Dùng Lark Messenger để tăng cường giao tiếp tập trung. Việc Lark theo concept chat-centric giúp mọi thông báo đều được tự động đổ về Lark Messenger.
Dùng Lark Base để tối ưu hoá quy trình xử lý đơn hàng, quản lý thư viện POSM & quản lý ngân sách đã sử dụng.
Dùng Lark Approval để tự động hóa các quy trình phê duyệt như Nghỉ phép, Công tác,...
Dùng Lark Lingo để cài đặt và phân loại các nhóm mã sơn.
Dùng Lark Moments để thúc đẩy văn hóa nội bộ, tăng cường giao tiếp & gắn kết hơn giữa các nhân viên.
Dùng Lark Wiki để tạo ra các không gian lưu trữ cho tài liệu, tri thức nội bộ. Việc số hóa các file tài liệu thông tin, sắp xếp, phân loại và tìm kiếm các thư mục diễn ra hiệu quả và trực quan hơn.
Dùng Lark Docs để soạn thảo và cộng tác nội dung một cách sáng tạo và liền mạch hơn.
Dùng Subscription/ Announcement để gửi các thông báo chung quan trọng tới toàn thể doanh nghiệp hoặc phòng ban cụ thể.
Dùng Lark Attendance để quản lý và số hóa dữ liệu chấm công, từ đó hỗ trợ tính lương tự động.
Mục lục
Ra đời năm 1993, từ một phòng thí nghiệm nhỏ tại ĐH Bách Khoa TP.HCM, Tập đoàn Sơn KOVA hiện đã thành công đưa sơn Việt đến nhiều thị trường khó tính như Singapore, Châu Âu,... Dựa trên thế mạnh R&D, KOVA không ngừng nghiên cứu và phát triển, tạo ra hệ thống sản phẩm đa dạng, đồng bộ, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về sơn trang trí, chống thấm, sơn giao thông, công nghiệp,..
Suốt 3 thập kỷ, Sản phẩm Sơn và Chống thấm KOVA tự hào điểm tô, bảo vệ những công trình mang tính biểu tượng không chỉ tại Việt Nam mà còn trên thế giới, bền bỉ và vững chãi trước thời gian.
Thông tin doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp: 250+ Địa điểm: Việt Nam
KOVA Trading là một trong những công ty thành viên của Tập đoàn sơn KOVA, được thành lập năm 2004 với nhiệm vụ đẩy mạnh thương mại các sản phẩm KOVA ở thị trường trong nước và quốc tế.
Là doanh nghiệp trẻ và mang sứ mệnh lớn thúc đẩy thương mại, KOVA Trading hiểu rằng “chuyển đổi số toàn diện” là lời giải cho bài toán hệ thống vận hành & phân phối nhằm quản lý tập trung, tối ưu hóa quy trình. Với đội ngũ kỹ sư công nghệ nội bộ chuyên môn cao, KOVA Trading xác định chiến lược “chuyển đổi số toàn diện” sẽ là bước ngoặc quan trọng, tạo lợi thế cạnh tranh khác biệt trong kỷ nguyên số. Công ty yêu cầu một nền tảng tích hợp cho phép thu thập, tổng hợp dữ liệu cũng như chia sẻ chúng một cách dễ dàng giữa các phòng ban; đồng thời cập nhật real-time, thống kê dữ liệu thành nhiều format khác nhau.
Bài toán “chuyển đổi số toàn diện” dành cho Lark
Trước khi sử dụng Lark, KOVA cũng đã sử dụng các phần mềm khác hỗ trợ hoạt động giao tiếp và phối hợp tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, các phần mềm này đều gặp phải các vấn đề phổ biến như:
-
Khó quản lý tập trung do các phần mềm có quá nhiều tính năng, ứng dụng riêng lẻ. Việc liên kết dữ liệu và phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận có liên quan đến nhau khi sử dụng các ứng dụng khác nhau gây ra một quy trình rắc rối, dài dòng và thiếu hiệu quả.
-
Khả năng bảo mật kém do không tuân thủ các quy định về bảo mật quốc tế cũng như không có các tính năng phân quyền, chia sẻ nội dung chặt chẽ.
