Dùng Lark Wiki để thống nhất bộ tài liệu về nguyên tắc, tiêu chuẩn, chính sách công ty và các tài liệu cần thiết khác - dễ dàng truy cập trên di động cho toàn bộ nhân viên.
Dùng Lark Lingo để chuẩn hóa các thông tin, kiến thức, công thức chế biến trong vận hành cửa hàng.
Dùng Lark Annoucement để gửi thông báo nhanh và chính xác nhất tới toàn bộ nhân viên.
Dùng Form trong Lark Base để gửi báo cáo về các vấn đề xảy ra trong cửa hàng > tăng quy trình xử lý các vấn đề.
Dùng Lark Base để tổng hợp, theo dõi và báo cáo dữ liệu kinh doanh hàng ngày của từng cửa hàng/khu vực/toàn hệ thống.
Dùng Lark Moments để các chủ đề thảo luận khác nhau để tất cả nhân viên, dù ở cửa hàng hay văn phòng, đều có thể chia sẻ những ý tưởng, đề xuất hoặc phản hồi về một trải nghiệm nào đó.
Yang Xibei
Giám đốc Branding và Marketing, Super Hi International Holding Ltd
"Lark Suite đã cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động của chúng tôi. Sau khi sử dụng Lark, chúng tôi không cần lo lắng và mất thời gian trong việc sắp xếp các thủ tục giấy tờ và công cụ khác nhau nữa, mà tập trung vào việc cung cấp dịch vụ một cách tốt nhất, đồng thời giúp các nhà quản lý có cách thức mới hơn trong việc giải quyết thách thức tăng trưởng của nhà hàng thông qua chuyển đổi số."
Mục lục
Với quy mô hơn 1.000 chuỗi cửa hàng lẩu trên toàn cầu, Haidilao đã sử dụng Lark để duy trì hoạt động kinh doanh của mình: thống nhất các tiêu chuẩn về thực phẩm và dịch vụ, đảm bảo chuỗi hoạt động diễn ra một cách liền mạch, tiếp cận insight dễ dàng, tạo ra một không gian mở để mọi người kết nối, tương tác và tự do đóng góp.
Thông tin doanh nghiệp
Thành lập vào năm 1994, Haidilao từ một thương hiệu nhà hàng lẩu, nay đã phát triển thành một chuỗi thương hiệu cung cấp thực phẩm của Trung Quốc trên toàn cầu. Công ty con quốc tế của Hadilao tên là Super Hi International, đã mở rộng 112 nhà hàng tại 12 quốc gia trên 4 châu lục, bao gồm Singapore, Malaysia, Thái Lan, Việt Nam, Indonesia, Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, Canada, Anh, Úc và Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất. Với quy mô lớn hoạt động trên khắp thế giới, Haidilao ưu tiên cho việc cải thiện chất lượng và độ an toàn của các sản phẩm nhãn hàng cung cấp, đồng thời mang đến cho khách hàng dịch vụ và trải nghiệm tốt nhất.
Ngành: F&B Quy mô doanh nghiệp: 10.000+ Địa điểm: Toàn cầu
Bối cảnh và thách thức
Khi Haidilao mở rộng hoạt động kinh doanh trên toàn cầu, họ nhận ra sự cần thiết của việc chuyển đổi số trong phương pháp làm việc để vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru trên quy mô lớn hơn. Điều này không chỉ quan trọng trong việc giúp Hadilao cung cấp dịch vụ mẫu mực và nhất quán trên toàn hệ thống trong bối cảnh cạnh tranh như hiện nay, mà còn giúp họ đổi mới thương hiệu cho sự thành công lâu dài.
-
Mất nhiều thời gian trong việc xử lý các vấn đề về thực phẩm: Khi các chi nhánh phát hiện ra thực phẩm bị hỏng, họ phải mất một thời gian dài để liên lạc với các nhà cung cấp, xác định nguyên nhân gốc rễ và giải quyết các vấn đề. Quá trình này khiến phát sinh thêm chi phí và gây rủi ro cho sự an toàn của khách hàng.
