công và đưa ra thông tin chính xác về từng nhân sự

Quy trình tuyển dụng:

• Lark Approval: Hỗ trợ gửi yêu cầu tuyển dụng, cấp phát hoặc bàn giao tài sản một cách nhanh chóng
• Lark AnyCross & Lark AI: Tự động đọc và trích xuất thông tin từ CV của ứng viên
• Lark Base: Đóng vai trò là hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung, quản lý toàn bộ hồ sơ ứng viên và trạng thái nhân sự một cách khoa học

>> Xem thêm: Lark Attendance - Giải pháp quản lý chấm công chuyên nghiệp và thông minh

Tổng kết

Lark Suite đã khẳng định vai trò như một công cụ chiến lược, đóng góp quan trọng vào thành công và tốc độ tăng trưởng vượt bậc của Rikkei Academy. Không chỉ đáp ứng các tiêu chí hàng đầu như linh hoạt, dễ sử dụng và sở hữu hệ sinh thái chức năng toàn diện, Lark Suite còn giúp tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí.

Việc ứng dụng Lark Suite không chỉ đơn thuần là một giải pháp công nghệ, mà còn là một bước tiến chiến lược trong hành trình chuyển đổi số của Rikkei Academy. Với các tính năng hiện đại như quản lý dữ liệu tập trung, tự động hóa quy trình và cung cấp báo cáo thời gian thực, Lark Suite đã nâng cao hiệu quả vận hành trong các phòng ban, từ quản lý nhân sự, sales & marketing đến tài chính. Những lợi ích này đã trở thành nền tảng vững chắc giúp Rikkei Academy hoàn thiện quy trình vận hành và thúc đẩy sự phát triển bền vững.