-
Khó đưa ra phân tích & báo cáo real-time do khả năng xử lý, tổng hợp dữ liệu và đưa ra báo cáo biểu đồ quá chậm.
Điều này đặt ra những thách thức không nhỏ cho KOVA trong quá trình quyết tâm triển khai thực hiện chuyển đổi số toàn diện. Sau nhiều buổi trao đổi với Rikkei Digital, KOVA Trading đặt ra nhu cầu về một nền tảng toàn diện, giúp họ giải quyết những bài toán nan giải trước đó, bao gồm:
Quản trị dữ liệu
-
KOVA Trading cần một nền tảng làm việc chung, giúp họ dễ dàng xuất các loại báo cáo nhưng vẫn phải đảm bảo các yêu cầu & quy định về bảo mật và phân quyền dữ liệu.
-
Việc lưu trữ & quản lý tài sản cần tập trung tại một nguồn thống nhất, giúp hệ thống & tổ chức lại các loại tài nguyên và tối ưu công tác lưu trữ, qua đó giảm thiểu thời gian tìm kiếm & quản lý thông tin.
Tổng hợp và cập nhật dữ liệu real-time
Sau khi có được dữ liệu, quá trình tổng hợp, sắp xếp dữ liệu theo mong muốn hay cập nhật dữ liệu real-time trở nên rất khó khăn và tốn thời gian, thậm chí đôi khi là không thể.
Việc sử dụng nhiều công cụ, phần mềm khác nhau là nguyên nhân chính gây ra vấn đề này:
-
Dữ liệu bị phân mảnh và mỗi công cụ lại có một cách tổ chức, sắp xếp dữ liệu khác nhau, dẫn đến khó khăn trong việc chuyển đổi và đồng bộ thông tin một cách liền mạch, tập trung.
-
Mỗi công cụ có một quy tắc cập nhật khác nhau nhưng điểm chung là không có công cụ nào cập nhật real-time. Có công cụ thì 1 tiếng có thể update 1 lần, có công cụ thì 1 ngày 1 lần, hoặc thậm chí có công cụ thì phải cập nhật bằng tay bằng cách xuất (export) dữ liệu.
Vấn đề liên kết dữ liệu giữa các công cụ
Chính việc sử dụng cùng một lúc nhiều công cụ khác nhau dẫn đến việc phải tuân thủ quy tắc của mỗi công cụ. Do đó, KOVA không thể:
-
Sử dụng data của công cụ này làm nguồn dữ liệu cho công cụ khác
-
Kết hợp nhiều dữ liệu với nhau để đưa vào hệ thống phân tích, báo cáo và đề xuất
Giải pháp Lark mang lại
KOVA hiện tại đang ứng dụng rất nhiều tính năng của Lark để tối ưu hóa các hoạt động trong doanh nghiệp. Nền tảng cung cấp một môi trường làm việc đa năng, tích hợp nhiều công cụ hữu ích để giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất làm việc và cải thiện sự kết nối trong tổ chức.
Đặc biệt, Lark giúp giải quyết các bài toán liên quan đến quản trị, chia sẻ & báo cáo dữ liệu real-time, đồng thời đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối.
Tăng cường giao tiếp, gắn kết nội bộ
Để có thể bắt đầu thống nhất mọi hoạt động của nhân sự trên nền tảng làm việc số, điều đầu tiên mà KOVA cần đảm bảo là mọi nhân viên có thể giao tiếp và nhận thông tin liền mạch từ cùng một nguồn.
Bằng việc triển khai Lark Messenger, các bộ phận phòng ban trong KOVA có thể tăng cường giao tiếp tập trung và nhận những thông tin quan trọng từ cùng một nguồn. Việc Lark theo concept chat-centric giúp mọi thông báo đều được tự động đổ về Lark Messenger.
.png)
Ngoài ra, để đảm bảo thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác tới toàn bộ nhân viên, KOVA đã sử dụng Lark Annoucement/ Subscription như một công cụ truyền thông các thông tin quan trọng và chính thức từ Công ty đến toàn bộ nhân viên.