-
Chất lượng giữa các cửa hàng không đồng nhất do cập nhật thông tin chậm trễ: Công thức và tiêu chuẩn sản xuất của Hadilao được lưu trữ trong Excel, Word và được in ra để đào tạo cho các cửa hàng. Tuy nhiên, khi Hadilao có bất kỳ thay đổi nào thì việc lưu trữ tài liệu truyền thống đó sẽ khiến trải nghiệm ăn uống của khách hàng không được nhất quán do các cửa hàng trên toàn cầu không kịp cập nhật thông tin.
-
Không thể tạo insights về doanh thu: Haidilao có nhiều hệ thống phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, điều này gây khó khăn cho việc tạo insights doanh thu của từng cửa hàng, đồng thời khiến doanh nghiệp này phải tốn nhiều thời gian và công sức để lọc, kết hợp và lập trình dữ liệu.
-
Thiếu sự kết nối giữa các cửa hàng trên toàn cầu: Khi hệ thống của Haidilao ngày càng mở rộng và trải dài trên khắp các địa điểm toàn cầu, từng cá nhân/ thành viên sẽ có xu hướng cảm thấy xa cách với trụ sở chính cũng như với những cửa hàng khác. Điều đó cũng khiến họ cảm thấy không thoải mái và sẵn sàng khi đóng góp ý kiến cho sự phát triển của Hadilao.
Giải pháp Lark đem lại
Haidilao bắt đầu số hóa từ năm 2011. Trong khi hầu hết các nhà hàng khác vẫn còn đang sử dụng bút và giấy, thì chuỗi cửa hàng nhà Haidilao đã bắt đầu dùng máy tính bảng để order món ăn, đặt bàn hay quản lý nhân viên,...
Xibei chia sẻ rằng: "Những trở ngại mà các doanh nghiệp nhà hàng đang phải đối mặt hiện nay không thể giải quyết bằng việc tuyển thêm một vài người. Ví dụ, tuyển thêm nhân viên để kiểm tra các thực phẩm bị hỏng sẽ chẳng thể giúp chúng tôi loại bỏ triệt để chúng. Điều này chỉ giải quyết được khi cả nhà hàng nâng cao nhận thức và sự hiểu biết về dữ liệu thực phẩm lỗi, từ đó chọn lựa được nhà cung cấp tốt, tối ưu thời gian bổ sung hàng hoá, đảm bảo sự tươi ngon, chất lượng và an toàn thực phẩm của Hadilao."
100.000 nhân viên, 1 nguồn thông tin
Để có thể bắt đầu thống nhất chất lượng dịch vụ, điều đầu tiên mà Haidilao cần đảm bảo đó là mọi nhân viên đều phải đọc & tham khảo cùng một loại tài liệu. Với việc áp dụng Lark Workplace, các chi nhánh cửa hàng tại Haidilao có thể truy cập cùng một bộ tài liệu về nguyên tắc, tiêu chuẩn, chính sách công ty và các tài liệu cần thiết khác được cập nhất mới nhất trên thiết bị di động của họ.
Trong các cuộc trò chuyện hàng ngày giữa nhân viên và quản lý cửa hàng trên Lark, các nhân viên có thể nhấp vào từ khóa trong tin nhắn Lark để biết thêm về các thông tin của cửa hàng, tiêu chuẩn công thức và quy trình vận hành. Lark Lingo cung cấp định nghĩa về các thuật ngữ được sử dụng thường xuyên trong cửa hàng và toàn hệ thống, như một cuốn bách khoa toàn thư giúp các nhân viên làm việc tại cửa hàng dễ dàng nắm bắt được những kiến thức về vận hành mà họ cần biết.
Để đảm bảo thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác nhất tới toàn bộ nhân viên, Haidilao sử dụng Lark Annoucement và gửi thông báo tới những người liên quan. Ngoài ra, công ty cũng cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng của mình và giảm tải quy trình chăm sóc thủ công của nhân viên bằng cách tự động hóa hơn 70% hoạt động Q&A thông qua Lark Help Desk, giúp nhóm quản trị tiết kiệm hơn 60.000 giờ mỗi năm.
Xử lý các thực phẩm hỏng hóc trong thời gian ngắn
Sau khi xây dựng được bộ tiêu chuẩn thống nhất, thách thức tiếp theo của Haidilao là đảm bảo nhân viên cửa hàng có thể thực hiện chúng một cách nhất quán. Haidilao giải quyết vấn đề này bằng cách số hóa quy trình trong Lark Base. Điều này cho phép các cửa hàng thực hiện và tuân theo các tiêu chuẩn, quy định một cách hiệu quả mà không cần lo lắng về việc mất thời gian giao tiếp giữa các phòng ban.
