Lark x Le Bros: Chuẩn hóa quy trình Quản lý dự án của Agency Truyền thông chuyên nghiệp trên nền tảng số Lark Suite

Quy trình Quản lý dự án và đặc thù công việc trong Marketing Agency

• Briefing: Client cung cấp bản brief cho agency, nêu rõ yêu cầu, mục tiêu, ngân sách, thời gian và insight khách hàng hướng đến.
• Pitching: Agency đề xuất bản kế hoạch chiến lược (proposal) cho client. Nếu được chọn, agency sẽ thực hiện chiến dịch.
• Purchase Order: Agency lên bảng giá từng hạng mục công việc và gửi cho client. Client chốt báo giá và KPI.
• Execution: Agency thực hiện chiến dịch theo kế hoạch, sản phẩm cần được client duyệt trước khi công khai.

Đặc biệt trong quá trình chạy dự án này, các sản phẩm do team Chuyên môn thực hiện sẽ được gửi tới Client thông qua Account và ngược lại, khi phía Client muốn sửa đổi cũng sẽ thảo luận, phản hồi trực tiếp với Account để Account làm việc tiếp với team Chuyên môn. Chính vì vậy, quy trình làm việc tương đối phức tạp, đòi hỏi sự tương tác, phản hồi của nhiều bên liên quan. Với vai trò là người điều phối, cầm trịch dự án, phòng Account cần phải linh hoạt, nhanh nhẹn xử lý các vấn đề để đảm bảo team Chuyên môn thực hiện đúng tiến độ, yêu cầu của Client; đồng thời đảm bảo Client đưa ra phản hồi kịp thời để không ảnh hưởng đến tiến độ dự án.

Với tính chất làm việc như trên, phòng Account rất cần một nền tảng toàn diện giúp ghi lại tất cả các hoạt động, thông tin giao tiếp của các bên liên quan để thông tin không bị mất, nhầm, lỡ.

• Báo cáo, Nghiệm thu và Thanh toán: Agency báo cáo kết quả chiến dịch, nghiệm thu và thanh toán phần còn lại của hợp đồng.

Phần Báo cáo, Nghiệm thu và Thanh toán cũng thường gặp một số vấn đề do dự án thường chia thành nhiều đợt thanh toán khác nhau. Account và Kế toán sẽ phải phối hợp chặt chẽ để kiểm tra xem khi nào đến thời điểm thanh toán của mỗi giai đoạn, Client đã chốt phương án và Nghiệm thu kết quả chưa, có phụ lục đính kèm nào liên quan đến phần Thanh toán trong hợp đồng hay không? Kế toán sẽ phải xác minh tiền đã về đúng theo hợp đồng, tình hình doanh thu của từng dự án và có dự án nào đang bị chậm thanh toán hay không?

Để báo cáo nhanh và chính xác cho Ban lãnh đạo, phòng Kế toán cần một công cụ trực quan để hóa số liệu lên một bảng dashboard. Bảng này phải có khả năng cập nhật real-time, tùy chỉnh theo nhu cầu và tích hợp mượt mà vào quy trình làm việc của đội ngũ.

>> Xem thêm: Lark x JM Dress Design: Hành trình số hóa quy trình HCNS giúp tăng hiệu quả vận hành

• Quản lý nhiều dự án cùng lúc: Account là đầu mối liên lạc chính với client, quản lý tiến độ, yêu cầu và báo cáo kết quả.
• Tính chất công việc linh hoạt: Phát sinh nhiều yêu cầu mới từ client trong quá trình thực hiện dự án.
• Cần sự phối hợp của nhiều bộ phận: Các công việc trong dự án liên quan chặt chẽ với nhau, đòi hỏi sự phối hợp hiệu quả.
• Đề cao sự hoàn thành: Mức độ hoàn thành (xong) công việc được đề cao hơn quá trình thực hiện.