.png)
Sử dụng Lark Subscription làm công cụ truyền thông các thông tin quan trọng và chính thức từ Công ty đến tất cả các nhân viên
Hoạt động của KOVA chủ yếu diễn ra tại Khối văn phòng và Xưởng sản xuất, và bộ phận Nhân sự nhận ra rằng, họ cần một nền tảng giúp nhân sự hai bên có thể thoải mái trò chuyện, chia sẻ trải nghiệm để tăng tính gắn kết và thúc đẩy văn hóa nội bộ. Sử dụng Lark Moments, KOVA có thể tạo ra các chủ đề thảo luận khác nhau để tất cả nhân viên, dù là ở khối văn phòng hay xưởng sản xuất, đều có thể chia sẻ những ý tưởng, câu chuyện hay ho và đề xuất cá nhân về một trải nghiệm nào đó.
.png)
Tạo nguồn thông tin thống nhất
Tại KOVA, mọi nhân viên đều phải đọc & tham khảo cùng một loại tài liệu về sản phẩm, dịch vụ và tài liệu doanh nghiệp. Với việc sử dụng Lark Wiki, các nhân viên tại văn phòng, xưởng, hay thậm chí là đại lý của KOVA đều có thể truy cập cùng một bộ tài liệu về nguyên tắc, tiêu chuẩn, chính sách công ty; cũng như các tài liệu cần thiết khác liên quan đến sản phẩm được cập nhật & sắp xếp logic ngay trên thiết bị di động.
Lưu trữ các văn bản ban hành nội bộ
Lưu trữ các hướng dẫn sử dụng của IT
Nhờ Lark Wiki, việc số hóa các file tài liệu thông tin, sắp xếp, phân loại và tìm kiếm các thư mục diễn ra hiệu quả và trực quan hơn.
Trong các cuộc trò chuyện diễn ra hàng ngày hoặc trong quá trình làm việc, phối hợp giữa các phòng ban, các nhân viên tại KOVA có thể nhấp vào từ khóa trong tin nhắn Lark để biết thêm về các thông tin sản phẩm, đặc điểm & công dụng của từng loại mã sơn. Tính năng Lark Lingo cho phép KOVA tạo một bộ dữ liệu cơ bản về các loại mã sơn thường xuyên sử dụng trong tổ chức, tạo nên một nguồn thông tin tham khảo dễ dàng dành cho mọi nhân viên, giúp họ tiếp cận và hiểu rõ những kiến thức quan trọng về sản phẩm/dịch vụ một cách thuận tiện.
Khai thác & xử lý dữ liệu một cách tối ưu - Tự động hóa quy trình vận hành
Các công cụ, tính năng low-code của Lark Suite giúp KOVA dễ dàng tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đồng thời xử lý, phân tích và theo dõi insights về từng loại mã sơn từ các con số, dữ liệu hàng ngày mà không cần sự trợ giúp của bộ phận IT.
Trước đây, bộ phận quản lý kho đã từng dành nhiều thời gian để thu thập và chia sẻ dữ liệu, vì các công cụ hỗ trợ không có các tính năng chia sẻ linh hoạt mà vẫn đảm bảo tính bảo mật.
Dữ liệu doanh thu cũng không được cập nhật & báo cáo real-time. Nhưng giờ đây với Lark Base, KOVA đã có thể tự động hóa toàn bộ quy trình trên một bảng mà không cần phụ thuộc vào quá nhiều bên.
Sử dụng Lark Base để tối ưu hoá quy trình xử lý đơn hàng
KOVA đang sử dụng Lark Base để thay thế việc sử dụng excel, và coi đây như một phần mềm ERP mini, giúp tự động hoá các tác vụ trong quy trình xử lý đơn hàng.