Ví dụ: Các cửa hàng có thể xử lý nhanh chóng các vấn đề liên quan đến chất lượng món ăn của họ bằng cách gửi đơn trình vấn đề đến các bộ phận liên quan bằng Lark Base Form. Bất cứ khi nào cửa hàng xác định được vấn đề xảy ra với thực phẩm, họ có thể gửi ngay báo cáo trên di động của mình bằng cách sử dụng biểu mẫu Form trong Lark Base. Các vấn đề sau đó sẽ được tự động chuyển đến các nhóm liên quan để xử lý và giải quyết. Việc áp dụng quy trình làm việc này đã giúp Haidilao giảm thiểu tối đa thời gian xử lý các thực phẩm bị hỏng từ ít nhất 2-3 ngày xuống còn 2 giờ, đảm bảo việc vận hành liền mạch và duy trì chất lượng thực phẩm mong muốn.
Đưa ra quyết định sáng suốt một cách dễ dàng
Các công cụ, tính năng low-code của Lark giúp Haidilao dễ dàng tổng hợp dữ liệu và theo dõi insights về doanh thu từ các con số kinh doanh hằng ngày mà không cần sự trợ giúp của các kỹ sư công nghệ. Trước đây, bộ phận tài chính đã từng dành nhiều thời gian để theo dõi các báo cáo doanh thu chưa được phân tích và chờ các kỹ sư tổng hợp dữ liệu. Nhưng giờ đây với Lark Base, team đã có thể tự động hóa toàn bộ quy trình trên một bảng mà không cần phụ thuộc vào bất cứ ai.
Các quản lý chi nhánh có thể dễ dàng gửi báo cáo doanh thu và được nhắc nhở tự động khi đến thời hạn. Biểu đồ phân tích dữ liệu để báo cáo cũng sẽ được làm mới tự động dựa trên các con số nhập vào. Ngoài ra, bộ phận tài chính cũng có thể cấp các quyền truy cập khác nhau trong Lark Base để các nhà quản lý cửa hàng và khu vực có thể xem các dự báo và hiệu chỉnh doanh số bán hàng chuyên dụng mà không cần phải tạo nhiều biểu đồ.
Tạo cảm giác thân thuộc từ những cuộc trò chuyện cởi mở
Cửa hàng là nơi diễn ra công việc kinh doanh hàng ngày của Haidilao và các bộ phận nhận ra rằng chỉ khi cùng lắng nghe, giải quyết các đề xuất tại chỗ, công ty mới có thể thực hiện các bước đi đúng đắn. Sử dụng Lark Moments, Haidilao tạo ra các chủ đề thảo luận khác nhau để tất cả nhân viên, dù ở cửa hàng hay văn phòng, đều có thể chia sẻ những ý tưởng, đề xuất hoặc phản hồi về một trải nghiệm nào đó.
Thậm chí, Hadilao còn thành lập một team riêng chuyên theo dõi các phản hồi này và thực hiện theo các thay đổi được đề xuất. Lark Moments cũng đóng vai trò là văn phòng ảo cho các nhân viên làm việc tại cửa hàng, cho phép họ chia sẻ những khoảnh khắc và câu chuyện đáng nhớ về cuộc sống tại Haidilao, ngay cả khi họ không làm việc trong cùng một cửa hàng với nhau.
Tổng quan
Quyết định thực hiện chuyển đổi số đã giúp Haidilao cải thiện đáng kể khả năng cung cấp dịch vụ chất lượng cao trên tất cả các cửa hàng của họ. Bằng cách sử dụng Lark, Haidilao đã có thể thống nhất tiêu chuẩn dịch vụ và đảm bảo thực hiện hiệu quả thông qua quy trình tự động. Chuỗi cửa hàng cũng giảm thiểu đáng kể chi phí và rủi ro liên quan đến chất lượng thực phẩm, hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh và cải thiện giao tiếp giữa các nhân viên trên toàn cầu nhờ vào Lark. Từ đó, Hadilao có thể tiếp tục giữ vững thương hiệu lẩu hàng đầu chuyên cung cấp dịch vụ chất lượng và uy tín trên toàn thế giới.