• Tương tác nội bộ: Sử dụng nhiều kênh khác nhau để trao đổi công việc và tương tác nội bộ, bao gồm Zalo, Facebook, Gmail và giao tiếp trực tiếp. Điều này khiến thông tin dễ bị loãng, trôi mất và gây khó khăn cho việc theo dõi tiến độ công việc. CBNV có thể không nắm bắt đầy đủ và chính xác thông tin cần thiết.
• Lưu trữ thông tin nhân sự: Các thông tin nhân sự được lưu trữ trên nhiều nền tảng khác nhau như Tanca, Google Bảng tính và Excel. Việc quản lý và tìm kiếm thông tin nhân sự trở nên phức tạp và tốn thời gian.
• Truyền thông nội bộ: Le Bros sử dụng Facebook, Zalo, trực tiếp (radio) và các kênh truyền thông khác để truyền tải thông tin nội bộ. Việc này khiến thông tin dễ bị trùng lặp và không đảm bảo sự nhất quán.
• Đánh giá hiệu quả nhân sự: Hiệu quả nhân sự được đánh giá dựa trên Excel và Google Bảng tính. Phương pháp này thiếu tính khoa học và không cung cấp đầy đủ dữ liệu để đánh giá hiệu suất một cách chính xác.
• Quản lý dự án: Đa phần các dự án đều đang được quản lý một cách rời rạc và phân mảnh trên nhiều công cụ khác nhau như Excel, Google Sheets, Google Drive. Điều này dẫn đến sự thiếu liên kết, thông tin không tập trung và liền mạch, dẫn đến mất thời gian để tổng hợp, làm việc thiếu hiệu suất và

Giải pháp Lark mang lại

1. Thúc đẩy giao tiếp tập trung và liền mạch

2. Quản lý dự án và khách hàng chuyên nghiệp, hiệu quả

• Bảng Quản lý khách hàng CRM bao gồm các thông tin như thông tin doanh nghiệp, thời gian ký kết hợp đồng, các mốc của dự án, doanh thu của dự án,.... giúp doanh nghiệp:
  • Đánh giá mức độ ưu tiên của mỗi dự án
  • Tự động nhắc lịch khi tới mốc thời gian quan trọng
  • Theo dõi các khách hàng tiềm năng đang chăm sóc
  • Quản lý hành trình khách hàng qua các dự án hợp tác, nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
  • Theo dõi doanh thu dự án trên từng đầu Account, giúp mỗi thành viên trong team nắm nhanh hiệu suất công việc của mình và để trưởng bộ phận theo dõi doanh thu của cả team.
  • Thiết lập đa dạng chế độ Xem cho từng thành viên trong nhóm, từ Grid, Gantt, Calendar, Form,... với phân quyền nâng cao cho phép từng thành viên chỉ được xem/thay đổi một số nội dung nhất định.

• Bảng quản lý quy trình làm việc, phối hợp giữa các phòng ban. Theo dõi, đánh giá và lập báo cáo tự động theo KPI.
  • Tạo công việc và giao công việc đó cho từng bộ phận và thành viên liên quan. Tự động thông báo khi có công việc được giao, nhắc nhở khi tới deadline hoặc gửi thông báo tới người liên quan tiếp theo khi công việc của bạn hoàn thành.
  • Phòng Content/Copywriter cũng có thể tạo ngay Content Calendar trên Lark Base thay vì phải chuyển sang nền tảng khác vì Lark có hỗ trợ chế độ xem Calendar.
• Tạo báo cáo chi tiết về tiến độ dự án, hiệu quả công việc, đo lường KPI với chức năng Dashboard. Ví dụ: KPI của content/copywriter trong dự án này là 3 social post/tuần, thì số liệu này cũng sẽ được hiển thị trực quan trên dashboard để Content Leader và phòng Account biết được bạn content/copywriter đó đã hoàn thành xong số bài trong tuần này hay chưa, còn thiếu những bài nào? Báo cáo này cũng sẽ có thể gửi tự động cho các trưởng phòng ban vào khoảng thời gian nhất định, thay vì phải tự kiểm tra, nhắc nhở thủ công.

Tổng kết

>> Xem thêm: Lark x Marcom Mate: Ứng dụng Lark Suite trong chuyển đổi số digital agency