1. Thiết lập các bảng dữ liệu: Khách hàng, SKU, Bảng giá, Chiết khấu, Tồn kho,...
Bảng dữ liệu Khách hàng
Bảng dữ liệu Sản phẩm
2. Thiết lập các bảng xử lý nghiệp vụ: Sales Order, Cart, Delivery Order,...
Bảng dữ liệu Giỏ hàng
Bảng theo dõi giao vận
3. Cài đặt công thức tự động
4. Cài đặt automate để tự động hoá một vài tác vụ trong quy trình xử lý đơn hàng
Quản lý thư viện POSM với Lark Base: đa dạng, trực quan & hiệu quả
Quản lý ngân sách đã sử dụng
KOVA đã đồng bộ dữ liệu ngân sách đã sử dụng từ Lark Approval về Lark Base để tiếp tục tính toán so với ngân sách đã lên kế hoạch từ đầu năm.
Dữ liệu được đồng bộ từ Lark Approval về Lark Base
So sánh ngân sách đã lên kế hoạch so với ngân sách đã sử dụngViệc sử dụng Lark Base giúp quản lý các team có thể dễ dàng xử lý dữ liệu và gửi báo cáo liên bộ phận, báo cáp phòng ban cho những người liên quan. Biểu đồ phân tích dữ liệu báo cáo cũng được cập nhật tự động dựa trên các con số nhập vào (real-time). Việc phân quyền chỉnh sửa/ truy cập các bảng dữ liệu và báo cáo này cũng được cài đặt & bảo mật tới từng hàng/cột.
Số hóa quy trình Phê duyệt
Không chỉ số hóa các quy trình vận hành dựa trên dữ liệu, các quy trình xử lý tại phòng ban Hành chính - Nhân sự - Kế toán cũng được tối ưu và hoạt động liền mạch trên một nền tảng duy nhất Lark Suite.
Tất cả các luồng đề xuất và phê duyệt trong nội bộ KOVA đều được chuyển từ phần mềm khác sang Lark Approval một cách nhanh chóng và hiệu quả.
KOVA đã sử dụng Lark Approval để tạo các mẫu phê duyệt phổ biến như Đề nghị tạm ứng, Đề nghị thanh toán, Yêu cầu hỗ trợ CNTT,... và tự động hoá các quy trình này bằng cách tạo luồng phê duyệt, gán những người liên quan và chạy tự động 100% theo nhiều điều kiện khác nhau trên Lark Approval.
Việc ứng dụng Lark Suite cho quy trình vận hành nội bộ của doanh nghiệp giúp KOVA Trading xử lý dữ liệu trơn tru hơn, tập trung khai thác & cập nhật dữ liệu trên một nền tảng thống nhất, real-time; đồng thời hỗ trợ tối đa cho việc phân tích, báo cáo & đề xuất.
Ngoài ra, Lark cũng giúp KOVA Trading chuyển hóa, thống nhất môi trường giao tiếp trên Lark Messenger lên đến 90%. Việc phối hợp & cộng tác được đồng bộ trên mọi thiết bị và liền mạch giữa các phòng ban, bộ phận.
Kết luận
Lark Suite hiện đã trở thành nền tảng làm việc số tối ưu, hỗ trợ đắc lực cho KOVA Trading cho quá trình vận hành & làm việc giữa các phòng ban. Nền tảng này có lợi thế rõ ràng trong việc tổng hợp, xử lý và khai thác dữ liệu tự động hóa, từ đó tối ưu quy trình & hiệu suất làm việc.
Rikkei Digital đã tìm hiểu, tư vấn và lên kế hoạch triển khai Lark Suite cho KOVA Trading theo các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Giao tiếp liền mạch giữa Rikkei Digital và KOVA Trading và sự cộng tác giữa các nhóm đã giúp Rikkei Digital cung cấp dịch vụ và đưa ra hỗ trợ kịp thời cho doanh nghiệp trong những khoảng thời gian xác định.
Về Rikkei Digital
Rikkei Digital tự hào là đơn vị cung cấp và tư vấn triển khai Lark Suite đầu tiên tại Việt Nam. Với sứ mệnh đồng hành cùng các doanh nghiệp Việt trên tiến trình chuyển đổi số, Rikkei Digital sẽ mang tới một lộ trình triển khai rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Quý doanh nghiệp và độc giả có câu hỏi liên quan đến Lark Suite và chuyển đổi số, vui lòng liên hệ trực tiếp tới Rikkei Digital để nhận sự hỗ trợ tốt nhất.
